Guía de Uso de la Función de Automatización

1. Automatización de acceso

Paso 1: Desde la pantalla de inicio, haga clic en el menú Automatizaciones en la barra lateral izquierda.

2. Ver la lista de automatización

Tras acceder al sitio, verá una lista de todas las automatizaciones que se han creado.

Información mostrada:

• Nombre del coche

• Estado (Activo/Inactivo)

• Fecha de creación

• Fecha de última actualización

3. Crear una nueva automatización

Paso 1: Haga clic en el botón Crear.

Haz clic en el botón "Crear ahora" .

Paso 2: Elige una plantilla (opcional)

Puede:

- Elija una plantilla prediseñada : utilice plantillas de flujo de trabajo populares.

• Crea desde cero : Diseña tu propio flujo de trabajo.

Paso 3: Vaya al Generador de flujos de trabajo

Aparecerá la interfaz del Creador de flujos de trabajo, que le permitirá diseñar el proceso.

4. Configuración del disparador

Los disparadores son el punto de partida de la automatización: eventos que desencadenan un proceso.

Paso 1: Agregar elemento de activación

Arrastra y suelta el elemento Trigger sobre el lienzo o haz clic en un nodo Trigger existente.

Paso 2: Seleccionar tipo de objeto

Seleccione el tipo de objeto que activará la automatización.

Paso 3: Seleccionar actividad

Seleccione la actividad desencadenante:

• Crear : Al crear un nuevo elemento

• Actualización : Al actualizar

• Eliminar : Al eliminar

### Nota importante

Tras añadir una condición al flujo de trabajo, el activador se bloqueará y no podrá editarse. Asegúrese de que el activador esté configurado correctamente antes de añadir otros elementos.

5. Establecer las condiciones

Las condiciones ayudan a filtrar y verificar condiciones específicas antes de tomar medidas.

Paso 1: Agregar un elemento de condición

Arrastra y suelta el elemento Condición sobre el lienzo y conéctalo al Disparador.

Paso 2: Seleccionar campo

Seleccione los campos de datos que desea verificar:

• Estado : Estado

• Tipo : Tipo

• Prioridad : Nivel de prioridad

• Propietario : Persona a cargo

Paso 3: Seleccione el valor

Seleccione los valores a comparar:

• Hacer

• Abierto

• En curso

• Hecho

• Cancelado

Paso 4: Seleccionar operador

Elija un operador de comparación:

• es igual a : Igual

• no es igual a : No es igual

• en : Incluido en la lista

6. Configuración de acciones

Las acciones son operaciones que se realizan automáticamente.

Paso 1: Añadir un elemento de acción

Arrastra y suelta el elemento Acción sobre el lienzo y conéctalo a la Condición.

Paso 2: Seleccionar tipo de acción

#### Enviar correo electrónico

Configuración:

- Seleccione el destinatario:

Contacto relacionado

• miembros específicos del equipo

- Elige una plantilla de correo electrónico:

Elige una plantilla de correo electrónico prediseñada en el Creador de correos electrónicos.

- Elija el remitente:

Elige la cuenta de correo electrónico a la que deseas enviarlo.

7. Configuración de Espera/Retardo

La función Esperar/Retrasar permite pausar un proceso durante un período de tiempo.

Paso 1: Añadir el elemento Wait

Arrastra y suelta el elemento Esperar sobre el lienzo.

Paso 2: Configurar el tiempo de espera

Introduzca la cantidad y seleccione la unidad de tiempo:

• Minutos

• Horas

• Días

Ejemplo: Espere 10 minutos antes de realizar la siguiente acción.

## 8. Configuración humana

El elemento humano se utiliza cuando se requiere la intervención humana en un proceso.

Paso 1: Agregar elemento humano

Arrastra y suelta el elemento humano sobre el lienzo.

Paso 2: Configurar la tarea

Campos a rellenar:

• Título: Breve descripción del trabajo

• Nota: Detalles de las tareas a realizar

- Prioridad:

Bajo

• Medio

• Alto

- Responsable: Seleccione al empleado que se encargará de la tarea.

Paso 3: Fijar la fecha límite

Dos maneras de fijar una fecha límite:

- Relativo: X días desde que el flujo de trabajo alcanzó este paso.

• Absoluto: Seleccione una fecha específica

9. Guarda y activa la automatización.

Paso 1: Comprobar el flujo de trabajo

Revise todo el proceso establecido.

Paso 2: Guardar la automatización

Haz clic en el botón Guardar para guardar la automatización.

Paso 3: Confirmación

El sistema mostrará el mensaje "Guardado correctamente".

## Ejemplo práctico: Tarea de seguimiento del flujo de trabajo

Escenario: Cuando se crea una nueva tarea con el estado "Pendiente", el sistema hará lo siguiente:

• Enviar una notificación por correo electrónico al equipo.

• Espere 10 minutos

- Compruebe si el tipo de tarea es "Reunión".

Si es correcto: Cree una tarea para que el gerente la revise.

• Si es incorrecto: Enviar un correo electrónico de recordatorio.

Configurar el flujo de trabajo:

[Activador: Tarea creada] ↓ [Condición: Estado = "Por hacer"] ↓ (Verdadero) [Acción: Enviar correo electrónico al equipo] ↓ [Espera: 10 minutos] ↓ [Condición: Tipo = "Reunión"] ↙ ↘ (Verdadero) (Falso) ↓ ↓ [Humano] [Enviar correo electrónico]

## 10. Navegación automatizada de almacenes de dos niveles mediante scripts preexistentes

Estas automatizaciones ahora están agrupadas en una biblioteca de automatización de dos niveles : seleccione un grupo funcional (CRM/cliente, contabilidad, RRHH, asignación de tareas, etc.) y luego abra el playbook que contiene.

Paso 1: Abra el almacén automatizado

Vaya a Automatizaciones , abra el Catálogo de automatización . Busque por grupo de funciones; ahora contabilidad y recursos humanos se muestran juntos en la misma categoría.

Paso 2: Utilice el guion de Contacto/Empresa o Búsqueda de socios y clientes potenciales.

• Manuales de contacto/empresa : Seleccione un escenario de atención al cliente/empresa (bienvenida, recordatorio de seguimiento, etc.) y ejecútelo.

• Guías prácticas para la búsqueda de socios : Después de importar contactos/empresas desde la herramienta de búsqueda de socios y clientes potenciales, adjunte un guion de contacto para comenzar su serie de contactos.

Los scripts no utilizados están ocultos para mayor simplicidad; puedes habilitarlos cuando los necesites.

## Consejos de uso

### 1. Empieza por lo sencillo

Crea primero automatizaciones sencillas y luego amplíalas gradualmente.

2. Uso de plantillas

Utilice plantillas prediseñadas para ahorrar tiempo.

3. Prueba antes de la activación.

Siempre pruebe el flujo de trabajo con datos de prueba antes de implementarlo en la práctica.

4. Proporcione nombres claros.

Dale a tu automatización un nombre descriptivo para que sea más fácil de gestionar.

5. Revisa la plantilla de correo electrónico

Asegúrate de haber creado previamente tu plantilla de correo electrónico en Email Builder antes de usarla en la automatización.