Du har selgere, du har en nettside, du får kundehenvendelser via skjema – men ingen vet egentlig i hvilket stadium kunden er, hvem som følger opp, eller når neste oppfølging skal skje. Resultatet: leads blir oversett, selgere ringer samme kunde, eller verre – kunden venter 3 dager uten kontakt og går til konkurrenten.
Dette er prosessen for å motta leads fra nettsiden din til CRM som enhver liten bedrift kan implementere med GTG CRM – tydelig, ansvarlig og sporbar.
Problemet for SMB: Leads kommer inn, men vi vet ikke hvem som behandler dem
I små bedrifter (5-20 ansatte) er prosessen for mottak av leads vanligvis:
- Kunden fyller ut et skjema på nettsiden
- En e-postvarsel sendes til en felles e-postadresse
- Den som ser det først, tar seg av det, mens de som er opptatt, overser det
- Det er ingen steder å registrere om kunden er ringt, eller hva resultatet ble
- Ved slutten av måneden vet vi ikke hvor mange leads som er behandlet, og hvor mange som er blitt oversett
Konsekvenser: - Leads faller mellom to stoler – ingen tar ansvar - Selgere ringer samme kunde → kunden blir irritert - Ingen data for å vurdere hvilken selger som presterer best - Annonsering koster penger, men vi kan ikke måle ROI fra leads
Standardprosess: Skjema → Ruting → CRM → Status → Oppfølging → Rapportering
Nettsideskjema → CRM (Kontaktperson, eier = admin) → Arbeidsflyt for eierskifte til selger → Salgstrakt (Avtaler) → Oppfølging → Rapportering
Nedenfor er en veiledning for oppsett av hvert trinn.
Trinn 1: Opprett skjema og koble til CRM
Opprett et skjema for mottak av leads under Skjemaer-delen i GTG CRM.
Felt som bør inkluderes for SMB:
| Felt | CRM-felt-mapping | Hensikt |
|---|---|---|
| Firmanavn | Company |
Forstå størrelse og bransje |
| Kontaktperson | First Name, Last Name |
Selger ringer riktig navn |
| E-post | Email |
Sende oppfølgings-e-post |
| Telefonnummer | Phone |
Direkte telefonsamtale |
| Interessert tjeneste | Egendefinert felt (rullegardin) | Ruting til riktig selger/team |
| Forventet budsjett | Egendefinert felt (rullegardin) | Prioriter leads med høy verdi |
Integrer skjemaet på nettsiden din via skript-tag eller iframe. Hvis du bruker GTG CRMs Nettside eller Landingsside, kobles skjemaet automatisk til.
Når kunden sender inn skjemaet → data opprettes automatisk som en kontakt i CRM → Kontakter med:
- Livssyklusstadie: Lead
- Kilde-tag: website (automatisk)
- Alle felt fra skjemaet er mappet
Trinn 2: Automatisk ruting – Fordel leads til riktig person
Dette er trinnet de fleste SMB mangler. I stedet for en felles e-post som sier «hvem som helst som er ledig, ta det», fordeler GTG CRM automatisk leads til spesifikke ansatte.
Konfigurer i Automatisering → Arbeidsflyter:
Utløser: Objekt → Kontakt → Kontakt opprettet
(Når kunden fyller ut skjemaet på nettsiden, oppretter systemet automatisk en kontakt i CRM og tildeler en standard eier til arbeidsområdeadministratoren. Arbeidsflyten nedenfor vil endre eier til riktig selger.)
Eksempel på rutingflyt:
Ny kontakt opprettet (fra nettsideskjema)
→ [Betingelse] Interessert tjeneste = "Markedsføringsrådgivning"?
Ja → Tildel kontakt til Selger A
Nei → [Betingelse] Interessert tjeneste = "Nettsidedesign"?
Ja → Tildel kontakt til Selger B
Nei → Behold eier = admin (Selgerleder tar seg av)
→ Send bekreftelses-e-post til kunden
→ Legg til tag "Nytt lead - Krever oppfølging"
Resultat: Selgeren som åpner kontakten, ser at de er den ansvarlige.
En enklere alternativ: Hvis du bare har 2-3 selgere, bruk Tildel kontakt-funksjonen for rundfordeling – systemet fordeler leads jevnt mellom hver person.
Når selger mottar et lead, vil de se:
- Fullstendig informasjon i CRM (navn, telefon, e-post, interessert tjeneste)
- Deres eget navn som eier → tydelig ansvar
- Livssyklusstadie: Lead → må kontaktes
Trinn 3: Opprett Salgstrakt (Pipeline) for statussporing
Kontakter lagrer kundeinformasjon, mens Salgstrakt (Pipeline) sporer salgsprosessen. Du trenger begge.
