Je hebt verkopers, een website, klanten die een contactformulier invullen — maar niemand weet in welke fase de klant zich bevindt, wie ermee bezig is, wanneer er follow-up nodig is. Resultaat: leads worden gemist, verkopers bellen overlappend dezelfde klant, of erger nog — de klant wacht 3 dagen zonder dat iemand contact opneemt en stapt over naar de concurrent.
Dit is het proces van het ontvangen van leads van de website in een CRM dat elk klein bedrijf kan implementeren met GTG CRM — duidelijk, verantwoordelijk en traceerbaar.
Het probleem van MKB: Leads komen binnen, maar je weet niet wie ze afhandelt
In kleine bedrijven (5-20 werknemers) is het proces voor het ontvangen van leads meestal:
- De klant vult een formulier op de website in
- Een e-mailmelding wordt naar een algemene mailbox gestuurd
- Wie het eerst leest, behandelt het; wie druk is, slaat het over
- Er is geen plek om bij te houden of de klant is gebeld en wat het resultaat was
- Aan het einde van de maand weet je niet hoeveel leads zijn afgehandeld en hoeveel zijn gemist
Gevolgen: - Leads vallen in een vacuüm — niemand neemt verantwoordelijkheid - Verkopers bellen dezelfde klanten aan → de klant is geïrriteerd - Geen data om te beoordelen welke verkoper goed presteert - Geld uitgeven aan advertenties, maar de ROI van leads niet kunnen meten
Standaardproces: Formulier → Routering → CRM → Status → Follow-up → Rapportage
Website Formulier → CRM (Contactpersoon, eigenaar = beheerder) → Workflow om eigenaar naar Verkoopmedewerker te wijzigen → Pijplijn (Deal) → Follow-up → Rapportage
Hieronder vindt u een stap-voor-stap installatiehandleiding.
Stap 1: Maak een formulier en koppel het aan het CRM
Maak een lead-acquisitieformulier in het gedeelte Formulieren van GTG CRM.
Velden die MKB nodig heeft:
| Veld | CRM Veldkoppeling | Doel |
|---|---|---|
| Bedrijfsnaam | Company |
Begrijpen van schaal, sector |
| Contactpersoon | First Name, Last Name |
Verkoper belt de juiste naam |
Email |
Follow-up e-mails versturen | |
| Telefoonnummer | Phone |
Direct bellen |
| Geïnteresseerde Dienst | Aangepast veld (Dropdown) | Routeren naar de juiste verkoper/team |
| Verwacht Budget | Aangepast veld (Dropdown) | Prioriteit geven aan leads met hoge waarde |
Embed het formulier op de website met een scripttag of iframe. Als u de Websites of Landingspagina's van GTG CRM gebruikt, wordt het formulier automatisch gekoppeld.
Wanneer een klant indient → gegevens maken automatisch een contactpersoon aan in CRM → Contactpersonen met:
- Levenscyclusfase: Lead
- Bron tag: website (automatisch)
- Alle velden van het formulier die zijn gekoppeld
Stap 2: Automatische routering — Leads toewijzen aan de juiste persoon
Dit is de stap die de meeste MKB-bedrijven missen. In plaats van een algemeen e-mailbericht "wie er tijd heeft, pakt het aan", wijst GTG CRM automatisch leads toe aan specifieke medewerkers.
Instellen in Automatisering → Workflows:
Trigger: Object → Contactpersoon → Contactpersoon Gemaakt
(Wanneer een klant een formulier op de website invult, maakt het systeem automatisch een contactpersoon aan in het CRM en wijst het een standaard eigenaar toe aan de workspace-beheerder. De onderstaande workflow zal de eigenaar wijzigen naar de juiste verantwoordelijke verkoper.)
Voorbeeld routeringsstroom:
Nieuw contact gemaakt (van websiteformulier)
→ [Voorwaarde] Geïnteresseerde Dienst = "Marketing Consultancy"?
Ja → Wijs Contact toe aan Verkoper A
Nee → [Voorwaarde] Geïnteresseerde Dienst = "Website Ontwerp"?
