Di era penjualan multi-channel, satu pertanyaan yang selalu diajukan oleh para pemilik toko adalah: Bagaimana cara mengelola ratusan pesanan dari Facebook, Website, Shopee, Lazada, TikTok Shop tanpa menjadi kacau? Bagaimana cara memastikan tidak ada pesanan yang terlewat, tidak ada pengiriman yang salah, dan yang terpenting, bagaimana cara menghemat waktu pemrosesan pesanan daripada harus memasukkan setiap pesanan secara manual?
Kenyataannya, banyak pemilik toko harus membuka 5-6 tab browser secara bersamaan, terus-menerus beralih antar platform untuk memeriksa pesanan baru. Setiap kali ada pesanan dari Facebook Messenger, informasi pelanggan, alamat, dan produk harus disalin lalu dimasukkan ke dalam sistem. Ketika ada pesanan dari Shopee, Anda harus masuk ke platform, mengunduhnya, lalu memasukkannya kembali ke perangkat lunak manajemen. Proses manual ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga mudah menyebabkan kesalahan, yang secara serius memengaruhi pengalaman pelanggan dan reputasi toko.
GTG CRM memahami kesulitan ini dan telah mengembangkan sistem pembuatan pesanan otomatis yang cerdas, membantu Anda fokus pada pengembangan bisnis daripada membuang waktu untuk memproses pesanan secara manual.
Sistem Pembuatan Pesanan Otomatis dari Semua Saluran
GTG CRM terintegrasi penuh dengan saluran penjualan paling populer saat ini, memungkinkan sinkronisasi otomatis semua pesanan ke satu platform tunggal.
1. Facebook/Zalo dan Website dengan AI Chatbot
Ketika pelanggan mengirim pesan untuk memesan melalui Facebook Messenger atau chat di website, AI Chatbot GTG CRM akan secara otomatis mengenali kebutuhan, menanyakan informasi pengiriman, dan membuat pesanan secara instan. Anda tidak perlu duduk membalas setiap pesan, tidak perlu copy-paste informasi pelanggan lagi. Sistem menangani semuanya, mulai dari konsultasi produk hingga konfirmasi pesanan.
2. Sinkronisasi Otomatis dari Platform E-commerce
GTG CRM terhubung langsung dengan Shopee, Lazada, dan TikTok Shop. Setiap kali ada pesanan baru di platform ini, sistem akan secara otomatis menariknya dan membuat pesanan di GTG CRM. Informasi pelanggan, produk, dan alamat pengiriman disinkronkan 100% akurat, tanpa memerlukan tindakan tambahan dari Anda.
Terutama, ketika Anda menjual produk yang sama di banyak platform, GTG CRM secara otomatis mengenalinya melalui kode SKU dan menyatukan pembaruan inventaris. Ini mencegah penjualan melebihi stok atau kebingungan antar saluran.
Proses Otomatis dari Pesanan hingga Pengeluaran Stok
Setelah pesanan dibuat secara otomatis, GTG CRM terus mendukung Anda dalam seluruh proses penanganan pesanan.
Langkah 1: Pesanan Muncul Otomatis dalam Sistem
Segera setelah pelanggan memesan dari saluran mana pun, pesanan akan muncul dalam daftar dengan status "Menunggu Konfirmasi". Anda hanya perlu memeriksanya dan mengonfirmasi keabsahan pesanan.
Langkah 2: Pembuatan Faktur Pengeluaran Stok Otomatis
Saat Anda mengubah status pesanan menjadi "Menunggu Pengambilan Barang", GTG CRM secara otomatis membuat faktur pengeluaran stok yang sesuai. Staf gudang hanya perlu masuk ke bagian Manajemen Stok, melihat faktur pengeluaran stok, dan menyiapkan barang. Tidak perlu mencetak pesanan terpisah, tidak perlu pencatatan manual.
Langkah 3: Konfirmasi Pengeluaran Stok dan Faktur Otomatis
Setelah staf gudang selesai menyiapkan barang, cukup klik "Konfirmasi Pengeluaran Stok" dalam sistem. Segera, GTG CRM akan secara otomatis menerbitkan faktur elektronik sesuai dengan peraturan Direktorat Jenderal Pajak. Faktur dapat dikonfigurasi untuk dibuat sebagai draf atau langsung diterbitkan, sesuai kebutuhan Anda.
