Quel rôle jouent les e-mails et l'automatisation une fois que l'entreprise dispose d'un site web et de pages de destination ?

De nombreuses petites et moyennes entreprises, après avoir créé un site web ou une page de destination, ressentent une sensation familière : enfin, il y a un endroit pour attirer les clients, un formulaire pour collecter des prospects, une page de destination claire pour exécuter des campagnes. C'est un grand pas en avant, car au moins l'entreprise ne laisse plus le trafic emprunter un chemin trop vague.

Mais une autre question se pose immédiatement après : une fois que l'on a des prospects, comment s'en occuper de manière cohérente ?

C'est là que de nombreuses PME commencent à rencontrer des blocages. Les utilisateurs remplissent des formulaires, laissent leur e-mail, s'inscrivent pour des conseils ou téléchargent un document. Mais après cette première étape, le parcours est souvent interrompu. Certaines entreprises répondent lentement. D'autres envoient un e-mail quand elles s'en souviennent, et oublient quand elles sont occupées. Certains commerciaux appellent une fois sans succès et abandonnent. Le résultat est que des prospects entrent, mais ne sont pas nourris de manière cohérente.

Par conséquent, si le site web et la page de destination sont la partie qui aide l'entreprise à attirer et à capter l'intérêt, alors les e-mails et l'automatisation sont la partie qui aide l'entreprise à maintenir cet intérêt suffisamment longtemps pour le transformer en une réelle opportunité.

Pourquoi de nombreuses entreprises ont des prospects mais ne parviennent pas à s'en occuper de manière cohérente ?

Dans la première phase, la gestion des prospects est souvent manuelle. Lorsqu'un nouveau prospect arrive, on envoie un e-mail à la main, un message manuel ou on appelle en se basant sur la mémoire. Cette méthode peut être acceptable lorsque le nombre de prospects est faible. Mais lorsque l'entreprise commence à avoir un site web, une page de destination, un formulaire d'inscription et plus de points de contact, la méthode manuelle atteint rapidement ses limites.

Le problème n'est pas que l'entreprise ne veut pas s'occuper des prospects. Le problème est que l'équipe n'a pas toujours le temps de s'occuper de chaque personne de manière cohérente.

Les signes typiques sont les suivants :

• Un nouveau prospect arrive mais ne reçoit le premier e-mail que plusieurs jours plus tard
• Un client a téléchargé un document ou laissé ses informations mais n'est pas suivi
• L'équipe commerciale se concentre uniquement sur les prospects chauds, tandis que les prospects en phase de recherche sont négligés
• Le contenu envoyé est incohérent, parfois envoyé, parfois pas
• Le marketing génère des prospects, mais ensuite il n'y a pas de flux de suivi suffisamment clair pour maintenir l'élan

C'est à ce moment que les e-mails et l'automatisation commencent à jouer un rôle plus clair. Non pas parce que l'entreprise a besoin de rendre les choses excessivement complexes, mais parce que l'entreprise a besoin d'un moyen de s'occuper des prospects plus régulièrement, au bon moment et moins dépendant de la mémoire de chaque personne.

Quand une entreprise commence-t-elle à avoir besoin de l'automatisation ?

Ce n'est pas parce qu'une entreprise a un site web qu'elle doit immédiatement mettre en œuvre l'automatisation. Mais si l'entreprise se trouve dans l'une des situations suivantes, il est temps d'y réfléchir plus sérieusement :

1. Lorsque le site web ou la page de destination commence à générer des prospects de manière stable

Si chaque semaine, des personnes remplissent des formulaires, s'inscrivent à des démos, laissent leur e-mail ou demandent des conseils, il est temps pour l'entreprise d'avoir un flux de suivi plus clair. Sinon, cette quantité de prospects sera progressivement perdue ou gérée de manière très inégale.

