Wat kun je doen nadat je deze handleiding hebt gevolgd?
Automatiseringen openen → een proces maken (vanuit een sjabloon of helemaal zelf) → trigger, voorwaarde, actie, wachttijd en menselijke tussenkomst instellen → 'Vraag AI' gebruiken om snelle stappen te configureren en de volgende stap voor te stellen op basis van de context → opslaan en activeren → de uitvoeringsgeschiedenis visueel bekijken om te zien waar het proces zich bevindt → vooraf gemaakte scripts gebruiken in de tweelaagse automatiseringsrepository .
Nog niet bekend met de functies? Bekijk dan de preview van Automatisering — Procesautomatisering .
Bereid je van tevoren voor.
1. Log in bij GTG CRM en u ziet het menu 'Automatiseringen' in de linkerzijbalk. — Hier kunt u geautomatiseerde processen aanmaken en beheren.
2. (Aanbevolen) Maak een e-mailsjabloon aan in Email Builder. — Deze kunt u gebruiken bij het verzenden van de e-mail.
Stap 1 — Open Automatisering en bekijk de lijst
- Klik vanuit het startscherm op het menu 'Automatiseringen ' in de linkerzijbalk.
- Bekijk een lijst met aangemaakte processen: naam, status (Actief/Inactief), aanmaakdatum en update datum.
✅ Verwacht resultaat : Er wordt een lijst met automatiseringen weergegeven, met de status van elk proces.
Stap 2 — Maak een nieuwe automatisering aan (kies een sjabloon of begin helemaal opnieuw).
- Klik op de knop "Nu aanmaken" .
- Kies een kant-en-klaar sjabloon om snel aan de slag te gaan, of ontwerp helemaal zelf om je eigen sjabloon te maken.
- De interface van de Workflow Builder verschijnt, waarmee u uw workflow kunt ontwerpen.
✅ Verwacht resultaat : Workflow Builder wordt geopend en is klaar om stappen toe te voegen.
Stap 3 — Stel de trigger (het startpunt) in
- Sleep het Trigger- element naar het canvas (of klik op een bestaand Trigger-knooppunt).
- Selecteer het objecttype (het type object dat de actie activeert).
- Selecteer activiteit : Aanmaken · Bijwerken · Verwijderen .
✅ Verwacht resultaat : Trigger geconfigureerd. Opmerking: Na het toevoegen van de voorwaarde wordt de trigger vergrendeld . Configureer de trigger daarom vooraf correct.
Stap 4 — Stel de voorwaarde in
- Sleep het element 'Condition' naar het canvas en verbind het met de 'Trigger'.
- Selecteer het veld dat u wilt controleren (Status, Type, Prioriteit, Eigenaar…).
- Selecteer de vergelijkingswaarde (Te doen, Open, In uitvoering, Voltooid, Geannuleerd…).
- Selecteer operator : gelijk aan · niet gelijk aan · in (in lijst).
✅ Verwacht resultaat : De voorwaarde filtert de specifieke gevallen eruit die je wilt voordat je verdergaat.
Stap 5 — De actie instellen
- Sleep het actie- element naar het canvas en verbind het met de voorwaarde.
- Kies het type actie. De actiebibliotheek is uitgebreid ( meer dan 120 acties voor CRM, verkoop, voorraadbeheer, boekhouding, berichten, meldingen, ondersteuning, taken, enz.). Bijvoorbeeld : E-mail verzenden .
- Selecteer ontvanger : Relevante contactpersoon of specifiek teamlid.
- Selecteer de e-mailsjabloon die je in Email Builder hebt gemaakt.
- Kies de afzender (het e-mailaccount waarmee het bericht is verzonden).
✅ Verwacht resultaat : De actie is geconfigureerd en geïntegreerd in het proces.
Stap 6 — Gebruik "Vraag AI" om snel stappen te configureren
- Voeg nog een actiestap toe en open vervolgens het configuratiepaneel (als het paneel leeg is, staat er een knop "Vraag AI" in).
- Klik op "Vraag AI" en typ vervolgens wat je wilt zeggen, bijvoorbeeld: *"stuur een bedankmail naar een nieuwe klant"*.
- De AI selecteert automatisch de juiste actie en configureert de stappen vooraf; u hoeft alleen de details toe te voegen.
✅ Verwacht resultaat : De vooraf ingevulde stap komt correct overeen met de actie die u hebt beschreven (AI suggereert alleen acties die het systeem kan uitvoeren).
Stap 7 — Voeg de volgende stap toe met een contextuele suggestie.
- Klik op "+ stap toevoegen" onder een bestaande stap.
