Je hebt verkopers, een website, en klanten die contactformulieren invullen — maar niemand weet precies in welke fase die klant zich bevindt, wie er verantwoordelijk is, en wanneer er opgevolgd moet worden. Resultaat: leads worden gemist, verkopers bellen dubbel met dezelfde klant, of erger nog — de klant wacht 3 dagen zonder contact en gaat naar de concurrent.
Dit is het proces voor het ontvangen van leads van je website in je CRM dat elk klein bedrijf kan implementeren met GTG CRM — duidelijk, verantwoordelijk en traceerbaar.
Het probleem voor MKB: Leads komen binnen, maar niemand weet wie ze moet verwerken
In kleine bedrijven (5-20 werknemers) is het proces voor het ontvangen van leads meestal:
- Klanten vullen een formulier in op de website
- Een e-mailmelding gaat naar een gedeelde inbox
- Wie het eerst kijkt, handelt het af, wie druk is, slaat het over
- Er is geen plek om bij te houden of er gebeld is, of wat het resultaat was
- Eind van de maand weet je niet hoeveel leads zijn verwerkt, en hoeveel zijn gemist
Gevolg: - Leads vallen tussen wal en schip — niemand neemt verantwoordelijkheid - Verkopers bellen dubbel → klanten worden geïrriteerd - Geen data om te beoordelen welke verkoper goed presteert - Advertenties kosten geld, maar de ROI van leads is niet meetbaar
Standaard proces: Formulier → Routing → CRM → Status → Opvolging → Rapportage
Website Formulier → CRM (Contactpersoon, eigenaar = admin) → Workflow voor eigenaarswisseling naar Verkoper → Pijplijn (Deals) → Opvolging → Rapportage
Hieronder volgt een handleiding voor het instellen van elke stap.
Stap 1: Formulier aanmaken en CRM koppelen
Maak een leadwervingsformulier aan in het gedeelte Formulieren van GTG CRM.
Velden die nuttig zijn voor MKB:
| Veld | CRM Veld Koppeling | Doel |
|---|---|---|
| Bedrijfsnaam | Company |
Begrip van omvang en sector |
| Contactpersoon | First Name, Last Name |
Verkoper belt de juiste naam |
Email |
Verzenden van follow-up e-mails | |
| Telefoonnummer | Phone |
Direct bellen |
| Geïnteresseerde Dienst | Custom field (Dropdown) | Routeren naar de juiste verkoper/team |
| Verwacht Budget | Custom field (Dropdown) | Prioriteren van leads met hoge waarde |
Inbedden van het formulier op de website met een script tag of iframe. Als je de Websites of Landingspagina's van GTG CRM gebruikt, wordt het formulier automatisch gekoppeld.
Wanneer een klant indient → gegevens worden automatisch aangemaakt als contact in CRM → Contactpersonen met:
- Lifecycle Stage: Lead
- Source tag: website (automatisch)
- Alle velden uit het formulier die zijn gekoppeld
Stap 2: Automatische routering — Leads toewijzen aan de juiste persoon
Dit is de stap die de meeste MKB-bedrijven missen. In plaats van een gedeelde e-mail "wie er vrije tijd heeft, handelt het af", wijst GTG CRM automatisch leads toe aan specifieke medewerkers.
Instellen in Automatisering → Workflows:
Trigger: Object → Contactpersoon → Contactpersoon Aangemaakt
(Wanneer een klant een formulier op de website invult, maakt het systeem automatisch een contactpersoon aan in het CRM en wijst het standaard een eigenaar toe aan de workspace admin. De onderstaande workflow zal de eigenaar wijzigen naar de juiste verantwoordelijke verkoper.)
Voorbeeld routeringsstroom:
Nieuwe contactpersoon aangemaakt (vanuit websiteformulier)
→ [Voorwaarde] Geïnteresseerde Dienst = "Marketing Advies"?
Ja → Wijs contactpersoon toe aan Verkoper A
Nee → [Voorwaarde] Geïnteresseerde Dienst = "Website Ontwerp"?
