1. Automatización del acceso

Paso 1: Desde la pantalla de inicio, haga clic en el menú Automatizaciones en la barra lateral izquierda.

2. Ver la lista de automatización

Después de acceder al sitio, verá una lista de todas las automatizaciones que se han creado.

Información mostrada:

• Nombre del coche
• Estado (Activo/Inactivo)
• Fecha de creación
• Fecha de última actualización

3. Crea una nueva automatización.

Paso 1: Haga clic en el botón crear

Haga clic en el botón "Crear ahora" .

Paso 2: Elige una plantilla (opcional)

Puede:

• Elija una plantilla prediseñada : utilice plantillas de flujo de trabajo populares.
• Crea desde cero : crea tu propio flujo de trabajo.

Paso 3: Vaya al generador de flujo de trabajo

Aparecerá la interfaz del Generador de flujo de trabajo, que le permitirá diseñar el proceso.

4. Configurar el disparador

Los desencadenantes son el punto de partida de la automatización: eventos que activan un proceso.

Paso 1: Agregar un elemento disparador

Arrastre y suelte el elemento Activador en el lienzo o haga clic en un nodo Activador existente.

Paso 2: Seleccionar el tipo de objeto

Seleccione el tipo de objeto que activará la automatización.

Paso 3: Seleccionar actividad

Seleccione la actividad desencadenante:

• Crear : Al crear un nuevo elemento
• Actualización : Al actualizar
• Eliminar : Al eliminar

Nota importante

Tras añadir una condición al flujo de trabajo, el disparador se bloqueará y no podrá editarse. Asegúrese de que el disparador esté configurado correctamente antes de añadir otros elementos.

5. Establecer condiciones

Las condiciones ayudan a filtrar y verificar condiciones específicas antes de tomar acción.

Paso 1: Agregar un elemento de condición

Arrastre y suelte el elemento Condición en el lienzo y conéctelo al Disparador.

Paso 2: Seleccionar campo

Seleccione los campos de datos que desea comprobar:

• Estado : Estado
• Tipo : Tipo
• Prioridad : Nivel de prioridad
• Propietario : Persona a cargo

Paso 3: Seleccione el valor

Seleccione los valores a comparar:

• Hacer
• Abierto
• En curso
• Hecho
• Cancelado

Paso 4: Seleccionar operador

Elija un operador de comparación:

• es igual a : Igual
• no es igual a : No es igual
• en : Incluido en la lista

6. Configurar acción

Las acciones son operaciones que se realizan automáticamente.

Paso 1: Agregar un elemento de acción

Arrastre y suelte el elemento Acción en el lienzo y conéctelo a la Condición.

Paso 2: Seleccione el tipo de acción

Enviar correo electrónico

Configuración:

1. Seleccionar destinatario:

   • Contacto relacionado
   • miembros específicos del equipo
   

2. Elija una plantilla de correo electrónico:

   Elija una plantilla de correo electrónico prediseñada del Generador de correo electrónico.

   

3. Seleccione el remitente:

   Seleccione la cuenta de correo electrónico a la que desea enviarlo.

   

7. Establecer espera/retraso

Esperar/Retrasar le permite pausar un proceso por un período de tiempo.

Paso 1: Agregar el elemento Esperar

Arrastre y suelte el elemento Esperar en el lienzo.

Paso 2: Configurar el tiempo de espera.

Introduzca la cantidad y seleccione la unidad de tiempo:

• Minutos
• Horas
• Días

Ejemplo: Espere 10 minutos antes de realizar la siguiente acción.

8. Configurar Humano

El elemento humano se utiliza cuando se requiere la intervención humana en un proceso.

Paso 1: Agregar el elemento humano

Arrastre y suelte el elemento Humano en el lienzo.

Paso 2: Configurar la tarea

Campos a rellenar:

1. Título: Una breve descripción del puesto
2. Nota: Detalles de las tareas a realizar
3. Prioridad:
   • Bajo
   • Medio
   • Alto
4. Asignado: seleccione el empleado que se encargará de esto.

Paso 3: Establezca la fecha límite

Dos formas de establecer una fecha límite:

1. Relativo: X días desde que el flujo de trabajo llegó a este paso
2. Absoluto: Seleccione una fecha específica

9. Guardar y activar la automatización

Paso 1: Verificar el flujo de trabajo

Revisar todo el proceso establecido.

Paso 2: Guardar la automatización

Haga clic en el botón Guardar para guardar la automatización.

Paso 3: Confirmación

El sistema mostrará un mensaje "Guardado exitosamente".

Ejemplo práctico: Tarea de seguimiento del flujo de trabajo

Escenario: Cuando se crea una nueva tarea con el estado "Por hacer", el sistema hará lo siguiente:

1. Enviar una notificación por correo electrónico al equipo.
2. Espera 10 minutos
3. Comprueba si el tipo de tarea es "Reunión"
   • Si es correcto: crea una tarea para que el gerente la revise.
   • Si es incorrecto: envíe un correo electrónico recordatorio.

Configurar el flujo de trabajo:

 [Trigger: Task Created] ↓ [Condition: Status = "To Do"] ↓ (True) [Action: Send Email to Team] ↓ [Wait: 10 minutes] ↓ [Condition: Type = "Meeting"] ↙ ↘ (True) (False) ↓ ↓ [Human] [Send Email] Consejos de uso [Trigger: Task Created] ↓ [Condition: Status = "To Do"] ↓ (True) [Action: Send Email to Team] ↓ [Wait: 10 minutes] ↓ [Condition: Type = "Meeting"] ↙ ↘ (True) (False) ↓ ↓ [Human] [Send Email]

1. Empieza por lo sencillo.

Primero, cree automatizaciones simples y luego amplíelas gradualmente.

2. Uso de plantillas

Utilice plantillas prediseñadas para ahorrar tiempo.

3. Pruebe antes de la activación.

Pruebe siempre el flujo de trabajo con datos de prueba antes de implementarlo en la práctica.

4. Dale un nombre claro.

Dale a tu automatización un nombre descriptivo para que sea más fácil de administrar.

5. Verifique la plantilla de correo electrónico.

Asegúrese de que ya haya creado su plantilla de correo electrónico en Email Builder antes de usarla en la automatización.