Guía de Uso de la Función de Automatización en GTG CRM

¿Qué podrás hacer después de este tutorial?

Acceder a Automatizaciones → crear un flujo (desde una plantilla o desde cero) → configurar Trigger, Condition, Action, Wait, Human → usar "Ask AI" para configurar pasos rápidos y sugerir el siguiente paso según el contexto → guardar y activar → ver el historial de ejecución visual para saber hasta dónde ha llegado el flujo → usar escenarios predefinidos en el Repositorio de Automatización de dos capas.

¿Aún no tienes una visión general de la función? Consulta primero el artículo Automatización — Automatización de Procesos.

Preparación previa

1. Inicia sesión en GTG CRM, verás el menú Automatizaciones en la barra lateral izquierda. — Donde se crean y gestionan los flujos automatizados.

2. (Recomendado) Tener plantillas de correo electrónico creadas previamente en el Email Builder. — Para usarlas en el paso de envío de correos electrónicos.

Paso 1 — Acceder a Automatizaciones y ver la lista

1. Desde la pantalla principal, haz clic en el menú Automatizaciones en la barra lateral izquierda.
2. Ver la lista de flujos creados: nombre, estado (Activo/Inactivo), fecha de creación, fecha de actualización.

✅ Resultado esperado: La lista de automatizaciones aparece con el estado de cada flujo.

Paso 2 — Crear una nueva Automatización (elegir plantilla o desde cero)

1. Haz clic en el botón "Crear Ahora".
2. Elige una plantilla existente para empezar rápido, o Crea desde cero para construirlo tú mismo.
3. Aparecerá la interfaz del Workflow Builder para que diseñes el flujo.

✅ Resultado esperado: Se abre el Workflow Builder, listo para añadir pasos.

Paso 3 — Configurar el Trigger (punto de inicio)

1. Arrastra y suelta el elemento Trigger en el lienzo (o haz clic en el nodo Trigger existente).
2. Selecciona el Tipo de Objeto (objeto que activa).
3. Selecciona la Actividad: Crear · Actualizar · Eliminar.

✅ Resultado esperado: El Trigger está configurado. Nota: después de añadir una Condition, el Trigger se bloqueará — configura el Trigger correctamente primero.

Paso 4 — Configurar la Condition (condición)

1. Arrastra y suelta el elemento Condition en el lienzo y conéctalo al Trigger.
2. Selecciona el Campo a verificar (Estado, Tipo, Prioridad, Propietario…).
3. Selecciona el valor de comparación (Por hacer, Abierto, En progreso, Hecho, Cancelado…).
4. Selecciona el Operador: equals (igual a) · not equals (no igual a) · in (en lista).

✅ Resultado esperado: La Condition filtra correctamente los casos que deseas antes de continuar.

Paso 5 — Configurar la Acción

1. Arrastra el elemento Acción al lienzo y conéctalo con la Condición.
2. Selecciona el tipo de acción. El abanico de acciones es muy amplio (más de 120 acciones que abarcan CRM, ventas, inventario, contabilidad, mensajería, notificaciones, soporte, tareas...). Por ejemplo, Enviar correo electrónico:

• Seleccionar destinatarios: Contacto relacionado o miembro del equipo específico.
• Seleccionar plantilla de correo electrónico creada en el Constructor de Correos Electrónicos.
• Seleccionar remitente (cuenta de correo electrónico de envío).

✅ Resultado esperado: La acción está configurada y conectada al flujo.

Paso 6 — Usar "Preguntar a la IA" para configurar pasos rápidamente

1. Agrega un paso de Acción y abre su panel de configuración (cuando está vacío, el panel tiene el botón "Preguntar a la IA").
2. Haz clic en "Preguntar a la IA", escribe lo que deseas en tus propias palabras; por ejemplo, *"enviar un correo electrónico de agradecimiento a un nuevo cliente"*.
3. La IA seleccionará la acción adecuada y pre-rellenará la configuración del paso; tú solo tendrás que añadir los detalles.

✅ Resultado esperado: El paso se rellena con la acción correcta que describiste (la IA solo sugiere acciones que el sistema puede ejecutar).

