Sinulla on myyntihenkilöstöä, verkkosivusto, asiakkaita, jotka lähettävät yhteydenottolomakkeen — mutta kukaan ei tiedä tarkasti, missä vaiheessa kukin asiakas on, kuka häntä hoitaa, ja milloin häneen pitää ottaa uudelleen yhteyttä. Tuloksena: liidejä jää huomiotta, myyjät soittavat samalle asiakkaalle päällekkäin, tai pahimmillaan — asiakas odottaa 3 päivää ilman yhteydenottoa ja siirtyy kilpailijalle.

tu-ưeb-crm-tao-quy-trinh-xu-ly-lead.png

Tässä on verkkosivustolta CRM:ään tulevien liidien käsittelyprosessi, jonka mikä tahansa pienyritys voi ottaa käyttöön GTG CRM:llä — selkeä, vastuullinen ja seurattavissa oleva.

PK-yritysten ongelma: Liidejä tulee, mutta ei tiedetä, kuka niitä käsittelee

Pienissä yrityksissä (5-20 työntekijää) liidien vastaanottoprosessi on yleensä seuraava:

  1. Asiakas täyttää lomakkeen verkkosivustolla
  2. Ilmoitussähköposti lähetetään yleiseen sähköpostilaatikkoon
  3. Kuka tahansa lukee sen ensin, käsittelee sen, kiireinen jättää sen huomiotta
  4. Ei ole paikkaa, johon kirjata, onko asiakkaaseen soitettu ja mikä oli tulos
  5. Kuun lopussa ei tiedetä, kuinka monta liidiä on käsitelty ja kuinka monta on jätetty huomiotta

Seuraukset: - Liidit putoavat rakoihin — kukaan ei ota vastuuta - Myyjät soittavat samalle asiakkaalle → asiakas ärsyyntyy - Ei dataa arvioimaan, kumpi myyjä tekee hyvää työtä - Mainokset maksavat rahaa, mutta ROI:ta liideistä ei voida mitata

Standardiprosessi: Lomake → Reititys → CRM → Tila → Seuranta → Raportointi

Verkkosivuston lomake → CRM (Yhteyshenkilö, omistaja = admin) → Työnkulku vaihtaa omistajan myyjälle → Myyntiputki (Kauppa) → Seuranta → Raportointi

Alla on ohjeet vaiheittaiseen asennukseen.

Vaihe 1: Lomakkeen luominen ja CRM:n yhdistäminen

Luo liidejä vastaanottava lomake GTG CRM:n **Lomakkeet**-osiossa.

Kentät, jotka PK-yrityksen tulisi sisällyttää:

Kenttä CRM-kentän mappaus Tarkoitus
Yrityksen nimi Company Yrityksen koon ja alan tunteminen
Yhteyshenkilö First Name, Last Name Myyntihenkilöstö soittaa oikealla nimellä
Sähköposti Email Seurantaviestejen lähettäminen
Puhelinnumero Phone Suora puhelinsoitto
Kiinnostava palvelu Mukautettu kenttä (Pudotusvalikko) Reititys oikealle myyjälle/tiimille
Arvioitu budjetti Mukautettu kenttä (Pudotusvalikko) Korkean arvon liidien priorisointi

Upota lomake verkkosivustolle skriptitagin tai iframen avulla. Jos käytät GTG CRM:n **Verkkosivusto** tai **Laskeutumissivut**, lomake yhdistyy automaattisesti.

Kun asiakas lähettää lomakkeen → tiedot luovat automaattisesti yhteyshenkilön **CRM → Yhteyshenkilöt** -osioon, jossa on: - Elinkaaren vaihe: Lead - Lähdetunniste: website (automaattisesti) - Kaikki kentät lomakkeesta on mapattu

Vaihe 2: Automaattinen reititys — Liidien jakaminen oikealle henkilölle

Tämä on vaihe, joka useimmilta PK-yrityksiltä puuttuu. Sen sijaan, että yleinen sähköposti "kuka ehtii, hoitaa", GTG CRM jakaa liidit automaattisesti tietyille työntekijöille.

Asetukset kohdassa Automaatio → Työnkulut:

Käynnistin: Objekti → Yhteyshenkilö → Yhteyshenkilö luotu

(Kun asiakas täyttää lomakkeen verkkosivustolla, järjestelmä luo automaattisesti yhteyshenkilön CRM:ään ja määrittää oletusomistajaksi työtilan ylläpitäjän. Alla oleva työnkulku vaihtaa omistajan oikealle vastuulliselle myyjälle.)

