1. Otomatisasi Akses

Langkah 1: Dari layar utama, klik menu Otomatisasi di bilah sisi kiri.

2. Lihat daftar Otomatisasi

Setelah mengakses situs tersebut, Anda akan melihat daftar semua otomatisasi yang telah dibuat.

Informasi yang ditampilkan:

• Nama mobil
• Status (Aktif/Tidak Aktif)
• Tanggal pembuatan
• Tanggal pembaruan terakhir

3. Buat otomatisasi baru.

Langkah 1: Klik tombol buat

Klik tombol "Buat Sekarang" .

Langkah 2: Pilih Templat (opsional)

Anda dapat:

• Pilih templat yang sudah jadi : Gunakan templat alur kerja yang populer.
• Buat dari awal : Bangun alur kerja Anda sendiri.

Langkah 3: Buka Pembuat Alur Kerja

Antarmuka Workflow Builder akan muncul, memungkinkan Anda untuk mendesain prosesnya.

4. Mengatur Pemicu

Pemicu adalah titik awal otomatisasi – peristiwa yang memicu suatu proses.

Langkah 1: Tambahkan elemen Pemicu

Seret dan lepas elemen Pemicu ke kanvas atau klik pada simpul Pemicu yang sudah ada.

Langkah 2: Pilih Jenis Objek

Pilih jenis objek yang akan memicu otomatisasi.

Langkah 3: Pilih Aktivitas

Pilih aktivitas pemicu:

• Buat : Saat membuat item baru
• Pembaruan : Saat memperbarui
• Hapus : Saat menghapus

Catatan penting

Setelah menambahkan Kondisi ke alur kerja, Pemicu akan terkunci dan tidak dapat diedit. Pastikan Pemicu dikonfigurasi dengan benar sebelum menambahkan elemen lain.

5. Tetapkan Kondisi

Kondisi membantu menyaring dan memeriksa kondisi spesifik sebelum mengambil tindakan.

Langkah 1: Tambahkan elemen Kondisi

Seret dan jatuhkan elemen Kondisi ke kanvas dan hubungkan ke Pemicu.

Langkah 2: Pilih Bidang

Pilih kolom data yang ingin diperiksa:

• Status : Status
• Tipe : Tipe
• Prioritas : Tingkat prioritas
• Pemilik : Penanggung Jawab

Langkah 3: Pilih nilainya

Pilih nilai yang ingin dibandingkan:

• Yang Harus Dilakukan
• Membuka
• Sedang Berlangsung
• Selesai
• Dibatalkan

Langkah 4: Pilih Operator

Pilih operator perbandingan:

• sama dengan : Sama
• tidak sama dengan : Tidak sama
• di dalam : Termasuk dalam daftar

6. Siapkan Tindakan

Aksi adalah operasi yang dilakukan secara otomatis.

Langkah 1: Tambahkan elemen Aksi

Seret dan jatuhkan elemen Aksi ke kanvas dan hubungkan ke Kondisi.

Langkah 2: Pilih jenis Tindakan

Kirim Email

Konfigurasi:

1. Pilih penerima:

   • Kontak Terkait
   • anggota tim tertentu
   

2. Pilih templat email:

   Pilih templat email yang sudah jadi dari Pembuat Email.

   

3. Pilih pengirim:

   Pilih akun email tujuan pengiriman.

   

7. Atur Tunggu/Tunda

Wait/Delay memungkinkan Anda untuk menghentikan sementara suatu proses untuk jangka waktu tertentu.

Langkah 1: Tambahkan elemen Tunggu

Seret dan jatuhkan elemen Tunggu ke kanvas.

Langkah 2: Konfigurasi batas waktu.

Masukkan jumlah dan pilih satuan waktu:

• Menit
• Jam
• Hari-hari

Contoh: Tunggu 10 menit sebelum melakukan tindakan selanjutnya.

8. Siapkan Manusia

Unsur manusia digunakan ketika intervensi manusia diperlukan dalam suatu proses.

Langkah 1: Tambahkan unsur manusia

Seret dan jatuhkan elemen Manusia ke kanvas.

Langkah 2: Konfigurasi tugas

Kolom yang perlu diisi:

1. Judul: Deskripsi singkat pekerjaan
2. Catatan: Rincian tugas yang harus dilakukan
3. Prioritas:
   • Rendah
   • Sedang
   • Tinggi
4. Penanggung Jawab: Pilih karyawan yang akan menangani hal ini.

Langkah 3: Tetapkan Batas Waktu

Dua cara untuk menetapkan tenggat waktu:

1. Relatif: X hari sejak alur kerja mencapai langkah ini
2. Absolut: Pilih tanggal tertentu

9. Simpan dan aktifkan Otomatisasi

Langkah 1: Periksa alur kerja

Tinjau kembali seluruh proses yang telah ditetapkan.

Langkah 2: Simpan Otomatisasi

Klik tombol Simpan untuk menyimpan otomatisasi.

Langkah 3: Konfirmasi

Sistem akan menampilkan pesan "Berhasil disimpan".

Contoh praktis: Tugas Tindak Lanjut Alur Kerja

Skenario: Ketika tugas baru dibuat dengan status "Yang Harus Dilakukan", sistem akan:

1. Kirimkan pemberitahuan email ke tim.
2. Tunggu 10 menit
3. Periksa apakah jenis tugasnya adalah "Rapat"
   • Jika benar: Buat tugas untuk ditinjau oleh manajer.
   • Jika salah: Kirimkan email pengingat.

Konfigurasi alur kerja:

 [Trigger: Task Created] ↓ [Condition: Status = "To Do"] ↓ (True) [Action: Send Email to Team] ↓ [Wait: 10 minutes] ↓ [Condition: Type = "Meeting"] ↙ ↘ (True) (False) ↓ ↓ [Human] [Send Email] Tips penggunaan [Trigger: Task Created] ↓ [Condition: Status = "To Do"] ↓ (True) [Action: Send Email to Team] ↓ [Wait: 10 minutes] ↓ [Condition: Type = "Meeting"] ↙ ↘ (True) (False) ↓ ↓ [Human] [Send Email]

1. Mulailah dari yang sederhana.

Buat otomatisasi sederhana terlebih dahulu, lalu perluas secara bertahap.

2. Menggunakan Templat

Gunakan templat yang sudah jadi untuk menghemat waktu.

3. Lakukan pengujian sebelum aktivasi.

Selalu uji alur kerja dengan data uji sebelum menerapkannya dalam praktik.

4. Beri nama yang jelas.

Berikan nama deskriptif pada otomatisasi Anda agar lebih mudah dikelola.

5. Periksa templat email.

Pastikan Anda telah membuat templat email Anda di Email Builder sebelum menggunakannya dalam otomatisasi.