Imate prodajno ekipo, spletno stran, stranke, ki pošljejo kontaktni obrazec — a nihče ne ve, v kateri fazi je stranka, kdo skrbi zanjo in kdaj jo je treba ponovno kontaktirati. Posledica: povpraševanja se izgubijo, prodajalci kličejo iste stranke, ali pa najhuje — stranka čaka 3 dni, da jo nihče ne kontaktira, nato pa se obrne na konkurenco.
Tukaj je proces prejemanja povpraševanj s spletne strani v CRM, ki ga lahko vsako malo podjetje implementira z GTG CRM — jasen, odgovoren in sledljiv.
Problem malih in srednjih podjetij: povpraševanja prihajajo, a ni jasno, kdo jih obravnava
V majhnih podjetjih (5-20 zaposlenih) je proces prejemanja povpraševanj običajno:
- Stranka izpolni obrazec na spletni strani
- E-poštno obvestilo se pošlje na skupni e-poštni naslov
- Kdor prej prebere, obravnava, kdor je zaseden, spregleda
- Ni mesta za zapis, ali ste že poklicali stranko in kakšen je bil rezultat
- Ob koncu meseca ni znano, koliko povpraševanj je bilo obravnavanih in koliko spregledanih
Posledice: - Povpraševanja se izgubijo — nihče ne prevzame odgovornosti - Prodajalci kličejo iste stranke → neprijetno za stranko - Ni podatkov za oceno, kateri prodajalec dela najbolje - Zapravljen denar za oglase, a ne morete izmeriti ROI od povpraševanj
Standardni proces: Obrazec → Usmerjanje → CRM → Status → Sledenje → Poročanje
Obrazec na spletni strani → CRM (Kontaktna oseba, lastnik = skrbnik) → Delovni tok za spremembo lastnika prodajalcu → Prodajni lijak (Posel) → Sledenje → Poročanje
Spodaj je navodilo za nastavitev vsakega koraka.
1. korak: Ustvarite obrazec in povežite CRM
Ustvarite obrazec za prejemanje povpraševanj v razdelku Obrazci GTG CRM.
Pomembna polja za mala in srednja podjetja:
| Polje | Povezava s poljem CRM | Namen |
|---|---|---|
| Ime podjetja | Company |
Za določanje velikosti podjetja in panoge |
| Kontaktna oseba | First Name, Last Name |
Prodajalec pokliče osebo po imenu |
| E-pošta | Email |
Za pošiljanje e-poštnih sporočil za nadaljnje ukrepanje |
| Telefonska številka | Phone |
Za neposredne telefonske klice |
| Zanimanje za storitev | Običajno polje (izbirni seznam) | Usmerjanje k pravemu prodajalcu/ekipi |
| Predviden proračun | Običajno polje (izbirni seznam) | Za določanje prednostnih povpraševanj z visoko vrednostjo |
Vstavite obrazec na spletno stran s pomočjo skriptne oznake ali iframe. Če uporabljate Spletno stran ali Ciljne strani GTG CRM, se obrazec samodejno poveže.
Ko stranka odda obrazec → podatki samodejno ustvarijo stik v CRM → Kontaktne osebe z:
- Faza življenjskega cikla: Lead
- Oznaka izvora: website (samodejno)
- Vsa polja iz obrazca so povezana
2. korak: Samodejno usmerjanje — dodelitev povpraševanj pravim osebam
To je korak, ki ga večina malih in srednjih podjetij nima. Namesto skupnega e-poštnega sporočila »kdor je prost, naj to obravnava«, GTG CRM samodejno dodeli povpraševanja določenim zaposlenim.
Nastavitev v Samodejna dela → Delovni tokovi:
Sprožilec: Objekt → Stik → Stik ustvarjen
(Ko stranka izpolni obrazec na spletni strani, sistem samodejno ustvari stik v CRM in dodeli privzetega lastnika skrbniku delovnega prostora. Spodnji delovni tok bo spremenil lastnika na prodajalca, ki je odgovoren.)
Vzorec poti usmerjanja:
Nov stik je ustvarjen (s spletne strani)
→ [Pogoj] Zanimanje za storitev = "Marketing svetovanje"?
Da → Dodelite stik prodajalcu A
Ne → [Pogoj] Zanimanje za storitev = "Oblikovanje spletnih strani"?
Da → Dodelite stik prodajalcu B
Ne → Lastnik ostane skrbnik (vodja prodaje obravnava)
→ Pošljite potrditveno e-poštno sporočilo stranki
→ Dodajte oznako »Novo povpraševanje - Potrebno obravnavati«
Rezultat: Prodajalec, ki odpre stik, bo videl, da je odgovoren
Enostavnejši način: Če imate le 2-3 prodajalce, uporabite dodajanje stikov po načelu »round-robin« — sistem enakomerno razdeli povpraševanja med posameznike.
