Teil on müügipersonal, veebisait, kliendid saadavad kontaktivormid — aga keegi ei tea täpselt, millises etapis klient on, kes teda jälgib, millal teda tuleks uuesti jälgida. Tulemus: potentsiaalsed kliendid jäävad tähelepanuta, müüjad helistavad samale kliendile, või mis veelgi hullem — klient ootab 3 päeva, kuni keegi ühendust võtab, ja läheb üle konkurendi juurde.
See on veebisaidilt CRM-i laekuvate potentsiaalsete klientide töötlemise protsess, mida iga väikeettevõte saab GTG CRM-iga rakendada — selge, vastutustundlik ja jälgitav.
Väikeettevõtete probleem: Potentsiaalsed kliendid tulevad, aga ei tea, kes neid töötleb
Väikestes ettevõtetes (5-20 töötajat) on tavaline potentsiaalsete klientide vastuvõtmise protsess järgmine:
- Klient täidab vormi veebisaidil
- Teate e-kiri saadetakse ühisele postkasti
- Kes esimesena loeb, see töötleb, kes on hõivatud, see jätab tähelepanuta
- Pole kohta, kuhu märkida, kas kliendiga on juba ühendust võetud, mis oli tulemus
- Kuu lõpus ei tea, kui palju potentsiaalseid kliente on töödeldud, kui palju on tähelepanuta jäetud
Tagajärjed: - Potentsiaalsed kliendid jäävad tühimikku — keegi ei võta vastutust - Müüjad helistavad samale kliendile → klient on ärritunud - Pole andmeid, et hinnata, milline müüja töötab hästi - Reklaamidele kulutatud raha, aga ei saa mõõta ROI-d potentsiaalsetest klientidest
Standardprotsess: Vorm → Suunamine → CRM → Oleku → Jälgimine → Aruandlus
Veebisaidi vorm → CRM (Kontaktisik, omanik = admin) → Töövool omaniku muutmiseks müüjale → Müügitoru (Tehing) → Jälgimine → Aruandlus
Siin on juhised iga sammu seadistamiseks.
1. samm: Vormi loomine ja CRM-i ühendamine
Looge potentsiaalsete klientide vastuvõtmise vorm GTG CRM-i jaotises Vormid.
Väikeettevõtetele sobivad väljad:
| Väli | CRM-i välja mappimine | Eesmärk |
|---|---|---|
| Ettevõtte nimi | Company |
Ettevõtte suuruse, tegevusala tundmine |
| Kontaktisik | First Name, Last Name |
Müügipersonal helistab õige nimega |
| E-post | Email |
Järelteate e-kirjade saatmine |
| Telefoni number | Phone |
Otsene helistamine |
| Huvipakkuv teenus | Kohandatud väli (rippmenüü) | Suunamine õigele müüjale/meeskonnale |
| Prognoositav eelarve | Kohandatud väli (rippmenüü) | Kõrge väärtusega potentsiaalsete klientide prioriseerimine |
Manustage vorm veebisaidile skriptisildi või iframe'i abil. Kui kasutate GTG CRM-i Veebisaiti või Sihtlehti, on vorm automaatselt ühendatud.
Kui klient esitab → andmed loovad automaatselt kontakti CRM-is → Kontaktisikud koos:
- Elutsükli etapp: Lead
- Allika silt: website (automaatselt)
- Kõik vormi mapped väljad
2. samm: Automaatne suunamine — Potentsiaalsete klientide jagamine õigele inimesele
See on samm, millest enamik väikeettevõtteid puudust kannatab. Selle asemel, et ühine e-post "keda huvitab, see töötleb", jagab GTG CRM automaatselt potentsiaalsed kliendid konkreetsetele töötajatele.
Seadistamine jaotises Automaatika → Töövoolud:
Päästik: Objekt → Kontakt → Loodud kontakt
(Kui klient täidab veebisaidi vormi, loob süsteem automaatselt kontakti CRM-is ja määrab vaikimisi omanikuks tööruumi administraatori. Allolev töövool muudab omaniku vastutavale müüjale.)
Näidis suunamisvoog:
Uus loodud kontakt (veebisaidi vormilt)
→ [Tingimus] Huvipakkuv teenus = "Turunduskonsultatsioon"?
Jah → Määra kontakt müüjale A
Ei → [Tingimus] Huvipakkuv teenus = "Veebisaidi disain"?
