Hướng Dẫn Sử Dụng: Bán Hàng Tại Quầy (POS) Trên GTG CRM

Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Đăng nhập màn hình thu ngân và chọn kho cửa hàng → thêm sản phẩm vào giỏ (quét mã / duyệt / tìm) → giảm giá và gắn khách nếu cần → Thu tiền mặt hoặc QR/MoMo → in biên lai y (tuỳ chọn) để khách tự lấy hoá đơn GTGT → giữ đơn/gọi lại khi cần → y trả hàng, hoàn tiền đúng sổ sách. Kết thúc: bạn chạy được trọn một ca bán hàng tại quầy, y mọi đơn đều đồng bộ tồn kho + khách hàng với hệ thống bán en línea.

Chưa nắm tổng quan? Xem trước bài Bán Hàng Tại Quầy (POS) để hiểu POS làm được gì.

Chuẩn bị trước

1. Tài khoản GTG CRM có quyền Crear venta POS (Bán hàng tại quầy). — Không có quyền này thì không hoàn tất được đơn tại quầy.

2. Đã có kho của cửa hàng trong hệ thống, và các sản phẩm có giá, mã vạch (nếu quét), tồn kho trong kho đó. — POS trừ tồn từ kho cửa hàng; Quét mã cần có mã vạch trên sản phẩm.

3. (Nếu thu QR/ví) Đã bật và cấu hình MoMo/VNPay trong phần thanh toán của cửa hàng online. — POS dùng chung cấu hình thanh toán; chỉ hiện phương thức đã sẵn sàng.

4. (Nếu trả hàng) Tài khoản có quyền trả hàng (cao hơn thu ngân thường). — Trả hàng là nghiệp vụ đảo tiền nên cần quyền riêng; không có thì mục Devuelve bị ẩn.

5. (Tuỳ chọn) Máy in nhiệt 58mm/80mm kết nối với máy ở quầy. — Để in biên lai y mở ngăn kéo tiền tự động.

Bloque 1 — Đăng nhập POS y chọn kho cửa hàng

Si utiliza pos.gtgcrm.com , puede utilizar GTG CRM.

Nếu bạn có nhiều workspace/cửa hàng, chọn đúng cửa hàng cần bán.

Lần đầu dùng: vào Configuración (Cài đặt) → chọn kho của cửa hàng (almacén de la tienda) .

✅ Kết quả mong đợi : Màn hình POS hiện ra (không có giao diện CRM), thanh trên cùng hiển thị tên kho cửa hàng y tên thu ngân . Lưới sản phẩm hiện sẵn ở giữa màn hình.

Bước 2 — Thêm sản phẩm vào giỏ (quét mã / duyệt / tìm)

Para poder acceder al USB (con el dispositivo conectado), presione Enter.

Hoặc duyệt lưới sản phẩm : chạm vào thẻ sản phẩm để thêm; chạm tab danh mục để lọc theo nhóm; cuộn xuống để tự tải thêm.

Hoặc tìm kiếm : gõ tên/mã sản phẩm vào ô tìm kiếm, chạm kết quả để thêm.

Chỉnh số lượng trong giỏ: bấm + / − , hoặc chạm thẳng vào con số số lượng để gõ số (ví dụ 12); xoá dòng bằng biểu tượng thùng rác 🗑.

✅ Kết quả mong đợi : Sản phẩm xuất hiện trong giỏ với đúng giá; Tổng tiền (Total) cập nhật tức thì mỗi lần thêm/sửa/xoá. Sản phẩm hết hàng bị làm mờ y không thêm được.

💡 Mẹo : Quầy không có máy quét vẫn bán bình thường — cứ chạm sản phẩm trong lưới hoặc tìm theo tên.

Bước 3 — (Tuỳ chọn) Áp dụng giảm giá

Giảm giá một dòng : chạm nút giảm giá trên dòng sản phẩm, chọn theo số tiền hoặc phần trăm (%) .

Giảm giá cả đơn : mở ô giảm giá của đơn, nhập số tiền hoặc phần trăm.

✅ Kết quả mong đợi : Giỏ hiện rõ ba dòng Subtotal (Tạm tính) / Descuento (Giảm giá) / Total (Tổng) ; tổng được máy chủ tính lại . Nếu nhập giảm giá lớn hơn tạm tính, hệ thống từ chối y tổng không bao giờ âm.

Bước 4 — (Tuỳ chọn) Gắn khách hàng theo số điện thoại

Ở ô khách hàng, gõ số điện thoại của khách.

✅ Kết quả mong đợi : Nếu số đã có trong CRM, tên liên hệ hiện thay cho "Walk-in (Khách vãng lai)" y đơn sẽ được liên kết với khách đó. Không gõ số thì đơn là khách vãng lai — vẫn bán bình thường.

