Guide de l'utilisateur : Point de vente (PDV) sur GTG CRM

Ce que vous pourrez faire après ce guide

Connectez-vous à l'écran de caisse et sélectionnez l'entrepôt du magasin → ajoutez des produits au panier (scan / parcourir / rechercher) → appliquez des remises et associez des clients si nécessaire → encaissez en **espèces** ou via **QR/MoMo** → imprimez le reçu et (facultatif) laissez le client récupérer sa facture de TVA → **mettez en attente/rappelez** la commande si nécessaire → et **retournez/remboursez** conformément aux registres. Conclusion : vous pourrez gérer une journée de vente complète au comptoir, et toutes les commandes seront synchronisées avec l'inventaire + les clients du système de vente en ligne.

Vous n'avez pas une vue d'ensemble ? Consultez d'abord l'article Vente au comptoir (POS) pour comprendre ce que le POS peut faire.

Préparation

1. Un compte GTG CRM avec le droit de créer des ventes POS (Vente au comptoir). — Sans ce droit, vous ne pourrez pas finaliser une commande au comptoir.

2. L'entrepôt du magasin doit être configuré dans le système, avec des produits ayant un prix, un code-barres (si scan), et des stocks dans cet entrepôt. — Le POS déduit les stocks de l'entrepôt du magasin ; le scan de code nécessite un code-barres sur le produit.

3. (Si encaissement par QR/portefeuille mobile) MoMo/VNPay doit être activé et configuré dans la section des paiements de la boutique en ligne. — Le POS utilise la même configuration de paiement ; seules les méthodes prêtes s'affichent.

4. (Si retours) Le compte doit avoir le droit de retourner des articles (supérieur à celui d'un caissier standard). — Les retours d'articles sont une opération de réversion de fonds, nécessitant un droit spécifique ; sans cela, la section Retours est masquée.

5. (Facultatif) Une imprimante thermique 58mm/80mm connectée à l'ordinateur du comptoir. — Pour imprimer les reçus et ouvrir le tiroir-caisse automatiquement.

Étape 1 — Connexion au POS et sélection de l'entrepôt du magasin

Ouvrez votre navigateur à l'adresse pos.gtgcrm.com sur l'ordinateur du comptoir, et connectez-vous avec votre compte GTG CRM.

Si vous avez plusieurs espaces de travail/magasins, sélectionnez le bon magasin pour vendre.

Pour la première utilisation : allez dans Paramètres (Settings) → sélectionnez le stock du magasin (store warehouse).

✅ Résultat attendu : L'écran du POS s'affiche (sans l'interface CRM), la barre supérieure indique le **nom de l'entrepôt du magasin** et le **nom du caissier**. La grille de produits est visible au centre de l'écran.

Étape 2 — Ajout de produits au panier (scan / parcourir / rechercher)

Scannez le code-barres avec un lecteur USB (placez le curseur dans le champ de scan puis scannez), ou tapez le code puis appuyez sur Entrée.

Ou **parcourez la grille de produits** : touchez la carte produit pour l'ajouter ; touchez l'onglet de catégorie pour filtrer par groupe ; faites défiler vers le bas pour charger plus d'articles.

Ou **recherchez** : tapez le nom/code du produit dans le champ de recherche, touchez le résultat pour l'ajouter.

Ajustez la quantité dans le panier : appuyez sur + / −, ou **touchez directement le chiffre de la quantité** pour taper un nombre (par exemple 12) ; supprimez une ligne avec l'icône de la poubelle 🗑.

✅ Résultat attendu : Les produits apparaissent dans le panier avec le bon prix ; le **Total** est mis à jour instantanément à chaque ajout/modification/suppression. Les produits épuisés sont estompés et ne peuvent pas être ajoutés.

💡 Astuce : Vous pouvez vendre sans lecteur de codes-barres — touchez simplement les produits dans la grille ou recherchez par nom.

Étape 3 — (Facultatif) Application de remises

Réduction sur **une ligne** : touchez le bouton de remise sur la ligne du produit, choisissez par **montant** ou par **pourcentage (%)**.

