1. การเข้าถึงระบบอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 1: จากหน้าจอหลัก คลิกที่เมนู "การทำงานอัตโนมัติ" ในแถบด้านข้างซ้าย

2. ดูรายการการทำงานอัตโนมัติ

หลังจากเข้าสู่เว็บไซต์แล้ว คุณจะเห็นรายการของระบบอัตโนมัติทั้งหมดที่ถูกสร้างขึ้น

ข้อมูลที่แสดง:

• ชื่อรถ
• สถานะ (ใช้งานอยู่/ไม่ใช้งาน)
• วันที่สร้าง
• วันที่อัปเดตล่าสุด

3. สร้างระบบอัตโนมัติใหม่

ขั้นตอนที่ 1: คลิกปุ่มสร้าง

คลิกปุ่ม "สร้างเลย"

ขั้นตอนที่ 2: เลือกเทมเพลต (ไม่บังคับ)

คุณสามารถ:

• เลือกใช้เทมเพลตสำเร็จรูป : ใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ยอดนิยม
• สร้างตั้งแต่เริ่มต้น : สร้างเวิร์กโฟลว์ของคุณเอง

ขั้นตอนที่ 3: ไปที่ Workflow Builder

หน้าต่าง Workflow Builder จะปรากฏขึ้น ทำให้คุณสามารถออกแบบกระบวนการได้

4. ตั้งค่าทริกเกอร์

ตัวกระตุ้น (Trigger) คือจุดเริ่มต้นของระบบอัตโนมัติ – เหตุการณ์ที่กระตุ้นกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มองค์ประกอบทริกเกอร์

ลากและวางองค์ประกอบ Trigger ลงบนพื้นที่ทำงาน หรือคลิกที่โหนด Trigger ที่มีอยู่แล้ว

ขั้นตอนที่ 2: เลือกประเภทวัตถุ

เลือกประเภทของวัตถุที่จะกระตุ้นการทำงานอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3: เลือกกิจกรรม

เลือกกิจกรรมที่จะกระตุ้นการทำงาน:

• สร้าง : เมื่อสร้างรายการใหม่
• อัปเดต : เมื่อทำการอัปเดต
• ลบ : เมื่อทำการลบ

หมายเหตุสำคัญ

หลังจากเพิ่มเงื่อนไขลงในเวิร์กโฟลว์แล้ว ตัวกระตุ้นจะถูก ล็อก และไม่สามารถแก้ไขได้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดค่าตัวกระตุ้นอย่างถูกต้องก่อนที่จะเพิ่มองค์ประกอบอื่นๆ

5. กำหนดเงื่อนไข

เงื่อนไขต่างๆ ช่วยกรองและตรวจสอบเงื่อนไขเฉพาะก่อนดำเนินการใดๆ

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มองค์ประกอบเงื่อนไข

ลากและวางองค์ประกอบ Condition ลงบนพื้นที่ทำงาน แล้วเชื่อมต่อเข้ากับ Trigger

ขั้นตอนที่ 2: เลือกฟิลด์

เลือกช่องข้อมูลที่ต้องการตรวจสอบ:

• สถานะ : สถานะ
• ประเภท : ประเภท
• ลำดับความสำคัญ : ระดับความสำคัญ
• เจ้าของ : ผู้รับผิดชอบ

ขั้นตอนที่ 3: เลือกค่า

เลือกค่าที่ต้องการเปรียบเทียบ:

• สิ่งที่ต้องทำ
• เปิด
• กำลังดำเนินการ
• เสร็จแล้ว
• ยกเลิก

ขั้นตอนที่ 4: เลือกผู้ให้บริการ

เลือกตัวดำเนินการเปรียบเทียบ:

• เท่ากับ : เท่ากัน
• ไม่เท่ากับ : ไม่เท่ากัน
• ใน : รวมอยู่ในรายการ

6. ตั้งค่าการทำงาน

การกระทำ คือ การดำเนินการที่เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มองค์ประกอบ Action

ลากและวางองค์ประกอบ Action ลงบนพื้นที่ทำงาน แล้วเชื่อมต่อเข้ากับ Condition

ขั้นตอนที่ 2: เลือกประเภทการดำเนินการ

ส่งอีเมล

การกำหนดค่า:

1. เลือกผู้รับ:

   • ข้อมูลติดต่อที่เกี่ยวข้อง
   • สมาชิกทีมเฉพาะ
   

2. เลือกเทมเพลตอีเมล:

   เลือกเทมเพลตอีเมลสำเร็จรูปจากเครื่องมือสร้างอีเมล

   

