En la era de las ventas multicanal, una pregunta que los dueños de tiendas siempre se hacen es: ¿Cómo gestionar cientos de pedidos de Facebook, sitios web, Shopee, Lazada y TikTok sin sentirse abrumados? ¿Cómo garantizar que no se pierda ningún pedido, que no se realicen entregas incorrectas y, lo más importante, cómo ahorrar tiempo procesando los pedidos en lugar de ingresarlos manualmente uno por uno?
En realidad, muchos dueños de tiendas tienen que abrir entre 5 y 6 pestañas del navegador simultáneamente, cambiando constantemente entre plataformas para revisar los pedidos. Cada vez que reciben un pedido de Facebook Messenger, deben copiar la información del cliente, la dirección y los detalles del producto e ingresarlos en el sistema. Cuando reciben un pedido de Shopee, deben regresar a la plataforma para descargar la información y volver a ingresarla en el software de gestión. Este proceso manual no solo consume mucho tiempo, sino que también es propenso a errores, lo que afecta seriamente la experiencia del cliente y la reputación de la tienda.
GTG CRM comprende este problema y ha desarrollado un sistema inteligente y automatizado de creación de pedidos, que le permite centrarse en el crecimiento de su negocio en lugar de perder el tiempo procesando pedidos manualmente.
El sistema crea automáticamente pedidos desde todos los canales.
GTG CRM integra completamente los canales de venta más populares disponibles actualmente, lo que permite la sincronización automática de todos los pedidos en una única plataforma.
1. Facebook/Zalo y sitio web con chatbot de IA
Cuando los clientes realizan pedidos a través de Facebook Messenger o el chat del sitio web, el chatbot con IA de GTG CRM identifica automáticamente sus necesidades, solicita la información de envío y crea el pedido de inmediato. Ya no es necesario responder a cada mensaje ni copiar y pegar la información del cliente. El sistema se encarga de todo, desde la consulta sobre el producto hasta la confirmación del pedido.
2. Sincronización automática desde plataformas de comercio electrónico
GTG CRM se conecta directamente con Shopee, Lazada y TikTok Shop. Cada vez que se realiza un nuevo pedido en estas plataformas, el sistema lo recupera automáticamente y crea un pedido en GTG CRM. La información del cliente, los productos y las direcciones de entrega se sincronizan con total precisión, sin que usted tenga que hacer nada más.
En concreto, cuando se vende el mismo producto en varias plataformas, GTG CRM lo identifica automáticamente mediante el código SKU y actualiza el inventario de forma coherente. Esto evita el exceso de existencias o la confusión entre canales.
Proceso automatizado desde la realización del pedido hasta el almacenamiento.
Una vez creado automáticamente el pedido, GTG CRM continúa brindándole asistencia durante todo el proceso de procesamiento del mismo.
Paso 1: El pedido aparece automáticamente en el sistema.
En cuanto un cliente realiza un pedido a través de cualquier canal, este aparecerá en la lista con el estado "Pendiente de confirmación". Simplemente debe verificar y confirmar que el pedido es válido.
Paso 2: Generar automáticamente el formulario de liberación del almacén.
Al cambiar el estado del pedido a "En espera de recogida", GTG CRM genera automáticamente el albarán correspondiente. El personal del almacén solo tiene que acceder a la sección de Gestión de almacén, consultar el albarán y preparar la mercancía. No es necesario imprimir pedidos por separado ni registrar la información manualmente.
Paso 3: Confirmar la liberación del almacén y generar la factura automática.
Una vez que el personal del almacén haya preparado la mercancía, simplemente haga clic en "Confirmar salida del almacén" en el sistema. Inmediatamente, GTG CRM generará automáticamente una factura electrónica conforme a la normativa de la Dirección General de Impuestos. La factura se puede configurar para generar un borrador o emitirla de inmediato, según sus necesidades.
Las extraordinarias ventajas de utilizar la función de creación automática de pedidos.
Ahorra hasta un 80% en el tiempo de procesamiento de pedidos.
En lugar de dedicar de 3 a 5 minutos a introducir un pedido manualmente, ahora los pedidos aparecen automáticamente en el sistema en cuestión de segundos. Con 100 pedidos al día, ahorrarás valiosas horas que podrás dedicar a la atención al cliente y al desarrollo de productos.
Minimizar los errores en la mayor medida posible.
Al introducir los pedidos manualmente, es inevitable cometer errores en las direcciones, los números de teléfono y los productos. El sistema automatizado sincroniza la información directamente desde la fuente, garantizando una precisión absoluta. Esto reduce significativamente las entregas incorrectas, las direcciones erróneas y las quejas de los clientes.
Gestión centralizada, control integral
Todos los pedidos de todos los canales se centralizan en una única plataforma. Podrás hacer un seguimiento del estado de cada pedido fácilmente y consultar informes de ventas por canal, producto y periodo de tiempo. Ya no tendrás que abrir varias pestañas o programas para consultar los pedidos.
Garantizar el cumplimiento de la ley en materia de facturas electrónicas.
Con la nueva normativa sobre facturas electrónicas, emitir una factura por cada transacción es obligatorio. GTG CRM genera facturas automáticamente tras confirmar la entrega, lo que le permite cumplir plenamente con la normativa sin perder tiempo. El sistema también permite realizar ajustes en las facturas cuando se devuelven mercancías, garantizando así declaraciones fiscales precisas y transparentes.
Notas importantes al usar
Configure un código SKU unificado
Para garantizar que el sistema identifique correctamente los productos de diferentes canales, es necesario que el código SKU sea el mismo en todas las plataformas. Por ejemplo, el producto "Mickey Pants Model 1" en Shopee, Lazada y TikTok Shop debe tener el código SKU "QUAN_MICKEY_M1". Esto permite que GTG CRM actualice automáticamente el inventario de forma precisa para el mismo producto.
No active la facturación automática si ya ha autorizado a la plataforma a hacerlo.
Si autoriza a Shopee, Lazada o TikTok Shop a emitir facturas automáticamente, no active la función de emisión automática de facturas en GTG CRM. Emitir facturas dos veces provocará errores en las declaraciones de impuestos e infringirá la normativa de la Dirección General de Impuestos.
Las facturas de ajuste solo se pueden emitir después de que se haya emitido la factura original.
En caso de que un cliente devuelva mercancía, solo podrá emitir automáticamente una factura de ajuste una vez que se haya emitido la factura original. Si la factura original aún está en borrador, deberá emitirla antes de poder emitir la factura de ajuste.
Concluir
En el entorno empresarial multicanal, cada vez más extendido, la automatización del procesamiento de pedidos ya no es una opción, sino un requisito indispensable para mantener la competitividad. GTG CRM, con su función de creación automática de pedidos desde todos los canales de venta, no solo ahorra tiempo y esfuerzo, sino que también mejora la precisión del procesamiento de pedidos, garantiza el cumplimiento legal y sienta las bases para el crecimiento sostenible de su negocio.
En lugar de lidiar con cientos de pedidos dispersos en múltiples plataformas, ahora puede tener la tranquilidad de que GTG CRM se encargará automáticamente de todo, desde la realización del pedido hasta la emisión de la factura. Así es como GTG CRM lo acompaña en el crecimiento de su negocio, permitiéndole concentrarse en lo que realmente importa: productos de calidad y experiencias excepcionales para el cliente.
