Guía de Uso de la Función de Automatización en GTG CRM

¿Qué podrás hacer después de este tutorial?

Accede a Automations → crea un flujo de trabajo (desde una plantilla o desde cero) → configura Trigger, Condition, Action, Wait, Human → usa "Ask AI" para configurar un paso rápido y sugerir el siguiente paso contextualmente → guarda y activa → mira el historial de ejecución visual para ver hasta dónde ha llegado el flujo de trabajo → usa las plantillas disponibles en el Repositorio de Automatización de dos niveles.

¿Aún no tienes una visión general de la función? Echa un vistazo primero al artículo Automation — Automatización de Flujos de Trabajo.

Preparativos

1. Inicia sesión en GTG CRM, verás el menú Automations en la barra lateral izquierda. — Aquí es donde creas y gestionas tus flujos de trabajo automatizados.

2. (Recomendado) Ten plantillas de correo electrónico creadas previamente en Email Builder. — Para usarlas en el paso de envío de correos electrónicos.

Paso 1 — Acceder a Automation y ver la lista

1. Desde la pantalla principal, haz clic en el menú Automations en la barra lateral izquierda.

2. Verás una lista de los flujos de trabajo creados: nombre, estado (Activo/Inactivo), fecha de creación, fecha de actualización.

✅ Resultado esperado: Aparece la lista de automatizaciones con el estado de cada flujo de trabajo.

Paso 2 — Crear una nueva Automation (elegir plantilla o desde cero)

1. Haz clic en el botón "Crear Ahora".

2. Elige una plantilla disponible para empezar rápido, o Crea desde cero para construir tu propio flujo de trabajo.

3. Aparecerá la interfaz de Workflow Builder para que diseñes tu flujo de trabajo.

✅ Resultado esperado: Workflow Builder se abre, listo para añadir pasos.

Paso 3 — Configurar el Trigger (punto de inicio)

1. Arrastra y suelta el elemento Trigger en el lienzo (o haz clic en el nodo Trigger existente).

2. Selecciona el Tipo de Objeto (objeto que activa).

3. Elige la Actividad: Crear · Actualizar · Eliminar.

✅ Resultado esperado: El Trigger está configurado. Nota: una vez que añadas una Condition, el Trigger se bloqueará; configúralo con precisión primero.

Paso 4 — Configurar la Condition (condición)

1. Arrastra el elemento Condition al lienzo y conéctalo al Trigger.

2. Selecciona el Field a verificar (Estado, Tipo, Prioridad, Propietario…).

3. Selecciona el valor de comparación (Por Hacer, Abierto, En Progreso, Hecho, Cancelado…).

4. Selecciona el Operator: equals (igual) · not equals (no igual) · in (dentro de la lista).

5. Si cambias el origen de datos de la Condición, el sistema pedirá confirmación e indicará cuántas reglas se eliminarán. Al Guardar, si hay una condición siempre verdadera, el sistema te advertirá previamente.

✅ Resultado esperado: La Condición filtra correctamente los casos que deseas antes de continuar.

Paso 5 — Configurar Acción (action)

1. Arrastra el elemento Action al lienzo y conéctalo a Condition.

2. Selecciona el tipo de acción. El almacén de acciones es muy rico (más de 120 acciones que abarcan CRM, ventas, inventario, contabilidad, mensajería, notificaciones, soporte, tareas…), por ejemplo Send Email:

• Seleccionar destinatario: Contacto relacionado o miembro del equipo específico.

• Seleccionar plantilla de correo electrónico creada en Email Builder.

• Seleccionar remitente (cuenta de correo electrónico de envío).

✅ Resultado esperado: La Acción se configura y se conecta al flujo.

Paso 6 — Usar "Ask AI" para configurar pasos rápidamente

1. Añade un paso de Acción y abre el panel de configuración (cuando está vacío, el panel tiene el botón "Ask AI").

2. Haz clic en "Ask AI", escribe lo que deseas en palabras — por ejemplo *"enviar un correo de agradecimiento a un nuevo cliente"*.

3. La IA seleccionará la acción adecuada y rellenará la configuración del paso; tú solo tendrás que añadir los detalles.

✅ Resultado esperado: El paso se rellena con la acción correcta que describiste (la IA solo sugiere acciones que el sistema puede ejecutar).

