Ce que vous pourrez faire grâce à ce guide

Pour les entreprises ayant activé la Paie : consulter et ajuster les règles légales (taux, plafonds, barèmes d'impôt) pour qu'elles correspondent à votre situation → ajouter des salariés → rédiger les contrats de travail avec l'IA → exécuter la paie mensuelle → vérifier et valider la paie → consulter les écritures de paie générées automatiquement dans le grand livre → envoyer les bulletins de paie aux salariés. L'ensemble du processus RH et paie, dans le même système que les ventes et la comptabilité.

Vous n'avez pas encore consulté la présentation générale des fonctionnalités ? Lisez d'abord l'article Gestion RH & Paie.

Préparatifs

1. Vous connecter à GTG CRM, avec les droits de gestion RH / Paie (HR Manager). — Modifier les données de référence et valider la paie sont des opérations réservées au responsable RH.

2. Disposer d'un Plan comptable (Chart of Accounts) dans le module Comptabilité. — Pour que les écritures de charges de personnel puissent être enregistrées dans le grand livre. Le plan comptable doit comporter le compte 3382 (Fonds syndical) actif : le plan comptable vietnamien conforme à la Circulaire 99 et à la Circulaire 200, fourni par GTG, le contient déjà. Si vous avez créé ou importé votre propre plan comptable, vérifiez-le avant de valider la paie.

3. Connaître le pays applicable à votre entreprise. — Pour sélectionner le bon jeu de données de paie : actuellement, la comptabilisation complète de la paie est disponible pour le Vietnam (saisir VN) ; d'autres pays sont en cours de préparation.

Étape 1 — Avant d'activer la Paie : échanger avec GTG

Vous pouvez commencer dès maintenant avec les fiches salariés et les contrats de travail (Étapes 3 à 5). Pour la partie paie mensuelle (Étapes 2 et 6 à 9), avant d'activer la Paie dans les Paramètres, écrivez à l'équipe GTG afin de revoir ensemble les données légales de votre pays.

Étape 2 — Consulter et ajuster le jeu de données de paie (facultatif mais recommandé)

  1. Dans les Paramètres de paie, ouvrez la liste des éléments réglementaires (taux de cotisations sociales, seuils, barèmes de l'impôt sur le revenu des personnes physiques, plafonds, etc.).
  2. Chaque élément affiche la valeur par défaut de GTG, afin que vous sachiez à partir de quelle base vous effectuez vos modifications.
  3. Cliquez sur Modifier pour un élément, saisissez la valeur qui correspond à votre situation réelle, puis cliquez sur Enregistrer.
  4. Vous souhaitez revenir à la valeur fournie par GTG ? Cliquez sur Rétablir la valeur par défaut.

✅ Résultat attendu : la valeur que vous avez modifiée est enregistrée et sera utilisée pour la prochaine période de paie ; le bouton Rétablir la valeur par défaut ramène l'élément à la valeur GTG. Toutes les modifications sont consignées dans le journal d'activité des Paramètres de paie (qui a modifié, de quelle valeur à quelle valeur).

Liste des éléments réglementaires avec les valeurs par défaut de GTG, le bouton Modifier et le bouton Rétablir la valeur par défaut Modification d'un élément : affichage de la valeur par défaut de GTG (source, année) et champ de saisie de votre valeur
💡 Astuce : si vous n'êtes pas certain, conservez simplement les valeurs par défaut de GTG, qui sont fournies par GTG. Vous (ou votre comptable) pourrez les modifier à tout moment en cas de changement de la réglementation ou de situation particulière.

Étape 3 — Ajouter un salarié

  1. Accédez à RH → Salariés, puis cliquez pour ajouter un salarié.
  2. Renseignez les informations de base (nom complet, poste, service, CCCD/passeport, etc.).

✅ Résultat attendu : le salarié apparaît dans la liste avec une fiche complète.

Ajouter un salarié
💡 Vous avez déjà la liste de vos salariés sur Excel ? Utilisez l'importation en masse par fichier CSV pour intégrer toute votre équipe en quelques minutes.

Étape 4 — Créer le contrat de travail et le rédiger avec l'IA

  1. Ouvrez le dossier de l'employé → créez un Contrat de travail (type de contrat, durée, salaire de base, indemnités).
  2. Cliquez sur Générer par IA pour produire un texte de contrat de travail conforme (le logo et les informations de l'entreprise sont insérés automatiquement) — ou téléchargez la version signée.

