Imate prodajalce, spletno stran, stranke, ki pošljejo kontaktni obrazec — a nihče ne ve, v kateri fazi je stranka, kdo jo obravnava, kdaj jo je treba ponovno kontaktirati. Posledica: povpraševanja se izgubijo, prodajalci pokličejo isto stranko večkrat ali, kar je še huje — stranka čaka 3 dni, nihče ne kontaktira in se obrne na konkurenta.
To je postopek zbiranja povpraševanj s spletne strani v CRM, ki ga lahko vsako malo podjetje uvede z GTG CRM — jasno, odgovorno in sledljivo.
Težava malih in srednjih podjetij: povpraševanja prihajajo, a ne vemo, kdo jih obravnava
V majhnih podjetjih (5-20 zaposlenih) je postopek zbiranja povpraševanj običajno takšen:
- Stranka izpolni obrazec na spletni strani
- E-poštno obvestilo se pošlje na skupni nabiralnik
- Kdor prvi prebere, obravnava, kdor je zaseden, spregleda
- Ni mesta, kjer bi zabeležili, ali smo stranko že poklicali, kakšen je bil rezultat
- Ob koncu meseca ne vemo, koliko povpraševanj je bilo obravnavanih, koliko pa jih je bilo spregledanih
Posledice: - Povpraševanja padejo v vrzel — nihče ne prevzame odgovornosti - Prodajalci kličejo isto stranko dvakrat → stranka je nezadovoljna - Ni podatkov za oceno, kateri prodajalec dela dobro - Oglaševanje stane, a ne moremo izmeriti ROI od povpraševanj
Standardni postopek: Obrazec → Usmerjanje → CRM → Stanje → Nadaljnje ukrepanje → Poročanje
Spletni obrazec → CRM (Kontaktna oseba, lastnik = skrbnik) → Delovni tok za dodelitev lastnika prodajalcu → Prodajni lijak (Posel) → Nadaljnje ukrepanje → Poročanje
Spodaj je vodnik za nastavitev vsakega koraka.
1. korak: Ustvarite obrazec in povežite CRM
Ustvarite obrazec za zbiranje povpraševanj v razdelku Obrazci GTG CRM.
Pomembna polja za mala in srednja podjetja:
| Polje | Mapiranje polja CRM | Namen |
|---|---|---|
| Ime podjetja | Company |
Poznavanje velikosti, dejavnosti |
| Kontaktna oseba | First Name, Last Name |
Prodajalec kliče po imenu |
| E-pošta | Email |
Pošiljanje e-poštnih sporočil za nadaljnje ukrepanje |
| Telefonska številka | Phone |
Neposredno telefonsko klicanje |
| Storitev, ki zanima | Custom field (Dropdown) | Usmerjanje pravemu prodajalcu/ekipi |
| Predviden proračun | Custom field (Dropdown) | Prednost za povpraševanja visoke vrednosti |
Vstavite obrazec na spletno stran z uporabo skriptnega elementa ali iframe. Če uporabljate Spletno stran ali Ciljne strani GTG CRM, se obrazec samodejno poveže.
Ko stranka odda obrazec → podatki samodejno ustvarijo stik v CRM → Kontaktne osebe z:
- Lifecycle Stage: Lead
- Source tag: website (samodejno)
- Vsa polja iz obrazca, ki so bila mapirana
2. korak: Samodejno usmerjanje — Dodeli povpraševanja pravemu posamezniku
To je korak, ki ga večina malih in srednjih podjetij nima. Namesto skupnega e-poštnega sporočila »kdor je prost, naj obravnava«, GTG CRM samodejno dodeli povpraševanja določenim zaposlenim.
Nastavitev v Samodejna opravila → Delovni tokovi:
Sprožilec: Predmet → Kontakt → Ustvarjen kontakt
(Ko stranka izpolni obrazec na spletni strani, sistem samodejno ustvari stik v CRM in dodeli privzetega lastnika skrbniku delovnega prostora. Spodnji delovni tok bo lastnika spremenil v pravilnega prodajalca.)
Vzorec poteka usmerjanja:
Nov ustvarjen stik (s spletnega obrazca)
→ [Pogoj] Storitev, ki zanima = "Marketinško svetovanje"?
Da → Dodelite stik prodajalcu A
Ne → [Pogoj] Storitev, ki zanima = "Oblikovanje spletnih strani"?
