De nombreuses petites et moyennes entreprises (PME) ne manquent plus de prospects comme auparavant. Elles disposent de sites web, de pages de fans, de campagnes publicitaires, de pages de destination, de formulaires d'inscription et reçoivent des messages de clients via différents canaux. À première vue, c'est un signe positif, car la demande commence à émerger de multiples points de contact.

Mais plus il y a de canaux, plus un autre problème devient évident : les prospects affluent, mais les ventes ne suivent pas .

C'est une situation très courante dans les entreprises disposant de petites équipes commerciales. Les prospects affluent quotidiennement via les sites web, les formulaires, Facebook, Zalo, les e-mails, le chat en direct ou diverses campagnes publicitaires. Cependant, sans un processus de traitement clair, les prospects se dispersent rapidement, les réponses tardent à venir, voire ils sont tout simplement oubliés. Par conséquent, les entreprises peuvent croire manquer de prospects, alors qu'en réalité, elles n'ont pas de système de gestion des prospects suffisamment performant.

Le problème, c'est que les prospects doivent non seulement être générés, mais aussi être collectés au bon endroit, suivis auprès des bonnes personnes et traités au bon moment .

Pourquoi les entreprises ont-elles des prospects mais les ventes ne suivent pas ?

Dans une petite entreprise, le traitement des prospects est souvent très manuel. Quiconque reçoit un message y répond. Quiconque reçoit un formulaire le transfère dans une discussion de groupe. Les personnes proches du client le conservent dans leur boîte de réception personnelle. Cette approche peut convenir lorsque le nombre de prospects est faible. Mais à mesure que le nombre de canaux augmente et que la fréquence des prospects s'accroît, ce modèle de traitement révèle rapidement ses faiblesses.

Le retard des ventes n'est pas toujours dû à un manque de personnel. Bien souvent, la véritable raison réside dans l'intégration des prospects au sein d'un système fragmenté.

Certains signes sont très faciles à repérer :

• Lead a laissé ses coordonnées, mais personne n'a rappelé assez rapidement.
• Le client a envoyé un message, mais l'équipe commerciale ne sait pas qui est responsable.
• Le fait qu'un même client apparaisse à différents endroits rend difficile le suivi de son historique.
• Le service marketing génère des prospects, mais le service commercial affirme que le nombre de prospects entrants est insuffisant.
• Les entreprises ont du trafic, des boîtes de réception et des formulaires, mais le nombre d'opportunités réelles est inférieur aux attentes.

Le moment est venu pour les entreprises de réexaminer la question, non pas sous l'angle de « diffuser plus de publicités », mais sous celui des opérations de vente , c'est-à-dire la manière dont les prospects sont reçus, distribués et suivis en interne.

Où se répartissent généralement les prospects lorsqu'une entreprise utilise plusieurs canaux de distribution ?

Les pistes ne se referment pas toujours à la dernière étape. Dans la plupart des cas, la piste commence à se refermer dès son apparition.

1. Abandonné au stade de la réception

Le prospect a rempli le formulaire sur le site web, mais les données n'ont été enregistrées que dans un e-mail.
Des clients ont envoyé des messages à la page de fans, mais personne n'a encore eu le temps de les consulter.
Certaines personnes laissent leurs informations via la page d'accueil, mais l'équipe commerciale ne les voit pas immédiatement.

Lorsque les données circulent vers de nombreux endroits différents sans point de collecte central, la vitesse de réponse ralentit considérablement.

2. Tombé au sol lors du processus de transfert.

Les petites entreprises manquent souvent d'un processus de transmission clair. Les prospects sont envoyés par messagerie instantanée, transmis oralement ou marqués manuellement. De ce fait, le suivi est très sujet aux interruptions.

Une bonne initiative perdra rapidement son élan si la passation de pouvoir est retardée ou si l'identité de la personne responsable n'est pas clairement établie.

