Sinulla on myyntihenkilöstöä, verkkosivusto ja asiakkaita, jotka lähettävät yhteydenottolomakkeita – mutta kukaan ei tiedä tarkalleen, missä vaiheessa asiakas on, kuka häntä hoitaa tai milloin on seuraavan yhteydenoton aika. Tuloksena: liidit jäävät huomiotta, myyjät soittavat samalle asiakkaalle päällekkäin, tai pahempaa – asiakas odottaa 3 päivää ilman yhteydenottoa ja kääntyy kilpailijan puoleen.
Tämä on verkkosivustolta CRM:ään tuleva liidien vastaanotto- ja käsittelyprosessi, jonka mikä tahansa pienyritys voi toteuttaa GTG CRM:n avulla – selkeä, vastuullinen ja seurattavissa oleva.
Pk-yritysten ongelma: Liidejä tulee, mutta ei tiedetä kuka ne käsittelee
Pienissä yrityksissä (5-20 työntekijää) liidien vastaanottoprosessi on yleensä:
- Asiakas täyttää lomakkeen verkkosivustolla
- Ilmoitussähköposti lähetetään yhteiseen sähköpostilaatikkoon
- Kuka tahansa, joka lukee sen ensin, käsittelee sen, ja kiireiset jättävät sen huomiotta
- Ei ole paikkaa, johon kirjata, onko asiakkaalle soitettu tai mikä oli tulos
- Kuukauden lopussa ei tiedetä, kuinka monta liidiä on käsitelty ja kuinka monta on jäänyt huomiotta
Seuraukset: - Liidit putoavat välistä – kukaan ei ota vastuuta - Myyjät soittavat samoille asiakkaille → asiakkaat turhautuvat - Ei dataa arvioida, kumpi myyjä tekee parempaa työtä - Mainonta maksaa rahaa, mutta mainonnan ROI:ta liideistä ei voida mitata
Vakioitu prosessi: Lomake → Reititys → CRM → Tila → Seuranta → Raportointi
Verkkosivuston lomake → CRM (Yhteyshenkilö, omistaja = admin) → Työnkulku omistajan vaihtamiseksi myyjälle → Myyntiputki (Kauppa) → Seuranta → Raportointi
Alla ohjeet vaiheittaiseen määritykseen.
Vaihe 1: Lomakkeen luominen ja CRM:n yhdistäminen
Luo liidien vastaanottolomake GTG CRM:n Lomakkeet-osiossa.
Pk-yrityksille suositeltavat kentät:
| Kenttä | CRM-kentän mappaus | Tarkoitus |
|---|---|---|
| Yrityksen nimi | Company |
Yrityksen koon ja toimialan selvittäminen |
| Yhteyshenkilö | First Name, Last Name |
Myyjän myyjä soittaa oikealla nimellä |
| Sähköposti | Email |
Seurantasähköpostien lähettäminen |
| Puhelinnumero | Phone |
Suora puhelinsoitto |
| Kiinnostava palvelu | Mukautettu kenttä (Pudotusvalikko) | Reititys oikealle myyjälle/tiimille |
| Arvioitu budjetti | Mukautettu kenttä (Pudotusvalikko) | Arvokkaiden liidien priorisointi |
Upota lomake verkkosivustolle script tagilla tai iframe:llä. Jos käytät GTG CRM:n Verkkosivusto- tai Kohdesivu-ominaisuuksia, lomake yhdistyy automaattisesti.
Kun asiakas lähettää lomakkeen → tiedot luovat automaattisesti kontaktin CRM → Yhteyshenkilöt -osioon, jossa:
- Lifecycle Stage: Lead
- Source tag: website (automaattinen)
- Kaikki mappatut lomakekentät
Vaihe 2: Automaattinen reititys – Liidien jakaminen oikealle henkilölle
Tämä on vaihe, joka useimmilta pk-yrityksiltä puuttuu. Yhteisen sähköpostin sijaan "kuka ehtii, hoitaa", GTG CRM jakaa liidit automaattisesti tietyille työntekijöille.
Määritys Automaatio → Työnkulut -kohdassa:
Käynnistin: Objekti → Yhteyshenkilö → Yhteyshenkilö luotu
(Kun asiakas täyttää verkkosivuston lomakkeen, järjestelmä luo automaattisesti yhteyshenkilön CRM:ään ja määrittää oletusomistajaksi työtilan ylläpitäjän. Alla oleva työnkulku vaihtaa omistajan oikealle myyjälle.)
Esimerkki reititysvirta:
Uusi yhteyshenkilö luotu (verkkosivuston lomakkeesta)
→ [Ehto] Kiinnostava palvelu = "Markkinointineuvonta"?
Kyllä → Määritä yhteyshenkilö Myyjälle A
Ei → [Ehto] Kiinnostava palvelu = "Verkkosivuston suunnittelu"?
