Έχετε πωλητές, έχετε ιστοσελίδα, έχετε πελάτες που στέλνουν φόρμες επικοινωνίας — αλλά κανείς δεν ξέρει σε ποιο στάδιο βρίσκεται ο πελάτης, ποιος τον παρακολουθεί, πότε χρειάζεται follow-up. Αποτέλεσμα: leads χάνονται, πωλητές καλούν τον ίδιο πελάτη, ή το χειρότερο — ο πελάτης περιμένει 3 ημέρες χωρίς να τον ενοχλήσει κανείς και πηγαίνει στον ανταγωνιστή.
Αυτή είναι η ροή λήψης leads από την ιστοσελίδα στο CRM που κάθε μικρή επιχείρηση μπορεί να υλοποιήσει με το GTG CRM — ξεκάθαρη, υπεύθυνη, και παρακολουθήσιμη.
Το πρόβλημα των SMB: Leads έρχονται αλλά δεν ξέρουμε ποιος τα διαχειρίζεται
Σε μια μικρή εταιρεία (5-20 υπαλλήλους), η ροή λήψης leads συνήθως είναι:
- Ο πελάτης συμπληρώνει τη φόρμα στην ιστοσελίδα
- Ένα email ειδοποίησης αποστέλλεται σε ένα κοινό hộp thư
- Όποιος διαβάσει πρώτος, αναλαμβάνει, όποιος είναι απασχολημένος, το παραβλέπει
- Δεν υπάρχει μέρος για να καταγραφεί αν ο πελάτης έχει κληθεί, ποιο ήταν το αποτέλεσμα
- Στο τέλος του μήνα, δεν ξέρουμε πόσα leads έχουν διαχειριστεί, πόσα έχουν χαθεί
Συνέπειες: - Leads πέφτουν στην "τρύπα» — κανείς δεν αναλαμβάνει την ευθύνη - Πωλητές καλούν διπλά τους πελάτες → πελάτες δυσαρεστοιunion - Δεν υπάρχουν δεδομένα για να αξιολογηθεί ποιος πωλητής αποδίδει καλύτερα - Διαφημίσεις κοστίζουν χρήματα αλλά δεν μπορεί να μετρηθεί η ROI από τα leads
Τυπική ροή: Φόρμα → Routing → CRM → Status → Follow-up → Αναφορές
Website Form → CRM (Επαφή, owner = admin) → Workflow αλλαγής owner σε Πωλητή → Pipeline (Εμπορική Συμφωνία) → Follow-up → Αναφορές
Παρακάτω είναι οι οδηγίες ρύθμισης για κάθε βήμα.
Βήμα 1: Δημιουργία φόρμας και σύνδεση με το CRM
Δημιουργήστε τη φόρμα λήψης leads στην ενότητα Φόρμες του GTG CRM.
Τα πεδία που πρέπει να υπάρχουν για SMB:
| Πεδίο | Map CRM Field | Σκοπός |
|---|---|---|
| Όνομα εταιρείας | Company |
Κατανόηση μεγέθους, κλάδου |
| Επαφή | First Name, Last Name |
Ο πωλητής καλεί με το σωστό όνομα |
Email |
Αποστολή email follow-up | |
| Αριθμός τηλεφώνου | Phone |
Απευθείας κλήση |
| Ενδιαφερόμενη υπηρεσία | Custom field (Dropdown) | Routing στον σωστό πωλητή/ομάδα |
| Προϋπολογισμός | Custom field (Dropdown) | Προτεραιοποίηση leads υψηλής αξίας |
Ενσωματώστε τη φόρμα στην ιστοσελίδα σας χρησιμοποιώντας script tag ή iframe. Αν χρησιμοποιείτε τις Ιστοσελίδες ή τις Landing Pages του GTG CRM, η φόρμα συνδέεται αυτόματα.
Όταν ο πελάτης υποβάλλει τη φόρμα → τα δεδομένα δημιουργούν αυτόματα μια επαφή στο CRM → Επαφές με:
- Lifecycle Stage: Lead
- Source tag: website (αυτόματα)
- Όλα τα πεδία από τη φόρμα που έχουν αντιστοιχιστεί
Βήμα 2: Αυτόματη δρομολόγηση — Ανάθεση leads στο σωστό άτομο
Αυτό είναι το βήμα που λείπει από τις περισσότερες SMB. Αντί για ένα κοινό email "όποιος προλαβαίνει αναλαμβάνει", το GTG CRM αναθέτει αυτόματα leads σε συγκεκριμένους υπαλλήλους.
