Guide de connexion des transporteurs à GTG CRM

Dans le commerce de détail et le commerce électronique, la rapidité et l'efficacité des livraisons sont des facteurs clés pour la satisfaction client. Cependant, la gestion de multiples partenaires logistiques, la comparaison des tarifs et le suivi des commandes peuvent s'avérer très chronophages. GTG CRM comprend cela et a intégré les principaux services de livraison express du Vietnam, vous permettant de gérer l'ensemble de votre processus de livraison au sein d'un système unique.

Grâce à la fonctionnalité de connexion aux services de livraison, vous pouvez facilement lier vos comptes Viettel Post et Giao Hàng Nhanh en quelques minutes, et activer Grab Express – le service de livraison express à la demande en ville – d'un simple clic, sans avoir besoin de clés API. Une fois connectés, toutes les opérations, de la création de commande à la comparaison des tarifs, en passant par l'impression des bordereaux et le suivi de l'état de livraison, s'effectuent directement sur GTG CRM, vous permettant de gagner du temps et d'optimiser vos coûts de transport. Les acheteurs peuvent également suivre leurs commandes en temps réel après que le chauffeur ait récupéré la marchandise.

Fonctionnalités principales

Le système de connexion aux services de livraison de GTG CRM prend en charge toutes les fonctionnalités suivantes :

- Intégration des plus grands partenaires logistiques du Vietnam : Viettel Post, Giao Hàng Nhanh et Grab Express, répondant à tous vos besoins de livraison, qu'il s'agisse de livraisons en ville ou entre provinces.

- Grab Express - Livraison express à la demande en ville : activation d'un simple clic, sans clé API requise ; le système assigne un chauffeur selon l'adresse complète (géolocalisation GPS), vérifie la zone de service et assigne un chauffeur dès que vous appuyez sur "Prêt à livrer", prenant en charge à la fois le paiement à la livraison (COD) et le prépaiement.

- Connexion unique via votre compte chez chaque partenaire logistique, puis utilisation continue sans avoir à vous reconnecter.

- Suivi de commande en direct pour l'acheteur : après que le chauffeur ait récupéré la marchandise, le client peut voir le statut de livraison en temps réel, l'heure d'arrivée estimée (ETA) et la chronologie des événements directement sur la page de la commande, avec un bouton "Suivre sur Grab" (carte du chauffeur) ou un lien de suivi du transporteur ; le système envoie automatiquement un e-mail "Commande en cours de livraison" avec un lien de suivi.

- Comparaison des tarifs de livraison entre les partenaires lors de la création de la commande, vous aidant à choisir la méthode de livraison la plus économique.

- Gestion centralisée de toutes les commandes de livraison provenant de différents canaux de transport dans une seule liste, facilitant la recherche et le suivi.

- Prise en charge de la livraison par vos propres moyens (Self-shipping) avec trois options directement sur la page de vente : livraison par transporteur (COURIER), livraison à domicile depuis le magasin (STORE_DELIVERY) et retrait en magasin (PICKUP).

- Utilisation de l'entrepôt par défaut comme point d'expédition (default-origin) et géocodage automatique de l'adresse de l'entrepôt, avec un aperçu pour l'administrateur — calcul précis de la distance et de la zone de livraison.

- Devis de transport négociable pour les commandes dans des zones nécessitant une entente sur les tarifs, avec un e-mail contenant un lien de paiement (pay-link) pour que le client règle cette partie des frais.

- Rapprochement automatique du COD lors de la marque "Livré" (Mark Delivered), garantissant la concordance des registres de collecte.

- Stockage sécurisé des informations de connexion, protection de vos données de compte de transport selon les normes les plus élevées.

Instructions de connexion aux services de livraison

Étape 1 : Accéder à la gestion des commandes de livraison

Depuis la page d'accueil de GTG CRM, recherchez la barre de menu sur le côté gauche de l'écran. Vous y trouverez le groupe de fonctionnalités "Gestion d'entrepôt" avec plusieurs sous-sections.

Cliquez sur l'élément "Commandes de livraison" pour ouvrir l'interface de gestion des expéditions. Ici, si vous avez déjà des commandes en cours de livraison, le système affichera la liste complète de ces commandes avec leur statut actuel.

Étape 2 : Ouvrir l'onglet des services de livraison express

En haut de l'interface de gestion des commandes de livraison, vous verrez des onglets de navigation. Cliquez sur l'onglet "Services de livraison express" pour afficher la liste des partenaires logistiques que GTG CRM prend en charge pour l'intégration.

