Di era penjualan multi-channel, pertanyaan yang selalu diajukan oleh pemilik toko adalah: Bagaimana mengelola ratusan pesanan dari Facebook, situs web, Shopee, Lazada, dan TikTok Shop tanpa kewalahan? Bagaimana memastikan tidak ada pesanan yang terlewat, tidak ada pengiriman yang salah, dan yang terpenting, bagaimana menghemat waktu dalam memproses pesanan daripada memasukkan setiap pesanan secara manual?

Pada kenyataannya, banyak pemilik toko harus membuka 5-6 tab browser secara bersamaan, terus-menerus beralih antar platform untuk memeriksa pesanan baru. Setiap kali ada pesanan masuk dari Facebook Messenger, mereka harus menyalin informasi pelanggan, alamat, dan detail produk lalu memasukkannya ke dalam sistem. Ketika ada pesanan masuk dari Shopee, mereka harus kembali ke platform untuk mengunduh informasi dan memasukkannya kembali ke dalam perangkat lunak manajemen. Proses manual ini tidak hanya memakan waktu tetapi juga rentan terhadap kesalahan, yang berdampak serius pada pengalaman pelanggan dan reputasi toko.

GTG CRM memahami permasalahan ini dan telah mengembangkan sistem pembuatan pesanan otomatis yang cerdas, memungkinkan Anda untuk fokus pada pertumbuhan bisnis alih-alih membuang waktu memproses pesanan secara manual.

Sistem secara otomatis membuat pesanan dari semua saluran.

GTG CRM terintegrasi penuh dengan saluran penjualan paling populer yang tersedia saat ini, memungkinkan sinkronisasi otomatis semua pesanan ke satu platform.

1. Facebook/Zalo dan Situs Web dengan Chatbot AI

Saat pelanggan melakukan pemesanan melalui Facebook Messenger atau obrolan situs web, Chatbot AI GTG CRM secara otomatis mengidentifikasi kebutuhan mereka, menanyakan informasi pengiriman, dan membuat pesanan dengan segera. Anda tidak perlu lagi membalas setiap pesan atau menyalin dan menempel informasi pelanggan. Sistem menangani semuanya, mulai dari konsultasi produk hingga konfirmasi pesanan.

2. Sinkronisasi otomatis dari platform e-commerce

GTG CRM terhubung langsung dengan Shopee, Lazada, dan TikTok Shop. Setiap kali pesanan baru dilakukan di platform-platform ini, sistem secara otomatis mengambilnya dan membuat pesanan di dalam GTG CRM. Informasi pelanggan, produk, dan alamat pengiriman disinkronkan 100% secara akurat, tanpa memerlukan tindakan lebih lanjut dari Anda.

Secara khusus, ketika Anda menjual produk yang sama di berbagai platform, GTG CRM secara otomatis mengidentifikasinya melalui kode SKU dan memperbarui inventaris secara konsisten. Hal ini menghindari kelebihan stok atau kebingungan antar saluran.

Proses otomatis dari pemesanan hingga penyimpanan di gudang.

Setelah pesanan dibuat secara otomatis, GTG CRM terus mendukung Anda selama seluruh proses pemrosesan pesanan.

Langkah 1: Pesanan akan muncul secara otomatis di sistem.

Segera setelah pelanggan melakukan pemesanan melalui saluran mana pun, pesanan akan muncul dalam daftar dengan status "Menunggu Konfirmasi". Anda hanya perlu memeriksa dan mengkonfirmasi bahwa pesanan tersebut valid.

Langkah 2: Secara otomatis menghasilkan formulir pelepasan gudang.

Saat Anda mengubah status pesanan menjadi "Menunggu Pengambilan", GTG CRM secara otomatis membuat nota pengiriman yang sesuai. Staf gudang hanya perlu mengakses bagian Manajemen Gudang, melihat nota pengiriman, dan menyiapkan barang. Tidak perlu mencetak pesanan terpisah atau mencatat informasi secara manual.

Langkah 3: Konfirmasi pelepasan gudang dan buat faktur otomatis.

Setelah staf gudang menyiapkan barang, cukup klik "Konfirmasi Pelepasan Gudang" di sistem. GTG CRM akan langsung secara otomatis membuat faktur elektronik sesuai dengan peraturan Direktorat Jenderal Pajak. Faktur dapat dikonfigurasi untuk membuat draf atau diterbitkan segera, tergantung kebutuhan Anda.