Bước 5 — Thanh toán tiền mặt

Bấm Pay (Thanh toán) → chọn Efectivo (Tiền mặt) .

Nhập số tiền khách đưa bằng bàn phím số, hoặc chạm các nút mệnh giá nhanh (10K–500K), hoặc Exact (Đúng số tiền) .

Bấm Confirm (Xác nhận) .

✅ Kết quả mong đợi : Màn hình hiện Total / Licitado (Tiền khách đưa) / Cambio (Tiền thối) ; sau khi xác nhận, đơn được tạo (nguồn POS ), trừ kho ngay , giỏ hàng trở về trống y con trỏ quay lại ô quét cho khách kế tiếp.

ℹ️ Nếu bán vượt số tồn đang có, hệ thống chặn y cho biết sản phẩm nào thiếu — không trừ kho phần nào.

Bước 6 — Thanh toán bằng QR ngân hàng / ví MoMo

Bấm Pay (Thanh toán) → chọn MoMo hoặc VNPay (chỉ hiện nếu bạn đã bật/cấu hình).

Bấm hiện QR thanh toán — mã QR hiển thị trên màn hình phụ hướng về khách .

Khách quét để trả: MoMo quét bằng app MoMo (không dùng cámara điện thoại); VNPay es un QR con VNPay.

✅ Kết quả mong đợi : Khi tiền vào, đơn tự hoàn tất , kho được trừ, biên lai in ra; một thông báo "đã nhận thanh toán" hiện ở chuông 🔔 trên thanh POS. Nếu khởi tạo thanh toán lỗi, giỏ hàng được giữ nguyên để thử lại.

Bước 7 — In biên lai và (tuỳ chọn) mở ngăn kéo tiền

Seleccione las siguientes opciones: Configuración → Impresora (Entrada) , Conexión (Impresora del sistema/WebUSB/Serial web), 58 mm/80 mm, 58 mm/80 mm, 58 mm/80 mm, 58 mm /80 mm. mở ngăn kéo khi bán tiền mặt , rồi Imprimir recibo de prueba (en thử) .

Từ đó, mỗi đơn hoàn tất tự in biên lai (và mở ngăn kéo trên đơn tiền mặt nếu đã bật).

¿Cần en lại? Bấm Imprimir de nuevo (En lại) ở màn hình vừa bán, hoặc mở Ventas recientes (Đơn gần đây) y en lại đơn bất kỳ.

✅ Kết quả mong đợi : Bien lai in ra đúng tiếng Việt (có dấu), đủ thông tin cửa hàng, danh sách hàng, tổng tiền, tiền thối; bản en lại được đánh dấu REIMPRIMIR . Nếu máy in trục trặc, đơn vẫn hoàn tất — chỉ hiện thông báo nhỏ kèm nút thử lại.

Bước 8 — Hoá đơn GTGT: xem thuế và để khách tự lấy hoá đơn điện tử

Xem thuế trong giá : giỏ hàng và biên lai tách rõ phần thuế GTGT đã bao gồm trong giá, theo từng mức thuế của sản phẩm (ví dụ 8%, 10%) — tổng tiền không đổi.

Bật/tắt kê khai GTGT : nếu cửa hàng chưa/không kê khai GTGT, tắt trong Configuraciones — POS không hiện y không ghi thuế.

Khách tự lấy hoá đơn điện tử : trên biên lai có mã QR ; khách quét bằng điện thoại, nhập tên công ty, mã số thuế (MST), địa chỉ, correo electrónico , rồi hoá đơn điện tử được phát hành qua No hay ningún problema con el correo electrónico.

✅ Kết quả mong đợi : Giỏ/biên lai hiển thị đúng số thuế GTGT theo từng mức; biên lai có mã QR để khách tự nhập thông tin xuất hoá đơn; sau khi khách gửi, họ thấy màn hình xác nhận "hoá đơn đang được xuất và sẽ gửi qua email".

ℹ️ Việc phát hành hoá đơn điện tử cần bạn đã kết nối nhà cung cấp hoá đơn cho cửa hàng. Nếu chưa kết nối, biên lai vẫn ghi rõ đây chưa phải hoá đơn GTGT hợp lệ .

Bước 9 - Giữ đơn (Parque) y gọi lại (Recordar)

Khách chần chừ/quên ví? Parque Bấm (Giữ đơn) để cất giỏ hàng hiện tại.

Phục vụ khách kế tiếp bình thường.

Mở danh sách đơn đã giữ, bấm Recall (Gọi lại) để khôi phục giỏ cũ.