Vous y trouverez quatre options principales :

Viettel Post - le partenaire national de la poste, avec un réseau couvrant tout le pays, particulièrement fort dans les provinces éloignées et rurales.

Giao Hàng Nhanh - un partenaire spécialisé dans la livraison rapide en ville et entre provinces, avec un traitement rapide et des prix compétitifs.

Grab Express - le service de livraison express à la demande en ville, qui assigne un chauffeur dès que vous appuyez sur "Prêt à livrer". Contrairement à Viettel Post et Giao Hàng Nhanh (qui nécessitent une connexion de compte), Grab Express s'active d'un simple clic, sans clé API. Voir les détails dans la section "Activer Grab Express" ci-dessous.

Sales Shipping (Livraison par vos propres moyens) - une option pour organiser vous-même la livraison lorsque vous souhaitez que vos employés livrent directement aux clients. Cette section est maintenant entièrement prise en charge : trois méthodes de paiement (COURIER/STORE_DELIVERY/PICKUP), utilisation de l'entrepôt par défaut comme point d'expédition, devis négociables avec e-mail de lien de paiement, et rapprochement automatique du COD après livraison. Voir les détails dans la section "Configuration de la livraison par vos propres moyens (Self-shipping)" ci-dessous.

Étape 3 : Connexion avec Viettel Post

Si vous utilisez les services de livraison de Viettel Post, cliquez sur le bouton "Connecter" à côté du logo Viettel Post.

Une fenêtre popup apparaîtra, vous demandant d'entrer les informations de votre compte Viettel Post. Vous devrez remplir les informations suivantes :

Nom d'utilisateur ou numéro de téléphone enregistré auprès de Viettel Post.

Mot de passe de votre compte Viettel Post.

Toutes autres informations de vérification requises par le système, selon les paramètres de sécurité de votre compte Viettel Post.

Une fois les informations entièrement remplies, cliquez sur le bouton "Confirmer" ou "Connecter". Le système vérifiera les informations auprès du serveur de Viettel Post. Ce processus ne prend généralement que quelques secondes.

Étape 4 : Connexion avec Giao Hàng Nhanh

Ensuite, pour vous connecter à Giao Hàng Nhanh, procédez de la même manière. Cliquez sur le bouton "Connecter" à côté du logo Giao Hàng Nhanh.

La fenêtre de saisie des informations de connexion de Giao Hàng Nhanh s'affichera. Notez que chaque partenaire logistique peut demander des informations d'authentification différentes :

Pour Giao Hàng Nhanh, vous pourriez avoir besoin d'entrer un token API ou un code de validation au lieu d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe classiques.

Certains partenaires vous demanderont d'obtenir une clé API depuis leur propre portail de gestion avant de pouvoir vous connecter.

Préparez ces informations à l'avance avant de procéder à la connexion.

Remplissez toutes les informations demandées et cliquez sur "Confirmer". Le système vérifiera et établira la connexion avec Giao Hàng Nhanh.

Étape 5 : Activer Grab Express (livraison express en ville)

Grab Express est un service de livraison express à la demande en ville - un chauffeur est assigné dès que vous êtes prêt, idéal pour les produits alimentaires, les fleurs fraîches, les cosmétiques ou toute commande en ville nécessitant une livraison le jour même. Contrairement à Viettel Post et Giao Hàng Nhanh, vous n'avez pas besoin de demander de clé API ni de saisir de compte - GTG CRM est déjà connecté à Grab, il vous suffit de l'activer.

Dans l'onglet Services de livraison express, trouvez la section Grab Express et cliquez sur le bouton "Activer". Grab Express devient immédiatement une option de livraison pour vos clients à l'étape du paiement sur votre vitrine.

Quelques points importants sur le fonctionnement de Grab Express :

Assignation de chauffeur selon l'adresse complète et vérification automatique de la zone de service. Grab géolocalise le point de collecte et le point de livraison par coordonnées GPS à partir de l'adresse complète (ne pas utiliser de codes de province/district/commune comme les services postaux). Le système vérifie automatiquement la distance et n'affiche Grab Express que si la commande se trouve dans un rayon de livraison possible (livraison express en ville) ; pour les commandes trop éloignées, le client ne verra pas l'option Grab et choisira un autre transporteur - ainsi, il n'y a pas de devis "virtuel" pour des distances que les motos ne peuvent pas couvrir.