Réduction sur **toute la commande** : ouvrez le champ de remise de la commande, saisissez le montant ou le pourcentage.

✅ Résultat attendu : Le panier affiche clairement trois lignes : **Sous-total (Subtotal) / Remise (Discount) / Total (Total)** ; le total est **recalculé par le serveur**. Si vous saisissez une remise supérieure au sous-total, le système la refuse et le total ne peut jamais être négatif.

Étape 4 — (Facultatif) Association d'un client par numéro de téléphone

Dans le champ client, tapez le **numéro de téléphone** du client.

✅ Résultat attendu : Si le numéro existe déjà dans le CRM, le nom du contact remplace "Walk-in (Client non identifié)" et la commande est liée à ce client. Si aucun numéro n'est saisi, la commande est considérée comme client non identifié — la vente se déroule normalement.

Étape 5 — Paiement en espèces

Cliquez sur Pay (Payer) → sélectionnez Cash (Espèces).

Saisissez le montant payé par le client à l'aide du pavé numérique, ou appuyez sur les boutons de montants rapides (10K–500K), ou sur Exact (Montant exact).

Cliquez sur Confirm (Confirmer).

✅ Résultat attendu : L'écran affiche Total / Tendered (Montant payé) / Change (Rendu) ; après confirmation, la commande est créée (source POS), le stock est déduit immédiatement, le panier revient vide et le curseur retourne dans le champ de scan pour le client suivant.

ℹ️ Si la vente dépasse le stock disponible, le système bloque et indique quel produit manque — aucune déduction de stock n'est effectuée.

Étape 6 — Paiement par QR bancaire / portefeuille MoMo

Cliquez sur Pay (Payer) → sélectionnez MoMo ou VNPay (ne s'affiche que si vous l'avez activé/configuré).

Cliquez sur pour afficher le QR de paiement — le code QR s'affiche sur l'écran secondaire orienté vers le client.

Le client scanne pour payer : MoMo scanne avec l'application MoMo (pas avec la caméra du téléphone) ; VNPay ouvre la page QR de VNPay.

✅ Résultat attendu : Lorsque l'argent est reçu, la commande est automatiquement finalisée, le stock est déduit, le reçu est imprimé ; une notification "paiement reçu" s'affiche dans la cloche 🔔 sur la barre du POS. En cas d'échec de l'initiation du paiement, le panier reste intact pour réessayer.

Étape 7 — Impression du reçu et (optionnellement) ouverture du tiroir-caisse

Pour la première fois à chaque caisse : allez dans Settings → Printer (Paramètres → Imprimante), sélectionnez la Connection (Connexion) appropriée (System printer / WebUSB / Web Serial), choisissez la taille du papier 58mm/80mm, activez/désactivez l'ouverture du tiroir lors des ventes en espèces, puis Print test receipt (Imprimer un reçu test).

Désormais, chaque commande finalisée imprime automatiquement le reçu (et ouvre le tiroir pour les commandes en espèces si activé).

Besoin de réimprimer ? Cliquez sur Print again (Imprimer à nouveau) sur l'écran de la dernière vente, ou ouvrez Recent sales (Ventes récentes) et réimprimez n'importe quelle commande.

✅ Résultat attendu : Le reçu est imprimé correctement en vietnamien (avec accents), avec toutes les informations du magasin, la liste des articles, le montant total, le rendu ; une copie réimprimée est marquée RE-PRINT. En cas de problème avec l'imprimante, la commande est quand même finalisée — une petite notification avec un bouton de réessai s'affiche.

Étape 8 — Facture TVA : afficher la taxe et laisser le client récupérer sa facture électronique

Afficher la taxe dans le prix : le panier et le reçu détaillent clairement la taxe TVA incluse dans le prix, selon chaque taux de taxe du produit (par exemple 8%, 10%) — le montant total reste inchangé.

Activer/désactiver la déclaration TVA : si le magasin ne déclare pas la TVA, désactivez-la dans les Settings — le POS n'affichera ni n'enregistrera la taxe.

