Du har salgspersonell, en nettside og kunder som sender inn kontaktskjema – men ingen vet nøyaktig hvor kunden befinner seg i prosessen, hvem som tar seg av dem, eller når de trenger oppfølging. Resultat: leads blir oversett, salgspersonell ringer samme kunde, eller enda verre – kunden venter tre dager uten kontakt og går til konkurrenten.
Dette er en prosess for å motta leads fra nettstedet til CRM som enhver liten bedrift kan implementere med GTG CRM – tydelig, ansvarlig og sporbar.
Småbedrifters problem: Leads kommer inn, men ingen vet hvem som håndterer dem
I små selskaper (5-20 ansatte) er prosessen for å motta leads vanligvis:
- Kunden fyller ut et skjema på nettstedet.
- En e-postvarsling sendes til en felles innboks.
- Den som ser den først, håndterer den; den som er opptatt, ignorerer den.
- Det er ingen steder å registrere om kunden er kontaktet, eller hva resultatet var.
- Ved slutten av måneden vet man ikke hvor mange leads som er behandlet og hvor mange som ble oversett.
Konsekvenser: - Leads faller mellom to stoler – ingen tar ansvar. - Salgspersonell ringer samme kunde → kunden blir irritert. - Ingen data for å evaluere hvilke selgere som presterer godt. - Annonsering koster penger, men ROI fra leads kan ikke måles.
Standard prosess: Skjema → Ruting → CRM → Status → Oppfølging → Rapportering
Nettstedsskjema → CRM (Kontakt, eier = admin) → Arbeidsflyt for å endre eier til Salg → Pipeline (Avtaler) → Oppfølging → Rapportering
Her er en steg-for-steg-guide for oppsettet.
Steg 1: Opprett skjema og koble til CRM
Opprett et skjema for å motta leads i delen Skjemaer i GTG CRM.
Feltene som bør inkluderes for små bedrifter:
| Felt | CRM-feltmapping | Formål |
|---|---|---|
| Firmanavn | Company |
Forstå størrelse og bransje. |
| Kontaktperson | First Name, Last Name |
Salgspersonell ringer riktig navn. |
| E-post | Email |
Send oppfølgings-e-post. |
| Telefonnummer | Phone |
Ring direkte. |
| Interessert tjeneste | Egendefinert felt (nedtrekksmeny) | Ruting til riktig salgsperson/team. |
| Forventet budsjett | Egendefinert felt (nedtrekksmeny) | Prioritere leads med høy verdi. |
Integrer skjemaet på nettstedet ved hjelp av en script-tag eller iframe. Hvis du bruker GTG CRMs Nettsted eller Landingsside, kobles skjemaet automatisk til.
Når kunden sender inn skjemaet, opprettes dataene automatisk som en kontakt i CRM → Kontakter med:
- Livssyklusstadie: Lead
- Kilde-tag: website (automatisk)
- Alle felt fra skjemaet som er mappet.
Steg 2: Automatisk ruting – Fordel leads til riktig person
Dette er steget som mangler i de fleste små bedrifter. I stedet for en felles e-post «hvem som helst som er ledig, håndter det», fordeler GTG CRM automatisk leads til spesifikke ansatte.
Konfigurasjon i Automatisering → Arbeidsflyter:
Utløser: Objekt → Kontakt → Kontakt opprettet
(Når en kunde fyller ut et skjema på nettstedet, oppretter systemet automatisk en kontakt i CRM og tilordner en standard eier til arbeidsområdeadministratoren. Arbeidsflyten nedenfor vil endre eier til den ansvarlige selgeren.)
Eksempel på rutingsflyt:
Ny kontakt opprettes (fra nettstedsskjema)
→ [Betingelse] Interessert tjeneste = "Markedsføringskonsultasjon"?
Ja → Tilordne kontakt til Salg A
Nei → [Betingelse] Interessert tjeneste = "Nettsidedesign"?
Ja → Tilordne kontakt til Salg B
Nei → Behold eier = admin (Salgssjef håndterer)
→ Send bekreftelses-e-post til kunden
→ Legg til taggen "Nytt Lead - Må Håndteres"
Resultat: Selgeren som åpner kontakten, vil se seg selv som ansvarlig.
En enklere måte: Hvis du bare har 2-3 selgere, bruk Assign Contact-funksjonen runde-robin – systemet fordeler leads likt til hver person.
Når en selger mottar et lead, vil de se:
- Full informasjon i CRM (navn, telefonnummer, e-post, tjeneste av interesse)
- Eier er dem selv → vet tydelig ansvar
- Livssyklusstadie: Lead → må kontaktes
Steg 3: Opprett en Pipeline (Salgsavtale) for å spore status
Kontakter lagrer kundedata, mens Salgsavtaler (Pipeline) sporer salgsprosessen. Du trenger begge deler.