2. Lorsque l'équipe de vente est petite et ne peut pas suivre chaque prospect immédiatement

C'est une situation très courante dans les PME. Les commerciaux doivent prioriser les prospects chauds, mais cela ne signifie pas que les prospects qui ne sont pas encore prêts à acheter immédiatement ne sont pas importants. L'automatisation permet de combler ce vide en maintenant le contact avec les prospects pendant que l'équipe commerciale se concentre sur les opportunités plus proches de la conclusion.

3. Lorsque l'entreprise souhaite nourrir les prospects au lieu d'attendre qu'ils reviennent d'eux-mêmes

Beaucoup de prospects n'achètent pas lors de la première interaction. Ils ont besoin de plus de temps, plus d'informations ou plus de confiance. Si l'entreprise n'a pas de moyen de les accompagner après le premier contact, il y a une forte probabilité que cette personne se désintéresse et disparaisse.

En d'autres termes, l'automatisation devient nécessaire lorsque l'entreprise ne veut pas seulement avoir des prospects, mais aussi ne pas laisser tomber les prospects une fois qu'elle les a obtenus.

Quel rôle jouent les e-mails et l'automatisation après le site web et la page de destination ?

Le site web et la page de destination font généralement bien le premier pas du parcours. Ils aident les clients à connaître l'entreprise, à comprendre les services ou les offres, puis à laisser leurs informations. Mais après ce moment, les clients ne deviennent pas automatiquement une opportunité de vente.

Il existe un intervalle très important : à partir du moment où le client laisse ses informations jusqu'à ce qu'il soit suffisamment prêt à discuter plus en profondeur ou à prendre une décision. Les e-mails et l'automatisation se situent précisément dans cet intervalle.

Leur rôle comprend généralement trois parties :

• Maintenir l'intérêt sans interruption
• Fournir des informations supplémentaires au bon moment
• Aider l'équipe à suivre les prospects de manière plus systématique

Ce point est particulièrement important pour les petites entreprises, car elles n'ont pas toujours suffisamment de personnel pour suivre chaque prospect de près manuellement.

3 flux de base auxquels les PME devraient penser en premier

Toutes les entreprises n'ont pas besoin d'un système d'automatisation très complexe. Pour les PME, quelques flux de base utilisés judicieusement peuvent déjà faire une grande différence.

1. Flux de bienvenue après que le client a rempli le formulaire

C'est un flux très basique mais extrêmement important.

Lorsque le client vient de laisser ses informations sur le site web ou la page de destination, c'est le moment où l'intérêt est le plus vif. Un premier e-mail envoyé au bon moment peut aider à confirmer que l'entreprise a bien reçu les informations, tout en donnant une impression de professionnalisme et de proactivité.

Ce flux est généralement approprié lorsque le client :

• s'inscrit pour des conseils
• télécharge un document
• s'inscrit à une démo
• laisse une demande via un formulaire

Le premier e-mail n'a pas besoin d'être très long. L'important est qu'il soit clair, qu'il atteigne son objectif et qu'il indique au client les prochaines étapes.

2. Flux de nutrition des prospects avec du contenu ou des informations pertinentes

Ce n'est pas tout le monde qui laisse son e-mail et est prêt à acheter immédiatement. Il y a des personnes qui sont dans la phase de recherche, de comparaison ou qui attendent le bon moment. C'est là que les e-mails de nutrition des prospects prennent leur sens.

L'entreprise peut envoyer du contenu tel que :

• une explication plus détaillée du service ou de la solution
• des études de cas ou des exemples concrets
• une FAQ
• des points qui aident le client à mieux comprendre le problème qui l'intéresse

Ce flux aide l'entreprise à ne pas disparaître après le premier contact. Il aide également les prospects à se souvenir de l'entreprise plus longtemps au lieu de laisser leur intérêt s'éteindre.

3. Flux de rappel ou de réactivation des prospects non réactifs

C'est un flux très utile mais souvent négligé. De nombreux prospects ont déjà montré de l'intérêt, ont déjà rempli un formulaire ou ouvert un e-mail, mais n'ont pas donné suite. Sans un flux de rappel, ces prospects resteront souvent inactifs dans le système.

