Panduan Menggunakan Fitur Otomatisasi

1. Otomatisasi Akses

Langkah 1: Dari layar utama, klik menu Otomatisasi di bilah sisi kiri.

2. Lihat daftar Otomatisasi

Setelah mengakses situs tersebut, Anda akan melihat daftar semua otomatisasi yang telah dibuat.

Informasi yang ditampilkan:

• Nama mobil

• Status (Aktif/Tidak Aktif)

• Tanggal pembuatan

• Tanggal pembaruan terakhir

3. Buat Otomatisasi Baru

Langkah 1: Klik tombol Buat Baru

Klik tombol "Buat Sekarang" .

Langkah 2: Pilih Templat (opsional)

Anda dapat:

- Pilih templat yang sudah jadi : Gunakan templat alur kerja yang populer.

• Buat dari awal : Bangun alur kerja Anda sendiri.

Langkah 3: Buka Pembuat Alur Kerja

Antarmuka Workflow Builder akan muncul, memungkinkan Anda untuk mendesain prosesnya.

4. Menyiapkan Pemicu

Pemicu adalah titik awal otomatisasi – peristiwa yang memicu suatu proses.

Langkah 1: Tambahkan elemen Pemicu

Seret dan lepas elemen Pemicu ke kanvas atau klik pada simpul Pemicu yang sudah ada.

Langkah 2: Pilih Jenis Objek

Pilih jenis objek yang akan memicu otomatisasi.

Langkah 3: Pilih Aktivitas

Pilih aktivitas pemicu:

• Buat : Saat membuat item baru

• Pembaruan : Saat memperbarui

• Hapus : Saat menghapus

### Catatan Penting

Setelah menambahkan Kondisi ke alur kerja, Pemicu akan terkunci dan tidak dapat diedit. Pastikan Pemicu dikonfigurasi dengan benar sebelum menambahkan elemen lain.

5. Menetapkan Kondisi

Kondisi membantu menyaring dan memeriksa kondisi spesifik sebelum mengambil tindakan.

Langkah 1: Tambahkan elemen Kondisi

Seret dan jatuhkan elemen Kondisi ke kanvas dan hubungkan ke Pemicu.

Langkah 2: Pilih Bidang

Pilih kolom data yang ingin diperiksa:

• Status : Status

• Tipe : Tipe

• Prioritas : Tingkat prioritas

• Pemilik : Penanggung Jawab

Langkah 3: Pilih nilainya

Pilih nilai yang ingin dibandingkan:

• Yang Harus Dilakukan

• Membuka

• Sedang Berlangsung

• Selesai

• Dibatalkan

Langkah 4: Pilih Operator

Pilih operator perbandingan:

• sama dengan : Sama

• tidak sama dengan : Tidak sama

• di dalam : Termasuk dalam daftar

6. Menyiapkan Tindakan

Aksi adalah operasi yang dilakukan secara otomatis.

Langkah 1: Tambahkan elemen Aksi

Seret dan jatuhkan elemen Aksi ke kanvas dan hubungkan ke Kondisi.

Langkah 2: Pilih Jenis Tindakan

#### Kirim Email

Konfigurasi:

- Pilih penerima:

Kontak Terkait

• anggota tim tertentu

- Pilih templat email:

Pilih templat email yang sudah jadi dari Pembuat Email.

- Pilih pengirim:

Pilih akun email tujuan pengiriman.

7. Mengatur Waktu Tunggu/Tunda

Wait/Delay memungkinkan Anda untuk menghentikan sementara suatu proses untuk jangka waktu tertentu.

Langkah 1: Tambahkan elemen Tunggu

Seret dan jatuhkan elemen Tunggu ke kanvas.

Langkah 2: Konfigurasi batas waktu

Masukkan jumlah dan pilih satuan waktu:

• Menit

• Jam

• Hari-hari

Contoh: Tunggu 10 menit sebelum melakukan tindakan selanjutnya.

