A partir de 2026, según la Decisión 3389, los hogares empresariales del Grupo 3 (con ingresos superiores a 3000 millones de VND/año) deben cumplir con sus obligaciones tributarias mediante el método de declaración y cumplir con condiciones más estrictas en cuanto a la gestión de documentos. En particular, la gestión de documentos de pago no monetarios no solo es un requisito obligatorio, sino también un requisito previo para las deducciones fiscales y el reconocimiento de gastos razonables .

Según el Decreto 01/2021, una empresa familiar es una organización constituida por una persona o miembros de un hogar y está sujeta a la totalidad de sus activos sin límite . Esto significa que todos los ingresos, ya sean de cuentas personales o empresariales, se consideran ingresos del hogar. Por lo tanto, la separación y gestión de los documentos de pago no monetarios cobra suma importancia para garantizar la transparencia y el cumplimiento de la legislación fiscal.

Características principales

• Gestión centralizada de documentos de pago para transferencias bancarias, tarjetas y monederos electrónicos.
• Búsqueda rápida por período de tiempo, método de pago y monto.
• Almacene documentos electrónicos de forma segura, haciéndolos fácilmente accesibles cuando sea necesario.
• Conciliación automatizada con registros contables e informes fiscales.
• Advertencia: Falta la documentación requerida para las transacciones que superan el umbral especificado.
• Informes estadísticos detallados por mes, trimestre y año para fines de liquidación de impuestos.
• Alta seguridad con control de acceso y backup automático.

Manual de usuario detallado

Paso 1: Crea una cuenta bancaria comercial

Como se mencionó, dado que las empresas unipersonales son responsables sin límite del uso de todos sus activos, abrir una cuenta separada para las operaciones comerciales es un primer paso crucial.

1. Acceda al módulo de Gestión Documental en GTG CRM.
2. Seleccione Configuración → Cuentas bancarias
3. Ingrese la siguiente información: nombre del banco, número de cuenta, nombre del titular de la cuenta.
4. Marcar esta cuenta como "Cuenta comercial principal"

Paso 2: Conecte la fuente de datos de pago.

GTG CRM admite la sincronización automática desde múltiples fuentes:

1. Conectarse a la Banca por Internet : Ingrese su clave API o conéctese a través de Open Banking.
2. Conectar monederos electrónicos : MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Importar archivos de extractos bancarios : admite formatos Excel y PDF del banco.

Una vez conectado, el sistema sincroniza automáticamente el historial de transacciones y lo actualiza en tiempo real.

Paso 3: Registrar y clasificar documentos

Para cada transacción de pago sin efectivo, haga lo siguiente:

1. Seleccione una transacción de la lista de transacciones sincronizadas automáticamente.
2. Clasificación : Gastos de empresa, Gastos personales, Ingresos
3. Adjunte documentos relevantes : facturas, contratos, recibos (cargue imágenes/PDF)
4. Nota : Propósito del pago, partes relevantes

Nota importante : De acuerdo con la normativa, solo los gastos con documentación completa de pago no monetario son elegibles para deducción al calcular el impuesto sobre la renta de las actividades comerciales.

Paso 4: Conciliar con los registros contables.

Sistema automatizado de conciliación entre:

• Vales de pago no monetarios
• Libro de caja
• Libro mayor de gastos e ingresos
• Formulario de declaración de impuestos

Si se detecta alguna discrepancia, el sistema emitirá inmediatamente una advertencia para que se puedan realizar ajustes rápidamente.

Paso 5: Generar el informe para las autoridades fiscales.

Cuando necesite presentar declaraciones de impuestos o liquidar cuentas:

1. Informes de acceso → Informes de comprobantes de pago
2. Seleccione el período del informe: Mensual, Trimestral, Anual
3. Seleccione el tipo de informe: Lista detallada de transacciones no monetarias; Informe resumen por entidad; Informe de gastos deducibles
4. Exporte archivos PDF/Excel junto con documentos originales escaneados.

Paso 6: Almacenamiento y recuperación

Todos los documentos se almacenan electrónicamente con:

• Periodo de almacenamiento : Mínimo 10 años (según lo exija la ley)
• Cifrado : seguridad a nivel bancario
• Búsqueda : Por múltiples criterios (fecha, importe, destinatario, tipo de gasto)
• Copia de seguridad : automática diaria

Beneficios de usar

• Cumplimiento del 100% de la normativa sobre documentos de pago sin efectivo a partir de 2026.
• Maximizar los gastos deducibles reduce el impuesto sobre la renta personal legalmente pagadero.
• Ahorre el 70% del tiempo dedicado a la conciliación y generación de informes en comparación con los métodos manuales.
• La transparencia financiera ayuda a evitar el riesgo de auditorías fiscales por falta de documentación.
• Realice un seguimiento del flujo de caja empresarial en tiempo real, lo que facilita la toma de decisiones oportuna.

Nota importante

Respecto a la clasificación de las empresas de los hogares

Las empresas domésticas del Grupo 3 (con ingresos superiores a 3 mil millones de VND/año) deben aplicar el método de declaración a partir de 2026. Esto significa:

• Los ingresos y gastos deben declararse íntegramente (el método porcentual utilizado anteriormente ya no es aplicable).
• Todos los gastos deben estar completamente documentados con facturas y recibos.
• Sólo se registrarán los gastos con documentación de pago no monetaria .

Respecto de la responsabilidad ilimitada

Nota especial: Las empresas unipersonales son responsables ilimitadamente utilizando todos sus activos . Por lo tanto:

• Todas las cuentas bancarias (personales y comerciales) se consideran fuentes de ingresos del hogar.
• Debe haber una distinción clara entre transacciones comerciales y personales.
• Fomentar la apertura de cuentas separadas para las actividades empresariales.

Respecto a los límites a las empresas familiares.

• A cada individuo sólo se le permite establecer una empresa unipersonal.
• No se puede ser al mismo tiempo propietario de una empresa privada.
• No se permite ser socio general en una sociedad colectiva.

Con GTG CRM, la gestión de documentos de pago sin efectivo se vuelve sencilla, precisa y totalmente compatible con la normativa legal. ¡Prepárese ahora para los cambios a partir de 2026!