Alles over elektronische facturen: Wanneer uit te geven, hoe om te gaan met fouten

Wanneer is een elektronische factuur verplicht?

Elektronische facturen zijn verplichte documenten bij de verkoop van goederen of de levering van diensten, zoals voorgeschreven door de belasting- en factuurwetgeving.

Het bepalen van het juiste tijdstip van facturering is cruciaal voor de geldigheid van de factuur en de daaruit voortvloeiende belastingverplichtingen.

Tijdstip van facturering volgens de wet

Tijdstip van facturering bij verkoop van goederen

Volgens punt a, lid 6, artikel 1 van Decreet nr. 70/2025/ND-CP, tot wijziging van lid 1, artikel 9 van Decreet nr. 123/2020/ND-CP, geldt het volgende:

Het tijdstip van facturering bij de verkoop van goederen is het moment waarop de eigendom of het gebruiksrecht van de goederen aan de koper wordt overgedragen, ongeacht of de betaling al dan niet is ontvangen.

Deze regel is van toepassing op:

• Gewone goederenverkoop
• Verkoop en overdracht van overheidsactiva
• Verkoop van nationale reservegoederen

Voor de export van goederen wordt het tijdstip van facturering bepaald door de verkoper, maar uiterlijk op de volgende werkdag na de douaneafhandeling van de goederen conform de douanewetgeving.

Tijdstip van facturering bij dienstverlening

Het tijdstip van facturering bij dienstverlening is het moment waarop de dienstverlening is voltooid, ongeacht of de betaling al dan niet is ontvangen.

In geval van ontvangst van betaling vóór of tijdens de dienstverlening, is het tijdstip van facturering het moment van ontvangst van de betaling, met uitzondering van:

• Borgtochten
• Vooruitbetalingen ter garantie van de contractuele uitvoering

Deze regel is van toepassing op specifieke diensten, zoals:

• Boekhouding, auditing
• Financieel advies, fiscaal advies
• Waardebepaling
• Technische inspectie en ontwerp
• Toezicht advies
• Opstellen van investeringsprojecten voor bouw

Veelvoorkomende situaties met betrekking tot het tijdstip van facturering

Mag een elektronische factuur met terugwerkende kracht worden uitgereikt?

Nee.

Volgens de huidige wetgeving is het niet toegestaan om elektronische facturen met terugwerkende kracht uit te reiken. Het uitreiken van een factuur op een onjuist tijdstip of het opzettelijk met terugwerkende kracht uitreiken ervan is een administratieve overtreding met betrekking tot facturen.

Is het toegestaan om de goederen eerst te leveren en daarna de factuur uit te reiken?

Nee.

Het eerst leveren van goederen zonder factuur op het moment van eigendomsoverdracht of gebruiksrechtsoverdracht wordt beschouwd als facturering op het verkeerde tijdstip en zal worden beboet conform de regelgeving.

Sancties bij facturering op het verkeerde tijdstip

Vanaf 01/01/2026 treedt Decreet nr. 310/2025/ND-CP in werking, dat voorschrijft:

De boete voor het uitreiken van facturen op het verkeerde tijdstip kan oplopen tot 70 miljoen VND, afhankelijk van:

• De aard van de overtreding
• De ernst van de overtreding
• Het aantal overtredingen

Het uitreiken van facturen op het juiste tijdstip is een verplichte eis, geen keuze.

Principes voor de correctie van elektronische facturen met fouten

Factuur reeds uitgereikt, met fiscaal registratienummer maar nog niet naar de koper verzonden, fouten ontdekt

De verkoper voert de volgende stappen uit:

• Nieuwe elektronische factuur opstellen ter vervanging
• Duidelijk vermelden: "Ter vervanging van factuur Model... Serie... Nummer... Datum... maand... jaar..."
• Vervangende factuur naar de koper sturen
• Tegelijkertijd de gegevens van de vervangende factuur naar de belastingdienst sturen

Factuur reeds naar de koper verzonden, fouten ontdekt

a. Foutieve naam, adres van de koper (correct belastingidentificatienummer)

De verkoper:

• Informeert de koper
• Hoef de factuur niet opnieuw op te stellen
• Dient een melding bij de belastingdienst in via Formulier 04/SS-HDDT

b. Foutief belastingidentificatienummer, foutief bedrag, belastingtarief, belastingsom of goederen die niet voldoen aan de specificaties of kwaliteit

De verkoper en de koper (indien een rechtspersoon) moeten:

• Een schriftelijke overeenkomst opstellen waarin de aard van de fouten duidelijk wordt vermeld

Kies vervolgens **een van de twee opties**:

Aangepaste factuur: Toepasbaar wanneer een deel van de inhoud moet worden aangepast.

• Vermeld duidelijk: "Aanpassing voor factuur Model… Serie… Nummer… Datum… maand… jaar…"
• Vermeld duidelijk de verhoging of verlaging van de aanpassing

Vervangende factuur: Van toepassing wanneer de gehele oorspronkelijke factuur moet worden vervangen.

• Vermeld duidelijk: "Vervangt factuur Model… Serie… Nummer… Datum… maand… jaar…"

Na opstelling:

• Verkoper ondertekent digitaal
• Factuur naar koper sturen
• Gegevens van de aangepaste of vervangende factuur naar de belastingdienst sturen

Lees meer: Overzicht van vervangende facturen en aangepaste facturen

Enkele specifieke verwerkingsgevallen

Kortingen, promoties, aanpassing van bouwwaardes: Stel een nieuwe factuur op in de huidige periode, vermeld het verschil (verhoging of verlaging).

Geretourneerde goederen, prijsverminderingen na facturering: Stel alleen een aangepaste factuur op, geen vervangende factuur.

Meerdere onjuiste facturen voor dezelfde koper in dezelfde maand: Er mag één aangepaste factuur of één vervangende factuur worden opgesteld, vergezeld van een gedetailleerde bijlage van de oorspronkelijke facturen.

Gevallen van ontbrekende verplichte aantekeningen op aangepaste of vervangende facturen

• De factuur wordt als ongeldig beschouwd
• Moet opnieuw worden verwerkt volgens de oorspronkelijke vorm

Gevallen van opeenvolgende fouten op aangepaste of vervangende facturen

Vervangende facturen worden in een reeks verwerkt: F0 → F1 → F2 → … → Fn

Aangepaste facturen worden verwerkt volgens het cumulatieve principe: F0 + F1 + F2 + … + Fn

Belangrijke opmerkingen

Vanaf 01-06-2025:

• Elektronische facturen die zijn opgesteld, mogen niet meer worden geannuleerd
• Alle fouten moeten worden gecorrigeerd met een aangepaste factuur of een vervangende factuur

Conclusie

Voor nieuwe verkopers is het essentieel om te begrijpen:

• Wanneer een factuur moet worden uitgereikt
• Op het juiste moment uitreiken
• Fouten correct verwerken

Dit is een verplichte voorwaarde om aan de wet te voldoen, sanctierisico's te vermijden en transparante, duurzame bedrijfsactiviteiten te waarborgen.