Vous pourrez faire quoi après ce guide
Créer un service dans le Catalogue → établir un devis mixte (produits + services) → convertir en contrat → renseigner la Partie B + les jalons de recette → envoyer le contrat (.docx) → téléverser la version signée → émettre les factures par tranche → consulter les écritures comptables.
Préparatifs
| # | Condition | Pourquoi c'est nécessaire |
|---|---|---|
| 1 | Être connecté à GTG CRM, avec les droits de gestion CRM (créer des produits, services, devis, contrats). | Pour réaliser l'ensemble du processus. |
| 2 | Avoir configuré le Plan comptable (CoA) + (pour émettre des factures) l'espace de travail de configuration des factures/ERP. | Pour que les factures soient enregistrées dans le grand livre comptable. |
| 3 | Un contact/une entreprise en tant que client (Partie B). | Le contrat a besoin d'une partie signataire. |
Étape 1 — Créer un service dans le Catalogue
- Ouvrez CRM → Catalogue → Services → Créer.
- Créez « Conception de site web » — prix
20 000 000, facturation Unique. Enregistrez. Créez ensuite « SEO mensuel » — prix5 000 000, Récurrent → mensuel. Enregistrez.
✅ Résultat attendu : Le service apparaît sous Catalogue ▸ Services ; chaque service affiche un prix et une périodicité de facturation. (Les produits se trouvent sous Catalogue ▸ Produits et peuvent aussi être facturés de manière récurrente.)
Étape 2 — Établir un devis mixte (produits + services)
- Ouvrez CRM → Ventes → Devis (Quotations) → Créer, puis sélectionnez un contact.
- Ligne 1 : Type = Service → « Conception de site web » (1). Ligne 2 : Type = Service → « SEO mensuel » (1). Ligne 3 : Type = Produit → « Licence d'hébergement » (quantité 3).
- Enregistrez le devis → Envoyer → marquez-le comme Accepté (DRAFT → SENT → ACCEPTED).
✅ Résultat attendu : Chaque ligne affiche une étiquette de type (Service = vert, Produit = bleu) ; les lignes de service indiquent la périodicité. Le total de toutes les lignes est calculé. Une fois ACCEPTED, le bouton Convert to Contract apparaît.
Étape 3 — Convertir le devis → Contrat
- Faites passer le devis au statut Accepted (Accepté) : ouvrez le devis → Mark as Sent → Mark as Accepted (confirmer).
- Sur la ligne du devis Accepted dans le tableau Quotations, cliquez sur l'icône Convert to Contract (bouton d'action sur la ligne — PAS dans le panneau de détails ; le panneau ne propose que Convert to Order). Ouvrez le contrat nouvellement créé dans Ventes → Contrats.
✅ Résultat attendu : Une notification indique le numéro du contrat au format CTR-YYYYMM-NNNNN. Le contrat conserve le type et la périodicité de chaque ligne ; le total est réparti entre le montant unique et le montant mensuel, plus la TVA. Le devis passe au statut CONVERTED/ACCEPTED.
Étape 4 — Renseigner la Partie B et les jalons de recette
- Dans le contrat, ouvrez la section Partie B (Party B) → sélectionnez le contact/l'entreprise ; les informations (raison sociale légale, numéro fiscal, adresse, représentant légal) se remplissent automatiquement lorsque les données d'enrichissement de l'entreprise sont disponibles.
- Définissez les jalons de recette (Nghiệm thu) pour piloter l'échéancier de paiement ; (facultatif) activez le bilinguisme.
✅ Résultat attendu : La Partie B apparaît dans le contrat ; les jalons de réception génèrent le calendrier de paiement correspondant.
Étape 5 — Envoyer le contrat au client (.docx)
- Ouvrez les détails du contrat (cliquez sur + / numéro du contrat pour ouvrir le panneau). Dans la section Documents (Tài liệu) : cliquez sur Generate contract pour créer une version .docx, ou utilisez Upload document pour joindre une version du contrat. Une fois le document disponible, chaque document dispose d'un bouton Send / Download pour l'envoyer au client.
✅ Résultat attendu : Le système crée ou joint le document de contrat ; les boutons Send (envoyer un e-mail au client) et Download apparaissent sur la ligne du document dans la section Documents.