Keunggulan Luar Biasa Menggunakan Fitur Pembuatan Pesanan Otomatis
Hemat Waktu Pemrosesan Pesanan Hingga 80%
Alih-alih memakan waktu 3-5 menit untuk memasukkan pesanan secara manual, kini pesanan muncul secara otomatis dalam sistem hanya dalam beberapa detik. Dengan 100 pesanan per hari, Anda menghemat berjam-jam waktu berharga untuk fokus pada layanan pelanggan dan pengembangan produk.
Minimalkan Kesalahan Hingga Maksimal
Saat memasukkan pesanan secara manual, tingkat kebingungan alamat, nomor telepon, dan produk tidak dapat dihindari. Sistem secara otomatis menyinkronkan informasi langsung dari sumber, memastikan akurasi mutlak. Hal ini secara signifikan mengurangi kasus pengiriman barang yang salah, pengiriman ke alamat yang salah, dan keluhan pelanggan.
Manajemen Terpusat, Kontrol Komprehensif
Semua pesanan dari setiap saluran dikonsolidasikan dalam satu platform tunggal. Anda dapat dengan mudah melacak status setiap pesanan, melihat laporan pendapatan berdasarkan saluran, produk, atau waktu. Tidak ada lagi keharusan membuka banyak tab, banyak perangkat lunak untuk memeriksa pesanan.
Memastikan Kepatuhan Hukum terhadap Faktur Elektronik
Dengan peraturan baru tentang faktur elektronik, penerbitan faktur untuk setiap transaksi adalah wajib. GTG CRM secara otomatis menerbitkan faktur segera setelah konfirmasi pengeluaran stok, membantu Anda sepenuhnya mematuhi peraturan tanpa membuang waktu tambahan. Sistem juga mendukung faktur penyesuaian saat ada pengembalian barang, memastikan pelaporan pajak yang akurat dan transparan.
Catatan Penting Saat Menggunakan
Konfigurasi Kode SKU yang Seragam
Agar sistem dapat secara akurat mengidentifikasi produk dari berbagai saluran, Anda perlu memastikan kode SKU di semua platform sama. Contohnya, produk "Celana Mickey Model 1" di Shopee, Lazada, TikTok Shop harus memiliki kode SKU "QUAN_MICKEY_M1". Hal ini memungkinkan GTG CRM untuk secara otomatis memperbarui inventaris yang akurat untuk produk yang sama.
Jangan Mengaktifkan Penerbitan Faktur Otomatis Jika Sudah Mendelegasikan ke Platform
Jika Anda telah mendelegasikan Shopee, Lazada, atau TikTok Shop untuk menerbitkan faktur secara otomatis, maka Anda tidak boleh mengaktifkan fitur penerbitan faktur otomatis di GTG CRM. Penerbitan faktur dua kali akan menyebabkan kesalahan dalam pelaporan pajak dan melanggar peraturan Direktorat Jenderal Pajak.
Faktur Penyesuaian Hanya Dapat Diterbitkan Jika Faktur Asli Telah Diterbitkan
Dalam kasus pelanggan mengembalikan barang, Anda hanya dapat menerbitkan faktur penyesuaian otomatis jika faktur asli telah diterbitkan. Jika faktur asli masih dalam status draf, Anda perlu menerbitkan faktur asli terlebih dahulu sebelum dapat menerbitkan faktur penyesuaian.
Kesimpulan
Dalam konteks bisnis multi-channel yang semakin populer, otomatisasi proses penanganan pesanan bukan lagi pilihan, melainkan persyaratan mutlak untuk mempertahankan daya saing. GTG CRM dengan fitur pembuatan pesanan otomatis dari setiap saluran penjualan tidak hanya membantu Anda menghemat waktu dan tenaga, tetapi juga meningkatkan akurasi dalam penanganan pesanan, memastikan kepatuhan hukum, dan menciptakan fondasi yang kuat untuk pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
Alih-alih berjuang dengan ratusan pesanan yang tersebar di banyak platform, kini Anda dapat dengan tenang membiarkan GTG CRM menangani semuanya secara otomatis, mulai dari saat pelanggan memesan hingga faktur selesai diterbitkan. Inilah cara GTG CRM menemani Anda dalam perjalanan pengembangan bisnis, membantu Anda fokus pada hal-hal yang benar-benar penting: produk berkualitas dan pengalaman pelanggan yang luar biasa.