Ja → Wijs contactpersoon toe aan Verkoper B
Nee → Houd eigenaar = admin (Verkoopmanager handelt af)
→ Stuur een bevestigingsmail naar de klant
→ Voeg tag "Nieuwe Lead - Moet Verwerkt Worden" toe
Resultaat: Verkoper die het contact opent, ziet zichzelf als verantwoordelijke
Eenvoudigere alternatieve methode: Als je maar 2-3 verkopers hebt, gebruik dan Contactpersoon Toewijzen in round-robin stijl — het systeem verdeelt de leads gelijkmatig onder elke persoon.
Wanneer een verkoper een lead ontvangt, zien ze:
- Volledige informatie in het CRM (naam, telefoonnummer, e-mail, geïnteresseerde dienst)
- Eigenaar is zijzelf → duidelijkheid over verantwoordelijkheid
- Lifecycle Stage: Lead → contact moet worden opgenomen
Stap 3: Pijplijn (Deals) aanmaken om de status te volgen
Contactpersonen slaan klantinformatie op, terwijl Deals (Pijplijn) het verkoopproces volgen. Je hebt beide nodig.
Pijplijn aanmaken in CRM → Deals:
| Fase | Betekenis | Verantwoordelijk |
|---|---|---|
| Nieuwe Lead | Net binnen, nog geen contact | Toegewezen verkoper |
| Contact Opgenomen | Gebeld/e-mail verzonden, wacht op reactie | Verkoper |
| In Onderhandeling | Klant is geïnteresseerd, offerte moet worden verzonden | Verkoper |
| Offerte Verzonden | Wacht op beslissing van de klant | Verkoper |
| Onderhandeling | Voorwaarden worden besproken | Verkoper + Manager |
| Gewonnen (Won) | Contract getekend / bestelling geplaatst | → Doorsturen naar implementatie |
| Verloren (Lost) | Klant koopt niet | → Reden opslaan ter verbetering |
Elke deal heeft belangrijke velden: - Deal Naam — bijv.: "Bedrijf ABC - Marketingpakket 3 maanden" - Bedrag — verwachte waarde (bijv.: 15.000.000 VNĐ) - Sluitingsdatum — verwachte sluitingsdatum - Prioriteit — Laag / Medium / Hoog / Urgent - Rol van Contactpersoon — Beslisser, Adviseur, Budgethouder
Workflow koppeling: Wanneer een lead in het CRM binnenkomt, kan automatisering automatisch een deal in de pijplijn creëren:
Contactpersoon Aangemaakt → Contactpersoon Toewijzen (eigenaar wisselen van admin naar verkoper) → Deal Aanmaken (fase: "Nieuwe Lead") → E-mail Verzenden
Stap 4: Geplande opvolging
Nadat de lead is toegewezen en er een deal in de pijplijn is, moet de verkoper opvolgen. GTG CRM helpt ervoor te zorgen dat geen enkele lead wordt vergeten:
Automatisering herinnert verkopers
Trigger: Deal Fase Gewijzigd (naar fase "Nieuwe Lead")
Deal komt in fase "Nieuwe Lead"
→ Herinner verkoper: "Neem binnen 24 uur contact op met nieuwe lead"
→ Wacht 24 uur
→ [Controleer] Deal nog steeds in fase "Nieuwe Lead"?
Ja → Stuur herinnering #2: "Lead is nog niet opgenomen!"
Nee → Beëindigen (verkoper heeft afgehandeld)
→ Wacht nog 24 uur
→ [Controleer] Deal nog steeds in fase "Nieuwe Lead"?
Ja → Meld dit bij de Manager
Automatische opvolging voor klanten
Wanneer de verkoper contact heeft opgenomen, maar de klant nog niet heeft gereageerd:
Deal over naar "Contact Opgenomen"
→ Wacht 3 dagen
→ Stuur follow-up e-mail #1: "Kan ik je ergens mee helpen?"