Jah → Määra kontakt müüjale B
Ei → Jäta omanikuks admin (müügijuht töötleb)
→ Saada kinnituse e-kiri kliendile
→ Lisage silt "Uus potentsiaalne klient - vajab töötlemist"
Tulemus: Müüja, kes kontakti avab, näeb, et tema on vastutav isik
Lihtsam viis: Kui müüjaid on ainult 2-3, kasutage Assign Contact funktsiooni ümmarguse jaotuse põhimõttel — süsteem jagab müügivihjed iga müüja vahel võrdselt.
Kui müüja saab müügivihje, näeb ta:
- Täielikku teavet CRM-is (nimi, telefoninumber, e-post, huvipakkuv teenus)
- Omanikuks on tema ise → teab täpselt oma vastutust
- Lifecycle Stage: Lead → vajab kontakti
Samm 3: Looge müügitoru (tehingud) oleku jälgimiseks
Kontaktid salvestavad kliendi teabe, samas kui tehingud (müügitoru) jälgivad müügiprotsessi. Te vajate mõlemat.
Looge müügitoru CRM-is → Tehingud:
| Etapp | Tähendus | Kes on vastutav |
|---|---|---|
| Uus müügivihje | Äsja saabunud, pole veel ühendust võetud | Määratud müüja |
| Ühendust võetud | Helistatud/saadetud e-kiri, oodatakse vastust | Müüja |
| Konsulteerimine | Klient on huvitatud, pakkumise saatmine vajalik | Müüja |
| Pakkumine saadetud | Oodatakse kliendi otsust | Müüja |
| Läbirääkimised | Tingimuste üle peetakse läbirääkimisi | Müüja + Juht |
| Võidetud | Leping allkirjastatud / Tellimus esitatud | → Edasi üleandmine täitmiseks |
| Kaotatud | Klient ei ostnud | → Salvestage põhjus parandamiseks |
Igal tehingul on olulised väljad: - Tehingu nimi — näiteks: "Ettevõte ABC - 3-kuuline turunduspakett" - Summa — eeldatav väärtus (näiteks: 15 000 000 VNĐ) - Sulgemiskuupäev — eeldatav sulgemiskuupäev - Prioriteet — Madal / Keskmine / Kõrge / Kiire - Kontakti roll — Otsustaja, Mõjutaja, Eelarvehoidja
Ühendage töövoog: Kui müügivihje jõuab CRM-i, saab automaatika automaatselt luua tehingu müügitorus:
Contact Created → Assign Contact (muudab omaniku administraatorilt müüjale) → Create Deal (etapp: "Uus müügivihje") → Send Email
Samm 4: Plaanipärane järeltegevus
Pärast müügivihje määramist ja tehingu loomist müügitorus peab müügipersonal tegema järeltegevust. GTG CRM aitab tagada, et ükski müügivihje ei jääks tähelepanuta:
Automaatsed meeldetuletused müüjale
Trigger: Deal Stage Changed (liigub etappi "Uus müügivihje")
Deal liigub etappi "Uus müügivihje"
→ Tuletab müüjale meelde: "Võtke uue müügivihjega ühendust 24 tunni jooksul"
→ Oodake 24 tundi
→ [Kontroll] Kas tehing on endiselt etapis "Uus müügivihje"?
Jah → Saadab teise meeldetuletuse: "Müügivihjet pole veel käsitletud!"
Ei → Lõpp (müüja on seda käsitlenud)
→ Oodake veel 24 tundi
→ [Kontroll] Kas tehing on endiselt etapis "Uus müügivihje"?
Jah → Teavitab juhti
Automaatne järeltegevus klientidele
Kui müüja on ühendust võtnud, kuid klient pole vastanud:
Deal liigub etappi "Ühendust võetud"
→ Oodake 3 päeva
→ Saatke esimene järeltegevuse e-kiri: "Kuidas saan teid veel aidata?"
→ Oodake 5 päeva
→ Saatke teine järeltegevuse e-kiri: koos materjali/juhtumiuuringuga
→ Oodake 7 päeva
→ Kui vastust pole → lisage silt "Vajab erilist järeltegevust" + teavitage müüjat
Kaotatud tehingute uuesti jälgimine
Deal liigub etappi "Kaotatud"
→ Salvestage kaotuse põhjus (müüja sisestab käsitsi)
→ Oodake 30 päeva
→ Saatke e-kiri "Meil on uus programm, mis teile sobiks"
→ Oodake 60 päeva
→ Saatke kuu uudiskiri
Samm 5: Ühendage sõnumside — kliendihaldus mitmekanalilise postkasti kaudu
Kui müüja võtab müügivihjega ühendust e-posti või Zalo kaudu, kuvatakse kogu vestlus ühises postkastis (Unified Inbox).