✅ Kết quả mong đợi : Sau khi Park, giỏ trống y một mục đơn-đã-giữ xuất hiện (số món + tổng + giờ). Khi Recall, giỏ khôi phục đúng các dòng, số lượng, giảm giá và khách đã gắn; đơn đã giữ còn nguyên cả khi tải lại trang.

Bước 10 — Trả hàng y hoàn tiền

Mở menu ⋯ trên thanh POS → Devoluciones (Trả hàng) (chỉ hiện nếu bạn có quyền trả hàng).

Chọn đơn cần trả từ danh sách gần đây (hoặc nhập mã đơn) → Cargar (Tải) .

Nhập số lượng trả trên dòng cần trả, ghi lý do , bấm Emitir reembolso (Hoàn tiền) .

✅ Kết quả mong đợi : Hiện thông báo "Reembolso emitido (Đã hoàn tiền): " ; hàng trả cộng lại vào kho (dùng lại được); đơn chuyển trạng thái parcialmente devuelto/devuelto (trả một phần/đã trả) ; Một bút toán đảo được ghi để khớp sổ. Nếu trả nhiều hơn số đã bán, hệ thống từ chối .

Bloque 11: Kiểm tra đơn POS y dòng hoạt động 360° con CRM

Mở CRM (app.gtgcrm.com) → Pedidos (Đơn hàng) : tìm đơn vừa bán, nguồn POS .

Nếu đã gắn khách: mở liên hệ đó → pestaña Actividad (Hoạt động) .

Mở menú Pedidos → Actividades để xem feed toàn bộ đơn tại quầy.

✅ Kết quả mong đợi : Đơn hiện với nguồn POS , đúng tổng tiền, không có địa chỉ giao hàng; nếu gắn khách, một hoạt động "Venta POS" en el trên dòng thời gian của khách; toàn bộ đơn tại quầy hiện trong feed Actividades của menu Đơn hàng (lọc được theo người bán/ngày).

Bảng tra nhanh kết quả mong đợi

Đăng nhập POS + chọn kho — Màn hình POS hiện tên kho + tên thu ngân, lưới sản phẩm hiện sẵn

Quét mã / chạm sản phẩm — Sản phẩm vào giỏ đúng giá; tổng cập nhật tức thì

Chạm số lượng — Bàn phím số để nhập thẳng số lượng

Áp giảm giá — Hiện Subtotal / Descuento / Total; may chủ tính lại; không cho vượt tạm tính

Gắn khách theo SĐT — Hiện tên liên hệ thay cho "Sin cita previa"

Jue tiền mặt + Confirmar - Hiện tiền thối; đơn (nguồn POS) tạo, trừ kho, giỏ trống lại

Jue QR/MoMo — Khách quét trả; đơn tự hoàn tất; chuông báo "đã nhận thanh toán"

Bán vượt tồn — Bị chặn, nêu tên sản phẩm thiếu, không trừ kho

In biên lai / In lại — Biên lai tiếng Việt rõ; bản en lại đánh dấu REIMPRIMIR

Xem thuế GTGT — Tách rõ phần thuế đã bao gồm theo từng mức

Parque → Recordar — Giỏ cất đi rồi khôi phục đúng (kể cả sau khi tải lại trang)

Reembolso de emisión : Hoàn tiền + hàng về kho + bút toán đảo; chặn trả quá số bán

Kiểm tra trong CRM : Đơn nguồn POS + Đơn động trên khách y feed Đơn hàng

Lưu ý

Cần quyền Crear venta POS để hoàn tất đơn; cần quyền trả hàng riêng để dùng mục Devoluciones — nếu thiếu, liên hệ quản trị workspace y đăng nhập lại để nhận quyền mới.

POS trừ kho từ kho cửa hàng đã chọn trong Configuración; mỗi quầy nhớ riêng cấu hình máy in / khổ giấy / ngăn kéo tiền .

QR MoMo para la aplicación MoMo , para la cámara y para la cámara; chỉ các cổng thanh toán bạn đã bật y cấu hình mới hiện tại quầy.

Phát hành hoá đơn điện tử cho khách cần bạn đã kết nối nhà cung cấp hoá đơn ; khi chưa kết nối, bien lai ghi rõ đây chưa phải hoá đơn GTGT hợp lệ.

Giao diện POS hiện có thể hiển thị nhãn tiếng Anh (Pagar, Confirmar, Configuración, Devoluciones, Ventas recientes…) — hướng dẫn này ghi kèm nghĩa tiếng Việt để bạn đối chiếu.

Nhập hàng và kiểm kê cửa hàng làm trên màn hình Kho (Almacén) dùng chung — xem hướng dẫn Kho & Tồn kho.