Assignation de chauffeur dès que vous appuyez sur "Prêt à livrer". Comme Grab assigne un chauffeur pour venir chercher la marchandise immédiatement, les commandes Grab ne pas sont réservées dès que le client passe commande, mais attendent que vous confirmiez que la marchandise est emballée et que vous appuyiez sur "Prêt à livrer" (Ready to ship). C'est à ce moment-là que Grab recherche et assigne un chauffeur, évitant ainsi que le chauffeur arrive alors que la marchandise n'est pas encore prête. Grab Express prend en charge à la fois le paiement à la livraison (COD) et le paiement anticipé, comme les autres transporteurs.

Statuts unifiés, mises à jour en temps réel. Les commandes Grab passent par des statuts unifiés avec GHN/Viettel Post : recherche de chauffeur → marchandise récupérée → en cours de livraison → livraison réussie, mises à jour automatiques via la connexion de suivi de Grab.

Étape 6 : Finalisation et vérification de la connexion

Une fois les deux canaux connectés avec succès, vous verrez le statut "Connecté" s'afficher à côté de chaque partenaire logistique. Une icône verte ou une coche confirmera que la connexion fonctionne normalement.

À partir de ce moment, chaque fois que vous créerez une nouvelle commande de livraison depuis GTG CRM, le système récupérera automatiquement les tarifs de Viettel Post, Giao Hàng Nhanh et Grab Express (si la commande est dans la zone de service de Grab) pour que vous puissiez les comparer et choisir. Vous n'aurez plus besoin de vous reconnecter à ces comptes.

Veillez à mémoriser ou à noter les informations de compte que vous avez utilisées pour la connexion. Cela sera utile si vous devez vous connecter directement sur le site web du partenaire logistique pour vérifier des détails ou effectuer d'autres actions avancées.

Configuration de la livraison par vos propres moyens (Self-shipping)

Si vous disposez de votre propre équipe de livraison ou si vous livrez dans un rayon local — restauration, fleuristes, boutiques de quartier — le Self-shipping vous permet de vendre et livrer de manière proactive avec vos propres ressources, tout en centralisant la gestion de toutes les commandes, des frais de port et des statuts de livraison sur GTG CRM.

Pour que la méthode de livraison par vos propres moyens s'affiche sur la vitrine pour que les clients puissent choisir, vous devez remplir deux conditions simultanément : la configuration du Self Shipping doit être activée avec au moins un niveau de tarif, et l'entrepôt par défaut doit avoir une adresse avec coordonnées géolocalisées avec succès. Si l'une des deux conditions est manquante, l'option de livraison par vos propres moyens n'apparaîtra pas lors du processus de paiement du client.

Étape 1 : Activer le Self Shipping et configurer les tarifs de livraison

Dans le menu de gauche, allez dans GESTION D'ENTREPÔT → Commandes de livraison, puis sélectionnez l'onglet Services de livraison express. Vous y trouverez trois options : Viettel Post, Giao Hàng Nhanh, et la section Self Shipping sur la droite avec un bouton CONFIGURATION.

Cliquez sur CONFIGURATION pour ouvrir le tableau des paramètres de livraison par vos propres moyens. Activez le bouton bascule Self Shipping sur ON, puis ajoutez les lignes de tarifs de livraison en cliquant sur le bouton d'ajout.

Chaque ligne de tarif est une règle de calcul des frais de port basée sur la zone de livraison et les conditions du panier. Lorsque le client passe commande, le système calcule la distance entre l'entrepôt et l'adresse du client, la compare avec chaque ligne dans l'ordre de priorité, et applique la première ligne qui remplit toutes les conditions. Le tableau ci-dessous décrit la signification de chaque champ :

Champ Description

Nom Nom affiché au client à l'étape du paiement, par exemple "Livraison en ville" ou "Livraison rapide 2h"

Zone Same City (≤ 15 km de l'entrepôt), Intra City (≤ 50 km), Negotiable (> 50 km ou non défini), Free Ship

Prix Tarif d'expédition ; automatiquement 0 si FREESHIP ou NEGOTIABLE est sélectionné

Unité monétaire VND ou USD

Poids maximum Le panier dépassant ce seuil ignore cette ligne de tarif

Valeur minimale Le panier inférieur à ce seuil ignore cette ligne de tarif — utilisé pour créer des paliers de prix ou la livraison gratuite

Activer/désactiver Désactiver temporairement un tarif sans avoir à le supprimer

L'ordre de priorité entre les lignes de tarif est ajusté par les flèches de haut en bas dans le tableau. Une utilisation courante est de créer des paliers de prix : placez la ligne "Same City 5.000đ (valeur minimale 500.000đ)" au-dessus de la ligne "Same City 15.000đ (valeur minimale 0đ)". Les clients en ville qui achètent plus paient moins cher, les clients qui achètent moins paient le tarif normal. De même, une ligne FREESHIP avec une valeur minimale remplacera toutes les autres lignes de tarif — quelle que soit la zone — lorsque le panier atteint ce seuil.