Kyllä → Määritä yhteyshenkilö Myyjälle B
Ei → Pidä omistaja = admin (Myyntipäällikkö hoitaa)
→ Lähetä vahvistussähköposti asiakkaalle
→ Lisää tagi "Uusi liidi – käsiteltävä"
Tulos: Myyjä avaa yhteyshenkilön ja näkee itsensä vastuullisena
Yksinkertaisempi tapa: Jos myyjiä on vain 2-3, käytä Määritä yhteyshenkilö -toimintoa vuorotellen (round-robin) – järjestelmä jakaa liidit tasaisesti jokaiselle.
Kun myyjä saa liidin, hän näkee:
- Täydelliset tiedot CRM:ssä (nimi, puhelinnumero, sähköposti, kiinnostava palvelu)
- Omistaja on hän itse → tietää vastuunsa
- Lifecycle Stage: Lead → tarvitsee yhteydenottoa
Vaihe 3: Myyntiputken (Kauppa) luominen tilan seuraamiseksi
Yhteyshenkilöt tallentavat asiakastiedot, kun taas Kauppa (Myyntiputki) seuraa myyntiprosessin etenemistä. Tarvitset molemmat.
Luo myyntiputki CRM → Kauppa -osiossa:
| Vaihe | Merkitys | Vastuuhenkilö |
|---|---|---|
| Uusi liidi | Vastasyntynyt, ei vielä yhteydenottoa | Määritetty myyjä |
| Yhteyttä otettu | Soitettu/sähköpostia lähetetty, odottaa vastausta | Myyjä |
| Neuvottelussa | Asiakas on kiinnostunut, tarvitsee tarjouksen | Myyjä |
| Tarjous lähetetty | Odottaa asiakkaan päätöstä | Myyjä |
| Neuvottelu | Ehtojen neuvottelu meneillään | Myyjä + Päällikkö |
| Voitettu (Won) | Sopimus allekirjoitettu / Tilaus tehty | → Siirtyy toteutukseen |
| Hävinnyt (Lost) | Asiakas ei ostanut | → Kirjaa syy parantamiseksi |
Jokaisella kaupalla on tärkeitä kenttiä: - Kaupan nimi – esimerkiksi: "Yritys ABC – 3 kuukauden markkinointipaketti" - Summa – arvioitu arvo (esimerkiksi: 15 000 000 VNĐ) - Päätöspäivä – odotettu päätöspäivä - Prioriteetti – Matala / Keskitaso / Korkea / Kiireellinen - Yhteyshenkilön rooli – Päätöksentekijä, Vaikuttaja, Budjetin haltija
Yhdistä työnkulkuun: Kun liidi tulee CRM:ään, automaatio voi luoda kaupan myyntiputkeen:
Yhteyshenkilö luotu → Määritä yhteyshenkilö (vaihdä omistaja administa myyjälle) → Luo kauppa (vaihe: "Uusi liidi") → Lähetä sähköposti
Vaihe 4: Suunnitelmallinen seuranta
Kun liidi on määritetty ja myyntiputkessa on kauppa, myyjän on seurattava sitä. GTG CRM auttaa varmistamaan, ettei liidejä unohdu:
Automaattiset muistutukset myyjälle
Käynnistin: Kaupan vaihe muutettu (vaiheeseen "Uusi liidi")
Kauppa siirtyy vaiheeseen "Uusi liidi"
→ Muistuta myyjää: "Ota yhteyttä uuteen liidiin 24 tunnin kuluessa"
→ Odota 24 tuntia
→ [Tarkista] Onko kauppa edelleen vaiheessa "Uusi liidi"?
Kyllä → Lähetä toinen muistutus: "Liidiä ei ole vielä otettu yhteyttä!"
Ei → Lopeta (myyjä on käsitellyt)
→ Odota vielä 24 tuntia
→ [Tarkista] Onko kauppa edelleen vaiheessa "Uusi liidi"?
Kyllä → Ilmoita päällikölle
Automaattiset seurannat asiakkaalle
Kun myyjä on ottanut yhteyttä, mutta asiakas ei ole vastannut:
Kauppa siirtyy vaiheeseen "Yhteyttä otettu"
→ Odota 3 päivää
→ Lähetä ensimmäinen seurantakirje: "Voinko auttaa vielä jossain?"