Ja → Wijs Contact toe aan Verkoper B
Nee → Houd eigenaar = beheerder (Verkoopmanager behandelt)
→ Bevestigingsmail naar klant sturen
→ Tag toevoegen "Nieuwe Lead - Moet Behandeld Worden"
Resultaat: De verkoper die het contact opent, ziet zichzelf als de verantwoordelijke
Een eenvoudigere manier: Als je maar 2-3 verkopers hebt, gebruik dan Contact Toewijzen in een round-robin stijl — het systeem verdeelt leads gelijkmatig over elke persoon.
Wanneer een verkoper een lead ontvangt, zien ze:
- Volledige informatie in de CRM (naam, telefoonnummer, e-mail, interesse in service)
- De eigenaar zijn zijzelf → kennen duidelijk hun verantwoordelijkheid
- Levenscyclus Fase: Lead → moet contact opnemen
Stap 3: Creëer een Pijplijn (Deal) om de Status bij te houden
Contacten slaan klantgegevens op, terwijl Deals (Pijplijn) het verkoopproces volgen. Je hebt beide nodig.
Creëer een pijplijn in de CRM → Deals:
| Fase | Betekenis | Wie is verantwoordelijk |
|---|---|---|
| Nieuwe Lead | Net binnengekomen, nog geen contact | Toegewezen verkoper |
| Contact Opgenomen | Gebeld/e-mail verzonden, wacht op reactie | Verkoper |
| In Gesprek | Klant is geïnteresseerd, offerte moet worden verzonden | Verkoper |
| Offerte Verzonden | Wacht op klantbeslissing | Verkoper |
| Onderhandelen | Voorwaarden worden besproken | Verkoper + Manager |
| Gewonnen (Won) | Contract getekend / Bestelling geplaatst | → Doorsturen naar implementatie |
| Verloren (Lost) | Klant koopt niet | → Reden noteren voor verbetering |
Elke deal heeft belangrijke velden: - Deal Naam — bijvoorbeeld: "Bedrijf ABC - Marketing Pakket 3 maanden" - Bedrag — verwachte waarde (bijvoorbeeld: 15.000.000 VNĐ) - Sluitingsdatum — verwachte sluitingsdatum - Prioriteit — Laag / Gemiddeld / Hoog / Urgent - Contactrol — Beslisser, Beïnvloeder, Budgethouder
Koppel de workflow: Wanneer een lead de CRM binnenkomt, kan de automatisering automatisch een deal aanmaken in de pijplijn:
Contact Aangemaakt → Contact Toewijzen (eigenaar wijzigen van admin naar verkoper) → Deal Aanmaken (fase: "Nieuwe Lead") → E-mail Verzenden
Stap 4: Geplande Opvolging
Nadat een lead is toegewezen en er een deal in de pijplijn is, moet de verkoper opvolgen. GTG CRM helpt ervoor te zorgen dat geen enkele lead wordt vergeten:
Automatisering herinnert verkoper
Trigger: Deal Fase Gewijzigd (naar fase "Nieuwe Lead")
Deal komt in fase "Nieuwe Lead"
→ Herinner verkoper: "Neem binnen 24 uur contact op met nieuwe lead"
→ Wacht 24 uur
→ [Controleer] Is de deal nog steeds in fase "Nieuwe Lead"?
Ja → Stuur een tweede herinnering: "Lead nog niet gecontacteerd!"
Nee → Klaar (verkoper heeft afgehandeld)
→ Wacht nog 24 uur
→ [Controleer] Is de deal nog steeds in fase "Nieuwe Lead"?
Ja → Informeer Manager
Automatische opvolging voor klant
Wanneer de verkoper contact heeft opgenomen maar de klant niet heeft gereageerd:
Deal gaat naar "Contact Opgenomen"
→ Wacht 3 dagen
→ Stuur follow-up e-mail 1: "Hoe kan ik u verder helpen?"
