Guía de Usuario: Venta de Servicios y Contratos en GTG CRM

Qué podrás hacer después de esta guía

Crear servicios en el Catálogo → elaborar una cotización mixta (productos + servicios) → convertirla en contrato → completar la Parte B + hitos de aceptación → enviar el contrato (.docx) → subir la versión firmada → emitir facturas por cada pago → revisar los asientos contables.

Preparativos

#	Requisito	Por qué es necesario
1	Iniciar sesión en GTG CRM, con permiso de gestión de CRM (crear productos, servicios, cotizaciones y contratos).	Para ejecutar todo el flujo.
2	Haber configurado el Plan de cuentas (CoA) + (para emitir facturas) el espacio de trabajo con la configuración de facturación/ERP.	Para que las facturas se registren en el libro contable.
3	Un contacto o empresa que será el cliente (Parte B).	El contrato necesita una parte firmante.

Paso 1 — Crear servicios en el Catálogo

1. Abra CRM → Catálogo → Servicios → Crear.
2. Cree "Diseño de sitio web" — precio 20,000,000, cobro Único. Guarde. Luego cree "SEO mensual" — precio 5,000,000, Recurrente → mensual. Guarde.

✅ Resultado esperado: Los servicios aparecen en Catálogo ▸ Servicios; cada servicio tiene precio + ciclo de cobro. (Los productos aparecen en Catálogo ▸ Productos y también pueden configurarse como recurrentes.)

Paso 2 — Elaborar una cotización mixta (productos + servicios)

1. Abra CRM → Ventas → Cotizaciones (Quotations) → Crear y seleccione un contacto.
2. Línea 1: Tipo = Servicio → "Diseño de sitio web" (1). Línea 2: Tipo = Servicio → "SEO mensual" (1). Línea 3: Tipo = Producto → "Licencia de hosting" (cantidad 3).
3. Guarde la cotización → Enviar → marque como Aceptada (DRAFT → SENT → ACCEPTED).

✅ Resultado esperado: Cada línea muestra una etiqueta de Tipo (Servicio = verde, Producto = azul); las líneas de servicio muestran su ciclo. El total incluye todas las líneas. Cuando está ACCEPTED, aparece el botón Convert to Contract.

Paso 3 — Convertir la cotización → Contrato

1. Lleve la cotización al estado Accepted (Aceptada): abra la cotización → Mark as Sent → Mark as Accepted (confirmar).
2. En la fila de la cotización Accepted en la tabla Quotations, haga clic en el icono Convert to Contract (botón de acción en la fila — NO está en el panel de detalles; el panel solo tiene Convert to Order). Abra el contrato recién creado en Ventas → Contratos.

✅ Resultado esperado: Un aviso o resultado con el número de contrato en formato CTR-YYYYMM-NNNNN. El contrato conserva el tipo/ciclo de cada línea; el total se separa en total único y total mensual + IVA. La cotización cambia a CONVERTED/ACCEPTED.

Paso 4 — Completar la Parte B y los hitos de aceptación

1. En el contrato, abra la sección Parte B (Party B) → seleccione el contacto/empresa; la información (razón social, NIT/MST, dirección, representante legal) se completa automáticamente cuando hay datos enriquecidos de la empresa.
2. Defina los hitos de aceptación (Nghiệm thu) para guiar el calendario de pagos; (opcional) active el formato bilingüe.

✅ Resultado esperado: La Parte B aparece en el contrato; los hitos de aceptación generan el cronograma de pagos correspondiente.

Paso 5 — Enviar el contrato al cliente (.docx)

1. Abra el detalle del contrato (haga clic en + / número de contrato para abrir el panel). En la sección Documents (Documentos): haga clic en Generate contract para crear la versión .docx, o use Upload document para adjuntar la versión del contrato. Una vez que existe un documento, cada uno tiene un botón Send / Download para enviarlo al cliente.

✅ Resultado esperado: El sistema crea o adjunta el documento del contrato; los botones Send (enviar correo al cliente) y Download aparecen en la fila del documento dentro de la sección Documents.