Da → Dodelite stik prodajalcu B
Ne → Obdrži lastnika = skrbnik (vodja prodaje obravnava)
→ Pošljite potrditveno e-poštno sporočilo stranki
→ Dodajte oznako "Novo povpraševanje - Potrebno obravnavati"
Rezultat: Prodajalec, ki odpre stik, bo videl, da je odgovoren
Druga, enostavnejša možnost: Če imate le 2-3 prodajalce, uporabite Dodelitev stikov v načinu krožne izmene — sistem enakomerno razdeli povpraševanja med posameznike.
Ko prodajalec prejme povpraševanje, bo videl:
- Popolne informacije v CRM (ime, telefon, e-pošta, storitev, ki zanima)
- Lastnik je on sam → jasno ve, kje je odgovornost
- Lifecycle Stage: Lead → potreben je stik
3. korak: Ustvarite prodajni lijak (Posel) za spremljanje stanja
Kontaktne osebe shranjujejo podatke o strankah, medtem ko Prodajni lijak (Posel) spremlja napredek prodaje. Potrebujete oboje.
Ustvarite prodajni lijak v CRM → Prodajni lijak:
| Faza | Pomen | Odgovorna oseba |
|---|---|---|
| Novo povpraševanje | Novo prispelo, še ni bilo stika | Dodeli prodajalec |
| Kontaktirano | Poklicano/e-poštno sporočilo poslano, čaka se na odgovor | Prodajalec |
| V fazi svetovanja | Stranka je zainteresirana, potrebno je poslati ponudbo | Prodajalec |
| Ponudba poslana | Čaka se na odločitev stranke | Prodajalec |
| Pogajanja | Pogajanja o pogojih | Prodajalec + Vodja |
| Zmagano (Won) | Podpisan dogovor / oddano naročilo | → Prenos na izvajanje |
| Izgubljeno (Lost) | Stranka ni kupila | → Zabeležite razlog za izboljšave |
Vsak posel ima pomembna polja: - Ime posla — na primer: »Podjetje ABC - Paket Marketing 3 mesece« - Znesek — pričakovana vrednost (na primer: 15.000.000 VNĐ) - Datum zaključka — predvideni datum zaključka - Prednost — Nizka / Srednja / Visoka / Nujno - Vloga stranke — Odločevalec, Svetovalec, Odgovoren za proračun
Povezava delovnega toka: Ko povpraševanje prispe v CRM, lahko avtomatizacija samodejno ustvari posel v prodajnem lijaku:
Ustvarjen stik → Dodelitev stika (sprememba lastnika iz skrbnika na prodajalca) → Ustvari posel (faza: "Novo povpraševanje") → Pošlji e-pošto
4. korak: Načrtovano nadaljnje ukrepanje
Ko je povpraševanje dodeljeno in je v prodajnem lijaku, mora prodajalec nadaljevati z ukrepanjem. GTG CRM zagotavlja, da nobene stranke ne bo spregledano:
Avtomatizacija opozarjanja prodajalcev
Sprožilec: Faza posla spremenjena (vstop v fazo »Novo povpraševanje«)
Posel vstopi v fazo "Novo povpraševanje"
→ Opozorilo prodajalcu: "Kontaktirajte novo povpraševanje v 24 urah"
→ Počakajte 24 ur
→ [Preverjanje] Je posel še v fazi "Novo povpraševanje"?
Da → Pošljite drugo opozorilo: "Povpraševanje ni bilo kontaktirano!"
Ne → Konec (prodajalec je obravnaval)
→ Počakajte nadaljnjih 24 ur
→ [Preverjanje] Je posel še v fazi "Novo povpraševanje"?
Da → Obvestite vodjo
Samodejno nadaljnje ukrepanje za stranke
Ko prodajalec vzpostavi stik, stranka pa se ne odzove:
Posel se premakne v "Kontaktirano"
→ Počakajte 3 dni
→ Pošljite prvo nadaljnje e-poštno sporočilo: "Kako vam lahko še pomagam?"