Étape 2 : Définir l'entrepôt par défaut comme point d'expédition

Le système a besoin de connaître l'emplacement de votre entrepôt pour calculer la distance jusqu'à l'adresse de chaque client et déterminer la zone de livraison. Par conséquent, avant que le Self Shipping ne puisse s'afficher sur la vitrine, vous devez désigner un entrepôt comme point d'expédition par défaut.

Allez dans GESTION D'ENTREPÔT → Entrepôts, cliquez sur la ligne de l'entrepôt que vous souhaitez utiliser pour ouvrir le formulaire de modification.

Dans le formulaire de modification, recherchez le bouton bascule "Définir comme entrepôt par défaut (Shop Delivery)" et activez-le. Ensuite, entrez l'adresse complète et précise de l'entrepôt, puis cliquez sur Enregistrer. Immédiatement après l'enregistrement, le système envoie l'adresse à la carte OpenStreetMap pour géocoder automatiquement les coordonnées (auto-geocoding). Après quelques secondes, le formulaire affichera la ligne "Géocodé à : [heure]" avec les coordonnées de latitude/longitude - ceci confirme que la géolocalisation a réussi et vous pouvez enregistrer définitivement.

Chaque espace de travail ne peut avoir qu'un seul entrepôt par défaut à la fois. Lorsque vous activez un autre entrepôt comme par défaut, l'ancien entrepôt est automatiquement désactivé sans avoir besoin de le désactiver manuellement. Si l'adresse saisie ne peut pas être géolocalisée, le Self Shipping n'apparaîtra pas pour les clients tant que vous n'aurez pas corrigé l'adresse.

Étape 3 : Traiter les commandes pour les zones nécessitant une entente sur les tarifs

Lorsque les clients commandent depuis une adresse située à plus de 50 km de l'entrepôt, ou si le système ne peut pas déterminer la zone de livraison, les clients voient le message "Contacter le magasin" à l'étape de sélection de la méthode de livraison. La commande est créée avec le statut En attente de devis de frais de port et aucun paiement n'est collecté - le système attend que l'administrateur confirme le tarif approprié.

Pour traiter cela, allez dans GESTION D'ENTREPÔT → Commandes de livraison, recherchez la commande avec le label jaune "En attente de devis de frais de port" et ouvrez-la.

Cliquez sur le bouton Confirmer le devis (Confirm Quote). Un petit formulaire apparaîtra où vous pourrez entrer le tarif négocié, la durée de livraison prévue (par exemple "Livraison sous 3 à 5 jours"), et le numéro de suivi si nécessaire (par exemple un lien de partage Ahamove). Après avoir cliqué sur Confirmer, le système enregistre les frais de port dans la commande et envoie un e-mail au client environ 10 secondes plus tard. L'e-mail contient un lien de paiement (pay-link) pour que le client revienne sur la vitrine et finalise ce paiement de frais de port. Lorsque le client a payé, la commande passe au statut Confirmé et est prête à être expédiée.

L'e-mail est envoyé dans la langue de la commande, en vietnamien ou en anglais, selon le paramètre de langue lors de la commande. Si le client ne laisse pas d'adresse e-mail, l'étape d'envoi de l'e-mail est ignorée sans affecter le flux de traitement. Dans le cas où vous cliquez accidentellement deux fois sur Confirm Quote pour la même commande déjà confirmée, le système le détecte et ignore la deuxième fois — aucun e-mail en double n'est envoyé, aucune donnée supplémentaire n'est enregistrée.

Étape 4 : Marquer comme livré et rapprochement automatique du COD

Lorsque la commande a été effectivement livrée, ouvrez les détails de la commande et cliquez sur Marquer comme livré (Mark as Delivered). Le statut de la commande passe à "Livré avec succès".

