Ce que vous pourrez faire après ce guide
Accéder à Automations → créer un flux (à partir d'un modèle ou à partir de zéro) → configurer le déclencheur, la condition, l'action, l'attente, l'humain → utiliser "Ask AI" pour configurer une étape rapide et suggérer l'étape suivante en fonction du contexte → enregistrer et activer → voir l'historique d'exécution visuel pour savoir où en est l'exécution du flux → utiliser des scénarios prêts à l'emploi dans le Magasin d'Automatisation à deux niveaux.
Vous n'avez pas encore une vue d'ensemble des fonctionnalités ? Consultez d'abord l'article Automation — Automatisation des flux de travail.
Préparation
1. Connectez-vous à GTG CRM, trouvez le menu Automations dans la barre latérale gauche. — C'est ici que vous créez et gérez vos flux d'automatisation.
2. (Recommandé) Avoir des modèles d'e-mail prêts dans l'Éditeur d'e-mails. — À utiliser pour l'étape d'envoi d'e-mails.
Étape 1 — Accéder à Automation & voir la liste
Depuis l'écran principal, cliquez sur le menu Automations dans la barre latérale gauche.
Visualisez la liste des flux créés : nom, statut (Actif/Inactif), date de création, date de mise à jour.
✅ Résultat attendu : La liste des automatisations s'affiche avec le statut de chaque flux.
Étape 2 — Créer une nouvelle Automation (choisir un modèle ou à partir de zéro)
Cliquez sur le bouton "Créer Maintenant".
Choisissez un modèle existant pour commencer rapidement, ou Créez à partir de zéro pour construire le vôtre.
L'interface Workflow Builder apparaît pour vous permettre de concevoir votre flux.
✅ Résultat attendu : Le Workflow Builder s'ouvre, prêt à ajouter des étapes.
Étape 3 — Configurer le Trigger (point de départ)
Faites glisser l'élément Trigger sur le canevas (ou cliquez sur le nœud Trigger existant).
Sélectionnez le Type d'Objet (l'objet qui déclenche l'événement).
Sélectionnez l'Activité : Créer · Mettre à jour · Supprimer.
✅ Résultat attendu : Le Trigger est configuré. Remarque : après avoir ajouté une Condition, le Trigger sera verrouillé — configurez d'abord le Trigger principal.
Étape 4 — Configurer la Condition (critères)
Glissez l'élément Condition dans le canevas et connectez-le au Trigger.
Sélectionnez le Field à vérifier (Statut, Type, Priorité, Propriétaire…).
Sélectionnez la valeur de comparaison (À faire, Ouvert, En cours, Terminé, Annulé…).
Sélectionnez l'Operator : equals (égal à) · not equals (différent de) · in (dans la liste).
Si vous changez la source de données de la Condition, le système vous demandera une confirmation et vous indiquera combien de règles seront supprimées. Lors de la sauvegarde, si une condition est toujours vraie, le système vous alertera.
✅ Résultat attendu : La Condition filtre correctement les cas que vous souhaitez avant de continuer.
Étape 5 — Configurer l'Action
Glissez l'élément Action dans le canevas et connectez-le à la Condition.
Sélectionnez le type d'action. Le répertoire d'actions est très riche (plus de 120 actions couvrant le CRM, les ventes, les stocks, la comptabilité, la messagerie, les notifications, le support, les tâches…). Par exemple, Send Email :
Sélectionner les destinataires : Contact associé ou membre de l'équipe spécifique.
Choisir un modèle d'email créé dans l'Email Builder.
Choisir l'expéditeur (compte email d'envoi).
✅ Résultat attendu : L'Action est configurée et connectée au workflow.
Étape 6 — Utiliser "Ask AI" pour configurer rapidement une étape
Ajoutez une étape Action et ouvrez son panneau de configuration (vide, il affiche le bouton "Ask AI").
Cliquez sur "Ask AI", tapez ce que vous souhaitez en langage naturel — par exemple *"envoyer un email de remerciement aux nouveaux clients"*.
L'IA choisit l'action appropriée et pré-remplit la configuration de l'étape ; il ne vous reste plus qu'à ajouter les détails.
✅ Résultat attendu : L'étape est pré-remplie avec l'action que vous avez décrite (l'IA ne suggère que les actions que le système peut exécuter).