✅ Résultat attendu : Un document de contrat de travail (DOCX/PDF) est associé à l'employé.

Rédiger le contrat avec l'IA

Étape 5 — Activer le contrat

  1. Sur le contrat, cliquez sur Activer (Activate).

✅ Résultat attendu : Le contrat est en vigueur ; chaque employé ne peut avoir qu'un seul contrat en vigueur à un moment donné.

Activer le contrat

Vous avez saisi un mauvais type de contrat ou une mauvaise date ? Allez dans Ressources humaines → Employés, cliquez sur le signe + sur la ligne de l'employé, puis cliquez sur Modifier sur le contrat (la modification est possible qu'il soit à l'état de brouillon ou en vigueur), changez le Type, la Date de début ou la Date de fin, puis cliquez sur Enregistrer. Si vous supprimez la date de fin, le contrat devient à durée indéterminée. Le salaire et les indemnités ne se modifient pas ici et ne s'affichent pas aux personnes qui n'ont pas l'autorisation de consulter les salaires. Le type de contrat et la date de fin servent également de base à la déclaration trimestrielle de l'impôt sur le revenu (TNCN) ; ne les modifiez donc que si vous avez fait une erreur de saisie : si le contrat est en réalité une période d'essai ou d'une durée inférieure à 3 mois, laissez-le tel quel (voir la fin de l'Étape 7).

Étape 6 — Créer la fiche de paie mensuelle

  1. Allez dans Ressources humaines → Périodes de paie et créez la période de paie du mois.
  2. Le système calcule pour chaque employé : Salaire brut → cotisations BHXH/BHYT/BHTN → impôt sur le revenu (TNCN) → Salaire net perçu, selon les données enregistrées (corrigées à l'Étape 2).

✅ Résultat attendu : La fiche de paie affiche, pour chaque employé, les colonnes de salaire brut, les retenues, l'impôt et le salaire net perçu.

Fiche de paie calculée

Vous avez créé une fiche de paie par erreur ? Tant que la fiche est à l'état Brouillon ou Calculée, ouvrez-la, cliquez sur Annuler la fiche de paie brouillon, puis confirmez. L'annulation ne génère aucune écriture comptable et la fiche passe à l'état Annulée. Pour recalculer ce mois-là, créez de nouveau la fiche de paie du mois : la fiche annulée est rouverte en tant que brouillon. Cette opération est effectuée manuellement par le responsable de la paie ; aucune automatisation ne la réalise à sa place. Si le comptable ne peut pas l'annuler, il doit demander à ce responsable. Une fiche de paie clôturée (Étape 7) ne peut pas être annulée, car la clôture enregistre les écritures dans le grand livre et ne peut pas être annulée.

Étape 7 — Vérification & clôture de la paie (Finalize)

  1. Vérifiez les montants ; ajoutez les éléments hors période (off-cycle) ou les primes si nécessaire.
  2. Cliquez sur Clôturer la paie (Finalize).

✅ Résultat attendu : La fiche de paie passe à l'état clôturé ; le système génère automatiquement l'écriture de charge de salaires.

ℹ️ Première fois sur un nouvel espace de travail : la ligne de coût des salaires du personnel de bureau et des managers (Salaires — bureau & management) n'a pas encore de compte et affiche Compte à sélectionner. Le type de charge correspondant à ces salaires relève de votre comptable, GTG CRM ne le choisit pas à votre place. Si la fiche de paie contient des éléments à comptabiliser, elle peut être clôturée, mais l'écriture comptable n'est pas passée et la fiche affiche En attente de comptabilisation (une fiche de paie sans élément à comptabiliser n'est pas bloquée). Pour comptabiliser, allez dans Automatisation → Vos processus, ouvrez le processus Enregistrer la paie dans le grand livre (la liste peut afficher le nom anglais Record payroll to ledger), cliquez sur l'étape de création d'écriture (la carte de l'étape affiche le nom Create Journal Entry), sélectionnez le compte de la ligne Salaires — bureau & management, puis cliquez sur Enregistrer. Ensuite, ouvrez les Détails de l'exécution du processus, cliquez sur Relancer cette exécution pour l'exécution non comptabilisée, et confirmez Relancer. La personne qui sélectionne le compte doit disposer des droits comptables pour modifier les règles d'imputation. À partir des périodes de paie suivantes, GTG CRM réutilise le compte que vous avez sélectionné.

