Guide d'utilisation de l'Assistant IA Biz

1. Accéder à l'Assistant IA Biz

Étape 1 : Connexion à GTG CRM

Connectez-vous à votre compte GTG CRM.

Étape 2 : Trouver l'Assistant IA

En bas à droite de l'écran, appuyez sur l'icône bleue.

2. Interface Principale

Liste des conversations

Lorsque vous ouvrez l'Assistant IA, vous verrez une liste de vos conversations précédentes.

Créer une nouvelle conversation

Cliquez sur le bouton "Nouvelle conversation" pour commencer à poser des questions à l'IA.

Interface de l'Assistant IA

Voici l'interface principale pour interagir avec l'IA :

• Champ de saisie de la question : C'est là que vous tapez votre question.
• Questions suggérées : GTG CRM suggère déjà des questions courantes.
• Historique du chat : Vos questions et réponses précédentes.
• Pièces jointes : Lorsque l'IA crée un fichier Excel, PowerPoint ou Word, le bouton de téléchargement apparaît directement dans la fenêtre de chat.

3. Comment poser des questions

Principes de base

• Utilisez un langage naturel comme si vous parliez.
• Plus la question est spécifique, plus la réponse sera précise.
• Vous pouvez poser des questions de suivi basées sur les réponses précédentes.
• Lorsque vous souhaitez créer un fichier, précisez le type de fichier à exporter (Excel, PowerPoint, Word).

Exemples de questions

À éviter : - "Donne-moi les données" - "Rapport" - "Fais un contrat"

À préférer : - "Combien de leads y a-t-il eu en mai ?" - "Crée un fichier Excel résumant les revenus de mai par produit." - "Rédige un contrat de travail pour l'employé Nguyễn Văn A." - "Trouve le fichier de devis ABC dans mon Google Drive."

4. Analyse des Données Commerciales

C'est le cœur de la fonctionnalité : l'IA récupère les données réelles de GTG CRM et fournit des réponses immédiates.

Questions sur les Leads et les Clients

Exemple de question :

Combien de leads y a-t-il eu ce mois-ci ?

L'IA répondra au nombre spécifique de leads.

Demande de détails supplémentaires :

Lister les leads

L'IA listera les leads avec des informations telles que : Nom, Date de création et autres informations pertinentes.

Questions sur les Campagnes Publicitaires

Exemple de question :

Quelle campagne publicitaire génère le plus de leads ?

L'IA utilisera les données du module Publicités (Facebook Ads, Google Ads) pour répondre.

Questions sur le Contenu et les Médias Sociaux

Exemple de question :

Quel type de contenu génère le plus d'engagement et est le plus efficace sur les réseaux sociaux ?

L'IA analysera les publications sur les réseaux sociaux et fournira des informations sur les types de contenu les plus performants.

Questions sur les Produits

Exemple de question :

Quel produit se vend le mieux ?

L'IA listera les produits les plus vendus en se basant sur les données du module de gestion des produits.

Demander des décisions à l'IA

Exemple de question :

Sur quel domaine devrais-je me concentrer ?

L'IA analysera les données et suggérera le canal marketing le plus efficace.

Demander une prédiction de risque

Exemple de question :

Si les choses continuent comme elles sont, où se situent les risques ?

L'IA analysera les tendances et alertera des risques potentiels.

Demander des suggestions de mots-clés à l'IA

Exemple de question :

Suggère-moi des mots-clés pour des publicités Google dans mon secteur d'activité.

L'IA se basera sur vos produits et votre secteur d'activité pour suggérer des mots-clés pertinents.

Visualiser des graphiques dans les réponses

Pour les questions d'analyse de données, l'IA génère automatiquement des graphiques visuels directement dans la fenêtre de chat - pas besoin d'ouvrir Excel ou d'autres outils.

Exemples de questions :

Analyser l'activité des 10 meilleurs clients des 30 derniers jours, avec un graphique.

Comparer les revenus par canal de vente, afficher sous forme de graphique à barres.

Dessiner un graphique de la répartition des leads par source ce mois-ci.