Étape 7 — Ajouter la prochaine étape avec des suggestions contextuelles
Cliquez sur "+ Ajouter une étape" sous une étape existante.
Choisissez parmi la liste des actions suggérées en fonction de l'objet de l'étape source (par exemple, après "Contact created" → Envoyer un email · Créer un deal · Mettre à jour un contact · Créer une tâche).
✅ Résultat attendu : Une nouvelle étape pré-configurée apparaît et se connecte automatiquement au workflow.
Étape 8 — Configurer Wait/Delay & Human (si nécessaire)
Attendre/Délai : faites glisser l'élément Attendre sur le canevas, entrez la durée et choisissez l'unité (Minutes/Heures/Jours). Exemple : attendre 10 minutes avant l'étape suivante.
Humain : faites glisser l'élément Humain lorsque vous avez besoin d'une intervention humaine — remplissez le Titre, la Note, la Priorité (Faible/Moyenne/Élevée), le Responsable et la Date limite (relative : X jours à partir de cette étape ; ou absolue : choisissez une date spécifique).
✅ Résultat attendu : Le processus s'arrête pendant la durée définie ; l'étape Humain crée une tâche attendant le responsable avant de continuer.
Étape 9 — Enregistrer et activer l'Automatisation
Revoyez l'intégralité du processus.
Cliquez sur Enregistrer pour sauvegarder.
Le système affiche un message de sauvegarde réussie ; activez le processus sur Actif pour qu'il s'exécute.
✅ Résultat attendu : Le processus est enregistré et activé, prêt à s'exécuter lorsque le Déclencheur se produit.
Étape 10 — Consulter l'historique d'exécution visuel
Dans le builder, ouvrez l'Historique d'exécution.
Sélectionnez une exécution dans la liste (avec les statuts : en cours · en attente · succès · échec).
Visualisez le diagramme du processus coloré selon le statut de chaque étape (vert = terminé, ambre = en attente, rouge = erreur) ; cliquez sur une étape pour voir les détails (durée, raison de l'attente, erreur, données métier traitées).
✅ Résultat attendu : Vous voyez exactement quelles étapes ont été atteintes lors de cette exécution, où elle s'est arrêtée et pourquoi — directement sur le diagramme.
Étape 11 — Parcourir le Catalogue d'Automatisation à deux niveaux et utiliser des scripts prédéfinis
Accédez à Automatisations, ouvrez le Catalogue d'Automatisation. Parcourez par groupe de fonctionnalités (CRM/clients, comptabilité, RH, attribution de tâches...) puis ouvrez un script (playbook) à l'intérieur.
Utilisation rapide :
Scripts de Contact/Entreprise : accueil, suivi des clients/entreprises — activez-les et ils s'exécutent.
Scripts de Recherche de Partenaires et Prospects : après avoir saisi des contacts/entreprises à partir d'un outil de recherche par IA, attachez un script de suivi pour démarrer la séquence de prospection.
✅ Résultat attendu : Les scripts prédéfinis sont activés et exécutés ; les scripts inutilisés sont masqués pour plus de clarté.
Tableau de référence rapide des résultats attendus
Ouvrir Automatisations — Liste des processus + statuts
Créer un nouveau + sélectionner un modèle — Le Constructeur de Workflow s'ouvre
Configurer un Déclencheur/Condition/Action — Les étapes sont connectées pour former un diagramme de processus
Cliquer sur "Demander à l'IA" — L'étape est pré-remplie avec l'action décrite
"+ ajouter une étape" — L'étape suivante est pré-configurée et contextuellement pertinente
Enregistrer + Activer — Le processus s'exécute lorsque le Déclencheur se produit
Ouvrir l'Historique d'exécution — Diagramme coloré selon le statut de chaque étape ; détails de chaque étape
Bibliothèque d'automatisation — Scénarios disponibles par cluster fonctionnel, activez et exécutez
Conseils d'utilisation
Commencez simplement : créez d'abord des workflows courts, puis étendez-les progressivement.
Tirez parti des templates et de "Demander à l'IA" pour une création rapide.
Testez avant d'activer : exécutez avec des données de test, puis ouvrez l'Historique d'exécution pour vérifier chaque étape.
Donnez des noms clairs pour faciliter la gestion.
Préparez les modèles d'e-mail dans le Concepteur d'e-mails avant de les utiliser à l'étape d'envoi d'e-mail.