Le client récupère sa facture électronique : sur le reçu se trouve un QR code ; le client le scanne avec son téléphone, saisit le nom de l'entreprise, le numéro d'identification fiscale (MST), l'adresse, l'email, puis la facture électronique est émise via le fournisseur de factures auquel vous êtes connecté et envoyée à l'email du client.

Si la facture est rejetée, le client la corrige et la renvoie — sans avoir à appeler le magasin. Si le client a mal saisi un chiffre dans le numéro de TVA, ou si les informations de l'entreprise ne correspondent pas aux données de l'administration fiscale, le système ne sera plus aussi « silencieux » qu'auparavant. Lorsque le client scanne à nouveau le bon code QR sur la facture, il verra immédiatement la raison pour laquelle la facture n'a pas pu être émise (par exemple : « Impossible d'émettre : numéro de TVA de l'acheteur invalide »), accompagnée du formulaire pré-rempli avec les anciennes informations. Le client n'aura qu'à corriger la partie erronée et à cliquer sur **Envoyer à nouveau** — la facture sera automatiquement réémise, sans avoir à contacter le personnel ni à retourner au magasin.

Si le magasin n'a pas activé l'émission automatique de factures pour cette commande. Dans le cas où le magasin n'a pas connecté ou activé la fonctionnalité d'émission automatique de factures électroniques, le client qui scanne le code QR verra un message clair **"Indisponible"** — *"Le magasin n'a pas activé l'émission automatique de factures pour cette commande. Vous pouvez réessayer, ou contacter le magasin."* — au lieu d'une promesse de facture « en cours d'émission » qui n'arrive jamais. Le client peut revenir plus tard une fois que le magasin aura activé la fonctionnalité, ou contacter directement le magasin pour obtenir de l'aide.

Écran affiché au client lorsque le magasin n'a pas activé l'émission automatique de factures pour cette commande — le client peut cliquer sur "Envoyer à nouveau" pour réessayer dès que le magasin l'a activé, ou contacter le magasin.

✅ Résultat attendu : Le panier/reçu affiche le bon montant de TVA pour chaque taux ; le reçu comporte un code QR pour que le client puisse saisir lui-même les informations d'émission de la facture ; après que le client ait envoyé, il voit un écran de confirmation « La facture est en cours d'émission et sera envoyée par e-mail ».

Si la facture rencontre une erreur ou si le magasin n'a pas activé la fonctionnalité d'émission automatique, le client voit toujours clairement la raison et peut la corriger lui-même, en la renvoyant directement depuis son téléphone — sans tomber dans une situation de « informations envoyées mais jamais de facture reçue, sans savoir pourquoi ».

ℹ️ L'émission de factures électroniques nécessite que vous ayez **connecté un fournisseur de factures** pour le magasin. Si ce n'est pas le cas, le reçu indiquera clairement qu'il **n'est pas encore une facture TVA valide**.

Étape 9 — Mettre en attente (Park) et Rappeler (Recall)

Le client hésite/a oublié son portefeuille ? Cliquez sur **Park (Mettre en attente)** pour sauvegarder le panier actuel.

Servez le client suivant normalement.

Ouvrez la liste des commandes mises en attente, cliquez sur **Recall (Rappeler)** pour restaurer l'ancien panier.

✅ Résultat attendu : Après Park, le panier est vide et un élément « commande mise en attente » apparaît (nombre d'articles + total + heure). Lors du Recall, le panier se restaure avec **exactement** les mêmes lignes, quantités, réductions et le client associé ; la commande mise en attente reste intacte même après un rechargement de la page.

Étape 10 — Retours et remboursements

Ouvrez le menu **⋯** dans la barre POS → **Returns (Retours)** (n'apparaît que si vous avez les droits de retour).

Sélectionnez la commande à retourner dans la liste récente (ou saisissez le code de la commande) → **Load (Charger)**.

Saisissez le **nombre d'articles à retourner** sur la ligne concernée, indiquez la **raison**, cliquez sur **Issue refund (Émettre un remboursement)**.

