Apa yang akan Anda capai setelah tutorial ini

Akses Otomatisasi → buat alur kerja (dari template atau dari awal) → siapkan Pemicu, Kondisi, Tindakan, Tunggu, Manusia → gunakan "Tanya AI" untuk mengonfigurasi langkah cepat dan saran langkah selanjutnya secara kontekstual → simpan dan aktifkan → lihat riwayat eksekusi visual untuk mengetahui sejauh mana alur kerja berjalan → gunakan skrip siap pakai di Perpustakaan Otomatisasi dua tingkat.

Belum memahami gambaran umum fitur? Lihat postingan Otomatisasi — Otomatisasi Alur Kerja terlebih dahulu.

Persiapan

1. Masuk ke GTG CRM, lihat menu Otomatisasi di bilah sisi kiri. — Tempat untuk membuat dan mengelola alur kerja otomatis.

2. (Direkomendasikan) Siapkan template email di Pembuat Email. — Untuk digunakan dalam langkah pengiriman email.

Langkah 1 — Akses Otomatisasi & lihat daftar

  1. Dari layar utama, klik menu Otomatisasi di bilah sisi kiri.

  2. Lihat daftar alur kerja yang telah dibuat: nama, status (Aktif/Tidak Aktif), tanggal pembuatan, tanggal pembaruan.

✅ Hasil yang diharapkan: Daftar otomatisasi ditampilkan dengan status setiap alur kerja.

Menu Otomatisasi di bilah sisiDaftar otomatisasi

Langkah 2 — Buat Otomatisasi baru (pilih template atau dari awal)

  1. Klik tombol "Buat Sekarang".

  2. Pilih template yang ada untuk memulai dengan cepat, atau Buat dari awal untuk membangun sendiri.

  3. Antarmuka Workflow Builder akan muncul agar Anda dapat mendesain alur kerja.

✅ Hasil yang diharapkan: Workflow Builder terbuka, siap untuk menambahkan langkah-langkah.

Tombol Buat SekarangPilih templateWorkflow Builder

Langkah 3 — Siapkan Pemicu (titik awal)

  1. Seret dan lepas elemen Pemicu ke kanvas (atau klik node Pemicu yang ada).

  2. Pilih Tipe Objek (objek yang memicu).

  3. Pilih Aktivitas: Buat · Perbarui · Hapus.

✅ Hasil yang diharapkan: Pemicu dikonfigurasi. Catatan: setelah menambahkan Kondisi, Pemicu akan terkunci — konfigurasikan Pemicu dengan benar terlebih dahulu.

Elemen PemicuPilih Tipe Objek

Langkah 4 — Siapkan Kondisi (persyaratan)

  1. Seret dan lepas elemen Condition ke kanvas dan hubungkan ke Trigger.

  2. Pilih Field yang akan diperiksa (Status, Type, Priority, Owner…).

  3. Pilih nilai perbandingan (To Do, Open, In Progress, Done, Cancelled…).

  4. Pilih Operator: equals (sama dengan) · not equals (tidak sama dengan) · in (termasuk dalam daftar).

  5. Jika Anda mengubah sumber data Condition, sistem akan meminta konfirmasi dan memberi tahu berapa banyak aturan yang akan dihapus. Saat menyimpan, jika ada kondisi yang selalu benar, sistem akan memberikan peringatan.

✅ Hasil yang diharapkan: Condition memfilter kasus yang Anda inginkan dengan benar sebelum melanjutkan.

Elemen Condition

Langkah 5 — Mengatur Action (tindakan)

  1. Seret dan lepas elemen Action ke kanvas dan hubungkan ke Condition.

  2. Pilih jenis tindakan. Bank tindakan sangat kaya (lebih dari 120 tindakan mencakup CRM, penjualan, inventaris, akuntansi, pesan, notifikasi, dukungan, tugas…).

Contoh Send Email:

  • Pilih penerima: Kontak terkait atau anggota tim tertentu.

  • Pilih template email yang dibuat di Email Builder.

  • Pilih pengirim (akun email pengirim).

✅ Hasil yang diharapkan: Action dikonfigurasi dan dihubungkan ke alur kerja.

Elemen ActionKonfigurasi Send EmailPilih penerimaPilih template email

Langkah 6 — Menggunakan "Ask AI" untuk konfigurasi langkah cepat

  1. Tambahkan langkah Action lalu buka panel konfigurasi (saat kosong, panel memiliki tombol "Ask AI").

  2. Klik "Ask AI", ketik apa yang Anda inginkan dengan kata-kata — contoh: *"kirim email terima kasih kepada pelanggan baru"*.

  3. AI memilih tindakan yang sesuai dan mengisi konfigurasi langkah; Anda hanya perlu menambahkan detail.

✅ Hasil yang diharapkan: Langkah diisi dengan tindakan yang Anda deskripsikan (AI hanya menyarankan tindakan yang dapat dieksekusi sistem).