3. Abandonné à l'étape de ré-enregistrement.

Tous les prospects ne se convertissent pas du premier coup. Or, sans système de suivi centralisé, il est difficile pour une entreprise de savoir si un client a déjà laissé ses coordonnées, à quelle étape du processus de vente il en est, avec qui il a communiqué et de quoi ont porté les échanges.

Sans une vision complète de l'historique, il est très difficile pour les ventes d'assurer un suivi systématique.

4. Abandonné car les pistes sont dispersées entre plusieurs outils.

C’est un problème très courant dans les petites entreprises :

• Le formulaire se trouve sur le site web.
• Le message se trouve sur la page fan ou sur Zalo.
• Les informations client se trouvent dans le fichier Excel.
• Les notes d'échange se trouvent sur les téléphones individuels ou dans les discussions de groupe internes.

Chaque emplacement contient une donnée. Mais lorsqu'il s'agit de les assembler pour reconstituer un parcours client clair, les entreprises manquent d'un point d'accès unique pour avoir une vue d'ensemble.

Où se répartissent les prospects au sein d'une petite entreprise ?

Avec une petite équipe commerciale, le défi n'est pas seulement de savoir « combien de prospects nous avons », mais aussi « où sont dispersés ces prospects ? »

En général, les conducteurs sont répartis aux points suivants :

• Site web et page de destination : les clients remplissent des formulaires, mais les données ne sont pas automatiquement collectées ni transférées vers un emplacement de gestion centralisé.
• Page Facebook et canaux de messagerie : les clients posent d’abord des questions, font part de leurs besoins, mais ces échanges ne sont pas intégralement enregistrés.
• Courriel : Le client a envoyé une demande mais n’a pas encore été connecté au flux de suivi partagé.
• Fichiers manuels : les entreprises stockent des informations dispersées dans des feuilles de calcul ou des notes séparées.
• Ventes individuelles : chaque personne conserve des données distinctes, ce qui complique la coordination.

Lorsque les prospects sont fragmentés de la sorte, le problème ne réside plus dans une mauvaise génération de prospects en marketing. Le problème est que l'entreprise ne dispose pas d'une structure suffisamment claire pour transformer ces prospects en opportunités de vente.

Quel est le processus standard de génération de prospects pour une petite équipe commerciale ?

Pour les PME, un bon processus de travail n'a pas besoin d'être excessivement complexe. L'important est qu'il soit clair, facile à utiliser et qu'il permette de se concentrer suffisamment sur l'essentiel pour ne pas perdre de prospects.

Un flux de base devrait comprendre les étapes suivantes :

1. Centraliser les prospects provenant de sources multiples en un seul endroit.

Les prospects provenant de sites web, de pages de destination, de formulaires, de chats en direct, de pages de fans, de Zalo ou d'e-mails devraient être regroupés sur une seule plateforme afin que les entreprises n'aient pas à les rechercher individuellement à chaque fois qu'elles doivent les traiter.

2. Consignez clairement les informations client.

Dès qu'un prospect arrive, les entreprises ont besoin d'un système pour enregistrer les informations essentielles telles que le nom, les coordonnées, la source du prospect et ses besoins initiaux. Il s'agit du minimum requis pour que les équipes commerciales n'aient pas à tout recommencer à zéro.

3. Une personne est chargée de la surveillance.

Chaque piste d'action doit avoir un responsable clairement identifié, ou au moins un statut suffisamment transparent pour que l'équipe sache qui en assure le suivi. Sans cette clarté, il est facile pour chacun de supposer que quelqu'un d'autre s'en occupe.

4. Suivre l'historique des échanges sur le même fil de discussion.

Les commerciaux doivent vérifier si le client a déjà rempli un formulaire, par quel moyen de communication il les a contactés et quel type de réponse il a reçue. Plus l'historique est précis, meilleures sont les chances d'un suivi efficace.