- Selecteer uit de lijst met voorgestelde acties op basis van de doelgroep van de bronstap (bijvoorbeeld: na "Contactpersoon aangemaakt" → E-mail verzenden · Deal aanmaken · Contactpersoon bijwerken · Taak aanmaken).
✅ Verwacht resultaat : Er verschijnt een nieuwe , vooraf geconfigureerde stap die automatisch aan het proces wordt toegevoegd.
Stap 8 — Stel wachttijd/vertraging en menselijke tussenkomst in (indien nodig)
- Wachten/Vertraging : Sleep het element 'Wachten' naar het canvas, voer de gewenste hoeveelheid in en selecteer de eenheid (Minuten/Uren/Dagen). Bijvoorbeeld: wacht 10 minuten voordat je verdergaat naar de volgende stap.
- Mens : Sleep het element 'Mens' wanneer menselijke verwerking nodig is. Vul de titel , notities , prioriteit (laag/middel/hoog), verantwoordelijke persoon en deadline in (relatief: X dagen vanaf deze stap; of absoluut: selecteer een specifieke datum).
✅ Verwacht resultaat : Het proces wordt gedurende de ingestelde tijd gepauzeerd; de menselijke stap creëert een taak die door de verantwoordelijke persoon moet worden verwerkt voordat het proces verdergaat.
Stap 9 — Automatisering opslaan en activeren
- Bekijk het hele proces nog eens.
- Klik op Opslaan om op te slaan.
- Het systeem geeft de melding "Opslaan succesvol" weer; schakel het proces over naar Actief om het uit te voeren.
✅ Verwacht resultaat : Het proces wordt opgeslagen en geactiveerd en begint te draaien wanneer de trigger optreedt.
Stap 10 — Bekijk de hardloopgeschiedenis visueel
- Open in Builder de uitvoeringsgeschiedenis .
- Selecteer een run uit de lijst (met status: actief, wachtend, geslaagd, mislukt).
- Bekijk het processtroomdiagram met kleurcodering op basis van de status van elke stap (groen = voltooid, oranje = in behandeling, rood = fout); klik op een stap om details te bekijken (duur, reden voor wachten, fout, verwerkte bedrijfsgegevens).
✅ Verwacht resultaat : Je kunt precies zien in welke stap de run zich bevindt, waar hij is gestopt en waarom — direct op het diagram.
Stap 11 — Blader door het geautomatiseerde magazijn met twee niveaus en gebruik het bestaande script.
- Ga naar Automatiseringen en open de Automatiseringscatalogus . Blader per functiegroep (CRM/klant, boekhouding, HR, taaktoewijzing, enz.) en open vervolgens het playbook .
- Gebruik het snel:
- Contact-/bedrijfsscript : welkomstbericht, herinnering voor klanten/bedrijven – gewoon inschakelen en klaar voor gebruik.
- Prospectie- en partnerzoekscenario : Nadat u een contactpersoon/bedrijf hebt geïmporteerd vanuit een AI-gestuurde zoekmachine, past u een benaderingsscenario toe om het benaderingsproces te starten.
✅ Verwacht resultaat : Het beschikbare script is ingeschakeld en actief; ongebruikte scripts zijn verborgen voor een overzichtelijker uiterlijk.
Snel naslagtabel voor verwachte resultaten
Open automatiseringen — Proceslijst + Status
Maak een nieuwe sjabloon aan en selecteer er een — de Workflow Builder wordt geopend.
Trigger/conditie/actie configureren — Stappen om ze in een processtroomdiagram te verbinden.
Klik op "Vraag AI" — De vooraf ingevulde stap voert de juiste actie uit zoals beschreven.
"+ extra stap" — De volgende stap is vooraf geconfigureerd en contextueel relevant.
Opslaan + Actief — Het proces dat wordt uitgevoerd wanneer een trigger optreedt.
Open Run History — Een stapsgewijs diagram met kleurcodering per staat; elke stap wordt gedetailleerd beschreven.
Open het Automation Warehouse — Voorgeprogrammeerde scripts georganiseerd per functiegroep, u hoeft het alleen maar in te schakelen en uit te voeren.
Gebruikstips
- Begin eenvoudig : creëer eerst een kort proces en breid het vervolgens geleidelijk uit.
- Gebruik sjablonen en "Vraag AI" voor een snelle bouw.
- Testen vóór activering : voer een test uit met testgegevens en open vervolgens de uitvoeringsgeschiedenis om elke stap te controleren.
- Gebruik duidelijke namen voor eenvoudig beheer.
- Bereid je e-mailtemplate voor in Email Builder voordat je deze gebruikt bij het verzenden van e-mails.
