1. Automatisation de l'accès

Étape 1 : Depuis l’écran d’accueil, cliquez sur le menu Automatisations dans la barre latérale gauche.

2. Afficher la liste d'automatisation

Après avoir accédé au site, vous verrez la liste de toutes les automatisations créées.

Informations affichées :

• Nom de la voiture
• Statut (Actif/Inactif)
• Date de création
• Dernière mise à jour

3. Créez une nouvelle automatisation.

Étape 1 : Cliquez sur le bouton créer

Cliquez sur le bouton « Créer maintenant » .

Étape 2 : Choisir un modèle (facultatif)

Tu peux:

• Choisissez un modèle prédéfini : Utilisez des modèles de flux de travail populaires.
• Créer à partir de zéro : Créez votre propre flux de travail.

Étape 3 : Accédez au générateur de flux de travail

L'interface du générateur de flux de travail s'affichera, vous permettant de concevoir le processus.

4. Configurer le déclencheur

Les déclencheurs sont le point de départ de l'automatisation – des événements qui déclenchent un processus.

Étape 1 : Ajouter un élément déclencheur

Faites glisser l'élément Trigger sur le canevas ou cliquez sur un nœud Trigger existant.

Étape 2 : Sélectionner le type d’objet

Sélectionnez le type d'objet qui déclenchera l'automatisation.

Étape 3 : Sélectionner l’activité

Sélectionnez l'activité déclenchante :

• Créer : Lors de la création d'un nouvel élément
• Mise à jour : Lors de la mise à jour
• Supprimer : Lors de la suppression

Note importante

Après l'ajout d'une condition au flux de travail, le déclencheur sera verrouillé et ne pourra plus être modifié. Assurez-vous que le déclencheur est correctement configuré avant d'ajouter d'autres éléments.

5. Établir les conditions

Les conditions permettent de filtrer et de vérifier des conditions spécifiques avant d'agir.

Étape 1 : Ajouter un élément de condition

Faites glisser l'élément Condition sur le canevas et connectez-le au déclencheur.

Étape 2 : Sélectionner le champ

Sélectionnez les champs de données à vérifier :

• Statut : Statut
• Type : Type
• Priorité : Niveau de priorité
• Propriétaire : Personne responsable

Étape 3 : Sélectionnez la valeur

Sélectionnez les valeurs à comparer :

• Faire
• Ouvrir
• En cours
• Fait
• Annulé

Étape 4 : Sélectionner l’opérateur

Choisissez un opérateur de comparaison :

• égal : Égal
• non égal : Non égal
• dans : Inclus dans la liste

6. Mise en place de l'action

Les actions sont des opérations effectuées automatiquement.

Étape 1 : Ajouter un élément Action

Faites glisser l'élément Action sur le canevas et connectez-le à la Condition.

Étape 2 : Sélectionnez le type d’action

Envoyer un courriel

Configuration:

1. Sélectionner le destinataire :

   • Contact associé
   • membres spécifiques de l'équipe
   

2. Choisissez un modèle d'e-mail :

   Choisissez un modèle d'e-mail prédéfini dans l'éditeur d'e-mails.

   

3. Sélectionnez l'expéditeur :

   Choisissez le compte de messagerie auquel l'envoyer.

   

7. Définir le délai d'attente

La fonction Attendre/Retarder vous permet de suspendre un processus pendant une période déterminée.

Étape 1 : Ajouter l'élément d'attente

Faites glisser l'élément Attendre et déposez-le sur le canevas.

Étape 2 : Configurer le délai d’expiration.

Saisissez la quantité et sélectionnez l'unité de temps :

• Minutes
• Heures
• Jours

Exemple : Attendez 10 minutes avant d'entreprendre la prochaine action.

8. Mise en place d'un humain

On fait appel à l'élément humain lorsqu'une intervention humaine est nécessaire dans un processus.

Étape 1 : Ajouter l'élément humain

Faites glisser l'élément Humain sur la zone de dessin.

Étape 2 : Configurer la tâche

Champs à remplir :

1. Titre : Brève description du poste
2. Remarque : Détails des tâches à accomplir
3. Priorité:
   • Faible
   • Moyen
   • Haut
4. Responsable : Veuillez sélectionner l'employé qui s'occupera de cette tâche.

Étape 3 : Fixer la date limite

Deux façons de fixer une date limite :

1. Relatif : X jours depuis que le flux de travail a atteint cette étape
2. Absolu : Sélectionnez une date précise

9. Enregistrez et activez l'automatisation

Étape 1 : Vérifier le flux de travail

Examinez l'ensemble du processus établi.

Étape 2 : Sauvegarder l’automatisation

Cliquez sur le bouton Enregistrer pour sauvegarder l'automatisation.

Étape 3 : Confirmation

Le système affichera le message « Enregistrement réussi ».

Exemple pratique : Tâche de suivi de flux de travail

Scénario : Lorsqu’une nouvelle tâche est créée avec le statut « À faire », le système effectue les opérations suivantes :

1. Envoyer une notification par e-mail à l'équipe.
2. Attendez 10 minutes
3. Vérifiez si le type de tâche est « Réunion ».
   • Si correct : Créer une tâche pour que le responsable puisse la vérifier.
   • En cas d'erreur : Envoyer un courriel de rappel.

Configurer le flux de travail :

 [Trigger: Task Created] ↓ [Condition: Status = "To Do"] ↓ (True) [Action: Send Email to Team] ↓ [Wait: 10 minutes] ↓ [Condition: Type = "Meeting"] ↙ ↘ (True) (False) ↓ ↓ [Human] [Send Email] Conseils d'utilisation [Trigger: Task Created] ↓ [Condition: Status = "To Do"] ↓ (True) [Action: Send Email to Team] ↓ [Wait: 10 minutes] ↓ [Condition: Type = "Meeting"] ↙ ↘ (True) (False) ↓ ↓ [Human] [Send Email]

1. Commencez simplement.

Commencez par créer des automatisations simples, puis développez-les progressivement.

2. Utilisation de modèles

Utilisez des modèles prédéfinis pour gagner du temps.

3. Tester avant activation.

Toujours tester le flux de travail avec des données de test avant de le mettre en pratique.

4. Donnez-lui un nom clair.

Donnez à votre automatisation un nom descriptif pour faciliter sa gestion.

5. Vérifiez le modèle d'e-mail.

Assurez-vous d'avoir préalablement créé votre modèle d'e-mail dans Email Builder avant de l'utiliser dans l'automatisation.