Alles über elektronische Rechnungen: Wann ausstellen, wie Fehler korrigieren

Wann ist die Ausstellung einer elektronischen Rechnung zwingend erforderlich?

Elektronische Rechnungen sind ein obligatorisches Dokument bei der Durchführung von Warenverkäufen oder der Erbringung von Dienstleistungen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen zu Steuern und Rechnungen.

Die Feststellung des richtigen Zeitpunkts für die Rechnungserstellung ist entscheidend für die Gültigkeit der Rechnung und die daraus resultierenden steuerlichen Verpflichtungen.

Zeitpunkt der Rechnungserstellung gemäß gesetzlicher Vorschriften

Zeitpunkt der Rechnungserstellung für Warenverkäufe

Gemäß Artikel 1 Absatz 6 Buchstabe a des Dekrets Nr. 70/2025/ND-CP, das Artikel 9 Absatz 1 des Dekrets Nr. 123/2020/ND-CP ändert, gilt:

Der Zeitpunkt der Rechnungserstellung für Warenverkäufe ist der Zeitpunkt der Übergabe des Eigentums oder des Nutzungsrechts an der Ware an den Käufer, unabhängig davon, ob die Zahlung bereits erhalten wurde oder nicht.

Diese Bestimmung gilt für:

• Reguläre Warenverkäufe
• Verkauf, Übertragung von Staatsvermögen
• Verkauf von nationalen Lagerbeständen

Beim Export von Waren legt der Verkäufer den Zeitpunkt der Rechnungserstellung fest, jedoch spätestens am darauffolgenden Werktag nach der Zollabfertigung der Waren gemäß Zollrecht.

Zeitpunkt der Rechnungserstellung für Dienstleistungen

Der Zeitpunkt der Rechnungserstellung für Dienstleistungen ist der Zeitpunkt der vollständigen Erbringung der Dienstleistung, unabhängig davon, ob die Zahlung bereits erhalten wurde oder nicht.

Bei Vorauszahlungen oder Zahlungen während der Erbringung der Dienstleistung ist der Zeitpunkt der Rechnungserstellung der Zeitpunkt des Zahlungseingangs, ausgenommen sind:

• Anzahlungen
• Vorschüsse zur Sicherstellung der Vertragserfüllung

Diese Bestimmung gilt für spezielle Dienstleistungen wie:

• Buchhaltung, Wirtschaftsprüfung
• Finanzberatung, Steuerberatung
• Bewertung
• Technische Vermessung, Design
• Überwachungsberatung
• Erstellung von Bauinvestitionsprojekten

Häufige Situationen bezüglich des Zeitpunkts der Rechnungsstellung

Ist es erlaubt, eine elektronische Rechnung mit rückdatiertem Datum auszustellen?

Nein.

Nach den derzeit geltenden gesetzlichen Bestimmungen ist es nicht gestattet, eine elektronische Rechnung rückzudatieren. Die Ausstellung einer Rechnung, die nicht zum richtigen Zeitpunkt erfolgt, oder die absichtliche Rückdatierung ist eine Verwaltungsübertretung in Bezug auf Rechnungen.

Ist es erlaubt, die Ware zuerst zu liefern und danach die Rechnung auszustellen?

Nein.

Die Lieferung der Ware vor der Rechnungserstellung zum Zeitpunkt der Übergabe des Eigentums oder des Nutzungsrechts an der Ware gilt als falscher Zeitpunkt der Rechnungsstellung und wird gemäß den Bestimmungen geahndet.

Strafen bei falschem Rechnungsstellungszeitpunkt

Ab dem 01.01.2026 tritt das Dekret Nr. 310/2025/ND-CP in Kraft, das Folgendes bestimmt:

Die Strafen für die falsche Rechnungsstellung können bis zu 70 Millionen VND betragen, abhängig von:

• Der Art der Verletzung
• Dem Schweregrad der Verletzung
• Der Anzahl der Verletzungen

Die Rechnungsstellung zum richtigen Zeitpunkt ist eine zwingende Anforderung, keine Wahlmöglichkeit.