→ Odota 5 päivää
→ Lähetä toinen seurantakirje: liitteenä materiaalia/tapaustutkimus
→ Odota 7 päivää
→ Jos ei vastausta → Lisää tagi "Erityistä seurantaa vaativa liidi" + muistuta myyjää
Hävinneiden kauppojen uudelleenaktivoiminen
Kauppa siirtyy vaiheeseen "Hävinnyt (Lost)"
→ Kirjaa häviämisen syy (myyjän syöttämä manuaalisesti)
→ Odota 30 päivää
→ Lähetä sähköposti "Meillä on uusi ohjelma, joka sopisi sinulle"
→ Odota 60 päivää
→ Lähetä kuukausittainen uutiskirje
Vaihe 5: Viestinnän yhdistäminen – Hoitaminen monikanavaisesta postilaatikosta
Kun myyjä ottaa liidiin yhteyttä sähköpostitse tai Zalon kautta, koko keskustelu näkyy Yhdistetyssä postilaatikossa (Unified Inbox).
Edut pk-yrityksille: - Myyjä lähettää sähköpostin GTG CRM:stä → sähköposti näkyy yhteyshenkilön aikajanalla (ei katoa henkilökohtaiseen Gmail-tiliin) - Asiakas vastaa → näkyy Postilaatikossa → myyjä vastaa välittömästi - Jos myyjä on lomalla, päällikkö voi tarkastella koko keskusteluhistoriaa → siirtää toiselle henkilölle - Tiedot eivät katoa työntekijän lähtiessä
Vaihe 6: Raportointi – Tiedä tarkalleen, missä ongelma on
Viikon/kuukauden lopussa päällikön on tiedettävä:
Myyntiputkiraportit (CRM → Kauppa): - Kuinka monta uutta liidiä tuli? - Kuinka monta kauppaa on kussakin vaiheessa? - Odotetun kaupan kokonaisarvo (Myyntiputken ennuste) - Voitto-/häviösuhde - Kuka myyjä käsittelee eniten kauppoja?
Myynnin kojelauta (Sales Dashboard): - Kokonaismyynti ajan funktiona - Keskimääräinen tilausarvo - Suosituimmat tuotteet/palvelut - Vertailu edelliseen kauteen
Esimerkkejä oivalluksista raporteista: - "80% liideistä häviää Tarjous-vaiheessa → onko hinta markkinoiden yli?" - "Myyjä A:n voittoprosentti on 40%, Myyjä B:llä vain 15% → tarvitseeko Myyjä B koulutusta?" - "Google Ads -liidien keskimääräinen kauppa-arvo on korkeampi kuin Facebook-liidien → siirretäänkö budjettia?"
Todellinen esimerkki: IT-palveluyritys (8 työntekijää)
Ennen CRM:n käyttöä: - Asiakas täyttää lomakkeen → sähköposti yhteiseen postilaatikkoon → kuka lukee, hoitaa - Ei tiedetty, onko asiakkaalle soitettu, 2 myyjää soitti samalle asiakkaalle - Kuukauden lopussa päällikkö kysyy "kuinka monta uutta asiakasta tässä kuussa?" → kukaan ei tiedä tarkalleen
Prosessin käyttöönoton jälkeen: 1. Verkkosivuston lomake mappasi 5 kenttää CRM:ään (nimi, puhelinnumero, sähköposti, palvelu, budjetti) 2. Työnkulku reitittää: "Cloud Services"-liidi Myyjälle A, "Ohjelmistot"-liidi Myyjälle B 3. Myyntiputki 6 vaihetta: Uusi liidi → Yhteyttä otettu → Neuvottelussa → Tarjous lähetetty → Neuvottelu → Won/Lost 4. Automaatiot muistuttavat myyjää ottamaan yhteyttä 24 tunnin kuluessa, lähettämään seurantakirjeen 3 päivän kuluttua 5. Päällikkö katsoo kojelautaa: 45 liidiä/kk, 25% voittoprosentti, keskimääräinen kauppa-arvo 20 miljoonaa
Tulos: Liidejä ei enää unohdu, myyjät tietävät, mitä tehdä joka päivä, päälliköllä on dataa valmennukseen.
Yhteenveto
Verkkosivustolta CRM:ään tuleva liidien vastaanottoprosessi ei tarvitse olla monimutkainen – mutta sen on oltava selkeä: kuka liidin vastaanottaa, missä vaiheessa se on, milloin seurataan ja miten sitä mitataan. GTG CRM antaa pk-yritysten rakentaa tämän prosessin avulla:
- Upotettavat lomakkeet → automaattinen liidien kerääminen
- Automaatiotyönkulut → automaattinen reititys ja seuranta
- Myyntiputki (Kauppa) → jokaisen kaupan selkeä seuranta
- Monikanavainen postilaatikko → liidien hoitaminen sähköpostitse/Zalon kautta yhdessä käyttöliittymässä
- Myynnin kojelauta → raportointi päätöksentekoa varten
Määritä kerran, toimi jatkuvasti. Yhtään liidiä ei jää huomiotta, yhtään myyjää ei unohdeta.
Muuta lukemasi konkreettisiksi tuloksiksi – kokeile GTG CRM:ää nyt ilmaiseksi.
Kokeile heti