Une série de rappels bien conçue peut aider l'entreprise à attirer à nouveau l'attention en :

• rappelant la valeur ou les avantages clés
• suggérant la prochaine étape comme prendre rendez-vous, voir une démo ou répondre à une demande
• donnant une raison plus concrète pour relancer la conversation

Pour les petites entreprises, il suffit d'exploiter au mieux ce groupe de prospects pour améliorer considérablement l'efficacité de la gestion des prospects.

Comment le site web, le CRM, les e-mails et l'automatisation doivent-ils fonctionner ensemble ?

C'est là que réside l'aspect le plus important. Si les e-mails et l'automatisation sont séparés du site web et du CRM, l'entreprise risque toujours des interruptions dans son fonctionnement.

Un flux logique suit généralement la logique suivante :

• Le site web ou la page de destination est l'endroit où le client laisse ses informations
• Le CRM est l'endroit où les prospects sont enregistrés et les données clients sont suivies
• Les e-mails et l'automatisation sont la partie qui permet de maintenir la communication et de nourrir les prospects selon des scénarios spécifiques

Lorsque ces trois parties fonctionnent ensemble, l'entreprise ne se contente plus d'avoir « un formulaire sur le site web ». L'entreprise commence à avoir un parcours plus clair allant de l'entrée du client sur le site web, à la laisser d'informations, à l'enregistrement dans le CRM et au suivi par e-mail ou automatisation.

C'est cette continuité qui permet de ne pas perdre de prospects après le premier contact.

Comment GTG CRM soutient-il ce problème ?

GTG CRM convient aux petites et moyennes entreprises qui possèdent déjà un site web ou une page de destination et qui souhaitent passer à l'étape de la gestion plus cohérente des prospects.

Lorsque les prospects arrivent via le site web ou la page de destination, l'entreprise peut mieux gérer les données dans le CRM au lieu de laisser les informations dispersées. À partir de là, les e-mails et l'automatisation peuvent devenir la prochaine étape du flux de suivi, plutôt qu'une étape isolée réalisée manuellement de manière aléatoire.

Avec GTG CRM, l'entreprise peut construire des flux d'envoi d'e-mails, de messages ou de notifications basés sur des workflows pour soutenir le processus de nutrition des prospects et le suivi des clients. L'important ici n'est pas de rendre le système excessivement complexe. La plus grande valeur réside dans le fait que l'entreprise commence à gérer les prospects plus régulièrement, au bon moment et moins dépendante de la mémoire personnelle.

Si le site web permet à l'entreprise d'avoir un premier point de contact plus clair, alors les e-mails et l'automatisation permettent que la partie suivante du parcours soit moins discontinue.

Conclusion

Le site web et la page de destination sont des bases très importantes pour attirer l'attention et collecter des prospects. Mais si, par la suite, l'entreprise n'a pas de moyen de les suivre de manière régulière, de nombreux prospects resteront au stade de « j'ai été intéressé ».

Les e-mails et l'automatisation permettent de combler ce vide. Ils aident l'entreprise à maintenir le contact, à mieux nourrir les prospects et à créer un flux de suivi plus clair après que le client ait laissé ses informations.

Pour les PME, ce n'est pas quelque chose qui doit être fait à grande échelle dès le départ. Mais lorsque le site web et la page de destination commencent à générer des prospects, alors les e-mails et l'automatisation sont l'étape suivante qui mérite d'être sérieusement envisagée pour que le système de vente ne soit pas interrompu en cours de route.

Avec GTG CRM, l'entreprise peut connecter son site web aux e-mails et à l'automatisation de manière plus simplifiée, transformant ainsi la gestion des prospects en une partie naturelle du flux opérationnel plutôt qu'une tâche supplémentaire lorsqu'on a du temps.