Ρύθμιση στο Αυτοματισμοί → Ροές:
Εναύσματα: Object → Contact → Contact Created
(Όταν ο πελάτης συμπληρώνει τη φόρμα στην ιστοσελίδα, το σύστημα δημιουργεί αυτόματα μια επαφή στο CRM και ορίζει έναν προεπιλεγμένο owner για τον διαχειριστή του workspace. Η παρακάτω ροή θα αλλάξει τον owner στον πωλητή που είναι υπεύθυνος.)
Δείγμα ροής δρομολόγησης:
Νέα επαφή δημιουργήθηκε (από φόρμα ιστοσελίδας)
→ [Συνθήκη] Ενδιαφερόμενη υπηρεσία = "Συμβουλευτική Marketing";
Ναι → Ανάθεσε την επαφή στον Πωλητή Α
Όχι → [Συνθήκη] Ενδιαφερόμενη υπηρεσία = "Σχεδιασμός Ιστοσελίδας";
Ναι → Ανάθεσε την επαφή στον Πωλητή Β
Όχι → Κράτα τον owner = admin (Ο Διευθυντής Πωλήσεων αναλαμβάνει)
→ Στείλε email επιβεβαίωσης στον πελάτη
→ Επισήμανε με την ετικέτα "Νέο Lead - Χρειάζεται Επεξεργασία"
Αποτέλεσμα: Ο πωλητής που ανοίγει την επαφή θα δει ότι είναι ο Υπεύθυνος
Εναλλακτικά, πιο απλό: Αν υπάρχουν μόνο 2-3 πωλητές, χρησιμοποιήστε την ανάθεση Assign Contact σε στυλ round-robin — το σύστημα κατανέμει τα leads ομοιόμορφα σε κάθε άτομο.
Όταν ο πωλητής λαμβάνει ένα lead, θα βλέπει:
- Πλήρεις πληροφορίες στο CRM (όνομα, τηλέφωνο, email, ενδιαφερόμενη υπηρεσία)
- Owner είναι ο ίδιος — γνωρίζει την ευθύνη του
- Lifecycle Stage: Lead → χρειάζεται επικοινωνία
Βήμα 3: Δημιουργία Pipeline (Εμπορική Συμφωνία) για παρακολούθηση κατάστασης
Οι Επαφές αποθηκεύουν τις πληροφορίες των πελατών, ενώ οι Εμπορικές Συμφωνίες (Pipeline) παρακολουθούν την πρόοδο των πωλήσεων. Χρειάζεστε και τα δύο.
Δημιουργία pipeline στο CRM → Εμπορικές Συμφωνίες:
| Στάδιο | Σημασία | Ποιος είναι υπεύθυνος |
|---|---|---|
| Νέο Lead | Μόλις εισήλθε, δεν έχει γίνει επικοινωνία | Ο πωλητής που ανατέθηκε |
| Έγινε Επικοινωνία | Έχει γίνει κλήση/email, αναμένεται απάντηση | Πωλητής |
| Υπό Συμβουλευτική | Ο πελάτης ενδιαφέρεται, χρειάζεται προσφορά | Πωλητής |
| Έχει Σταλεί Προσφορά | Αναμένεται απόφαση πελάτη | Πωλητής |
| Σε Διαπραγμάτευση | Διαπραγμάτευση όρων | Πωλητής + Διευθυντής |
| Κέρδος (Won) | Υπογραφή συμβολαίου / Παραγγελία | → Μεταφορά στην υλοποίηση |
| Χαμένο (Lost) | Ο πελάτης δεν αγόρασε | → Καταγραφή λόγου για βελτίωση |