Mallin reititys:

Uusi yhteyshenkilö luotu (verkkosivuston lomakkeesta)
  → [Ehto] Kiinnostava palvelu = "Markkinointineuvonta"?
      Kyllä → Määritä yhteyshenkilö myyjälle A
      Ei   → [Ehto] Kiinnostava palvelu = "Verkkosivuston suunnittelu"?
                Kyllä → Määritä yhteyshenkilö myyjälle B
                Ei   → Pidä omistaja = admin (Myyntipäällikkö hoitaa)
  → Lähetä vahvistussähköposti asiakkaalle
  → Lisää tunniste "Uusi liidi - käsiteltävä"

Tulos: Myyjä avaa yhteyshenkilön ja näkee itsensä vastuullisena

Yksinkertaisempi tapa: Jos myyjiä on vain 2-3, käytä Assign Contact -toimintoa pyöröperiaatteella — järjestelmä jakaa liidit tasaisesti jokaiselle henkilölle.

Kun myyjä saa liidin, hän näkee: - Täydelliset tiedot CRM:ssä (nimi, puhelinnumero, sähköposti, kiinnostunut palvelu) - Omistaja on hän itse → tietää vastuunsa - Lifecycle Stage: Lead → tarvitsee yhteydenottoa

Vaihe 3: Luo Pipeline (Kauppa) tilan seurantaan

Yhteyshenkilöt tallentavat asiakastiedot, ja Kauppa (Pipeline) seuraa myyntiprosessia. Tarvitset molemmat.

Luo pipeline CRM:ssä → Kauppa:

Vaihe Merkitys Kuka on vastuussa
Uusi liidi Juuri tullut, ei vielä yhteydessä Määritetty myyjä
Yhteyttä otettu On soitettu/sähköpostitettu, odottaa vastausta Myyjä
Neuvottelussa Asiakas on kiinnostunut, tarvitsee tarjouksen Myyjä
Tarjous lähetetty Odottaa asiakkaan päätöstä Myyjä
Neuvottelu Sopimusehdoista neuvotellaan Myyjä + Esimies
Voitettu (Won) Sopimus allekirjoitettu / Tilaus tehty → Siirto toteutukseen
Hävitty (Lost) Asiakas ei ostanut → Kirjaa syy parantamiseksi

Jokaisella kaupalla on tärkeät kentät: - Kaupan nimi — esimerkiksi: "ABC Company - 3 kuukauden markkinointipaketti" - Summa — arvioitu arvo (esimerkiksi: 15 000 000 VNĐ) - Sulkeutumispäivä — arvioitu kaupan päättymispäivä - Prioriteetti — Low / Medium / High / Urgent - Yhteysrooli — Decision Maker, Influencer, Budget Holder

Yhdistä työnkulku: Kun liidi tulee CRM:ään, automaatio voi luoda kaupan automaattisesti pipelineen:

Contact Created → Assign Contact (omistaja vaihtuu järjestelmänvalvojasta myyjään) → Create Deal (vaihe: "Uusi liidi") → Send Email

Vaihe 4: Suunnitelmallinen seuranta

Kun liidi on määritetty ja kauppa on pipelineen, myyjän on seurattava sitä. GTG CRM auttaa varmistamaan, ettei yksikään liidi unohdu:

Automaattiset muistutukset myyjälle

Käynnistin: Deal Stage Changed (siirtyy vaiheeseen "Uusi liidi")

Kauppa siirtyy vaiheeseen "Uusi liidi"
  → Muistuta myyjää: "Ota yhteyttä uuteen liidiin 24 tunnin kuluessa"
  → Odota 24 tuntia
  → [Tarkista] Onko kauppa edelleen vaiheessa "Uusi liidi"?
      Kyllä → Lähetä toinen muistutus: "Liidiä ei ole vielä otettu yhteyttä!"
      Ei  → Lopeta (myyjä on käsitellyt)
  → Odota vielä 24 tuntia
  → [Tarkista] Onko kauppa edelleen vaiheessa "Uusi liidi"?
      Kyllä → Ilmoita esimiehelle

Automaattinen asiakasseuranta

Kun myyjä on ottanut yhteyttä, mutta asiakas ei ole vastannut:

Kauppa siirtyy vaiheeseen "Yhteyttä otettu"
  → Odota 3 päivää
  → Lähetä ensimmäinen seurantaviesti: "Miten voin auttaa lisää?"
  → Odota 5 päivää
  → Lähetä toinen seurantaviesti: liitä mukaan materiaaleja/case study
  → Odota 7 päivää
  → Jos ei vastausta → merkitse "Erityistä seurantaa vaativa" + muistuta myyjää

Hävittyjen kauppojen uudelleenaktivointi

Kauppa siirtyy vaiheeseen "Hävitty (Lost)"
  → Kirjaa häviämisen syy (myyjä syöttää manuaalisesti)
  → Odota 30 päivää
  → Lähetä sähköposti "Meillä on uusia ohjelmia, jotka sopivat sinulle"
  → Odota 60 päivää
  → Lähetä kuukausittainen uutiskirje

Vaihe 5: Yhdistä viestintä — Palvele monikanavaisesta postilaatikosta

Kun myyjä ottaa yhteyttä liidiin sähköpostitse tai Zalon kautta, koko keskustelu näkyy Yhtenäisessä postilaatikossa (Unified Inbox).