L'IA prend en charge 3 types de graphiques dans ses réponses : - Graphiques circulaires (Pie) - répartition, pourcentages. - Graphiques à barres horizontales (Bar) - comparaison et classement. - Graphiques linéaires (Line) - tendances temporelles.

Astuce : Ajoutez les phrases "dessiner un graphique" ou "afficher sous forme de graphique" à n'importe quelle question d'analyse pour obtenir des résultats plus visuels.

5. Création automatique de fichiers Excel (XLSX)

L'Assistant IA Biz peut créer des fichiers Excel (.xlsx) directement à partir des données de GTG CRM. Décrivez simplement le contenu dont vous avez besoin - l'IA récupérera les données réelles, les organisera en tableau et exportera le fichier à télécharger.

Comment demander la création d'un fichier Excel

Exemples de questions : Crée un fichier Excel résumant les revenus de mai par produit.

Exportez une liste des 50 clients les plus prometteurs dans un fichier Excel.

Crée un rapport sur les coûts de publicité Facebook du mois dernier.

Exportez le stock actuel des produits dans un fichier Excel.

Ce que l'IA peut exporter dans Excel

Type de rapport	Exemple de question
Revenus	"Crée un fichier Excel des revenus par jour en mai."
Clients	"Exportez la liste des nouveaux clients de ce mois dans un fichier Excel."
Produits	"Crée un tableau du stock par produit."
Commandes	"Exportez les commandes non livrées dans un fichier Excel."
Publicités	"Crée un rapport sur les coûts et les conversions des campagnes Facebook."
Leads	"Exportez tous les leads de mai avec leur statut dans un fichier Excel."

Comment télécharger le fichier après sa création par l'IA

Après la réponse de l'IA, le bouton "Télécharger (.xlsx)" apparaîtra directement dans la fenêtre de chat. Cliquez pour télécharger le fichier sur votre appareil et l'ouvrir dans Microsoft Excel ou Google Sheets.

6. Création automatique de présentations PowerPoint (PPTX)

L'Assistant IA Biz peut créer des présentations PowerPoint (.pptx) professionnelles - idéales pour les réunions de direction, les rapports périodiques ou les présentations aux partenaires.

Comment demander la création d'une présentation PowerPoint

Exemples de questions :

Crée une présentation résumant les résultats commerciaux de mai, avec 5 diapositives principales.

Crée une présentation rapportant l'efficacité de la campagne publicitaire du T2.

Crée une présentation récapitulative mensuelle pour l'équipe de vente.

Rédige une présentation du stock et suggère des recommandations d'approvisionnement pour la semaine prochaine.

Conseils pour demander la création de présentations PowerPoint

• Indiquez le nombre de diapositives si nécessaire : "avec 6 diapositives".
• Décrivez le contenu principal de chaque diapositive : "diapositive 1 aperçu, diapositive 2 revenus, diapositive 3 leads...".
• Laissez l'IA décider : L'IA structurera le contenu de manière appropriée si vous décrivez seulement le but de la présentation.

Comment télécharger le fichier après sa création par l'IA

Le bouton "Télécharger (.pptx)" apparaît directement dans le chat une fois que l'IA a terminé. Le fichier est compatible avec Microsoft PowerPoint et Google Slides.

7. Rédaction de documents juridiques vietnamiens

L'Assistant IA Biz peut rédiger des documents juridiques vietnamiens conformes aux normes gouvernementales : police Times New Roman 13pt, en-tête de lettre conforme aux modèles officiels, marges standard, langage juridique formel. Le fichier exporté est au format .docx, ouvrable dans Word et prêt à être imprimé et signé.

24 modèles de documents, incluant 10 groupes de catégories

Groupe	Documents pris en charge
Création d'entreprise	Statuts de SARL, Décision de création, Demande de certificat d'enregistrement d'investissement
Personnel & Travail	Contrat de travail, Décision de nomination, Décision de démission
Procuration & Représentation	Procuration individuelle, Procuration organisationnelle
Réunions & Résolutions	Procès-verbal de réunion du Conseil des membres, Procès-verbal de réunion de l'Assemblée générale des actionnaires
Contrats commerciaux	Contrat de collaboration commerciale, Contrat de service
Dissolution	Décision de dissolution de l'entreprise
Règlements & Statuts	Règlement intérieur de l'entreprise, Règlement de fonctionnement interne

Utilisation - L'IA pose des questions étape par étape

Il suffit de spécifier le type de document à rédiger. L'IA vous demandera les informations nécessaires de manière conversationnelle, vous n'avez pas besoin de connaître tous les modèles à l'avance.