Eelised SMB-dele: - Müüja saadab e-kirja GTG CRM-ist → e-kiri jääb kontakti ajaskaalale (ei kao isiklikku Gmail-i) - Klient vastab → kuvatakse postkastis → müüja reageerib kohe - Kui müüja on puhkusel, saab juht vaadata kogu vestluse ajalugu → üleandmine teisele isikule - Andmete kadumise vältimine töötajate lahkumisel
Etapp 6: Aruandlus – Tea, kus probleem peitub
Nädalavahetusel/kuu lõpus peab juht teadma:
Müügitoru aruanne (CRM → Tehingud): - Kui palju uusi müügivihjeid on saabunud? - Kui palju tehinguid on igas etapis? - Eeldatav kogutehinguväärtus (Müügitoru prognoos) - Võidu/kaotuse määr - Milline müügikonsultant tegeleb kõige rohkem tehingutega?
Müügi juhtpaneel (Sales Dashboard): - Kogutulu aja jooksul - Keskmine tellimuse väärtus - Top tooted/teenused - Võrdlus eelmise perioodiga
Näited aruande põhjal saadud ülevaadetest: - „80% müügivihjetest kaotatakse hinnapakkumise etapis → kas hind on turuhinnast kõrgem?“ - „Müügikonsultandi A võidumäär on 40%, müügikonsultandi B oma vaid 15% → vajab müügikonsultant B koolitust?“ - „Google Adsi müügivihjete keskmine tehinguväärtus on kõrgem kui Facebooki omad → kas suurendada eelarvet?“
Reaalne näide: IT-teenuste ettevõte (8 töötajat)
Enne CRM-i kasutamist: - Klient täidab vormi → e-kiri saadetakse üldisesse postkasti → kes seda näeb, see tegeleb - Ei teata, kas kliendiga on juba ühendust võetud, 2 müügikonsultanti helistavad samale kliendile - Kuu lõpus küsib juht: „kui palju uusi kliente sel kuul?“ → keegi ei tea täpselt
Pärast protsessi juurutamist: 1. Veebisaidi vorm ühendatakse CRM-iga 5 väljaga (nimi, telefoninumber, e-post, teenus, eelarve) 2. Töövoo suunamine: müügivihjed teenusele „Cloud Services“ → Müügikonsultant A, teenusele „Software“ → Müügikonsultant B 3. Müügitoru 6 etappi: Uus müügivihje → Ühendust võetud → Konsultatsioon → Hinnapakkumine → Läbirääkimised → Võidetud/kaotatud 4. Automaatika tuletab müügikonsultandile meelde ühendust võtta 24 tunni jooksul, järelmeili saata 3 päeva pärast 5. Juht vaatab juhtpaneeli: 45 müügivihjet/kuu, võidumäär 25%, keskmine väärtus 20 miljonit/tehing
Tulemus: Ühtegi müügivihjet ei jäeta tähelepanuta, müügikonsultandid teavad täpselt, mida iga päev teha, juht saab andmeid juhendamiseks.
Kokkuvõte
Veebisaidilt CRM-i müügivihjete saamise protsess ei pea olema keeruline — aga see peab olema selge: kes võtab müügivihje vastu, mis staadiumis see on, millal sellega edasi tegutseda ja kuidas seda mõõta. GTG CRM võimaldab SMB-del seda protsessi luua järgmisega:
- Manustatavad vormid → kogub müügivihjeid automaatselt
- Automaatika töövoog → suunamine + automaatne järeltegevus
- Müügitoru (Tehingud) → iga tehingu selge jälgimine
- Mitme kanaliga postkast → müügivihjete haldamine e-posti/Zalo kaudu ühes liideses
- Müügi juhtpaneel → otsuste tegemiseks vajalikud aruanded
Seadistate üks kord, töötab pidevalt. Ühtegi müügivihjet ei jäeta tähelepanuta, ühtegi müügikonsultanti ei unustata.
Muuda loetud lugu praktiliseks tulemuseks – rakenda kohe GTG CRM-iga, tasuta.
Rakenda kohe