Opprett en pipeline i CRM → Salgsavtaler:
| Stadie | Betydning | Ansvarlig |
|---|---|---|
| Nytt Lead | Nylig mottatt, ikke kontaktet ennå | Tildelt selger |
| Kontaktet | Ringte/e-postet, venter på svar | Selger |
| Konsultasjon Pågår | Kunden er interessert, må sende tilbud | Selger |
| Tilbud Sendt | Venter på kundens beslutning | Selger |
| Forhandling | Forhandler om vilkår | Selger + Leder |
| Vunnet | Kontrakt signert / Bestilling mottatt | → Overføres til implementering |
| Tapt | Kunden kjøpte ikke | → Noter årsak for forbedring |
Hver avtale har viktige felt: - Avtalenavn — f.eks.: "ABC Firma - 3 måneders markedsføringspakke" - Beløp — forventet verdi (f.eks.: 15 000 000 VNĐ) - Sluttdato — forventet dato for avslutning - Prioritet — Lav / Middels / Høy / Akutt - Kontaktrolle — Beslutningstaker, Påvirker, Budsjettansvarlig
Koble arbeidsflyten: Når et lead kommer inn i CRM, kan automatisering automatisk opprette en avtale i pipelinen:
Contact Created → Assign Contact (endre eier fra admin til selger) → Create Deal (stadie: "Nytt Lead") → Send Email
Steg 4: Planlagt oppfølging
Etter at et lead er tildelt og en avtale er opprettet i pipelinen, må selgeren følge opp. GTG CRM bidrar til å sikre at ingen leads blir glemt:
Automatisert påminnelse til selger
Utløser: Deal Stage Changed (går inn i stadiet "Nytt Lead")
Deal går inn i stadiet "Nytt Lead"
→ Minn selger: "Kontakt nytt lead innen 24 timer"
→ Vent 24 timer
→ [Sjekk] Er avtalen fortsatt i stadiet "Nytt Lead"?
Ja → Send andre påminnelse: "Lead er ikke kontaktet!"
Nei → Avsluttes (selger har behandlet)
→ Vent ytterligere 24 timer
→ [Sjekk] Er avtalen fortsatt i stadiet "Nytt Lead"?
Ja → Varsle leder
Automatisk oppfølging for kunden
Når selger har kontaktet, men kunden ikke har svart:
Avtalen endres til "Kontaktet"
→ Vent 3 dager
→ Send oppfølgings-e-post 1: "Kan jeg hjelpe deg med noe mer?"
→ Vent 5 dager
→ Send oppfølgings-e-post 2: med dokumentasjon/casestudie
→ Vent 7 dager
→ Hvis ingen svar → Legg til tag "Krever Spesiell Oppfølging" + påminnelse til selger
Gjenoppta tapt salgsavtale
Avtalen endres til "Tapt"
→ Noter årsak til tap (selger legger inn manuelt)
→ Vent 30 dager
→ Send e-post "Vi har et nytt tilbud som passer for deg"
→ Vent 60 dager
→ Send månedlig nyhetsbrev
Steg 5: Koble til Meldinger — Kommuniser via en Felles Innboks
Når selgeren kontakter et lead via e-post eller Zalo, vises hele samtalen i Felles Innboks (Unified Inbox).
Fordeler for SMB: - Selger sender e-post fra GTG CRM → e-posten ligger i kontaktens tidslinje (ikke tapt i personlig Gmail) - Kunden svarer → vises i Felles Innboks → selger svarer umiddelbart - Hvis selgeren er sykefraværende, kan lederen se hele samtalehistorikken → overføre til en annen person - Ingen datatap når ansatte slutter
Trinn 6: Rapportering — Vit nøyaktig hvor problemet ligger
Ved slutten av uken/måneden trenger lederen å vite:
Salgspipelinerapport (CRM → Avtaler): - Hvor mange nye leads har kommet inn? - Hvor mange avtaler er i hver fase? - Total forventet avtaleverdi (Salgsanslag) - Vinner-/taperate - Hvilken selger håndterer flest avtaler?
Salgsoversikt (Sales Dashboard): - Total omsetning over tid - Gjennomsnittlig ordrestørrelse - Topp produkter/tjenester - Sammenligning med forrige periode
Eksempler på innsikt fra rapporter: - "80% av leads taper i fasen Tilbud → er prisen for høy sammenlignet med markedet?" - "Selger A har en vinnerate på 40%, Selger B bare 15% → trenger Selger B opplæring?" - "Leads fra Google Ads har en høyere gjennomsnittlig avtaleverdi enn Facebook → bør vi flytte budsjettet?"
Praktisk eksempel: IT-tjenestefirma (8 ansatte)
Før bruk av CRM: - Kunder fyller ut skjema → e-post til felles innboks → den som leser den, behandler den. - Ingen vet om kunden har blitt kontaktet, to selgere ringer samme kunde. - Ved slutten av måneden spør lederen: "hvor mange nye kunder denne måneden?" → ingen vet nøyaktig.
Etter implementering av prosess: 1. Webskjema mappes til 5 felt i CRM (navn, tlf.nr, e-post, tjeneste, budsjett). 2. Arbeidsflytruting: leads til "Skytjenester" → Selger A, "Programvare" → Selger B. 3. Pipeline med 6 faser: Nytt Lead → Kontaktet → Konsultasjon → Tilbud → Forhandling → Vunnet/Tapt. 4. Automatisering som minner selger på å kontakte innen 24 timer, oppfølgings-e-post etter 3 dager. 5. Leder ser oversikten: 45 leads/måned, 25% vinnerate, gjennomsnittlig verdi 20 millioner per avtale.
Resultat: Ingen leads blir oversett, selgere vet nøyaktig hva de skal gjøre hver dag, lederen har data for coaching.
Konklusjon
Prosessen for å motta leads fra nettsiden til CRM trenger ikke å være komplisert — men den må være tydelig: hvem mottar leadet, hvor er statusen, når følges det opp, og hvordan måles det. GTG CRM gjør det mulig for SMB-er å bygge denne prosessen med:
- Innbyggbare skjemaer → automatisk innsamling av leads
- Automatisering av arbeidsflyt → automatisk ruting + oppfølging
- Pipeline (Avtaler) → tydelig sporing av hver avtale
- Flerkanals innboks → kundebehandling av leads via e-post/Zalo i ett grensesnitt
- Salgsoversikt → rapportering for beslutningstaking
Sett opp én gang, kjør kontinuerlig. Ingen leads blir oversett, ingen selger blir glemt.
Gjør det du nettopp leste til virkelighet — bruk det nå med GTG CRM, gratis.
Bruk nå
