À l'ère du commerce multicanal, une question revient sans cesse chez les commerçants : comment gérer des centaines de commandes provenant de Facebook, de sites web, de Shopee, de Lazada et de TikTok Shop sans se laisser submerger ? Comment s'assurer qu'aucune commande n'est oubliée, qu'aucune erreur de livraison n'est commise et, surtout, comment gagner du temps en traitant les commandes plutôt qu'en les saisissant manuellement ?

En réalité, de nombreux commerçants doivent ouvrir simultanément 5 à 6 onglets dans leur navigateur, jonglant constamment entre les plateformes pour consulter les nouvelles commandes. À chaque commande reçue via Facebook Messenger, ils doivent copier les informations client, l'adresse et les détails du produit, puis les saisir dans leur système. De même, pour une commande reçue via Shopee, ils doivent retourner sur la plateforme pour télécharger les informations et les ressaisir dans le logiciel de gestion. Ce processus manuel est non seulement chronophage, mais aussi source d'erreurs, ce qui nuit gravement à l'expérience client et à la réputation du commerce.

GTG CRM comprend ce problème et a développé un système intelligent de création de commandes automatisée, vous permettant de vous concentrer sur la croissance de votre entreprise au lieu de perdre du temps à traiter les commandes manuellement.

Le système crée automatiquement des commandes à partir de tous les canaux.

GTG CRM intègre pleinement les canaux de vente les plus populaires actuellement disponibles, permettant la synchronisation automatique de toutes les commandes sur une plateforme unique.

1. Facebook/Zalo et site web avec chatbot IA

Lorsque vos clients passent commande via Facebook Messenger ou le chat de votre site web, le chatbot IA de GTG CRM identifie automatiquement leurs besoins, leur demande leurs informations de livraison et crée la commande instantanément. Plus besoin de répondre à chaque message ni de copier-coller les informations client. Le système gère tout, de la consultation produit à la confirmation de commande.

2. Synchronisation automatique à partir des plateformes de commerce électronique

GTG CRM se connecte directement à Shopee, Lazada et TikTok Shop. Dès qu'une nouvelle commande est passée sur ces plateformes, le système la récupère automatiquement et crée une commande correspondante dans GTG CRM. Les informations client, les produits et les adresses de livraison sont synchronisés avec une précision absolue, sans aucune intervention de votre part.

En particulier, lorsque vous vendez le même produit sur plusieurs plateformes, GTG CRM l'identifie automatiquement grâce à son code SKU et met à jour l'inventaire de manière cohérente. Cela évite les surstocks et les confusions entre les canaux de distribution.

Processus automatisé de la passation de commande à l'entreposage.

Une fois la commande créée automatiquement, GTG CRM continue de vous accompagner tout au long du processus de traitement de votre commande.

Étape 1 : La commande apparaît automatiquement dans le système.

Dès qu'un client passe une commande, quel que soit le canal utilisé, celle-ci apparaît dans la liste avec le statut « En attente de confirmation ». Il vous suffit alors de vérifier et de confirmer sa validité.

Étape 2 : Générer automatiquement le formulaire de libération d'entrepôt.

Lorsque vous modifiez le statut d'une commande en « En attente de retrait », GTG CRM génère automatiquement le bon de livraison correspondant. Le personnel de l'entrepôt n'a plus qu'à accéder à la section Gestion d'entrepôt, consulter le bon de livraison et préparer la marchandise. Il n'est plus nécessaire d'imprimer des commandes séparées ni de saisir manuellement les informations.

Étape 3 : Confirmer la libération de l’entrepôt et générer la facture automatique.

Une fois la marchandise préparée par le personnel de l'entrepôt, cliquez simplement sur « Confirmer la sortie d'entrepôt » dans le système. GTG CRM générera alors automatiquement une facture électronique conforme à la réglementation de l'administration fiscale. Vous pouvez configurer la facture pour qu'elle soit émise immédiatement ou qu'elle serve de brouillon, selon vos besoins.

Les avantages exceptionnels de l'utilisation de la fonction de création automatique de commandes.

Économisez jusqu'à 80 % sur le délai de traitement des commandes.

Au lieu de passer 3 à 5 minutes à saisir manuellement une commande, celle-ci apparaît désormais automatiquement dans le système en quelques secondes. Avec 100 commandes par jour, vous gagnez un temps précieux que vous pouvez consacrer au service client et au développement de vos produits.

Minimisez les erreurs autant que possible.

Lors de la saisie manuelle des commandes, les erreurs d'adresse, de numéro de téléphone et de produit sont inévitables. Le système automatisé synchronise les informations directement à la source, garantissant une exactitude absolue. Cela réduit considérablement les livraisons incorrectes, les adresses erronées et les réclamations clients.

Gestion centralisée, contrôle global

Toutes les commandes, quel que soit le canal de distribution, sont centralisées sur une plateforme unique. Vous pouvez ainsi suivre facilement le statut de chaque commande et consulter les rapports de vente par canal, produit et période. Plus besoin d'ouvrir plusieurs onglets ou logiciels pour vérifier vos commandes.

Veillez au respect de la législation relative aux factures électroniques.

Avec la nouvelle réglementation sur la facturation électronique, l'émission d'une facture pour chaque transaction est obligatoire. GTG CRM génère automatiquement les factures dès la confirmation de livraison, vous permettant ainsi de respecter pleinement la réglementation sans perte de temps. Le système prend également en charge les ajustements de factures en cas de retour de marchandises, garantissant des déclarations fiscales précises et transparentes.

Remarques importantes lors de l'utilisation

Configurer un code SKU unifié

Pour que le système identifie correctement les produits provenant de différents canaux, assurez-vous que le code SKU soit identique sur toutes les plateformes. Par exemple, le produit « Mickey Pants Model 1 » sur Shopee, Lazada et TikTok Shop doit avoir le même code SKU « QUAN_MICKEY_M1 ». Cela permet à GTG CRM de mettre à jour automatiquement et précisément l'inventaire pour ce produit.

N’activez pas la facturation automatique si vous avez déjà autorisé la plateforme à le faire.

Si vous avez autorisé Shopee, Lazada ou TikTok Shop à émettre automatiquement des factures, vous ne devez pas activer cette fonction dans GTG CRM. L'émission de factures en double entraînera des erreurs dans les déclarations fiscales et constituera une infraction à la réglementation de l'administration fiscale.

Les factures de rectification ne peuvent être émises qu'après l'émission de la facture originale.

En cas de retour de marchandise par un client, l'émission automatique d'une facture rectificative n'est possible qu'après l'émission de la facture initiale. Si cette dernière est encore à l'état de brouillon, vous devez l'émettre avant de pouvoir émettre la facture rectificative.

Conclure

Dans un environnement commercial multicanal de plus en plus répandu, l'automatisation du traitement des commandes n'est plus une option, mais une nécessité absolue pour rester compétitif. GTG CRM, grâce à sa fonctionnalité de création automatique de commandes issues de tous les canaux de vente, vous permet non seulement de gagner du temps et de l'énergie, mais aussi d'améliorer la précision du traitement des commandes, de garantir la conformité légale et de jeter les bases d'une croissance durable pour votre entreprise.

Au lieu de jongler avec des centaines de commandes éparpillées sur plusieurs plateformes, vous pouvez désormais avoir l'esprit tranquille : GTG CRM gère tout automatiquement, de la prise de commande à la facturation. GTG CRM vous accompagne ainsi dans la croissance de votre entreprise, vous permettant de vous concentrer sur l'essentiel : des produits de qualité et une expérience client exceptionnelle.