Exemple 1 - Statuts de l'entreprise :

Crée les statuts de ma SARL.

L'IA demandera successivement :

• Nom complet de l'entreprise ?
• Adresse du siège social ?
• Capital social ?
• Liste des membres et leurs parts de capital ?
• Représentant légal ?
• Principales activités commerciales ?

Une fois que vous avez fourni toutes les informations, l'IA crée un fichier .docx complet et conforme aux normes gouvernementales.

Exemple 2 - Contrat de travail :

Rédige un contrat de travail pour mon nouvel employé.

L'IA demandera :

• Nom de l'employé ? Date de naissance ? Adresse ?
• Poste ? Département ?
• Type de contrat : durée déterminée ou indéterminée ?
• Durée du contrat (si applicable) ?
• Salaire de base ?
• Mode de paiement (mensuel/hebdomadaire) ?
• Date de début de travail ?

Exemple 3 - Procuration :

Rédige une procuration pour que le directeur de la succursale de Hanoï signe un contrat à ma place.

Crée une décision de nomination du chef du département commercial.

Rédige un procès-verbal de réunion du conseil des membres de juin concernant l'augmentation du capital social.

Normes de formatage des documents vietnamiens

Le fichier .docx généré par l'IA garantit :

Critère	Détails
Police	Times New Roman, taille 13pt
En-tête	RÉPUBLIQUE SOCIALISTE DU VIETNAM — Indépendance - Liberté - Bonheur
Marges	Haut 2,5 cm, Bas 3 cm, Gauche 3 cm, Droite 2 cm (standard des documents administratifs)
Signature & Numéro	Conforme aux normes : Numéro.../Nom de l'entreprise/Département
Position de la signature	Position correcte, avec ligne pour le titre et le nom du signataire
Langage	Terminologie juridique formelle, pas de langage courant

Comment télécharger le fichier Word

Après que l'IA ait terminé la rédaction, le bouton "Télécharger (.docx)" apparaît dans la fenêtre de chat. Le fichier est prêt à être ouvert, modifié (si nécessaire) et imprimé/signé.

Remarque : Les documents générés par l'IA sont fournis à titre de référence et pour gagner du temps de rédaction. Pour les documents juridiques présentant un risque élevé ou destinés à être déposés auprès des autorités gouvernementales, il est toujours conseillé de faire examiner le document par un avocat avant de le signer.

8. Connexion et Travail avec Google Drive

L'Assistant IA Biz peut accéder à votre Google Drive une fois que vous avez connecté votre compte Google. Vous pouvez alors demander à l'IA de trouver, lire et analyser des documents dans Drive sans quitter GTG CRM.

Étape 1 : Connexion du compte Google

1. Accédez à Paramètres dans GTG CRM.
2. Sélectionnez Intégrations.
3. Recherchez Google Drive et cliquez sur Se connecter.
4. Connectez-vous à votre compte Google et accordez les autorisations d'accès.
5. Connexion réussie - L'IA peut désormais accéder à Drive.

Connectez-vous une seule fois. L'IA mémorisera l'autorisation pour les conversations futures.

Étape 2 : Demander à l'IA de travailler avec des fichiers dans Drive

Une fois connecté, vous pouvez demander à l'IA de travailler directement avec Drive via une question :

Recherche de fichiers :

Trouve le contrat avec le client Minh Hung dans Google Drive.

Liste tous les fichiers dans le dossier "Rapports T2" sur mon Drive.

Lecture et résumé de documents :

Résume le contenu du contrat ABC dans Drive.

Lis le fichier "Rapport Mai.docx" sur Drive et indique-moi les points clés.

Comparaison des données de Drive avec GTG CRM :

Compare les chiffres du fichier Excel de devis sur Drive avec les revenus réels sur GTG CRM.