## 8. Menyiapkan Manusia

Unsur manusia digunakan ketika intervensi manusia diperlukan dalam suatu proses.

Langkah 1: Tambahkan unsur manusia

Seret dan jatuhkan elemen Manusia ke kanvas.

Langkah 2: Konfigurasi tugas

Kolom yang perlu diisi:

• Judul: Deskripsi singkat pekerjaan

• Catatan: Rincian tugas yang harus dilakukan

- Prioritas:

Rendah

• Sedang

• Tinggi

- Penanggung Jawab: Pilih karyawan yang akan menangani tugas tersebut.

Langkah 3: Tetapkan Batas Waktu

Dua cara untuk menetapkan tenggat waktu:

- Relatif: X hari sejak alur kerja mencapai langkah ini

• Absolut: Pilih tanggal tertentu

9. Simpan dan aktifkan Otomatisasi

Langkah 1: Periksa alur kerja

Tinjau kembali seluruh proses yang telah ditetapkan.

Langkah 2: Simpan Otomatisasi

Klik tombol Simpan untuk menyimpan otomatisasi.

Langkah 3: Konfirmasi

Sistem akan menampilkan pesan "Berhasil disimpan".

## Contoh Praktis: Tugas Tindak Lanjut Alur Kerja

Skenario: Ketika tugas baru dibuat dengan status "Yang Harus Dilakukan", sistem akan:

• Kirimkan pemberitahuan email ke tim.

• Tunggu 10 menit

- Periksa apakah jenis tugasnya adalah "Rapat"

Jika benar: Buat tugas untuk ditinjau oleh manajer.

• Jika salah: Kirimkan email pengingat.

Konfigurasi alur kerja:

[Pemicu: Tugas Dibuat] ↓ [Kondisi: Status = "Yang Harus Dilakukan"] ↓ (Benar) [Tindakan: Kirim Email ke Tim] ↓ [Tunggu: 10 menit] ↓ [Kondisi: Tipe = "Rapat"] ↙ ↘ (Benar) (Salah) ↓ ↓ [Manusia] [Kirim Email]

## 10. Penelusuran gudang dua tingkat otomatis menggunakan skrip yang sudah ada

Otomatisasi ini sekarang dikelompokkan ke dalam Pustaka Otomatisasi dua tingkat : pilih klaster fungsional (CRM/pelanggan, akuntansi, SDM, penugasan tugas, dll.) lalu buka playbook di dalamnya.

Langkah 1: Buka Gudang Otomatis

Buka Otomatisasi , lalu buka Katalog Otomatisasi . Telusuri berdasarkan grup fungsi; akuntansi dan sumber daya manusia kini ditampilkan bersama dalam kategori yang sama.

Langkah 2: Gunakan skrip Kontak/Perusahaan atau Temukan calon mitra & pelanggan.

• Panduan Kontak/Perusahaan : Pilih skenario perawatan siklus hidup pelanggan/perusahaan (penyambutan, pengingat tindak lanjut, dll.), dan mulai jalankan.

• Panduan Penemuan Mitra : Setelah mengimpor kontak/perusahaan dari alat Pencari Mitra & Pelanggan Potensial, lampirkan skrip penjangkauan untuk memulai rangkaian penjangkauan Anda.

Skrip yang tidak digunakan disembunyikan demi kesederhanaan; Anda dapat mengaktifkannya saat dibutuhkan.

## Tips Penggunaan

### 1. Mulailah dari yang sederhana

Buat otomatisasi sederhana terlebih dahulu, lalu perluas secara bertahap.

2. Menggunakan Templat

Gunakan templat yang sudah jadi untuk menghemat waktu.

3. Uji coba sebelum aktivasi

Selalu uji alur kerja dengan data uji sebelum menerapkannya dalam praktik.

4. Berikan nama yang jelas.

Berikan nama deskriptif pada otomatisasi Anda agar lebih mudah dikelola.

5. Periksa templat email

Pastikan Anda telah membuat templat email Anda di Email Builder sebelum menggunakannya dalam otomatisasi.