→ Wacht 5 dagen
→ Stuur follow-up e-mail #2: met documentatie/case study
→ Wacht 7 dagen
→ Indien geen reactie → voeg tag "Speciale Opvolging Nodig" toe + herinner verkoper
Dealafhandeling opnieuw openen
Deal over naar "Verloren (Lost)"
→ Reden van verlies opslaan (handmatig door verkoper ingevoerd)
→ Wacht 30 dagen
→ Stuur e-mail "We hebben een nieuw programma dat bij je past"
→ Wacht 60 dagen
→ Stuur maandelijkse nieuwsbrief
Stap 5: Messaging koppelen — Communiceren via de Omni-Channel Inbox
Wanneer verkopers contact opnemen met leads via e-mail of Zalo, verschijnt het volledige gesprek in de Inbox (Unified Inbox).
Voordelen voor MKB: - Verkoper stuurt e-mail vanuit GTG CRM → e-mail verschijnt in de tijdlijn van het contact (niet verdwaald in persoonlijke Gmail) - Klant reageert → verschijnt in de Inbox → verkoper reageert onmiddellijk - Als een verkoper op vakantie is, kan de manager het volledige gespreksgeschiedenis bekijken → overdragen aan iemand anders - Geen dataverlies wanneer medewerkers vertrekken
Stap 6: Rapportage — Duidelijk zien waar het probleem zit
Eind van de week/maand moet de manager weten:
Pijplijn Rapportage (CRM → Deals): - Hoeveel nieuwe leads zijn binnengekomen? - Hoeveel deals bevinden zich in elke fase? - Totale verwachte dealwaarde (Pijplijn Forecast) - Winst/verlies ratio - Welke verkoper handelt de meeste deals af?
Verkoop Dashboard: - Totale omzet over tijd - Gemiddelde orderwaarde - Top producten/diensten - Vergelijking met vorige periode
Voorbeeld inzichten uit rapporten: - "80% van de leads verliest in de fase Offerte → is de prijs hoger dan de markt?" - "Verkoper A heeft een winstpercentage van 40%, Verkoper B slechts 15% → Verkoper B heeft training nodig?" - "Leads van Google Ads hebben een hogere gemiddelde dealwaarde dan Facebook → budget verleggen?"
Praktijkvoorbeeld: IT-dienstverlener (8 werknemers)
Voor CRM-gebruik: - Klant vult formulier in → e-mail naar gedeelde inbox → wie het ziet, handelt het af - Geen idee of er al gebeld is, 2 verkopers bellen dezelfde klant - Eind van de maand vraagt de manager "hoeveel nieuwe klanten deze maand?" → niemand weet het exact
Na implementatie van het proces: 1. Websiteformulier koppelt 5 velden aan het CRM (naam, telefoonnummer, e-mail, dienst, budget) 2. Workflow routering: leads voor "Cloud Diensten" → Verkoper A, "Software" → Verkoper B 3. Pijplijn met 6 fasen: Nieuwe Lead → Contact Opgenomen → In Onderhandeling → Offerte Verzonden → Onderhandeling → Gewonnen/Verloren 4. Automatisering herinnert verkoper om binnen 24 uur contact op te nemen, stuurt follow-up e-mail na 3 dagen 5. Manager bekijkt dashboard: 45 leads/maand, winstpercentage 25%, gemiddelde dealwaarde 20 miljoen
Resultaat: Geen leads meer gemist, verkopers weten precies wat ze elke dag moeten doen, manager heeft data voor coaching.
Conclusie
Het proces voor het ontvangen van leads van je website in je CRM hoeft niet complex te zijn — maar het moet duidelijk zijn: wie neemt de lead aan, in welke status bevindt deze zich, wanneer is de opvolging, en hoe wordt er gemeten. GTG CRM stelt MKB-bedrijven in staat dit proces op te bouwen met:
- In te bedden formulieren → automatische leadverzameling
- Workflow automatisering → automatische routering + opvolging
- Pijplijn (Deals) → duidelijke tracking van elke deal
- Omni-Channel Inbox → leadbeheer via e-mail/Zalo in één interface
- Verkoop Dashboard → rapportage voor besluitvorming
Eenmalig instellen, continu laten draaien. Geen leads worden gemist, geen verkoper wordt vergeten.
Verander wat je net hebt gelezen in tastbare resultaten — pas het nu toe met GTG CRM, gratis.
Pas nu toe
