Gestión de justificantes de pago no monetarios para negocios del Grupo 3

A partir de 2026, según la Decisión 3389, los negocios familiares del Grupo 3 (ingresos superiores a 3 mil millones de VND/año) deberán cumplir con sus obligaciones fiscales mediante el método de declaración y cumplir con condiciones más estrictas para la gestión de comprobantes. En particular, la gestión de comprobantes de pago no en efectivo no solo es un requisito obligatorio, sino también una condición previa para poder deducir impuestos y registrar gastos razonables.

Según lo estipulado en el Decreto 01/2021, un negocio familiar es una organización establecida por un individuo o los miembros de una familia y es responsable ilimitadamente con todos sus bienes. Esto significa que todos los ingresos, ya sea de cuentas personales o de cuentas comerciales, se consideran ingresos del negocio familiar. Por lo tanto, separar y gestionar los comprobantes de pago no en efectivo se vuelve extremadamente importante para garantizar la transparencia y el cumplimiento de las leyes fiscales.

Características principales

• Gestión centralizada de comprobantes de pago por transferencia, tarjeta, billetera electrónica
• Búsqueda rápida por período, contraparte de pago, importe
• Almacenamiento seguro de comprobantes electrónicos, fácil de recuperar cuando sea necesario
• Conciliación automática con libros de contabilidad y declaraciones de impuestos
• Advertencia de omisiones de comprobantes obligatorios para transacciones por encima del umbral especificado
• Informes estadísticos detallados por mes, trimestre, año para la liquidación de impuestos
• Alta seguridad con permisos de acceso y copias de seguridad automáticas

Guía de uso detallada

Paso 1: Configurar cuentas bancarias comerciales

Como se mencionó, dado que los negocios familiares son responsables ilimitadamente con todos sus bienes, abrir una cuenta separada para las actividades comerciales es el primer paso importante.

1. Acceda al módulo Gestión de Comprobantes en GTG CRM
2. Seleccione Configuración → Cuentas Bancarias
3. Introduzca la información: Nombre del banco, número de cuenta, titular de la cuenta
4. Marque esta cuenta como "Cuenta Comercial Principal"

Paso 2: Conectar fuentes de datos de pago

GTG CRM admite la sincronización automática desde múltiples fuentes:

1. Conexión a Banca por Internet: Introduzca la clave API o conéctese a través de Open Banking
2. Conexión a billeteras electrónicas: MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Importación de extractos bancarios: Soporta formatos Excel, PDF del banco

Después de la conexión, el sistema sincronizará automáticamente el historial de transacciones y lo actualizará en tiempo real.

Paso 3: Registrar y clasificar comprobantes

Para cada transacción de pago no en efectivo, realice lo siguiente:

1. Seleccione la transacción de la lista sincronizada automáticamente
2. Clasificación: Gastos comerciales, Gastos personales, Ingresos
3. Adjuntar comprobantes relacionados: Facturas, contratos, recibos (subir imagen/PDF)
4. Notas: Propósito del pago, contrapartes involucradas

Nota importante: Según las regulaciones, solo los gastos que tengan comprobantes de pago no en efectivo completos podrán registrarse como gastos deducibles al calcular el impuesto sobre la renta de las actividades comerciales.

Paso 4: Conciliar con los libros de contabilidad

El sistema concilia automáticamente entre:

• Comprobantes de pago no en efectivo
• Libro de caja
• Libro de gastos - ingresos
• Declaración de impuestos

Si se detectan discrepancias, el sistema advertirá inmediatamente para que se realicen los ajustes oportunos.

Paso 5: Exportar informes para la autoridad fiscal

Cuando sea necesario presentar la declaración de impuestos o la liquidación:

1. Acceda a Informes → Informe de Comprobantes de Pago
2. Seleccione el período del informe: Mes, Trimestre, Año
3. Seleccione el tipo de informe: Lista detallada de transacciones no en efectivo; Informe resumido por contraparte; Informe de gastos deducibles
4. Exporte el archivo PDF/Excel junto con escaneos de los comprobantes originales

Paso 6: Almacenamiento y recuperación

Todos los comprobantes se almacenan electrónicamente con:

• Período de almacenamiento: Mínimo 10 años (según la ley)
• Cifrado: Seguridad a nivel bancario
• Búsqueda: Según múltiples criterios (fecha, importe, contraparte, tipo de gasto)
• Copia de seguridad: Automática diaria

Beneficios de uso

• Cumplimiento del 100% de las regulaciones sobre comprobantes de pago no en efectivo a partir de 2026
• Maximizar los gastos deducibles al calcular impuestos, reduciendo legalmente el impuesto sobre la renta personal a pagar
• Ahorrar el 70% del tiempo en conciliación y elaboración de informes en comparación con el trabajo manual
• Transparencia financiera, evitando riesgos de inspección fiscal por falta de comprobantes
• Seguimiento del flujo de caja del negocio en tiempo real, apoyo a la toma de decisiones oportunas

Notas importantes

Sobre la clasificación de negocios familiares

Los negocios familiares del Grupo 3 (ingresos superiores a 3 mil millones de VND/año) deben aplicar el método de declaración a partir de 2026. Esto significa:

• Deben declarar completamente los ingresos y gastos (ya no se aplicará el porcentaje fijo como en el método de tarifa única)
• Deben tener facturas y comprobantes completos para todos los gastos
• Solo se registrarán los gastos con comprobantes de pago no en efectivo

Sobre la responsabilidad ilimitada

Nota especial: Los negocios familiares son responsables ilimitadamente con todos sus bienes. Por lo tanto:

• Todas las cuentas bancarias (personales + comerciales) se consideran fuentes de ingresos del negocio familiar
• Se debe distinguir claramente entre transacciones comerciales y personales
• Se recomienda abrir una cuenta separada para las actividades comerciales

Sobre las limitaciones de los negocios familiares

• Un individuo solo puede establecer 01 negocio familiar único
• No puede ser simultáneamente propietario de una empresa unipersonal
• No puede ser un socio colectivo de una sociedad colectiva

Con GTG CRM, la gestión de comprobantes de pago no en efectivo se vuelve simple, precisa y cumple al 100% con las regulaciones legales. ¡Prepárese ahora para estar listo para los cambios a partir de 2026!