ℹ️ Remarque : La section Documents du contrat comprend Generate contract et Upload document ; une fois un document ajouté, chaque ligne de document affiche Send / Download. Veuillez renseigner la Partie B (Étape 4) avant de cliquer sur Generate contract ; si la Partie B n'est pas encore renseignée, vous pouvez tout de même utiliser Upload document pour joindre une version du contrat.
Étape 6 — Télécharger la version signée
- Une fois que le client a signé et renvoyé le contrat, dans la section Documents, cliquez sur Upload document → sélectionnez le fichier (type Signed copy) → confirmez. (Conseil affiché juste en dessous : "Upload the signed contract to activate it.")
✅ Résultat attendu : Le fichier signé est joint (Type Signed copy) avec la date et l'heure de signature ; le contrat passe automatiquement à l'état ACTIVE/Ongoing et le champ Signed at est renseigné. Le tableau Billing (calendrier de paiement) ainsi que le bouton Issue invoice apparaissent (aucune écriture comptable n'est encore générée).
Étape 7 — Émettre les factures par échéance
- Sur le contrat en vigueur, dans le tableau Billing, cliquez sur Issue invoice pour l'échéance à facturer → la fenêtre Issue invoice s'ouvre avec 3 options : Issue now / Save as draft / Mark paid now (avec la note : "Issuing records revenue + receivable (AR). Marking paid records the cash receipt.") → sélectionnez une option puis confirmez.
✅ Résultat attendu : La facture de l'échéance est émise via le flux ERP/facturation ; l'échéance est liée à la facture émise ; le statut de paiement est mis à jour.
⚠️ Prérequis : L'émission de factures nécessite que l'espace de travail soit configuré pour la facturation électronique / connecté à un prestataire de services fiscaux. Si la connexion n'est pas établie, la fenêtre Issue invoice affichera tout de même un aperçu, mais l'émission ne pourra pas être effectuée. Une fois la facturation électronique connectée, l'échéance sera facturée et l'écriture comptable générée automatiquement (Étape 8).
Étape 8 — Consulter les écritures comptables
- Ouvrez Management (Quản lý) → Accounting (Kế toán) → Journal Entries (Sổ cái / Bút toán).
✅ Résultat attendu : Lorsque la facture est émise, une écriture équilibrée est automatiquement passée : Débit Créances clients (131) / Crédit Chiffre d'affaires (511) / Crédit TVA collectée (un workspace nouvellement configuré avec le plan de comptes vietnamien enregistre dans le compte 33311 TVA collectée, relevant du groupe 3331. Le workspace existant conserve le compte utilisé par cette ligne). Lors de l'enregistrement d'un paiement : Débit Trésorerie (111/112) / Crédit Créances clients (131).
ℹ️ Remarque : L'écriture de revenu de contrat (Débit 131 / Crédit 511 / Crédit 3331) n'apparaît qu'après l'émission de la facture, c'est-à-dire après avoir connecté la facturation électronique (voir Étape 7).
Tableau récapitulatif des résultats attendus
| Action | Résultat que vous verrez |
|---|---|
| Créer un service (Étape 1) | Service dans Catalogue ▸ Services + prix + cycle |
| Devis mixte (Étape 2) | Badge Loại sur chaque ligne ; ACCEPTED → bouton Convert to Contract |
| Convert (Étape 3) | CTR-2026-… ; total réparti en une fois / par mois ; devis CONVERTED |
| Partie B + réception (Étape 4) | Partie B pré-remplie ; échéancier de paiement par jalons |
| Envoi (.docx) (Étape 5) | E-mail .docx envoyé au client ; SENT |
| Télécharger la version signée (Étape 6) | Signataire + date et heure ; SIGNED → ACTIVE ; création de l'échéancier de paiement |
| Émettre la facture (Étape 7) | Aperçu → confirmation → facture de la tranche émise |
| Grand livre (Étape 8) | Écriture Débit 131 / Crédit 511+3331 ; paiement Débit 111 / Crédit 131 |
Remarques
- Devis → Commande ne copie toujours que les lignes produit (les services relèvent du contrat), conformément à la conception.
- L'import du catalogue produits accepte tout format de tableur (l'IA associe automatiquement les colonnes) ; l'import des services est une fonctionnalité prévue dans la feuille de route.
- TVA : si le taux est fixé à 0 %, la TVA du pays du workspace (ex. 10 % pour le Vietnam) peut tout de même s'appliquer depuis la grille tarifaire. Il s'agit d'un comportement existant.
