คู่มือการใช้งานฟีเจอร์ Automation

1. การเข้าถึงระบบอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 1: จากหน้าจอหลัก คลิกที่เมนู "การทำงานอัตโนมัติ" ในแถบด้านข้างซ้าย

2. ดูรายการการทำงานอัตโนมัติ

หลังจากเข้าสู่เว็บไซต์แล้ว คุณจะเห็นรายการของระบบอัตโนมัติทั้งหมดที่ถูกสร้างขึ้น

ข้อมูลที่แสดง:

• ชื่อรถ

• สถานะ (ใช้งานอยู่/ไม่ใช้งาน)

• วันที่สร้าง

• วันที่อัปเดตล่าสุด

3. สร้างระบบอัตโนมัติใหม่

ขั้นตอนที่ 1: คลิกปุ่ม สร้างใหม่

คลิกปุ่ม "สร้างเลย"

ขั้นตอนที่ 2: เลือกเทมเพลต (ไม่บังคับ)

คุณสามารถ:

- เลือกใช้เทมเพลตสำเร็จรูป : ใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์ยอดนิยม

• สร้างตั้งแต่เริ่มต้น : สร้างเวิร์กโฟลว์ของคุณเอง

ขั้นตอนที่ 3: ไปที่ Workflow Builder

หน้าต่าง Workflow Builder จะปรากฏขึ้น ทำให้คุณสามารถออกแบบกระบวนการได้

4. การตั้งค่าทริกเกอร์

ตัวกระตุ้น (Trigger) คือจุดเริ่มต้นของระบบอัตโนมัติ – เหตุการณ์ที่กระตุ้นกระบวนการ

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มองค์ประกอบทริกเกอร์

ลากและวางองค์ประกอบ Trigger ลงบนพื้นที่ทำงาน หรือคลิกที่โหนด Trigger ที่มีอยู่แล้ว

ขั้นตอนที่ 2: เลือกประเภทวัตถุ

เลือกประเภทของวัตถุที่จะกระตุ้นการทำงานอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3: เลือกกิจกรรม

เลือกกิจกรรมที่จะกระตุ้นการทำงาน:

• สร้าง : เมื่อสร้างรายการใหม่

• อัปเดต : เมื่อทำการอัปเดต

• ลบ : เมื่อทำการลบ

หมายเหตุสำคัญ ###

หลังจากเพิ่มเงื่อนไขลงในเวิร์กโฟลว์แล้ว ตัวกระตุ้นจะถูก ล็อก และไม่สามารถแก้ไขได้ โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำหนดค่าตัวกระตุ้นอย่างถูกต้องก่อนที่จะเพิ่มองค์ประกอบอื่นๆ

5. การกำหนดเงื่อนไข

เงื่อนไขต่างๆ ช่วยกรองและตรวจสอบเงื่อนไขเฉพาะก่อนดำเนินการใดๆ

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มองค์ประกอบเงื่อนไข

ลากและวางองค์ประกอบ Condition ลงบนพื้นที่ทำงาน แล้วเชื่อมต่อเข้ากับ Trigger

ขั้นตอนที่ 2: เลือกฟิลด์

เลือกช่องข้อมูลที่ต้องการตรวจสอบ:

• สถานะ : สถานะ

• ประเภท : ประเภท

• ลำดับความสำคัญ : ระดับความสำคัญ

• เจ้าของ : ผู้รับผิดชอบ

ขั้นตอนที่ 3: เลือกค่า

เลือกค่าที่ต้องการเปรียบเทียบ:

• สิ่งที่ต้องทำ

• เปิด

• กำลังดำเนินการ

• เสร็จแล้ว

• ยกเลิก

ขั้นตอนที่ 4: เลือกผู้ให้บริการ

เลือกตัวดำเนินการเปรียบเทียบ:

• เท่ากับ : เท่ากัน

• ไม่เท่ากับ : ไม่เท่ากัน

• ใน : รวมอยู่ในรายการ

6. การตั้งค่าการดำเนินการ

การกระทำ คือ การดำเนินการที่เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มองค์ประกอบ Action

ลากและวางองค์ประกอบ Action ลงบนพื้นที่ทำงาน แล้วเชื่อมต่อเข้ากับ Condition

ขั้นตอนที่ 2: เลือกประเภทการดำเนินการ

#### ส่งอีเมล

การกำหนดค่า:

- เลือกผู้รับ:

ข้อมูลติดต่อที่เกี่ยวข้อง

• สมาชิกทีมเฉพาะ

- เลือกเทมเพลตอีเมล:

เลือกเทมเพลตอีเมลสำเร็จรูปจากเครื่องมือสร้างอีเมล

- เลือกผู้ส่ง:

เลือกอีเมลที่จะส่งไปให้

7. การตั้งค่าการรอ/หน่วงเวลา

คำสั่ง Wait/Delay ช่วยให้คุณหยุดกระบวนการชั่วคราวได้ตามระยะเวลาที่กำหนด

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มองค์ประกอบ Wait

ลากและวางองค์ประกอบ "รอ" ลงบนผืนผ้าใบ

ขั้นตอนที่ 2: ตั้งค่าระยะเวลาหมดเวลา

ป้อนปริมาณและเลือกหน่วยเวลา:

• นาที

• ชั่วโมง

• วัน

ตัวอย่าง: รอ 10 นาทีก่อนดำเนินการต่อไป

8. การตั้งค่าทรัพยากรบุคคล

องค์ประกอบด้านมนุษย์จะถูกนำมาใช้เมื่อกระบวนการใด ๆ จำเป็นต้องมีการแทรกแซงจากมนุษย์