Manfaat luar biasa dari penggunaan fitur pembuatan pesanan otomatis.

Hemat hingga 80% waktu pemrosesan pesanan.

Alih-alih menghabiskan 3-5 menit untuk memasukkan pesanan secara manual, pesanan kini muncul secara otomatis di sistem hanya dalam hitungan detik. Dengan 100 pesanan per hari, Anda menghemat waktu berharga untuk fokus pada layanan pelanggan dan pengembangan produk.

Minimalkan kesalahan sebisa mungkin.

Saat memasukkan pesanan secara manual, kesalahan alamat, nomor telepon, dan produk tidak dapat dihindari. Sistem otomatis menyinkronkan informasi langsung dari sumbernya, memastikan keakuratan mutlak. Hal ini secara signifikan mengurangi pengiriman yang salah, alamat yang salah, dan keluhan pelanggan.

Manajemen terpusat, kontrol komprehensif

Semua pesanan dari setiap saluran terpusat pada satu platform. Anda dapat dengan mudah melacak status setiap pesanan, melihat laporan penjualan berdasarkan saluran, produk, dan periode waktu. Tidak perlu lagi membuka banyak tab atau program perangkat lunak untuk memeriksa pesanan.

Pastikan kepatuhan terhadap hukum tentang faktur elektronik.

Dengan peraturan baru tentang faktur elektronik, penerbitan faktur untuk setiap transaksi menjadi wajib. GTG CRM secara otomatis menghasilkan faktur segera setelah konfirmasi pengiriman, membantu Anda sepenuhnya mematuhi peraturan tanpa membuang waktu tambahan. Sistem ini juga mendukung penyesuaian faktur ketika barang dikembalikan, memastikan deklarasi pajak yang akurat dan transparan.

Catatan penting saat menggunakan

Konfigurasikan kode SKU terpadu.

Untuk memastikan sistem dapat mengidentifikasi produk dari berbagai saluran dengan akurat, Anda perlu memastikan kode SKU sama di semua platform. Misalnya, produk "Celana Mickey Model 1" di Shopee, Lazada, dan TikTok Shop harus memiliki kode SKU "QUAN_MICKEY_M1". Ini membantu GTG CRM secara otomatis memperbarui inventaris dengan akurat untuk produk yang sama.

Jangan aktifkan pembuatan faktur otomatis jika Anda telah mengizinkan platform untuk melakukannya.

Jika Anda telah mengizinkan Shopee, Lazada, atau TikTok Shop untuk menerbitkan faktur secara otomatis, Anda tidak boleh mengaktifkan fitur penerbitan faktur otomatis di GTG CRM. Menerbitkan faktur dua kali akan menyebabkan kesalahan dalam deklarasi pajak dan melanggar peraturan Direktorat Jenderal Pajak.

Faktur penyesuaian hanya dapat diterbitkan setelah faktur asli diterbitkan.

Dalam kasus pelanggan mengembalikan barang, Anda hanya dapat menerbitkan faktur penyesuaian secara otomatis setelah faktur asli diterbitkan. Jika faktur asli masih dalam bentuk draf, Anda perlu menerbitkan faktur asli terlebih dahulu sebelum dapat menerbitkan faktur penyesuaian.

Menyimpulkan

Dalam lingkungan bisnis multi-channel yang semakin umum, otomatisasi pemrosesan pesanan bukan lagi pilihan, melainkan persyaratan wajib untuk tetap kompetitif. GTG CRM, dengan fitur pembuatan pesanan otomatis dari semua saluran penjualan, tidak hanya menghemat waktu dan tenaga Anda, tetapi juga meningkatkan akurasi pemrosesan pesanan, memastikan kepatuhan hukum, dan menciptakan fondasi yang kokoh untuk pertumbuhan bisnis Anda yang berkelanjutan.

Alih-alih berjuang dengan ratusan pesanan yang tersebar di berbagai platform, kini Anda dapat yakin bahwa GTG CRM akan secara otomatis menangani semuanya, mulai dari penempatan pesanan pelanggan hingga penyelesaian faktur. Inilah cara GTG CRM menemani Anda dalam perjalanan pertumbuhan bisnis Anda, memungkinkan Anda untuk fokus pada hal yang benar-benar penting: produk berkualitas dan pengalaman pelanggan yang luar biasa.