GTG CRMの自動化機能利用ガイド

このチュートリアルでできること

Automations → プロセスを作成 (テンプレートから、またはゼロから) → Trigger, Condition, Action, Wait, Human を設定 → "Ask AI" を使ってステップを素早く構成し、コンテキストに基づいて次のステップの提案を得る → 保存して有効化 →実行履歴を視覚的に確認してプロセスがどこまで進んだか把握 → 2層の自動化ストアにある既存のシナリオを利用。

機能の概要をまだ把握していませんか？まず Automation — プロセス自動化 の記事をご覧ください。

準備

1. GTG CRM にログインし、左側のサイドバーにある Automations メニューを確認します。 — 自動化プロセスの作成と管理を行う場所です。

2. (推奨) Email Builder でメールテンプレートを事前に作成しておきます。 — メール送信ステップで使用します。

ステップ1 — Automation にアクセス & リストを表示

1. メイン画面から、左側のサイドバーにある Automations メニューをクリックします。
2. 作成済みのプロセスのリストを表示します：名前、ステータス (Active/Inactive)、作成日、更新日。

✅ 期待される結果: 各プロセスのステータスとともに、オートメーションのリストが表示されます。

ステップ2 — 新しい Automation を作成 (テンプレートを選択、またはゼロから)

1. "今すぐ作成" ボタンをクリックします。
2. 既存のテンプレートを選択して素早く開始するか、ゼロから作成して自分で構築します。
3. Workflow Builder インターフェースが表示され、プロセスを設計できるようになります。

✅ 期待される結果: Workflow Builder が開き、ステップを追加する準備が整います。

ステップ3 — Trigger (開始点) を設定

1. Trigger 要素をキャンバスにドラッグ＆ドロップします (または、既存の Trigger ノードをクリックします)。
2. Object Type (トリガーとなるオブジェクトの種類) を選択します。
3. Activity を選択します: Create (新規作成) · Update (更新) · Delete (削除)。

✅ 期待される結果: Trigger が設定されます。注意: Condition を追加した後、Trigger はロックされます — Trigger は事前に正確に設定してください。

ステップ4 — Condition (条件) を設定

1. Condition 要素をキャンバスにドラッグ＆ドロップし、Trigger に接続します。
2. 確認する Field を選択します (Status, Type, Priority, Owner…)。
3. 比較する値を選択します (To Do, Open, In Progress, Done, Cancelled…)。
4. Operator を選択します: equals (等しい) · not equals (等しくない) · in (リストに含まれる)。

✅ 期待される結果: Condition により、続行する前に希望するケースが正確にフィルタリングされます。

ステップ5 — Action（アクション）を設定する

1. 「Action」要素をキャンバスにドラッグ＆ドロップし、Conditionに接続します。
2. アクションのタイプを選択します。アクションのライブラリは非常に豊富です（CRM、セールス、在庫、会計、メッセージング、通知、サポート、タスクなど、120以上のアクションがあります）。例：「Send Email」：

• 受信者を選択：関連するContactまたは特定のチームメンバー。
• Email Builderで作成したメールテンプレートを選択します。
• 送信者を選択（送信メールアカウント）。

✅ 期待される結果：Actionが設定され、ワークフローに接続されます。

ステップ6 — 「Ask AI」を使用してステップを素早く設定する

1. Actionステップを追加し、設定パネルを開きます（空の場合、パネルには「Ask AI」ボタンが表示されます）。
2. 「Ask AI」をクリックし、希望することを言葉で入力します。例：「*新規顧客に感謝のメールを送る*」。
3. AIが適切なアクションを選択し、ステップの設定を事前入力します。詳細を追加するだけで済みます。

✅ 期待される結果：説明したアクションが事前入力されたステップが表示されます（AIはシステムが実行できるアクションのみを提案します）。

ステップ7 — コンテキストに応じた提案で次のステップを追加する

1. 既存のステップの下にある「+ ステップを追加」をクリックします。
2. ソースステップの対象に応じた提案アクションのリストから選択します（例：「Contact created」の後 → メール送信 · ディール作成 · Contact更新 · タスク作成）。

✅ 期待される結果：事前設定された新しいステップが表示され、ワークフローに自動的に接続されます。

ステップ8 — 必要に応じて Wait/Delay & Human を設定する

1. Wait/Delay：キャンバスに「Wait」要素をドラッグ＆ドロップし、数量と単位（分/時間/日）を入力します。例：次のステップを実行する前に10分待機します。
2. Human：人間による処理が必要な場合は「Human」要素をドラッグ＆ドロップします。タイトル、メモ、優先度（Low/Medium/High）、担当者、期日（相対的：このステップに到達してからX日後、または絶対的：特定の日付を選択）を入力します。

✅ 期待される結果：ワークフローが設定された時間だけ一時停止します。「Human」ステップは、担当者が処理してから次に進むためのタスクを作成します。

ステップ9 — Automationを保存して有効化する

1. プロセス全体を確認します。
2. Save をクリックして保存します。
3. システムは保存成功のメッセージを表示します。プロセスを Active に切り替えて実行します。

✅ 期待される結果: プロセスが保存され、トリガー発生時に実行が開始されます。

ステップ 10 — 実行履歴を視覚的に確認する

1. ビルダーで 実行履歴 を開きます。
2. リストから実行を選択します（ステータス：実行中 · 待機中 · 成功 · 失敗）。
3. 各ステップのステータスに応じて色分けされたプロセス図 を表示します（緑 = 完了、琥珀色 = 待機中、赤 = エラー）。ステップをクリックすると詳細（所要時間、待機理由、エラー、処理されたビジネスデータ）が表示されます。

✅ 期待される結果: どの実行がどのステップまで進み、どこで停止し、その理由は何であるかが、図上で正確にわかります。

ステップ 11 — 2層の自動化カタログを参照し、既存のスクリプトを使用する

1. Automations にアクセスし、自動化カタログ (Catalog) を開きます。機能カテゴリ （CRM/顧客、会計、人事、タスク割り当てなど）でブラウズし、その中の スクリプト (playbook) を開きます。
2. クイック使用：

• 連絡先/会社スクリプト: 歓迎メッセージ、顧客/会社フォローアップリマインダー — オンにすればすぐに実行されます。
• 潜在顧客・パートナー検索スクリプト: AI検索ツールから連絡先/会社を入力した後、アプローチスクリプトを適用してアウトリーチシーケンスを開始します。

✅ 期待される結果: 既存のスクリプトが有効化され実行されます。まだ使用できないスクリプトは非表示にされ、整理されます。

期待される結果のクイック参照表

Automations を開く — プロセスリスト + ステータス

新規作成 + テンプレート選択 — Workflow Builder が開きます

トリガー/条件/アクションの設定 — ステップがプロセス図に接続されます

「AIに質問」をクリック — 説明されたアクションに一致するように、ステップが事前入力されます

「+ ステップを追加」 — 次のステップが事前設定され、文脈に合っています

保存 + アクティブ — トリガー発生時にプロセスが実行されます

実行履歴を開く — ステータスごとに色分けされた図、各ステップの詳細

自動化カタログを開く — 機能カテゴリごとの既存スクリプト、オンにすれば実行

使用上のヒント

1. シンプルに始める: まず短いプロセスを作成し、徐々に拡張します。
2. テンプレートと「AIに質問」を活用する: 素早く構築できます。
3. 有効化する前にテストする: テストデータで実行し、実行履歴 を開いて各ステップを確認します。
4. 明確な名前を付ける: 管理しやすくなります。
5. メールテンプレートを準備する: メール送信ステップで使用する前に、Email Builder で準備しておきます。