Hyödyt PK-yrityksille: - Myyjä lähettää sähköpostin GTG CRM:stä → sähköposti tallentuu yhteyshenkilön aikajanalle (ei katoa henkilökohtaiseen Gmail-tiliin) - Asiakas vastaa → näkyy Postilaatikossa → myyjä vastaa heti - Jos myyjä on lomalla, esimies voi nähdä koko keskusteluhistorian → siirtää asian toiselle henkilölle - Tietojen katoamista ei tapahdu työntekijän lähtiessä

Vaihe 6: Raportointi – Tiedä tarkalleen, missä ongelma piilee

Viikonloppuisin/kuun lopussa managerin on tiedettävä:

Pipeline-raportti (CRM → Kaupat): - Kuinka monta uutta liidiä tuli? - Kuinka monta kauppaa on kussakin vaiheessa? - Arvioitu kauppojen kokonaisarvo (Pipeline Forecast) - Voitto-/häviösuhde - Mikä myyjä käsittelee eniten kauppoja?

Myynnin hallintapaneeli (Sales Dashboard): - Kokonaismyynti ajan funktiona - Keskimääräinen tilausarvo - Parhaat tuotteet/palvelut - Vertailu edelliseen kauteen

Esimerkkejä oivalluksista raportista: - "80% liideistä häviää tarjousvaiheessa → onko hinta korkeampi kuin markkinoilla?" - "Myyjä A:n voittosuhde on 40%, Myyjä B:n vain 15% → tarvitseeko Myyjä B koulutusta?" - "Google Adsin liidien keskimääräinen kauppa-arvo on korkeampi kuin Facebookin → lisätäänkö budjettia?"

Käytännön esimerkki: IT-palveluyritys (8 työntekijää)

Ennen CRM:n käyttöä: - Asiakas täyttää lomakkeen → sähköposti yleiseen postilaatikkoon → kuka lukee, se käsittelee - Ei tiedetä, onko asiakkaalle soitettu, kaksi myyjää soittaa samalle asiakkaalle - Kuun lopussa manageri kysyy "montako uutta asiakasta tässä kuussa?" → kukaan ei tiedä tarkalleen

Prosessin käyttöönoton jälkeen: 1. Verkkosivuston lomake kartoittaa 5 kenttää CRM:ään (nimi, puhelinnumero, sähköposti, palvelu, budjetti) 2. Työnkulun reititys: liidit "Pilvipalvelut" → Myyjä A, "Ohjelmistot" → Myyjä B 3. Pipeline 6 vaihetta: Uusi liidi → Otettu yhteyttä → Konsultointi → Tarjous → Neuvottelu → Voitto/Häviö 4. Automaatio muistuttaa myyjää ottamaan yhteyttä 24 tunnin kuluessa, seurantaposti 3 päivän kuluttua 5. Manageri tarkastelee hallintapaneelia: 45 liidiä/kk, 25% voittosuhde, keskimäärin 20 miljoonaa/kauppa

Tulos: Ei enää unohdettuja liidejä, myyjät tietävät tarkalleen, mitä tehdä päivittäin, managerilla on dataa valmennukseen.

Johtopäätös

Verkkosivustolta CRM:ään tulevien liidien prosessi ei tarvitse olla monimutkainen – mutta sen on oltava selkeä: kuka liidin saa, missä vaiheessa se on, milloin seuranta tapahtuu ja miten sitä mitataan. GTG CRM antaa PK-yrityksille mahdollisuuden rakentaa tämän prosessin avulla:

  • Upotettavat lomakkeet → kerää liidit automaattisesti
  • Automaatiotyönkulut → reititys + automaattinen seuranta
  • Pipeline (Kaupat) → seuraa kutakin kauppaa selkeästi
  • Monikanavainen postilaatikko → hoida liidejä sähköpostin/Zalon kautta yhdessä käyttöliittymässä
  • Myynnin hallintapaneeli → raportointi päätöksentekoon

Aseta kerran, toimi jatkuvasti. Yksikään liidi ei unohdu, yksikään myyjä ei jää jälkeen.

Muuta lukemasi konkreettisiksi tuloksiksi – kokeile nyt GTG CRM:llä, ilmaiseksi.

Kokeile nyt