En la era de las ventas multicanal, una pregunta que siempre se hacen los dueños de tiendas es: ¿Cómo gestionar cientos de pedidos de Facebook, sitios web, Shopee, Lazada y TikTok Shop sin saturarse? ¿Cómo garantizar que no se pierdan pedidos, que no se realicen entregas incorrectas y, lo más importante, cómo ahorrar tiempo procesando los pedidos en lugar de tener que introducirlos manualmente?

En realidad, muchos dueños de tiendas tienen que abrir de 5 a 6 pestañas del navegador simultáneamente, cambiando constantemente de plataforma para comprobar si hay nuevos pedidos. Cada vez que llega un pedido desde Facebook Messenger, deben copiar la información del cliente, la dirección y los detalles del producto e introducirlos en el sistema. Cuando llega un pedido desde Shopee, deben volver a la plataforma para descargar la información y volver a introducirla en el software de gestión. Este proceso manual no solo consume mucho tiempo, sino que también es propenso a errores, lo que afecta gravemente la experiencia del cliente y la reputación de la tienda.

GTG CRM entiende este problema y ha desarrollado un sistema inteligente de creación de pedidos automatizado, que le permite concentrarse en el crecimiento del negocio en lugar de perder tiempo procesando pedidos manualmente.

El sistema crea automáticamente pedidos desde todos los canales.

GTG CRM integra completamente los canales de venta más populares actualmente disponibles, permitiendo la sincronización automática de todos los pedidos en una única plataforma.

1. Facebook/Zalo y sitio web con chatbot de IA

Cuando los clientes realizan pedidos a través de Facebook Messenger o el chat del sitio web, el chatbot con IA de GTG CRM identifica automáticamente sus necesidades, solicita información de entrega y crea el pedido de inmediato. Ya no es necesario responder a cada mensaje ni copiar y pegar la información del cliente. El sistema se encarga de todo, desde la consulta del producto hasta la confirmación del pedido.

2. Sincronización automática desde plataformas de comercio electrónico

GTG CRM se conecta directamente con Shopee, Lazada y TikTok Shop. Al realizar un pedido en estas plataformas, el sistema lo recupera automáticamente y lo crea dentro de GTG CRM. La información del cliente, los productos y las direcciones de entrega se sincronizan con total precisión, sin necesidad de que usted haga nada más.

En particular, al vender el mismo producto en varias plataformas, GTG CRM lo identifica automáticamente mediante el código SKU y actualiza el inventario de forma constante. Esto evita el exceso de inventario o la confusión entre canales.

Proceso automatizado desde la realización del pedido hasta el almacenamiento.

Una vez creado automáticamente el pedido, GTG CRM continúa brindándole soporte durante todo el proceso de procesamiento del pedido.

Paso 1: El pedido aparece automáticamente en el sistema.

En cuanto un cliente realiza un pedido a través de cualquier canal, este aparecerá en la lista con el estado "Pendiente de Confirmación". Solo tiene que comprobar y confirmar que el pedido es válido.

Paso 2: Generar automáticamente el formulario de liberación de almacén.

Al cambiar el estado del pedido a "En espera de recogida", GTG CRM genera automáticamente el albarán correspondiente. El personal del almacén solo tiene que acceder a la sección de Gestión de Almacén, consultar el albarán y preparar la mercancía. No es necesario imprimir pedidos por separado ni registrar la información manualmente.

Paso 3: Confirmar la liberación del almacén y generar la factura automática.

Una vez que el personal del almacén haya preparado la mercancía, simplemente haga clic en "Confirmar liberación de almacén" en el sistema. Inmediatamente, GTG CRM generará automáticamente una factura electrónica de acuerdo con la normativa de la Dirección General de Tributos. La factura se puede configurar para que se genere como borrador o se emita inmediatamente, según sus necesidades.

Los beneficios excepcionales de utilizar la función de creación automática de pedidos.

Ahorre hasta un 80% en el tiempo de procesamiento de pedidos.

En lugar de dedicar de 3 a 5 minutos a introducir manualmente un pedido, ahora los pedidos aparecen automáticamente en el sistema en cuestión de segundos. Con 100 pedidos al día, ahorra horas valiosas para centrarse en la atención al cliente y el desarrollo de productos.

Minimizar los errores al máximo posible.

Al introducir pedidos manualmente, es inevitable cometer errores en direcciones, números de teléfono y productos. El sistema automatizado sincroniza la información directamente desde la fuente, garantizando una precisión absoluta. Esto reduce significativamente las entregas incorrectas, las direcciones incorrectas y las quejas de los clientes.

Gestión centralizada, control integral

Todos los pedidos de cada canal están centralizados en una única plataforma. Puedes seguir fácilmente el estado de cada pedido y consultar informes de ventas por canal, producto y periodo. Olvídate de tener que abrir varias pestañas o programas para consultar los pedidos.

Garantizar el cumplimiento de la ley sobre factura electrónica.

Con la nueva normativa sobre facturas electrónicas, es obligatorio emitir una factura por cada transacción. GTG CRM genera facturas automáticamente inmediatamente después de confirmar la entrega, lo que le ayuda a cumplir con la normativa sin perder tiempo. El sistema también permite ajustar facturas al devolver mercancías, garantizando declaraciones de impuestos precisas y transparentes.

Notas importantes al utilizar

Configurar un código SKU unificado

Para garantizar que el sistema identifique con precisión los productos de diferentes canales, es necesario asegurarse de que el código SKU sea el mismo en todas las plataformas. Por ejemplo, el producto "Pantalones Mickey Modelo 1" en Shopee, Lazada y TikTok Shop debe tener el código SKU "QUAN_MICKEY_M1". Esto ayuda a GTG CRM a actualizar automáticamente el inventario con precisión para el mismo producto.

No habilite la facturación automática si ya ha autorizado a la plataforma para hacerlo.

Si ha autorizado a Shopee, Lazada o TikTok Shop a emitir facturas automáticamente, no debe habilitar la función de emisión automática de facturas en GTG CRM. Emitir facturas dos veces provocará errores en las declaraciones de impuestos e infringirá las normas de la Dirección General de Impuestos.

Las facturas de ajuste sólo se pueden emitir después de que se haya emitido la factura original.

En caso de devolución de mercancía por parte de un cliente, solo se podrá emitir automáticamente una factura de ajuste después de emitir la factura original. Si la factura original aún está en borrador, deberá emitirla antes de poder emitir la factura de ajuste.

Concluir

En el cada vez más extendido entorno empresarial multicanal, automatizar el procesamiento de pedidos ya no es una opción, sino un requisito indispensable para mantenerse competitivo. GTG CRM, con su función de creación automática de pedidos desde todos los canales de venta, no solo le ahorra tiempo y esfuerzo, sino que también mejora la precisión del procesamiento de pedidos, garantiza el cumplimiento legal y sienta las bases para el crecimiento sostenible de su negocio.

En lugar de lidiar con cientos de pedidos dispersos en múltiples plataformas, ahora puede tener la tranquilidad de que GTG CRM lo gestionará todo automáticamente, desde la solicitud del cliente hasta la facturación. Así es como GTG CRM le acompaña en el crecimiento de su negocio, permitiéndole centrarse en lo que realmente importa: productos de calidad y experiencias excepcionales para el cliente.