Guide d'utilisation des fonctionnalités d'automatisation dans GTG CRM

Ce que vous saurez faire après ce guide

Accédez à Automations → créez un workflow (à partir d’un template ou de zéro) → configurez le Trigger, la Condition, l’Action, l’Attente, l’Humain → utilisez "Ask AI" pour configurer rapidement une étape et obtenir des suggestions de l’étape suivante selon le contexte → enregistrez et activez → consultez l’historique d’exécution visuel pour voir où en est le workflow → utilisez les scénarios prêts à l’emploi dans le référentiel d’automatisation à deux niveaux.

Vous n’avez pas encore une vue d’ensemble des fonctionnalités ? Consultez d’abord l’article Automation — Automatisation des processus.

Préparation

1. Connectez-vous à GTG CRM et voyez le menu Automations dans la barre latérale gauche. — L’endroit où créer et gérer les workflows automatisés.

2. (Recommandé) Avoir déjà créé un modèle d’e-mail dans Email Builder. — Pour l’utiliser à l’étape d’envoi d’e-mail.

Étape 1 — Accéder à Automation et consulter la liste

1. Depuis l’écran principal, cliquez sur le menu Automations dans la barre latérale gauche.
2. Consultez la liste des workflows déjà créés : nom, statut (Active/Inactive), date de création, date de mise à jour.

✅ Résultat attendu : La liste des automatisations s’affiche avec le statut de chaque workflow.

Étape 2 — Créer une nouvelle automatisation (choisir un template ou partir de zéro)

1. Cliquez sur le bouton "Tạo Ngay".
2. Choisissez un template prêt à l’emploi pour démarrer rapidement, ou créez à partir de zéro pour tout construire vous-même.
3. L’interface Workflow Builder s’affiche pour vous permettre de concevoir le workflow.

✅ Résultat attendu : Workflow Builder s’ouvre, prêt à ajouter des étapes.

Étape 3 — Configurer le Trigger (point de départ)

1. Faites glisser l’élément Trigger sur le canvas (ou cliquez sur le nœud Trigger existant).
2. Choisissez le Object Type (type d’objet déclencheur).
3. Choisissez Activity : Create (créer) · Update (mettre à jour) · Delete (supprimer).

✅ Résultat attendu : Le Trigger est configuré. Remarque : après l’ajout d’une Condition, le Trigger sera verrouillé — veillez donc à le configurer correctement au préalable.

Étape 4 — Configurer la Condition

1. Faites glisser l’élément Condition sur le canvas et reliez-le au Trigger.
2. Choisissez le Field à vérifier (Status, Type, Priority, Owner…).
3. Choisissez la valeur à comparer (To Do, Open, In Progress, Done, Cancelled…).
4. Choisissez l’Operator : equals (égal à) · not equals (différent de) · in (dans la liste).

✅ Résultat attendu : La Condition filtre correctement les cas souhaités avant de poursuivre l’exécution.

Étape 5 — Configurer l’Action

1. Glissez-déposez l’élément Action sur le canvas et connectez-le à la Condition.
2. Choisissez le type d’action. La bibliothèque d’actions est très riche (plus de 120 actions réparties dans le CRM, la vente, l’inventaire, la comptabilité, la messagerie, les notifications, le support, les tâches…). Par exemple, Send Email :

• Choisir le destinataire : le contact concerné ou un membre précis de l’équipe.
• Choisir le modèle d’e-mail créé dans l’Email Builder.
• Choisir l’expéditeur (le compte e-mail d’envoi).

✅ Résultat attendu : l’Action est configurée et reliée au processus.

Étape 6 — Utiliser "Ask AI" pour configurer rapidement une étape

1. Ajoutez une étape Action puis ouvrez le panneau de configuration (lorsqu’il est vide, le panneau affiche un bouton "Ask AI").
2. Cliquez sur "Ask AI", puis décrivez ce que vous souhaitez en une phrase — par exemple *"envoyer un e-mail de remerciement au nouveau client"*.
3. L’IA sélectionne automatiquement l’action appropriée et remplit la configuration de l’étape ; il ne vous reste plus qu’à ajouter les détails.

✅ Résultat attendu : l’étape est préremplie avec l’action correspondant à ce que vous avez décrit (l’IA ne propose que des actions que le système peut exécuter).