Opprett salgstrakt i CRM → Salgstrakt:
| Stadie | Betydning | Ansvarlig |
|---|---|---|
| Nytt Lead | Nettopp mottatt, ikke kontaktet ennå | Tildelt selger |
| Kontaktet | Ringte/e-postet, venter på svar | Selger |
| I Rådgivning | Kunden er interessert, trenger pristilbud | Selger |
| Tilbud Sendt | Venter på kundens avgjørelse | Selger |
| Forhandling | Forhandler om vilkår | Selger + Leder |
| Vunnet (Won) | Kontrakt signert / Bestilling mottatt | → Gå videre til implementering |
| Tapt (Lost) | Kunden kjøpte ikke | → Registrer årsak for forbedring |
Hver avtale har viktige felt: - Avtalenavn – f.eks. "ABC Firma – 3-måneders markedsføringspakke" - Beløp – forventet verdi (f.eks. 15 000 000 VNĐ) - Sluttdato – forventet dato for avslutning - Prioritet – Lav / Middels / Høy / Haster - Kontaktrolle – Beslutningstaker, Påvirker, Budsjettansvarlig
Kobling med arbeidsflyt: Når et lead kommer inn i CRM, kan automasjon automatisk opprette en avtale i salgstrakt:
Kontakt opprettet → Tildel kontakt (endre eier fra admin til selger) → Opprett avtale (stadie: "Nytt Lead") → Send e-post
Trinn 4: Planlagt oppfølging
Etter at leadet er tildelt og en avtale er opprettet i salgstrakt, må selgeren følge opp. GTG CRM hjelper med å sikre at ingen leads blir glemt:
Automatiserte påminnelser til selger
Utløser: Avtalestadie endret (til "Nytt Lead")
Avtale går til stadiet "Nytt Lead"
→ Minn selger: "Kontakt nytt lead innen 24 timer"
→ Vent 24 timer
→ [Sjekk] Er avtalen fortsatt i "Nytt Lead"-stadiet?
Ja → Send ny påminnelse: "Lead er ikke kontaktet!"
Nei → Avslutt (selger har behandlet)
→ Vent ytterligere 24 timer
→ [Sjekk] Er avtalen fortsatt i "Nytt Lead"-stadiet?
Ja → Varsle leder
Automatisk oppfølging av kunder
Når selgeren har kontaktet kunden, men ikke fått svar:
Avtale endres til "Kontaktet"
→ Vent 3 dager
→ Send oppfølgings-e-post 1: "Kan jeg hjelpe med noe mer?"
→ Vent 5 dager
→ Send oppfølgings-e-post 2: med dokumentasjon/case study
→ Vent 7 dager
→ Hvis ingen svar → legg til tag "Spesiell oppfølging kreves" + minn selger
Gjenoppta tapte avtaler
Avtale endres til "Tapt (Lost)"
→ Registrer årsak til tap (selger fyller inn manuelt)
→ Vent 30 dager
→ Send e-post "Vi har et nytt tilbud som passer for deg"
→ Vent 60 dager
→ Send månedlig nyhetsbrev
Trinn 5: Koble til meldingsfunksjonalitet – Behandling via felles innboks
Når selger kontakter leadet via e-post eller Zalo, vises hele samtalen i Felles Innboks (Unified Inbox).
Fordeler for SMB: - Selger sender e-post fra GTG CRM → e-posten vises i kontaktens tidslinje (ikke tapt i personlig Gmail) - Kunden svarer → vises i Felles Innboks → selger svarer umiddelbart - Hvis selger er fraværende, kan lederen se hele samtalehistorikken → overføring til en annen person - Ingen datatap når en ansatt slutter
Trinn 6: Rapportering – Forstå problemene
På slutten av uken/måneden trenger lederen å vite:
Salgstrakt-rapportering (CRM → Salgstrakt): - Hvor mange nye leads har kommet inn? - Hvor mange avtaler er i hvert stadie? - Total forventet avtaleverdi (Salgstrakt-prognose) - Vinn-/taprate - Hvilken selger behandler flest avtaler?
Salgsoversikt (Sales Dashboard): - Total omsetning over tid - Gjennomsnittlig ordreverdi - Topp produkter/tjenester - Sammenligning med forrige periode
Eksempel på innsikt fra rapportering: - "80 % av leads taper i Pristilbud-stadiet → er prisen for høy sammenlignet med markedet?" - "Selger A har en vinnrate på 40 %, Selger B bare 15 % → trenger Selger B opplæring?" - "Leads fra Google Ads har en høyere gjennomsnittlig avtaleverdi enn fra Facebook → øk budsjettet der?"
Reell eksempel: IT-tjenestefirma (8 ansatte)
Før CRM: - Kunder fylte ut skjema → e-post til felles innboks → hvem som så det, behandlet det - Visste ikke om kunden var ringt, 2 selgere ringte samme kunde - Ved slutten av måneden spurte lederen "hvor mange nye kunder denne måneden?" → ingen visste nøyaktig
Etter prosessimplementering: 1. Nettsideskjema mappet 5 felt til CRM (navn, telefon, e-post, tjeneste, budsjett) 2. Arbeidsflyt-ruting: leads for "Cloud-tjenester" → Selger A, "Programvare" → Selger B 3. Salgstrakt med 6 stadier: Nytt Lead → Kontaktet → Rådgivning → Tilbud Sendt → Forhandling → Vunnet/Tapt 4. Automatisering minner selger om å kontakte innen 24 timer, e-postoppfølging etter 3 dager 5. Lederen ser på dashbordet: 45 leads/måned, 25 % vinnrate, 20 millioner VNĐ/avtale i snitt
Resultat: Ingen leads ble oversett, selgere vet nøyaktig hva de skal gjøre hver dag, lederen har data for coaching.
Konklusjon
Prosessen for mottak av leads fra nettsiden til CRM trenger ikke å være komplisert – men den må være tydelig: hvem mottar leads, i hvilket stadie er de, når skal de følges opp, og hvordan skal de måles. GTG CRM lar SMB bygge denne prosessen med:
- Integrerte skjemaer → automatisk innsamling av leads
- Automatiseringsarbeidsflyter → automatisk ruting og oppfølging
- Salgstrakt (Pipeline) → tydelig sporing av hver avtale
- Felles Innboks → håndtering av leads via e-post/Zalo i ett grensesnitt
- Salgsoversikt → rapportering for beslutningstaking
Konfigurer én gang, kjør kontinuerlig. Ingen leads blir oversett, ingen selger blir glemt.
Gjør det du nettopp leste om til virkelighet – bruk GTG CRM, gratis.
Bruk nå