Κάθε συμφωνία έχει σημαντικά πεδία: - Όνομα Συμφωνίας — π.χ., "Εταιρεία ABC - Πακέτο Marketing 3 μηνών" - Ποσό — εκτιμώμενη αξία (π.χ., 15.000.000 VNĐ) - Ημερομηνία Κλεισίματος — αναμενόμενη ημερομηνία κλεισίματος - Προτεραιότητα — Low / Medium / High / Urgent - Ρόλος Επαφής — Decision Maker, Influencer, Budget Holder
Σύνδεση ροής: Όταν ένα lead εισέρχεται στο CRM, η αυτοματοποίηση μπορεί να δημιουργήσει αυτόματα μια συμφωνία στο pipeline:
Contact Created → Assign Contact (αλλαγή owner από admin σε πωλητή) → Create Deal (stage: "Νέο Lead") → Send Email
Βήμα 4: Προγραμματισμένο Follow-up
Αφού ανατεθεί το lead και υπάρχει μια συμφωνία στο pipeline, ο πωλητής πρέπει να κάνει follow-up. Το GTG CRM βοηθάει να διασφαλιστεί ότι κανένα lead δεν θα ξεχαστεί:
Αυτοματισμός υπενθύμισης στον πωλητή
Εναύσματα: Deal Stage Changed (μεταβαίνει στο στάδιο "Νέο Lead")
Η συμφωνία εισέρχεται στο στάδιο "Νέο Lead"
→ Υπενθύμιση στον πωλητή: "Επικοινωνήστε με το νέο lead εντός 24 ωρών"
→ Αναμονή 24 ωρών
→ [Έλεγχος] Η συμφωνία παραμένει στο στάδιο "Νέο Lead";
Ναι → Δεύτερη υπενθύμιση: "Το lead δεν έχει επικοινωνηθεί!"
Όχι → Τέλος (ο πωλητής έχει διαχειριστεί)
→ Αναμονή επιπλέον 24 ωρών
→ [Έλεγχος] Η συμφωνία παραμένει στο στάδιο "Νέο Lead";
Ναι → Ειδοποίηση στον Διευθυντή
Αυτόματο follow-up για τον πελάτη
Όταν ο πωλητής έχει επικοινωνήσει αλλά ο πελάτης δεν έχει απαντήσει:
Η συμφωνία μεταβαίνει στο "Έγινε Επικοινωνία"
→ Αναμονή 3 ημερών
→ Αποστολή email follow-up 1: "Μπορώ να προσφέρω κάτι άλλο;"
→ Αναμονή 5 ημερών
→ Αποστολή email follow-up 2: επισυνάπτοντας υλικό/case study
→ Αναμονή 7 ημερών
→ Αν δεν υπάρχει απάντηση → επισήμανση με ετικέτα "Χρειάζεται Ειδικό Follow-up" + υπενθύμιση στον πωλητή
Επανεξέταση χαμένων συμφωνιών
Η συμφωνία μεταβαίνει σε "Χαμένο (Lost)"
→ Καταγραφή του λόγου απώλειας (εισάγεται από τον πωλητή)
→ Αναμονή 30 ημερών
→ Αποστολή email "Έχουμε ένα νέο πρόγραμμα που μπορεί να σας ταιριάζει"
→ Αναμονή 60 ημερών
→ Αποστολή μηνιαίου newsletter
Βήμα 5: Σύνδεση μηνυμάτων — Φροντίδα μέσω Ενοποιημένου Εισερχομένου
Όταν ο πωλητής επικοινωνεί με έναν lead μέσω email ή Zalo, ολόκληρη η συνομιλία εμφανίζεται στο Εισερχόμενο (Unified Inbox).