ℹ️ Nota: La sección Documents del contrato incluye Generate contract + Upload document; después de que existe un documento, cada fila muestra Send / Download. Complete la Parte B (Paso 4) antes de Generate contract; si aún no tiene la Parte B, puede usar Upload document para adjuntar la versión del contrato.

Paso 6 — Subir la versión firmada

1. Una vez que el cliente firme y devuelva el contrato, en la sección Documents haga clic en Upload document → seleccione el archivo (tipo Signed copy) → confirme. (Sugerencia justo debajo: "Upload the signed contract to activate it.")

✅ Resultado esperado: El archivo firmado queda adjunto (Type Signed copy) junto con la fecha y hora de firma; el contrato pasa automáticamente a ACTIVE/Ongoing y se completa el campo Signed at. Aparecen la tabla Billing (cronograma de pagos) y el botón Issue invoice (aún no se generan asientos contables).

Paso 7 — Emitir facturas por cada pago

1. En un contrato vigente, dentro de la tabla Billing, haga clic en Issue invoice en el pago que desea facturar → se abre el cuadro Issue invoice con 3 opciones: Issue now / Save as draft / Mark paid now (con la nota: "Issuing records revenue + receivable (AR). Marking paid records the cash receipt.") → seleccione una opción y confirme.

✅ Resultado esperado: La factura del pago se emite a través del flujo de ERP/facturación; el pago queda vinculado a la factura emitida; el estado de pago se actualiza.

⚠️ Requisito previo: La emisión de facturas requiere que el workspace tenga configurada la facturación electrónica / la conexión con el proveedor fiscal. Si no está conectado, el cuadro Issue invoice seguirá mostrando una vista previa, pero el paso de emisión no se podrá completar. Una vez conectada la facturación electrónica, el pago emitirá la factura y generará automáticamente los asientos contables (Paso 8).

Paso 8 — Ver los asientos contables

1. Abra Management (Gestión) → Accounting (Contabilidad) → Journal Entries (Libro diario / Asientos contables).

✅ Resultado esperado: Cuando se emite la factura, se genera automáticamente un asiento contable balanceado: Debe Cuentas por cobrar (131) / Haber Ingresos (511) / Haber IVA repercutido (en un workspace recién configurado con el sistema de cuentas de Vietnam, se registra en la cuenta 33311 IVA repercutido, del grupo 3331. Los workspaces que ya existían mantienen la cuenta que usaba esta línea). Al registrar un pago: Debe Caja/Bancos (111/112) / Haber Cuentas por cobrar (131).

ℹ️ Nota: El asiento de ingreso del contrato (Debe 131 / Haber 511 / Haber 3331) solo aparece después de emitir la factura, es decir, una vez conectada la factura electrónica (ver Paso 7).

Tabla de referencia rápida de resultados esperados

Acción	Resultado que verás
Crear servicio (Paso 1)	Servicio en Catálogo ▸ Servicios + precio + ciclo de facturación
Cotización mixta (Paso 2)	Etiqueta Tipo en cada línea; ACCEPTED → botón Convert to Contract
Convertir (Paso 3)	CTR-2026-… ; total dividido en un pago único / mensual; cotización CONVERTED
Parte B + aceptación (Paso 4)	Parte B completada automáticamente; calendario de pagos por hitos
Enviar (.docx) (Paso 5)	Correo .docx enviado al cliente; SENT
Cargar copia firmada (Paso 6)	Firmante + fecha y hora; SIGNED → ACTIVE; se genera el calendario de pagos
Emitir factura (Paso 7)	Vista previa → confirmación → se emite la factura del tramo
Libro mayor (Paso 8)	Asiento Debe 131 / Haber 511+3331; pago Debe 111 / Haber 131

Notas

• Cotización → Pedido sigue copiando solo las líneas de producto (los servicios pertenecen al contrato), según el diseño.
• Importar catálogo de productos admite cualquier formato de hoja de cálculo (la IA asigna las columnas automáticamente); importar servicios es una función prevista para una etapa posterior de la hoja de ruta.
• IVA: si el impuesto se deja en 0%, el IVA según el país del workspace (por ejemplo, 10% para Vietnam) aún puede aplicarse desde el paquete de precios; este es el comportamiento existente.