Clôture de la paie

Saisir la date de paiement des salaires. Sur la fiche de paie clôturée (RH → Périodes de paie), dans le champ Date de paiement : sélectionnez Payé le et saisissez la date à laquelle l'entreprise a effectivement viré les salaires, et non la date où vous avez cliqué sur Clôturer & comptabiliser. Si les salaires ne sont pas encore payés, sélectionnez Non payé jusqu'au, puis choisissez une date : jusqu'à cette date, la fiche reste non payée, et ce montant sera donc rattaché à un trimestre ultérieur. GTG CRM ne remplit pas ce champ automatiquement. La déclaration trimestrielle de l'impôt sur le revenu des salariés (formulaire 05/KK-TNCN, que GTG CRM établit à partir du T3/2026) impute les salaires au trimestre correspondant à cette date de paiement. Ainsi, tant qu'une fiche de paie n'a pas de date de paiement, la déclaration de ce trimestre ne peut pas être exportée. GTG CRM ne peut pas établir la déclaration pour un trimestre comportant un salarié en période d'essai, un contrat de moins de 3 mois, ou des salaires perçus après la fin du contrat : établissez-la vous-même dans HTKK. Pour cela, consultez le guide Comptabilité & Factures électroniques, Étape 10b.

Étape 8 — Consulter l'écriture de paie automatique dans le grand livre

  1. Ouvrez Comptabilité → Grand livre / Écritures.

✅ Résultat attendu : une écriture équilibrée existe pour la charge de salaires (Débit charges de personnel / Crédit personnel et comptes rattachés 334 + cotisations sociales et contribution syndicale 3382). L'impôt sur le revenu des salariés (TNCN) est comptabilisé séparément lorsqu'il est généré. Si la fiche de paie affiche encore En attente de comptabilisation, cette écriture n'existe pas encore : elle apparaîtra après que vous aurez sélectionné le compte et relancé l'exécution, comme à l'étape 7.

Écriture de paie dans le grand livre

Étape 9 — Envoyer les bulletins de paie aux salariés

  1. Depuis la fiche de paie clôturée, envoyez le bulletin de paie (payslip) à chaque salarié.

✅ Résultat attendu : le salarié reçoit le bulletin de paie par e-mail depuis l'adresse de messagerie professionnelle de votre entreprise.

Envoi du bulletin de paie

Tableau récapitulatif des résultats attendus

Sélectionner le jeu de données du pays — La liste des rubriques légales de ce pays s'affiche

Modifier un taux puis Enregistrer — Les périodes de paie suivantes utilisent votre valeur ; la modification est consignée dans le journal

Cliquer sur Rétablir les valeurs par défaut — La rubrique revient à la valeur fournie par GTG

Créer la fiche de paie du mois — Salaire brut, cotisations, impôts et salaire net pour chaque personne

Clôturer la paie — Génère automatiquement l'écriture de charges de salaires dans le grand livre (nouvel espace de travail : une fois que le comptable a sélectionné le compte de la ligne salaires bureau, sinon la fiche affiche En attente de comptabilisation)

Hủy bảng lương nháp — Bảng lương chuyển sang trạng thái Đã hủy, không có bút toán nào được tạo

Ghi ngày trả lương — Ô Ngày trả lương hiển thị ngày bạn đã chọn; tờ khai thuế TNCN theo quý sử dụng ngày này

Lưu ý

  • Bạn làm chủ các con số : Giá trị GTG mặc định do hệ thống cấp; giá trị cuối cùng dùng để tính lương do bạn quyết định. Hãy kiểm tra lại khi quy định pháp luật thay đổi hoặc khi tình hình doanh nghiệp có sự khác biệt.
  • Dữ liệu lương là thông tin nhạy cảm : chỉ những người có quyền xem lương mới được xem thông tin lương, ngân hàng và thuế; hệ thống ghi nhật ký ghi lại ai đã xem.
  • Quốc gia : Nhập VN; hiện tại chỉ Việt Nam được hạch toán lương lên sổ cái, các quốc gia khác đang được chuẩn bị.