Étape 7 — Ajouter l’étape suivante grâce aux suggestions contextuelles

1. Cliquez sur "+ ajouter une étape" sous une étape existante.
2. Choisissez dans la liste les actions suggérées en fonction de l’objet de l’étape source (par exemple après "Contact created" → Envoyer un e-mail · Créer un deal · Mettre à jour le contact · Créer une tâche).

✅ Résultat attendu : une nouvelle étape préconfigurée apparaît et se relie automatiquement au processus.

Étape 8 — Configurer Wait/Delay & Human (si nécessaire)

1. Wait/Delay : glissez l’élément Wait sur le canvas, saisissez la quantité et choisissez l’unité (Minutes/Heures/Jours). Par exemple : attendre 10 minutes avant d’exécuter l’étape suivante.
2. Human : glissez l’élément Human lorsqu’une intervention humaine est nécessaire — renseignez le Titre, la Note, la Priorité (Low/Medium/High), le Responsable et la Date limite (relative : X jours après l’arrivée à cette étape ; ou absolue : choisissez une date précise).

✅ Résultat attendu : le processus se met en pause pendant la durée définie ; l’étape Human crée une tâche en attente de traitement par le responsable avant de poursuivre.

Étape 9 — Enregistrer et activer l’Automation

1. Relisez l’ensemble du processus.
2. Cliquez sur Save pour enregistrer.
3. Le système affiche un message confirmant la réussite de l’enregistrement ; basculez le workflow sur Active pour l’exécuter.

✅ Résultat attendu : Le workflow est enregistré et activé, et commence à s’exécuter lorsque le Trigger se produit.

Étape 10 — Voir l’historique d’exécution visuel

1. Dans le builder, ouvrez Lịch sử chạy.
2. Sélectionnez une exécution dans la liste (avec les statuts : en cours · en attente · réussie · échouée).
3. Consultez le diagramme du workflow coloré selon le statut de chaque étape (vert = terminé, ambre = en attente, rouge = erreur) ; cliquez sur une étape pour voir les détails (durée, raison de l’attente, erreur, données métier traitées).

✅ Résultat attendu : Vous voyez exactement jusqu’à quelle étape cette exécution est allée, où elle s’est arrêtée et pourquoi — directement sur le diagramme.

Étape 11 — Parcourir le Catalogue d’Automatisation à deux niveaux et utiliser les scénarios prêts à l’emploi

1. Allez dans Automations, ouvrez Kho Tự Động Hoá (Catalog). Parcourez par groupe de fonctionnalités (CRM/clients, comptabilité, RH, attribution de tâches…) puis ouvrez le scénario (playbook) à l’intérieur.
2. Utilisation rapide :

• Scénario Contact/Company : bienvenue, rappel de suivi client/entreprise — il suffit de l’activer pour qu’il s’exécute.
• Scénario Recherche de partenaires et de prospects : après avoir importé un contact/company depuis l’outil de recherche par IA, associez un scénario d’approche pour démarrer la séquence d’outreach.

✅ Résultat attendu : Les scénarios prêts à l’emploi sont activés et s’exécutent ; ceux qui ne sont pas utilisés sont masqués pour plus de clarté.

Tableau de référence rapide des résultats attendus

Ouvrir Automations — Liste des workflows + statut

Créer nouveau + choisir un template — Le Workflow Builder s’ouvre

Configurer Trigger/Condition/Action — Les étapes sont reliées en un diagramme de workflow

Cliquer sur "Ask AI" — L’étape est préremplie avec l’action décrite appropriée

"+ ajouter une étape" — L’étape suivante est déjà configurée, en cohérence avec le contexte

Save + Active — Le workflow s’exécute lorsque le Trigger se produit

Ouvrir Lịch sử chạy — Diagramme coloré selon le statut de chaque étape ; détails de chaque étape

Ouvrir le Catalogue d’Automatisation — Scénarios prêts à l’emploi par groupe de fonctionnalités, à activer pour exécuter

Astuces d’utilisation

1. Commencez simplement : créez d’abord un workflow court, puis développez-le progressivement.
2. Profitez des templates et de "Ask AI" pour aller plus vite.
3. Testez avant d’activer : exécutez un test avec des données de test, puis ouvrez Lịch sử chạy pour vérifier chaque étape.
4. Donnez des noms clairs pour faciliter la gestion.
5. Préparez les modèles d’e-mail dans Email Builder avant de les utiliser à l’étape d’envoi d’e-mail.