Tombol Ask AI di panel konfigurasi langkah

Langkah 7 — Menambahkan langkah berikutnya dengan saran kontekstual

  1. Klik "+ tambah langkah" di bawah langkah yang sudah ada.

  2. Pilih dari daftar tindakan yang disarankan berdasarkan objek dari langkah sumber (misalnya, setelah "Contact created" → Kirim email · Buat deal · Perbarui kontak · Buat tugas).

✅ Hasil yang diharapkan: Langkah baru yang sudah dikonfigurasi muncul dan terhubung secara otomatis ke alur kerja.

Menu saran langkah berikutnya secara kontekstual

Langkah 8 — Mengatur Wait/Delay & Human (jika diperlukan)

  1. Tunggu/Tunda: seret elemen Tunggu ke kanvas, masukkan jumlah dan pilih satuan (Menit/Jam/Hari). Contoh: tunggu 10 menit sebelum melakukan langkah berikutnya.

  2. Manusia: seret elemen Manusia saat diperlukan penanganan oleh manusia — masukkan Judul, Catatan, Prioritas (Rendah/Sedang/Tinggi), Penanggung Jawab, dan Batas Waktu (relatif: X hari sejak mencapai langkah ini; atau absolut: pilih tanggal tertentu).

✅ Hasil yang Diharapkan: Proses berhenti sesuai durasi yang ditentukan; langkah Manusia membuat tugas yang menunggu penanggung jawab untuk diproses sebelum melanjutkan.

Konfigurasi Tunggu/TundaKonfigurasi langkah Manusia

Langkah 9 — Simpan dan Aktifkan Otomatisasi

  1. Tinjau seluruh proses.

  2. Klik Simpan untuk menyimpan.

  3. Sistem menampilkan notifikasi penyimpanan berhasil; aktifkan proses ke mode Aktif untuk dijalankan.

✅ Hasil yang Diharapkan: Proses disimpan dan diaktifkan, mulai berjalan saat Pemicu terjadi.

Simpan OtomatisasiPenyimpanan Berhasil

Langkah 10 — Melihat Riwayat Eksekusi Visual

  1. Di dalam builder, buka Riwayat Eksekusi.

  2. Pilih satu eksekusi dari daftar (dengan status: berjalan · menunggu · berhasil · gagal).

  3. Lihat diagram proses yang diwarnai berdasarkan status setiap langkah (hijau = selesai, jingga = menunggu, merah = error); klik sebuah langkah untuk melihat detailnya (durasi, alasan menunggu, error, data bisnis yang diproses).

✅ Hasil yang Diharapkan: Anda melihat eksekusi yang benar mencapai langkah mana, berhenti di mana, dan mengapa — langsung di diagram.

Riwayat Eksekusi: diagram proses diwarnai berdasarkan status setiap langkah

Langkah 11 — Jelajahi Katalog Otomatisasi dua tingkat dan Gunakan Skrip yang Tersedia

  1. Masuk ke Otomatisasi, buka Katalog Otomatisasi. Jelajahi berdasarkan kelompok fungsional (CRM/pelanggan, akuntansi, SDM, penugasan…) lalu buka skrip (playbook) di dalamnya.

  2. Gunakan dengan cepat:

  • Skrip Kontak/Perusahaan: sambutan, pengingat tindak lanjut pelanggan/perusahaan — aktifkan dan langsung berjalan.

  • Skrip Cari Mitra & Prospek: setelah memasukkan kontak/perusahaan dari alat pencari AI, pasang skrip penjangkauan untuk memulai rangkaian outreach.

✅ Hasil yang Diharapkan: Skrip yang tersedia diaktifkan dan berjalan; skrip yang belum dapat digunakan disembunyikan agar ringkas.

Katalog Otomatisasi dua tingkat berdasarkan kelompok fungsional

Tabel Referensi Cepat Hasil yang Diharapkan

Buka Otomatisasi — Daftar proses + status

Buat Baru + Pilih Template — Workflow Builder terbuka

Konfigurasi Pemicu/Kondisi/Aksi — Langkah-langkah terhubung menjadi diagram proses

Klik "Tanya AI" — Langkah terisi otomatis dengan tindakan yang dijelaskan

"+ Tambah Langkah" — Langkah berikutnya telah dikonfigurasi, sesuai konteks

Simpan + Aktif — Proses berjalan saat Pemicu terjadi

Buka Riwayat Eksekusi — Diagram diwarnai berdasarkan status setiap langkah; detail setiap langkah

Buka Otomatisasi Gudang — Skrip siap pakai berdasarkan grup fungsional, aktifkan untuk berjalan

Tips Penggunaan

  1. Mulai Sederhana: Buat alur kerja pendek terlebih dahulu, lalu perluas secara bertahap.

  2. Manfaatkan template dan "Tanya AI" untuk membuat dengan cepat.

  3. Uji sebelum aktivasi: Coba jalankan dengan data uji, lalu buka Riwayat Eksekusi untuk memeriksa setiap langkah.

  4. Beri nama yang jelas agar mudah dikelola.

  5. Siapkan template email di Pembuat Email sebelum digunakan pada langkah pengiriman email.