Métadonnées vidéo :

Donne-moi les informations sur la vidéo "Démo nouveau produit" dans Drive.

9. Comprendre les résultats

Format des réponses

L'Assistant IA Biz répond dans différents formats selon le type de question :

Format	Quand l'utiliser
Chiffres simples	Pour les questions "combien...", "total..."
Listes	Pour les questions "lister...", "donne-moi la liste..."
Analyse	Pour les questions "pourquoi...", "comparer..."
Suggestions	Pour les questions "devrais...", "suggérer..."
Graphiques (Nouveau)	Pour les analyses + ajout de "dessiner un graphique" ou "format graphique"
Fichiers Excel (.xlsx) (Nouveau)	Pour les questions "crée un fichier Excel...", "exporter en tableau..."
Fichiers PowerPoint (.pptx) (Nouveau)	Pour les questions "crée une présentation...", "crée une présentation..."
Fichiers Word (.docx) (Nouveau)	Pour les questions "rédige un contrat...", "crée un statut...", "rédige un procès-verbal..."

Demander plus de détails

Si la réponse n'est pas suffisamment informative, vous pouvez continuer à poser des questions dans la même conversation : - "Donne-moi plus de détails sur..." - "Lister spécifiquement..." - "Explique plus en détail..." - "Modifier la section X en Y" (pour les documents/fichiers)

10. Astuces pour une utilisation efficace

À faire

1. Poser des questions précises - Au lieu de "revenus", demandez "quels sont les revenus de mai par produit ?"

2. Utiliser des périodes temporelles - "Au cours des 7 derniers jours..." - "Ce mois-ci..." - "Au T2 2026..."

3. Poser des questions de suivi dans la même conversation - Après avoir reçu une réponse, continuez à approfondir sans avoir à répéter le contexte.

4. Demander des comparaisons - "Comparer les revenus de ce mois avec le mois précédent." - "Quel canal est plus efficace : Facebook ou Google ?"

5. Demander à l'IA de créer un fichier lorsqu'il faut exporter des données - Au lieu de copier la liste depuis le chat, dites : "Exporter ce résultat dans un fichier Excel."

6. Ajouter "dessiner un graphique" aux questions d'analyse - "Analyser la répartition des leads par source, dessiner un graphique circulaire."

7. Pour les documents juridiques, commencez simplement — l'IA vous posera les questions manquantes - Tapez juste "Créer un contrat de travail", l'IA vous demandera les informations une par une.

8. Connecter Google Drive avant de poser des questions sur des fichiers - Paramètres → Intégrations → Google Drive → Se connecter.

À ne pas faire

1. Questions trop générales - "Donne-moi toutes les données." - "Fais un rapport."

2. Demander des données qui ne sont pas dans le système - L'IA ne peut répondre qu'en se basant sur les données saisies dans GTG CRM (ou les fichiers dans Google Drive si connecté).

3. S'attendre à ce que l'IA connaisse des informations extérieures à GTG CRM - L'IA n'a pas de données de marché générales, à moins que vous n'ayez stocké ces informations dans Drive.

4. Demander un document juridique complexe puis ne pas répondre aux questions de l'IA - L'IA a besoin de toutes les informations (nom, date, montant, parties...) pour créer un document correct. Répondez complètement aux questions de l'IA.

Conclusion

L'Assistant IA Biz vous aide à :

• Interroger des données en langage naturel.

• Consolider des informations de plusieurs modules de GTG CRM.

• Obtenir des insights, des graphiques et des suggestions d'actions.

• Gagner du temps dans la consultation des rapports.

• Prendre des décisions basées sur les données.

• Créer automatiquement des fichiers Excel à partir de données réelles.

• Créer des présentations PowerPoint professionnelles.

• Rédiger 24 modèles de documents juridiques vietnamiens conformes aux normes gouvernementales.

• Lire et analyser des fichiers Google Drive directement depuis l'IA.

Remarque : L'Assistant IA Biz est en constante amélioration. Si l'IA ne parvient pas à répondre à une question, veuillez laisser un commentaire pour que l'équipe GTG CRM puisse le mettre à jour.