3. เลือกผู้ส่ง:

   เลือกอีเมลที่จะส่งไปให้

   

7. ตั้งค่าการรอ/หน่วงเวลา

คำสั่ง Wait/Delay ช่วยให้คุณหยุดกระบวนการชั่วคราวได้ตามระยะเวลาที่กำหนด

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มองค์ประกอบ Wait

ลากและวางองค์ประกอบ "รอ" ลงบนผืนผ้าใบ

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าเวลาหมดอายุ

ป้อนปริมาณและเลือกหน่วยเวลา:

• นาที
• ชั่วโมง
• วัน

ตัวอย่าง: รอ 10 นาทีก่อนดำเนินการต่อไป

8. ตั้งค่ามนุษย์

องค์ประกอบด้านมนุษย์จะถูกนำมาใช้เมื่อกระบวนการใด ๆ จำเป็นต้องมีการแทรกแซงจากมนุษย์

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มองค์ประกอบมนุษย์

ลากและวางองค์ประกอบ "มนุษย์" ลงบนพื้นที่ทำงาน

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่างาน

ช่องที่ต้องกรอกข้อมูล:

1. หัวข้อ: คำอธิบายโดยย่อเกี่ยวกับงาน
2. หมายเหตุ: รายละเอียดของงานที่จะต้องทำ
3. ลำดับความสำคัญ:
   • ต่ำ
   • ปานกลาง
   • สูง
4. ผู้รับมอบหมาย: เลือกพนักงานที่จะรับผิดชอบงานนี้

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดวันครบกำหนด

สองวิธีในการกำหนดวันครบกำหนด:

1. ระยะเวลา: X วันนับตั้งแต่เวิร์กโฟลว์มาถึงขั้นตอนนี้
2. แบบสัมบูรณ์: เลือกวันที่ที่ต้องการ

9. บันทึกและเปิดใช้งานระบบอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบขั้นตอนการทำงาน

ทบทวนกระบวนการที่กำหนดไว้ทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 2: บันทึกการทำงานอัตโนมัติ

คลิกปุ่ม "บันทึก" เพื่อบันทึกการตั้งค่าอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3: การยืนยัน

ระบบจะแสดงข้อความ "บันทึกสำเร็จ"

ตัวอย่างการใช้งานจริง: งานติดตามผลขั้นตอนการทำงาน

สถานการณ์: เมื่อมีการสร้างงานใหม่ที่มีสถานะ "ต้องทำ" ระบบจะดำเนินการดังนี้:

1. ส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังทีม
2. รอ 10 นาที
3. ตรวจสอบว่าประเภทของงานคือ "การประชุม" หรือไม่
   • ถ้าถูกต้อง: สร้างงานให้ผู้จัดการตรวจสอบ
   • หากข้อมูลไม่ถูกต้อง: ส่งอีเมลแจ้งเตือน

กำหนดค่าเวิร์กโฟลว์:

 [Trigger: Task Created] ↓ [Condition: Status = "To Do"] ↓ (True) [Action: Send Email to Team] ↓ [Wait: 10 minutes] ↓ [Condition: Type = "Meeting"] ↙ ↘ (True) (False) ↓ ↓ [Human] [Send Email] คำแนะนำการใช้งาน [Trigger: Task Created] ↓ [Condition: Status = "To Do"] ↓ (True) [Action: Send Email to Team] ↓ [Wait: 10 minutes] ↓ [Condition: Type = "Meeting"] ↙ ↘ (True) (False) ↓ ↓ [Human] [Send Email]

1. เริ่มจากสิ่งง่ายๆ

เริ่มจากการสร้างระบบอัตโนมัติแบบง่ายๆ ก่อน จากนั้นค่อยๆ ขยายขอบเขตให้กว้างขึ้น

2. การใช้เทมเพลต

ใช้เทมเพลตสำเร็จรูปเพื่อประหยัดเวลา

3. ทดสอบก่อนเปิดใช้งาน

ควรทดสอบขั้นตอนการทำงานด้วยข้อมูลทดสอบก่อนนำไปใช้งานจริงเสมอ

4. ตั้งชื่อให้ชัดเจน

ตั้งชื่อระบบอัตโนมัติของคุณให้สื่อความหมาย เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ

5. ตรวจสอบเทมเพลตอีเมล

โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สร้างเทมเพลตอีเมลของคุณใน Email Builder เรียบร้อยแล้ว ก่อนที่จะนำไปใช้ในระบบอัตโนมัติ