Paso 7 — Añadir el siguiente paso con sugerencias contextuales

1. Haz clic en "+ Añadir paso" debajo de un paso existente.

2. Selecciona de la lista acciones sugeridas según el objeto del paso de origen (por ejemplo, después de "Contacto creado" → Enviar correo · Crear oportunidad · Actualizar contacto · Crear tarea).

✅ Resultado esperado: Aparece un nuevo paso preconfigurado y se conecta automáticamente al flujo.

Paso 8 — Configurar Espera/Retraso y Humano (si es necesario)

1. Espera/Retraso: arrastra el elemento Espera al lienzo, introduce la cantidad y elige la unidad (Minutos/Horas/Días). Por ejemplo: espera 10 minutos antes de realizar el siguiente paso.

2. Humano: arrastra el elemento Humano cuando se necesite la intervención humana — introduce el Título, Notas, Prioridad (Baja/Media/Alta), Responsable y Fecha límite (relativa: X días desde que se llega a este paso; o absoluta: selecciona una fecha específica).

✅ Resultado esperado: El proceso se detiene durante el período de tiempo configurado; el paso Humano crea una tarea que espera al responsable para ser procesada antes de continuar.

Paso 9 — Guardar y activar la Automatización

1. Revisa todo el proceso.

2. Haz clic en Guardar para guardar.

3. El sistema muestra un mensaje de guardado exitoso; activa el proceso a Activo para que se ejecute.

✅ Resultado esperado: El proceso se guarda y activa, y comienza a ejecutarse cuando ocurre el Disparador.

Paso 10 — Ver el historial de ejecución visualmente

1. En el constructor, abre el Historial de ejecución.

2. Selecciona una ejecución en la lista (con estados: en ejecución · en espera · completado · fallido).

3. Ve el diagrama del proceso coloreado según el estado de cada paso (verde = completado, ámbar = en espera, rojo = error); haz clic en un paso para ver los detalles (duración, motivo de la espera, error, datos de negocio procesados).

✅ Resultado esperado: Ves exactamente a qué paso llegó esa ejecución, dónde se detiene y por qué, directamente en el diagrama.

Paso 11 — Explorar el Catálogo de Automatización de dos niveles y usar plantillas prediseñadas

1. Ve a Automatizaciones, abre el Catálogo de Automatización. Explora por agrupación de funciones (CRM/clientes, contabilidad, recursos humanos, asignación de tareas...) y abre la plantilla (playbook) dentro.

2. Uso rápido:

• Plantillas de Contacto/Empresa: bienvenida, recordatorio de seguimiento de cliente/empresa — se activan y ejecutan.

• Plantillas de Búsqueda de socios y clientes potenciales: después de introducir un contacto/empresa desde una herramienta de búsqueda con IA, adjunta una plantilla de contacto para iniciar la cadena de alcance.

✅ Resultado esperado: Las plantillas prediseñadas se activan y ejecutan; las plantillas no utilizadas se ocultan para mayor claridad.

Tabla de consulta rápida de resultados esperados

Abrir Automatizaciones — Lista de procesos + estado

Crear nuevo + seleccionar plantilla — El Constructor de Flujos de Trabajo se abre

Configurar Disparador/Condición/Acción — Los pasos se conectan formando un diagrama de proceso

Hacer clic en "Preguntar a la IA" — El paso se completa automáticamente con la acción descrita

"+ añadir paso" — El siguiente paso está preconfigurado y es contextual

Guardar + Activar — El proceso se ejecuta cuando ocurre el Disparador

Abrir Historial de ejecución — Diagrama coloreado según el estado de cada paso; detalles de cada paso

Automatización de Almacén — Escenarios predefinidos por grupos de funciones, actívalos y listo

Consejos de uso

1. Empieza de forma sencilla: crea un flujo corto primero y expándelo gradualmente.

2. Aprovecha las plantillas y "Preguntar a la IA" para construir rápidamente.

3. Prueba antes de activar: ejecuta con datos de prueba y luego abre el Historial de ejecuciones para revisar cada paso.

4. Asigna nombres claros para facilitar la gestión.

5. Prepara las plantillas de correo electrónico en el Constructor de Correo antes de usarlas en el paso de envío de correos electrónicos.