5. Il existe un moyen de mesurer l'efficacité de la génération de prospects.

Si les entreprises ne savent pas quel site web, quelle page de destination ou quel canal de messagerie génère de bons prospects, l'optimisation du marketing et des ventes restera toujours floue.

En résumé, un flux de travail bien structuré permet non seulement aux équipes commerciales de mieux suivre le rythme, mais aussi aux entreprises de voir plus clairement où elles perdent des prospects afin de pouvoir remédier correctement aux points de blocage.

Le problème pour de nombreuses entreprises n'est pas le manque de prospects, mais le manque de plateforme de génération de prospects.

C'est un domaine où de nombreuses PME peuvent facilement se perdre.

Ils ont constaté que l'équipe commerciale était débordée et ont décidé qu'ils devaient embaucher davantage de personnes.
Ils ont constaté qu'ils ne convertissaient pas beaucoup de prospects, ils ont donc pensé qu'ils devaient diffuser davantage de publicités.
Ils ont constaté que les clients envoyaient beaucoup de messages sans obtenir de résultats, ils en ont donc conclu que le nombre de prospects n'était pas suffisant.

Mais avant cela, les entreprises doivent répondre à une question plus importante : les prospects actuels sont-ils collectés et gérés de manière suffisamment efficace ?

Si la réponse est non, alors injecter davantage de pistes dans un système fragmenté ne fera que rendre les choses plus difficiles à contrôler.

Comment GTG CRM aide-t-il les petites entreprises à résoudre ce problème ?

GTG CRM convient aux entreprises qui disposent de nombreuses sources de prospects mais qui ont besoin d'une gestion plus centralisée pour que les petites équipes de vente puissent rester compétitives.

Avec GTG CRM, les entreprises peuvent :

• Connecter votre site web et votre page de destination à votre système CRM vous permet de centraliser les données clients issues des formulaires remplis dans un système de gestion plus centralisé.
• La gestion des leads dans le CRM permet à l'équipe de suivre plus clairement les informations clients au lieu d'avoir des données dispersées.
• La gestion de la messagerie multicanal sur une plateforme unique permet de consolider les canaux de communication client dans un seul système au lieu de les avoir répartis sur plusieurs sites.
• Le suivi de l'historique et des informations des communications clients dans un flux de travail plus clair facilite la reprise de contact entre les représentants commerciaux et les clients intéressés.

L'essentiel n'est pas simplement de disposer d'un CRM ou d'une boîte de réception multicanal. La véritable valeur réside dans le fait que les entreprises commencent à construire un flux plus fluide entre leur site web, leurs formulaires, la messagerie et le CRM .

Lorsque les prospects ne sont plus dispersés sur de nombreux sites, les petites équipes de vente peuvent les suivre plus facilement, le marketing peut évaluer plus facilement la qualité des sources de prospects et les responsables disposent d'une base plus claire pour optimiser les processus.

Conclure

Il n'est pas rare que les prospects proviennent de plusieurs canaux, mais que les équipes commerciales ne parviennent pas à suivre. Cependant, dans bien des cas, le problème ne réside pas dans un manque de personnel ou de prospects, mais dans une structure de traitement inadéquate.

Les prospects peuvent être abandonnés au stade de la réception.
Des pistes peuvent être perdues pendant le processus de transfert.
Des prospects peuvent être perdus car les données sont dispersées entre sites web, formulaires, boîtes de réception et fichiers manuels.

Pour les petites et moyennes entreprises (PME), plus elles disposent de canaux, plus il devient important de consolider les prospects sur une plateforme commune.

GTG CRM offre une solution plus pratique à ce problème en connectant les sites web au CRM, en consolidant les données clients en un seul endroit et en prenant en charge la gestion des interactions multicanaux sur une plateforme unique.

Si votre entreprise génère des prospects mais que les ventes ne suivent pas, il est temps de réévaluer non seulement le nombre de prospects, mais aussi la manière dont ces prospects sont acquis et gérés au quotidien.