Guide d'utilisation : RH et Paie sur GTG CRM

Que pourrez-vous faire après avoir suivi ce guide ?

Activer le module Paie → ajouter des employés → créer et signer des contrats de travail → exécuter la paie mensuelle → finaliser les salaires → consulter les écritures comptables automatiques dans le grand livre → envoyer les bulletins de paie aux employés.

Préparez-vous à l'avance

Étape 1 — Activer la fonction de paie

1. Dans la barre de navigation de gauche, ouvrez Ressources humaines → Paramètres RH .
2. Activez le commutateur de paie .
3. Sélectionnez l'ensemble de données du pays — par défaut, le Vietnam (VN) (comprend l'assurance sociale/l'assurance maladie/l'assurance chômage + le barème de l'impôt sur le revenu des personnes physiques).
4. Configurez la planification de la paie de fin de mois (cron) et le fuseau horaire, puis enregistrez .

✅ Résultat attendu : Notification d’enregistrement réussi. Le système configure automatiquement les flux de paie : un flux pour créer un bulletin de paie provisoire en fin de mois et un autre pour enregistrer les écritures comptables une fois la paie finalisée. Un lien « Afficher le flux » sera disponible pour chacun d’eux.

Étape 2 — Ajouter du personnel

1. Ouvrez Ressources humaines → Employés → cliquez sur + Ajouter un employé .
2. Remplissez les champs suivants : Nom complet, Intitulé du poste, Département, Pays ; Section Salaire : Salaire de base + indemnités ; (facultatif) Carte d’identité/Passeport, coordonnées bancaires.
3. Cliquez sur Enregistrer .

✅ Résultat attendu : Les employés apparaissent dans la liste avec leur code (EMP-xxxx). Si votre compte ne dispose pas des autorisations nécessaires pour consulter les salaires, la colonne correspondante est masquée (il s’agit d’un paramètre d’autorisation sensible qui fonctionne correctement).

💡 Astuce : Vous avez déjà la liste dans Excel ? Utilisez l'importation groupée (CSV) sur la liste des employés pour importer plusieurs personnes à la fois.

Étape 3 — Créer et rédiger le contrat de travail à l'aide de l'IA.

1. Dans la liste des employés, cliquez sur le signe (+) au début du nom de l'employé pour ouvrir son profil 360°. Accédez à la section « Contrats de travail » : le tableau des contrats (code LC-xxxx, type, date, statut, salaire de base) s'affiche. Cliquez pour créer un nouveau contrat (ou modifier un brouillon de contrat existant).
2. Sélectionnez le type de contrat, la durée, le salaire de base, les indemnités → Enregistrer .
3. Cliquez directement sur la ligne du contrat pour générer le document de contrat de travail en cliquant sur « GÉNÉRER AVEC L'IA » .

ℹ️ Les contrats de travail, les fiches de paie, les décisions et les documents (y compris les CV) se trouvent tous dans le flux étendu des employés (Employee 360) , et non dans un onglet séparé.

✅ Résultat attendu : Après quelques secondes, un contrat de travail (DOCX/PDF) sera généré avec les informations de votre entreprise ; un bouton de téléchargement apparaîtra. (Vous pouvez également télécharger un contrat signé.)

Étape 4 — Activer le contrat

1. Sur le contrat que vous venez de créer, cliquez sur Activer .

✅ Résultat attendu : Le statut du contrat passe à Actif . Chaque employé ne possède qu’un seul contrat actif ; toute tentative d’activation d’un deuxième contrat entraînera une erreur système.

Étape 5 — Créer la paie mensuelle

1. Ouvrez Ressources humaines → Traitements de la paie → + Créer la paie (ou attendre que le système génère automatiquement un brouillon à la fin du mois).
2. Sélectionnez la période de paie (mois/année) → Créer .
3. Cliquez sur Calculer .

✅ Résultat attendu : Le système calcule pour chaque employé : Salaire brut → Cotisations sociales/assurance maladie/assurance chômage → Impôt sur le revenu → Salaire net . Le tableau de paie affichera le statut « Calculé » .

Étape 6 — Examiner et finaliser le salaire

1. Ouvrez le détail de la paie et vérifiez les montants cumulés/déductions/nets reçus pour chaque personne.
2. Ajuster le montant une seule fois si nécessaire (prime, congé, etc.).
3. Cliquez sur Finaliser .

✅ Résultat attendu : Le statut passe à « Finalisé » . Le système active automatiquement le flux de travail comptable pour enregistrer l’écriture de charge salariale.

Étape 7 — Consulter les écritures de paie automatiques dans le grand livre

1. Ouvrez Gestion → Comptabilité → Écritures comptables . Trouvez l'écriture de charges salariales pour la période récemment clôturée, puis cliquez dessus pour afficher les détails. (Vous pouvez également consulter le journal du flux de travail de la paie.)

✅ Résultat attendu : Une écriture d’équilibrage automatique est créée : Débit charges salariales (642) / Crédit charges à payer aux employés (334) + cotisations sociales (3383/3384/3386). L’ impôt sur le revenu des personnes physiques est déduit et comptabilisé séparément lorsqu’il est dû pour cette période de paie. La paie est transférée au compte « Validée » et liée à cette écriture.

Étape 8 — Envoyer les bulletins de paie aux employés

1. (Une boîte aux lettres connectée est requise dans les paramètres RH.) Sur la feuille de paie finalisée, sélectionnez Envoyer les bulletins de paie .

✅ Résultat attendu : Chaque employé reçoit un bulletin de paie par courriel envoyé depuis l'adresse de votre entreprise (et non une adresse inconnue), avec le détail de son salaire total/déductions/net.

Tableau de consultation rapide des résultats attendus

Note

• Contrôle d'accès au salaire : si vous utilisez le compte « Visionneuse RH », les champs salaire/banque/impôts seront masqués — ceci afin de protéger les données sensibles.
• L'envoi des bulletins de paie nécessite une boîte aux lettres connectée ; si elle n'est pas connectée, le système affichera les instructions de connexion (configuration unique).
• Le décaissement bancaire est une fonctionnalité d'extension prévue — l'écriture comptable s'arrête actuellement aux comptes fournisseurs des employés (334).