Pour les commandes COD (paiement à la livraison en espèces), dès que vous cliquez sur ce bouton, le système enregistre automatiquement le statut de paiement comme collecté et marque l'heure de la collecte. Les registres de collecte sont immédiatement cohérents, sans besoin de saisie manuelle ou de rapprochement supplémentaire. Si une modification est nécessaire par la suite, vous pouvez toujours modifier le statut de paiement directement depuis la page des détails de la commande. Cliquer une deuxième fois sur Mark as Delivered sur une commande déjà enregistrée est sans effet — le système ne l'écrase pas.

💡 Astuce : Indiquez le poids et les dimensions des produits (dans Produits/Entrepôt) pour que les frais de port soient calculés avec précision ; si non indiqués, le système utilise des valeurs par défaut sûres.

Suivi de commande en direct pour l'acheteur

Un avantage majeur pour l'expérience client : après que le chauffeur ait récupéré la marchandise, l'acheteur peut suivre sa commande directement sur la page de commande de la vitrine (/account/orders/... ou la page de suivi des commandes pour les clients anonymes), applicable à tous les transporteurs - Grab Express, Giao Hàng Nhanh, Viettel Post et même les commandes livrées par vos propres moyens.

Sur la page de commande, le client voit :

• Statut de livraison en temps réel traduit en vietnamien (recherche de chauffeur, marchandise récupérée, en cours de livraison, livrée...) au lieu d'un simple numéro de suivi.
• Heure d'arrivée estimée (ETA) et chronologie des événements de la commande, mises à jour selon la progression réelle.
• Bouton "Suivre sur Grab" qui ouvre la page de la carte du chauffeur en temps réel de Grab ; pour GHN/Viettel Post, il s'agit d'un lien de suivi public du transporteur. Le bouton n'apparaît que si le transporteur fournit un lien de suivi (généralement après que le chauffeur ait récupéré la marchandise).

De plus, dès que la commande quitte le point d'expédition (après que le chauffeur ait récupéré la marchandise), GTG CRM envoie automatiquement un e-mail "Commande en cours de livraison" au client, avec un lien de suivi comme bouton d'action principal. Cet e-mail est envoyé une seule fois pour chaque commande, dans la langue de la commande (vietnamien ou anglais). Si le client ne laisse pas d'adresse e-mail, l'étape d'envoi de l'e-mail est ignorée sans affecter la commande.

Grâce à cela, le client sait proactivement "où se trouve ma commande, quand arrivera-t-elle", réduisant considérablement le nombre d'appels/messages demandant l'état de la livraison à la boutique.

Avantages de l'utilisation de GTG CRM pour la gestion des livraisons

Gain de temps considérable grâce à l'absence de basculement entre plusieurs sites web de différentes sociétés de transport. Toutes les opérations sont centralisées en un seul endroit.

Optimisation des coûts de transport grâce à la comparaison automatique des tarifs entre les partenaires. Vous pouvez toujours choisir la méthode de livraison avec le prix le plus raisonnable pour chaque commande spécifique.

Gestion unifiée de l'ensemble du processus, des commandes au stock en passant par les livraisons, au sein d'un même système, permettant de réduire les erreurs et d'augmenter l'efficacité opérationnelle.

Suivi de l'état de livraison en temps réel directement sur GTG CRM sans avoir à accéder aux sites web individuels des partenaires logistiques.

Facilité d'expansion commerciale multicanal grâce au système qui prend en charge les principaux partenaires logistiques, adapté aussi bien aux détaillants qu'aux vendeurs sur plusieurs plateformes de commerce électronique.

Remarques importantes

Avant de vous connecter, assurez-vous d'avoir un compte actif chez Viettel Post ou Giao Hàng Nhanh. Si ce n'est pas le cas, vous devez d'abord vous inscrire directement auprès d'eux. Grab Express, quant à lui, ne nécessite ni compte ni clé API - il suffit d'appuyer sur "Activer" pour l'utiliser immédiatement.

Les informations de connexion que vous fournissez à GTG CRM sont cryptées et sécurisées selon les normes les plus élevées. Cependant, assurez-vous de ne pas partager ces informations avec d'autres personnes.

Certains partenaires logistiques peuvent exiger une authentification à deux facteurs ou des autorisations d'API spéciales. Suivez leurs instructions pour obtenir les informations d'authentification correctes.

Si vous changez de mot de passe sur le site web du partenaire logistique, n'oubliez pas de mettre à jour les informations de connexion sur GTG CRM pour éviter toute interruption de service.