✅ Résultat attendu : Un message s'affiche **« Refund issued (Remboursement émis) : »** ; les articles retournés sont **réintégrés en stock** (réutilisables) ; la commande passe à l'état **partially_returned/returned (partiellement retourné/retourné)** ; une **écriture d'inversion** est enregistrée pour équilibrer la comptabilité. Si le montant retourné est supérieur au montant vendu, le système **refuse**.

Étape 11 — Vérification de la commande POS et de la ligne d'activité 360° dans le CRM

Ouvrez le CRM (app.gtgcrm.com) → **Orders (Commandes)** : recherchez la commande récemment vendue, source **POS**.

Si un client est associé : ouvrez ce contact → onglet Activité.

Ouvrez le menu Commandes → Activités pour voir le flux de toutes les commandes en magasin.

✅ Résultat attendu : La commande s'affiche avec la source POS, le montant total correct, sans adresse de livraison ; si un client est associé, une activité "Vente POS" s'affiche sur la chronologie du client ; toutes les commandes en magasin s'affichent dans le flux Activités du menu Commandes (filtrable par vendeur/date).

Tableau de référence rapide des résultats attendus

Connexion au POS + sélection de l'entrepôt — L'écran POS affiche le nom de l'entrepôt + le nom du caissier, la grille des produits est prête

Scanner le code / toucher le produit — Le produit est ajouté au panier au bon prix ; le total est mis à jour instantanément

Toucher la quantité — Un clavier numérique permet de saisir directement la quantité

Appliquer une réduction — Affiche le Sous-total / la Réduction / le Total ; le serveur recalcule ; ne permet pas de dépasser le montant provisoire

Associer un client par numéro de téléphone — Affiche le nom du contact à la place de "Client anonyme"

Paiement en espèces + Confirmer — Affiche la monnaie à rendre ; la commande (source POS) est créée, le stock est déduit, le panier est vidé

Paiement par QR/MoMo — Le client scanne pour payer ; la commande est automatiquement finalisée ; une sonnerie annonce "paiement reçu"

Vente au-delà du stock — Bloqué, le nom du produit manquant est indiqué, le stock n'est pas déduit

Imprimer le reçu / Réimprimer — Le reçu est clair en vietnamien ; la copie réimprimée est marquée RE-PRINT

Voir la TVA — Sépare clairement la part de TVA incluse pour chaque taux

Mettre en attente → Rappeler — Le panier est sauvegardé puis restauré correctement (même après le rechargement de la page)

Émettre un remboursement — Remboursement + retour des marchandises en stock + écriture inversée ; bloque les retours dépassant le montant de la vente

Vérifier dans le CRM — Commande source POS + activité 360° sur le client et le flux Commandes

Notes

Le droit Créer une vente POS est nécessaire pour finaliser la commande ; le droit Retourner des articles est nécessaire séparément pour utiliser la section Retours — si vous n'avez pas ces droits, contactez l'administrateur de l'espace de travail et déconnectez-vous puis reconnectez-vous pour obtenir les nouveaux droits.

Le POS déduit du stock de l'entrepôt du magasin sélectionné dans les Paramètres ; chaque point de vente conserve sa propre configuration imprimante / taille de papier / tiroir-caisse.

Le paiement par QR MoMo doit être scanné avec l'application MoMo, pas avec l'appareil photo du téléphone ; seuls les passerelles de paiement que vous avez activées et configurées s'affichent au point de vente.

L'émission d'une facture électronique pour les clients nécessite que vous ayez connecté un fournisseur de factures ; lorsqu'il n'est pas connecté, le reçu indique clairement qu'il ne s'agit pas encore d'une facture TVA valide.

L'interface du POS peut actuellement afficher des étiquettes en anglais (Pay, Confirm, Settings, Returns, Recent sales…) — ce guide indique leur signification en vietnamien pour votre référence.

La réception des marchandises et l'inventaire du magasin se font sur l'écran Entrepôt (Warehouse) partagé — voir le guide Entrepôt & Stocks.