→ Wacht 5 dagen
→ Stuur follow-up e-mail 2: met documentatie/case study
→ Wacht 7 dagen
→ Indien geen reactie → tag "Speciale Opvolging Nodig" + herinner verkoper
Verloren deals opnieuw benaderen
Deal gaat naar "Verloren (Lost)"
→ Noteer de reden van verlies (handmatig ingevoerd door verkoper)
→ Wacht 30 dagen
→ Stuur e-mail "We hebben een nieuw programma dat bij u past"
→ Wacht 60 dagen
→ Stuur maandelijkse nieuwsbrief
Stap 5: Messaging Koppelen — Ondersteuning via Geïntegreerde Inbox
Wanneer een verkoper contact opneemt met een lead via e-mail of Zalo, wordt de volledige conversatie weergegeven in de Geïntegreerde Inbox.
Voordelen voor MKB: - Verkoper stuurt e-mail vanuit GTG CRM → e-mail staat in de tijdlijn van het contact (niet verloren in persoonlijke Gmail) - Klant antwoordt → verschijnt in de Inbox → verkoper reageert onmiddellijk - Als de verkoper op vakantie is, kan de manager de volledige conversatiegeschiedenis bekijken → overdragen aan een ander - Geen gegevensverlies wanneer een medewerker vertrekt
Stap 6: Rapportage — Weet waar de problemen zitten
Aan het einde van de week/maand moet de manager weten:
Pipeline Rapportage (CRM → Deals): - Hoeveel nieuwe leads zijn er binnengekomen? - Hoeveel deals bevinden zich in elke fase? - Totale verwachte dealwaarde (Pipeline Forecast) - Winst-/verliespercentage - Welke verkoper behandelt de meeste deals?
Verkoop Dashboard (Sales Dashboard): - Totale omzet over tijd - Gemiddelde orderwaarde - Top producten/diensten - Vergelijking met vorige periode
Voorbeelden van inzichten uit rapporten: - "80% van de leads verliest in de fase Offerte aanvraag → is de prijs te hoog vergeleken met de markt?" - "Verkoper A heeft een winstpercentage van 40%, Verkoper B slechts 15% → heeft Verkoper B training nodig?" - "Leads van Google Ads hebben een hogere gemiddelde dealwaarde dan Facebook → moeten we het budget hierop richten?"
Praktijkvoorbeeld: IT-dienstverlener (8 medewerkers)
Vóór het gebruik van CRM: - Klanten vullen formulier in → e-mails naar algemene inbox → wie het leest, handelt het af - Weet niet of de klant al gebeld is, 2 verkopers bellen dezelfde klant - Aan het einde van de maand vraagt de manager "hoeveel nieuwe klanten deze maand?" → niemand weet het precies
Na implementatie van het proces: 1. Websiteformulier koppelt 5 velden aan CRM (naam, telefoonnummer, e-mail, dienst, budget) 2. Workflow routering: leads voor "Cloud Services" → Verkoper A, "Software" → Verkoper B 3. Pipeline met 6 fasen: Nieuwe Lead → Gecontacteerd → Geadviseerd → Offerte → Onderhandeling → Gewonnen/Verloren 4. Automatisering herinnert verkopers eraan om binnen 24 uur contact op te nemen, en stuurt een follow-up e-mail na 3 dagen 5. Manager bekijkt dashboard: 45 leads/maand, winstpercentage 25%, gemiddelde waarde 20 miljoen/deal
Resultaat: Geen leads meer gemist, verkopers weten precies wat ze elke dag moeten doen, managers hebben data voor coaching.
Conclusie
Het proces van leadacquisitie via de website naar CRM hoeft niet ingewikkeld te zijn — maar het moet wel duidelijk zijn: wie ontvangt de lead, in welke fase bevindt deze zich, wanneer is de follow-up, en hoe meten we de resultaten. GTG CRM stelt MKB's in staat dit proces op te bouwen met:
- Ingebedde formulieren → automatische leadverzameling
- Workflow Automatisering → automatische routering + follow-up
- Pipeline (Deals) → duidelijke tracking van elke deal
- Omnichannel Inbox → leadverzorging via e-mail/Zalo vanuit één interface
- Sales Dashboard → rapportage voor besluitvorming
Eenmalige instelling, continue werking. Geen lead wordt gemist, geen verkoper wordt vergeten.
Maak van wat u zojuist hebt gelezen tastbare resultaten — pas het nu toe met GTG CRM, gratis.
Pas het nu toe