ขั้นตอนที่ 1: เพิ่มองค์ประกอบของมนุษย์

ลากและวางองค์ประกอบ "มนุษย์" ลงบนพื้นที่ทำงาน

ขั้นตอนที่ 2: กำหนดค่างาน

ช่องที่ต้องกรอกข้อมูล:

• หัวข้อ: คำอธิบายโดยย่อเกี่ยวกับงาน

• หมายเหตุ: รายละเอียดของงานที่จะต้องทำ

- ลำดับความสำคัญ:

ต่ำ

• ปานกลาง

• สูง

- ผู้รับผิดชอบ: เลือกพนักงานที่จะรับผิดชอบงานนี้

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดวันครบกำหนด

สองวิธีในการกำหนดวันครบกำหนด:

- ระยะเวลาสัมพัทธ์: X วันนับตั้งแต่เวิร์กโฟลว์มาถึงขั้นตอนนี้

• แบบสัมบูรณ์: เลือกวันที่ที่ต้องการ

9. บันทึกและเปิดใช้งานระบบอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 1: ตรวจสอบขั้นตอนการทำงาน

ทบทวนกระบวนการที่กำหนดไว้ทั้งหมด

ขั้นตอนที่ 2: บันทึกการทำงานอัตโนมัติ

คลิกปุ่ม "บันทึก" เพื่อบันทึกการตั้งค่าอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3: การยืนยัน

ระบบจะแสดงข้อความ "บันทึกสำเร็จ"

## ตัวอย่างการใช้งานจริง: งานติดตามผลเวิร์กโฟลว์

สถานการณ์: เมื่อมีการสร้างงานใหม่ที่มีสถานะ "ต้องทำ" ระบบจะดำเนินการดังนี้:

• ส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังทีม

• รอ 10 นาที

- ตรวจสอบว่าประเภทของงานคือ "การประชุม" หรือไม่

ถ้าถูกต้อง: สร้างงานให้ผู้จัดการตรวจสอบ

• หากข้อมูลไม่ถูกต้อง: ส่งอีเมลแจ้งเตือน

กำหนดค่าเวิร์กโฟลว์:

[ทริกเกอร์: สร้างงานแล้ว] ↓ [เงื่อนไข: สถานะ = "ต้องทำ"] ↓ (จริง) [การกระทำ: ส่งอีเมลไปยังทีม] ↓ [รอ: 10 นาที] ↓ [เงื่อนไข: ประเภท = "การประชุม"] ↙ ↘ (จริง) (เท็จ) ↓ ↓ [มนุษย์] [ส่งอีเมล]

10. การเรียกดูคลังสินค้าสองระดับแบบอัตโนมัติโดยใช้สคริปต์ที่มีอยู่แล้ว

ขณะนี้ระบบอัตโนมัติเหล่านี้ถูกจัดกลุ่มไว้ใน ไลบรารีระบบอัตโนมัติแบบสองระดับ : เลือกกลุ่มฟังก์ชัน (CRM/ลูกค้า, บัญชี, ฝ่ายบุคคล, การมอบหมายงาน ฯลฯ) จากนั้นเปิดเพลย์บุ๊กภายในนั้น

ขั้นตอนที่ 1: เปิดใช้งานคลังสินค้าอัตโนมัติ

ไปที่ เมนู Automations แล้วเปิด Automation Catalog เรียกดูตามกลุ่มฟังก์ชัน ปัจจุบันบัญชีและทรัพยากรบุคคลแสดงอยู่ด้วยกันในหมวดหมู่เดียวกัน

ขั้นตอนที่ 2: ใช้สคริปต์ติดต่อ/บริษัท หรือค้นหาพันธมิตรและลูกค้าเป้าหมาย

• คู่มือการติดต่อ/บริษัท : เลือกสถานการณ์การดูแลลูกค้า/บริษัทตามวงจรชีวิต (เช่น การต้อนรับ การติดตามเตือน ฯลฯ) และเริ่มใช้งานได้เลย

• คู่มือการค้นหาพันธมิตร : หลังจากนำเข้าข้อมูลติดต่อ/บริษัทจากเครื่องมือค้นหาพันธมิตรและลูกค้าเป้าหมายแล้ว ให้แนบสคริปต์การติดต่อเพื่อเริ่มต้นชุดการติดต่อของคุณ

สคริปต์ที่ไม่ได้ใช้งานจะถูกซ่อนไว้เพื่อความสะดวก คุณสามารถเปิดใช้งานได้เมื่อต้องการใช้งาน

## เคล็ดลับการใช้งาน

### 1. เริ่มจากสิ่งง่ายๆ

เริ่มจากการสร้างระบบอัตโนมัติแบบง่ายๆ ก่อน จากนั้นค่อยๆ ขยายขอบเขตให้กว้างขึ้น

2. การใช้เทมเพลต

ใช้เทมเพลตสำเร็จรูปเพื่อประหยัดเวลา

3. ทดสอบก่อนเปิดใช้งาน

ควรทดสอบขั้นตอนการทำงานด้วยข้อมูลทดสอบก่อนนำไปใช้งานจริงเสมอ

4. ตั้งชื่อให้ชัดเจน

ตั้งชื่อระบบอัตโนมัติของคุณให้สื่อความหมาย เพื่อให้ง่ายต่อการจัดการ

5. ตรวจสอบเทมเพลตอีเมล

โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สร้างเทมเพลตอีเมลของคุณใน Email Builder เรียบร้อยแล้ว ก่อนที่จะนำไปใช้ในระบบอัตโนมัติ