Paso 7 — Agregar el siguiente paso con sugerencias contextuales

1. Haz clic en "+ Agregar paso" debajo de un paso existente.
2. Selecciona de la lista acciones sugeridas según el objeto del paso de origen (por ejemplo, después de "Contacto creado" → Enviar correo electrónico · Crear oferta · Actualizar contacto · Crear tarea).

✅ Resultado esperado: Aparece un nuevo paso preconfigurado y se conecta automáticamente al flujo.

Paso 8 — Configurar Espera/Retraso y Humano (cuando sea necesario)

1. Espera/Retraso: arrastra el elemento Esperar al lienzo, introduce la cantidad y elige la unidad (Minutos/Horas/Días). Por ejemplo: esperar 10 minutos antes de realizar el siguiente paso.
2. Humano: arrastra el elemento Humano cuando se necesite intervención humana — completa el Título, Notas, Prioridad (Baja/Media/Alta), Responsable y Fecha Límite (relativa: X días desde que se llega a este paso; o absoluta: selecciona una fecha específica).

✅ Resultado esperado: El flujo se pausa exactamente durante el período establecido; el paso Humano crea una tarea que espera a que el responsable la procese antes de continuar.

Paso 9 — Guardar y Activar la Automatización

1. Revisa el proceso completo.
2. Haz clic en Save para guardar.
3. El sistema muestra un mensaje de guardado exitoso; activa el proceso a Active para ejecutarlo.

✅ Resultado esperado: El proceso se guarda y activa, comenzando a ejecutarse cuando ocurre el Trigger.

Paso 10 — Visualiza el historial de ejecución

1. En el builder, abre Historial de ejecución.
2. Selecciona una ejecución en la lista (con estados: en ejecución · en espera · completado · fallido).
3. Visualiza el diagrama del proceso coloreado según el estado de cada paso (verde = completado, ámbar = en espera, rojo = error); haz clic en un paso para ver los detalles (duración, motivo de espera, error, datos de negocio procesados).

✅ Resultado esperado: Ves la ejecución correcta, a qué paso llega, dónde se detiene y por qué, directamente en el diagrama.

Paso 11 — Explora el Catálogo de Automatización de dos niveles y usa plantillas predefinidas

1. Ve a Automations, abre Catálogo de Automatización (Catalog). Explora por categoría de funcionalidad (CRM/clientes, contabilidad, recursos humanos, asignación de tareas...) y abre el playbook (guion) dentro.
2. Uso rápido:

• Playbooks de Contacto/Empresa: bienvenida, recordatorio de seguimiento de cliente/empresa — se activa y se ejecuta.
• Playbooks de Búsqueda de Socios y Clientes Potenciales: después de ingresar contactos/empresas desde la herramienta de búsqueda con IA, adjunta el playbook de contacto para iniciar la cadena de outreach.

✅ Resultado esperado: Las plantillas predefinidas se activan y ejecutan; las plantillas no utilizadas se ocultan para mayor claridad.

Tabla de consulta rápida de resultados esperados

Abrir Automations — Lista de procesos + estado

Crear nuevo + seleccionar plantilla — Se abre el Workflow Builder

Configurar Trigger/Condition/Action — Los pasos se conectan en un diagrama de proceso

Hacer clic en "Ask AI" — El paso se rellena automáticamente con la acción descrita correctamente

"+ agregar paso" — El siguiente paso está preconfigurado y es coherente con el contexto

Guardar + Activar — El proceso se ejecuta cuando ocurre el Trigger

Abrir Historial de ejecución — Diagrama coloreado según el estado de cada paso; detalles de cada paso

Abrir Catálogo de Automatización — Plantillas predefinidas por categoría de funcionalidad, se activan y ejecutan

Consejos de uso

1. Empieza de forma simple: crea primero procesos cortos, y expándelos gradualmente.
2. Aprovecha las plantillas y "Ask AI" para construir rápidamente.
3. Prueba antes de activar: ejecuta con datos de prueba, luego abre Historial de ejecución para verificar cada paso.
4. Asigna nombres claros para facilitar la gestión.
5. Prepara las plantillas de correo electrónico en el Email Builder antes de usarlas en el paso de envío de correo.