→ Počakajte 5 dni
→ Pošljite drugo nadaljnje e-poštno sporočilo: z dokumentacijo/študijo primera
→ Počakajte 7 dni
→ Če se ne odzove → Dodajte oznako "Potrebno posebno nadaljnje ukrepanje" + opozorilo prodajalcu
Ponovno obravnavanje izgubljenih poslov
Posel se premakne v "Izgubljeno (Lost)"
→ Zabeležite razlog izgube (vnesi prodajalec ročno)
→ Počakajte 30 dni
→ Pošljite e-poštno sporočilo: "Imamo nov program, ki bi vam ustrezal"
→ Počakajte 60 dni
→ Pošljite mesečni glasnik
5. korak: Povežite sporočila — Obravnavajte preko enotnega nabiralnika
Ko prodajalec vzpostavi stik s povpraševanjem preko e-pošte ali Zala, se celoten pogovor prikaže v Enotnem nabiralniku.
Prednosti za mala in srednja podjetja: - Prodajalec pošlje e-pošto iz GTG CRM → e-pošta je v časovnici stika (ne izgubi se v Gmailu) - Stranka odgovori → prikaže se v Enotnem nabiralniku → prodajalec takoj odgovori - Če je prodajalec na dopustu, lahko vodja pregleda celotno zgodovino pogovorov → predajo drugemu posamezniku - Ni izgube podatkov, ko zaposleni odide
6. korak: Poročanje — Vedeti, kje je težava
Ob koncu tedna/meseca mora vodja vedeti:
Poročilo o prodajnem lijaku (CRM → Prodajni lijak): - Koliko novih povpraševanj je prispelo? - Koliko poslov je v vsaki fazi? - Skupna pričakovana vrednost poslov (Pipeline Forecast) - Stopnja zmag / izgub - Kateri prodajalec trenutno obravnava največ poslov?
Nadzorna plošča prodaje (Sales Dashboard): - Skupni prihodki glede na čas - Povprečna vrednost naročila - Najboljši izdelki/storitve - Primerjava s preteklim obdobjem
Primer vpogleda iz poročila: - »80% poslov izgubljenih v fazi Ponudba → je cena previsoka glede na trg?« - »Prodajalec A ima stopnjo zmage 40%, prodajalec B le 15% → potrebuje prodajalec B usposabljanje?« - »Povpraševanja iz Google Ads imajo višjo povprečno vrednost posla kot s Facebooka → večji proračun vanje?«
Praktični primer: IT storitve (8 zaposlenih)
Pred uporabo CRM: - Stranka izpolni obrazec → e-pošta na skupni nabiralnik → kdo prebere, obravnava - Ne vemo, ali smo stranko že poklicali, 2 prodajalca kličeta isto stranko - Ob koncu meseca vodja vpraša »koliko novih strank je bilo ta mesec?« → nihče ne ve natančno
Po uvedbi postopka: 1. Obrazec na spletni strani mapira 5 polj v CRM (ime, telefon, e-pošta, storitev, proračun) 2. Delovni tok usmerjanja: povpraševanja za »Cloud storitve« → prodajalcu A, za »Programsko opremo« → prodajalcu B 3. Prodajni lijak s 6 fazami: Novo povpraševanje → Kontaktirano → Svetovanje → Ponudba → Pogajanja → Zmagano/Izgubljeno 4. Avtomatizacija prodajalcu naroči, naj kontaktira v 24 urah, nadaljnje e-poštno sporočilo po 3 dneh 5. Vodja gleda nadzorno ploščo: 45 povpraševanj/mesec, stopnja zmage 25%, povprečna vrednost 20 milijonov VNĐ/posel
Rezultat: Nobeno povpraševanje ni več spregledano, prodajalci vedo, kaj morajo storiti vsak dan, vodja ima podatke za coaching.
Zaključek
Postopek zbiranja povpraševanj s spletne strani v CRM ni treba biti zapleten — mora pa biti jasen: kdo prejme povpraševanje, v kakšnem stanju je, kdaj nadaljevati z ukrepanjem in kako meriti. GTG CRM omogoča malim in srednjim podjetjem, da zgradijo ta postopek z:
- Vstavljivi obrazci → samodejno zbiranje povpraševanj
- Avtomatizacijski delovni tokovi → samodejno usmerjanje + nadaljnje ukrepanje
- Prodajni lijak (Posel) → jasno spremljanje vsakega posla
- Enotni nabiralnik → obravnavanje povpraševanj preko e-pošte/Zala v enem vmesniku
- Nadzorna plošča prodaje → poročanje za sprejemanje odločitev
Nastavite enkrat, uporabljajte neprekinjeno. Nobeno povpraševanje ne bo spregledano, noben prodajalec ne bo pozabljen.
Pretvorite prebrano v resnične rezultate — takoj z GTG CRM, brezplačno.
Uporabi takoj