Οφέλη για SMB: - Ο πωλητής στέλνει email από το GTG CRM → το email βρίσκεται στο timeline της επαφής (δεν χάνεται στο προσωπικό Gmail) - Ο πελάτης απαντά → εμφανίζεται στο Εισερχόμενο → ο πωλητής απαντά αμέσως - Αν ο πωλητής είναι άδεια, ο διευθυντής μπορεί να δει ολόκληρο το ιστορικό συνομιλιών → να το παραδώσει σε κάποιον άλλον - Δεν χάνονται δεδομένα όταν ένας υπάλληλος αποχωρεί
Βήμα 6: Αναφορές — Γνωρίζοντας ακριβώς πού είναι το πρόβλημα
Στο τέλος της εβδομάδας/μήνα, ο διευθυντής χρειάζεται να γνωρίζει:
Αναφορές Pipeline (CRM → Εμπορικές Συμφωνίες): - Πόσα νέα leads εισήλθαν; - Πόσες συμφωνίες βρίσκονται σε κάθε στάδιο; - Συνολική εκτιμώμενη αξία συμφωνιών (Pipeline Forecast) - Ποσοστό νικών/απωλειών - Ποιος πωλητής διαχειρίζεται τις περισσότερες συμφωνίες;
Πίνακας Ελέγχου Πωλήσεων (Sales Dashboard): - Συνολικά έσοδα ανά χρονική περίοδο - Μέση αξία παραγγελίας - Κορυφαία προϊόντα/υπηρεσίες - Σύγκριση με προηγούμενη περίοδο
Παράδειγμα insights από αναφορές: - "80% των συμφωνιών χάνονται στο στάδιο "Έχει Σταλεί Προσφορά" → η τιμή είναι υψηλότερη από την αγορά;" - "Ο Πωλητής Α έχει ποσοστό νίκης 40%, ο Πωλητής Β μόνο 15% → ο Πωλητής Β χρειάζεται εκπαίδευση;" - "Τα leads από Google Ads έχουν υψηλότερη μέση αξία συμφωνίας από το Facebook → να αυξήσουμε τον προϋπολογισμό;"
Πραγματικό παράδειγμα: Εταιρεία υπηρεσιών IT (8 υπάλληλοι)
Πριν τη χρήση CRM: - Ο πελάτης συμπληρώνει φόρμα → email στο κοινό inbox → όποιος διαβάσει, αναλαμβάνει - Δεν ξέρουν αν έχουν επικοινωνήσει με τον πελάτη, 2 πωλητές καλούν τον ίδιο πελάτη - Στο τέλος του μήνα, ο διευθυντής ρωτά "πόσοι νέοι πελάτες τον μήνα;" → κανείς δεν ξέρει με ακρίβεια
Μετά την υλοποίηση της ροής: 1. Η φόρμα ιστοσελίδας αντιστοιχίζει 5 πεδία στο CRM (όνομα, τηλέφωνο, email, υπηρεσία, προϋπολογισμός) 2. Ροή αυτοματισμού: leads για "Υπηρεσίες Cloud" → Πωλητής Α, "Λογισμικό" → Πωλητής Β 3. Pipeline 6 σταδίων: Νέο Lead → Έγινε Επικοινωνία → Υπό Συμβουλευτική → Έχει Σταλεί Προσφορά → Σε Διαπραγμάτευση → Won/Lost 4. Αυτοματισμός υπενθυμίζει στον πωλητή να επικοινωνήσει εντός 24 ωρών, email follow-up μετά από 3 ημέρες 5. Ο διευθυντής βλέπει στο dashboard: 45 leads/μήνα, ποσοστό νίκης 25%, μέση αξία deal 20 εκατομμύρια
Αποτέλεσμα: Δεν χάνονται πλέον leads, οι πωλητές γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν καθημερινά, ο διευθυντής έχει δεδομένα για coaching.
Συμπέρασμα
Η ροή λήψης leads από την ιστοσελίδα στο CRM δεν χρειάζεται να είναι περίπλοκη — αλλά πρέπει να είναι ξεκάθαρη: ποιος λαμβάνει το lead, σε ποιο στάδιο βρίσκεται, πότε γίνεται follow-up, και πώς μετριέται. Το GTG CRM επιτρέπει στις SMB να χτίσουν αυτή τη ροή με:
- Ενσωματωμένες φόρμες → αυτόματη συλλογή leads
- Αυτοματισμοί Ροών → αυτόματη δρομολόγηση + follow-up
- Pipeline (Εμπορικές Συμφωνίες) → σαφής παρακολούθηση κάθε συμφωνίας
- Ενοποιημένο Εισερχόμενο Πολλαπλών Καναλιών → φροντίδα leads μέσω email/Zalo σε 1 interface
- Sales Dashboard → αναφορές για λήψη αποφάσεων
Ρύθμιση μία φορά, λειτουργία συνεχώς. Κανένα lead δεν χάνεται, κανένας πωλητής δεν παραβλέπεται.
Μετατρέψτε όσα μόλις διαβάσατε σε πραγματικά αποτελέσματα — εφαρμόστε τα άμεσα με το GTG CRM, δωρεάν.
Εφαρμόστε τώρα