Prinzipien für die Bearbeitung fehlerhafter elektronischer Rechnungen

Rechnung erstellt, mit Steuernummer-Code, aber noch nicht an den Käufer gesendet, Fehler entdeckt

Der Verkäufer führt Folgendes durch:

• Erstellt eine neue elektronische Rechnung als Ersatz
• Gibt an: "Ersetzt Rechnung Muster… Kennzeichen… Nummer… Datum… Monat… Jahr…"
• Sendet die Ersatzrechnung an den Käufer
• Sendet gleichzeitig die Daten der Ersatzrechnung an die Steuerbehörde

Rechnung an den Käufer gesendet, Fehler entdeckt

a. Falscher Name, falsche Adresse des Käufers (Steuernummer korrekt)

Der Verkäufer:

• Informiert den Käufer
• Muss keine neue Rechnung erstellen
• Sendet eine Benachrichtigung an die Steuerbehörde gemäß Formular 04/SS-HĐĐT

b. Falsche Steuernummer, falscher Betrag, falscher Steuersatz, falsche Steuer oder Ware nicht konform mit Spezifikationen/Qualität

Der Verkäufer und der Käufer (falls es sich um eine Organisation handelt) müssen:

• Eine schriftliche Vereinbarung erstellen, die den Inhalt des Fehlers klar festhält

Danach wählen sie eine der beiden Formen:

Angepasste Rechnung: Gilt, wenn ein Teil des Inhalts angepasst werden muss.

• Gibt an: "Angepasst für Rechnung Muster… Kennzeichen… Nummer… Datum… Monat… Jahr…"
• Gibt die Erhöhung oder Verringerung klar an

Ersatzrechnung: Gilt, wenn die ursprüngliche Rechnung vollständig ersetzt werden muss.

• Gibt an: "Ersetzt Rechnung Muster… Kennzeichen… Nummer… Datum… Monat… Jahr…"

Nach der Erstellung:

• Der Verkäufer unterschreibt digital
• Sendet die Rechnung an den Käufer
• Sendet die Daten der angepassten oder Ersatzrechnung an die Steuerbehörde

Weiterlesen: Zusammenfassung über Ersatzrechnungen und angepasste Rechnungen

Einige Sonderfälle der Bearbeitung

Rabatte, Werbeaktionen, Anpassung des Projektwerts: Erstellt eine neue Rechnung im aktuellen Zeitraum, die die Erhöhung oder Verringerung angibt.

Warenrückgabe, Preisminderung nach Rechnungsstellung: Erstellt nur eine angepasste Rechnung, keine Ersatzrechnung.

Mehrere fehlerhafte Rechnungen für denselben Käufer im selben Monat: Es darf eine einzige angepasste Rechnung oder eine einzige Ersatzrechnung mit einer detaillierten Aufstellung der ursprünglichen Rechnungen erstellt werden.

Fälle fehlender zwingender Vermerke auf angepassten oder Ersatzrechnungen

• Die Rechnung wird als ungültig eingestuft
• Sie muss erneut nach der ursprünglichen Form behandelt werden

Fälle, in denen angepasste oder Ersatzrechnungen weiterhin fehlerhaft sind

Ersatzrechnungen werden in einer Kette verarbeitet: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Angepasste Rechnungen werden nach dem Prinzip der kumulativen Addition verarbeitet: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Wichtige Hinweise

Ab dem 01.06.2025:

• Es ist nicht mehr erlaubt, erstellte elektronische Rechnungen zu stornieren
• Alle Fehler müssen zwingend durch angepasste Rechnungen oder Ersatzrechnungen behoben werden

Schlussfolgerung

Für neue Verkäufer ist es unerlässlich, Folgendes zu verstehen:

• Wann eine Rechnung ausgestellt werden muss
• Zum richtigen Zeitpunkt ausstellen
• Fehler korrekt bearbeiten

Dies sind zwingende Voraussetzungen, um die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten, Strafen zu vermeiden und einen transparenten und nachhaltigen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.