Ko prodajalec prejme povpraševanje, bo videl:
- Polne informacije v CRM (ime, tel. št., e-pošta, zanimanje za storitev)
- Lastnik je on sam → jasno ve, kaj je njegova odgovornost
- Faza življenjskega cikla: Lead → treba kontaktirati
3. korak: Ustvarite prodajni lijak (Pipeline) za spremljanje stanja
Kontaktne osebe shranjujejo podatke o strankah, medtem ko Prodajni lijak (Pipeline) spremlja potek prodaje. Potrebujete oboje.
Ustvarite prodajni lijak v CRM → Prodajni lijak:
| Faza | Pomen | Odgovorna oseba |
|---|---|---|
| Novo povpraševanje | Sveže prispelo, še ni bilo stika | Dodeli prodajalca |
| V stiku | Poklicano/e-poštano, čaka se na odgovor | Prodajalec |
| V posvetovanju | Stranka zainteresirana, treba poslati ponudbo | Prodajalec |
| Ponudba poslana | Čaka se na odločitev stranke | Prodajalec |
| Pogajanja | Pogajanje o pogojih | Prodajalec + Vodja |
| Pridobljeno (Won) | Podpisan ugovor / Naročilo oddano | → Prehod na izvedbo |
| Izgubljeno (Lost) | Stranka ni kupila | → Zabeležite razlog za izboljšanje |
Vsak posel ima pomembna polja: - Ime posla — npr.: »Podjetje ABC - Marketinški paket 3 mesece« - Znesek — pričakovana vrednost (npr.: 15.000.000 VNĐ) - Datum zaprtja — predvideni datum zaključka - Prednost — Nizka / Srednja / Visoka / Nujna - Vloga stika — Odločevalec, Vplivnež, Nosilec proračuna
Povezava z delovnim tokom: Ko povpraševanje prispe v CRM, lahko samodejno delovanje samodejno ustvari posel v prodajnem lijaku:
Stik ustvarjen → Dodelite stik (spremenite lastnika iz skrbnika na prodajalca) → Ustvari posel (faza: "Novo povpraševanje") → Pošlji e-pošto
4. korak: Načrtovano sledenje
Po dodelitvi povpraševanja in ustvarjanju posla v prodajnem lijaku, mora prodajalec slediti. GTG CRM pomaga zagotoviti, da nobena povpraševanja ne bodo spregledana:
Samodejna opozorila prodajalcu
Sprožilec: Faza posla se spremeni (v fazo »Novo povpraševanje«)
Posel v fazi "Novo povpraševanje"
→ Opozorilo prodajalcu: "Kontaktirajte novo povpraševanje v 24 urah"
→ Počakajte 24 ur
→ [Preverite] Je posel še v fazi "Novo povpraševanje"?
Da → Drugo opozorilo: "Povpraševanje še ni bilo kontaktirano!"
Ne → Konec (prodajalec je obravnaval)
→ Počakajte še 24 ur
→ [Preverite] Je posel še v fazi "Novo povpraševanje"?
Da → Obvestilo vodji
Samodejno sledenje za stranke
Ko je prodajalec vzpostavil stik, stranka pa se še ni odzvala:
Posel se premakne v "V stiku"
→ Počakajte 3 dni
→ Pošljite prvo e-poštno sporočilo za nadaljnje ukrepanje: "Kako vam lahko še pomagam?"
→ Počakajte 5 dni
→ Pošljite drugo e-poštno sporočilo za nadaljnje ukrepanje: s priloženo dokumentacijo/študijo primera
→ Počakajte 7 dni
→ Če ni odziva → dodajte oznako »Potrebno posebno sledenje« + opozorilo prodajalcu
Ponovno obravnavanje izgubljenih poslov
Posel se premakne v "Izgubljeno (Lost)"
→ Zabeležite razlog izgube (vnaša prodajalec ročno)
→ Počakajte 30 dni
→ Pošljite e-poštno sporočilo »Imamo nov program, ki bi vam bil lahko primeren«
→ Počakajte 60 dni
→ Pošljite mesečno novičke
5. korak: Povežite sporočila — komunicirajte prek enotnega nabiralnika
Ko prodajalec kontaktira povpraševanje preko e-pošte ali Zala, se celoten pogovor prikaže v Enotnem nabiralniku (Unified Inbox).
Prednosti za mala in srednja podjetja: - Prodajalec pošlje e-poštno sporočilo iz GTG CRM → e-pošta je v časovnici stika (ne izgubi se v Gmailu) - Stranka odgovori → prikaže se v Nabiralniku → prodajalec takoj odgovori - Če je prodajalec na dopustu, lahko vodja vidi celotno zgodovino pogovora → prenese odgovornost na drugega - Podatki se ne izgubijo, ko zaposleni zapusti podjetje
6. korak: Poročanje — natančno veste, kje je težava
Ob koncu tedna/meseca mora vodja vedeti:
Poročilo o prodajnem lijaku (CRM → Prodajni lijak): - Koliko novih povpraševanj je prispelo? - Koliko poslov je v vsaki fazi? - Skupna pričakovana vrednost poslov (Napoved prodajnega lijaka) - Delež pridobljenih/izgubljenih poslov - Kateri prodajalec trenutno obravnava največ poslov?
Nadzorna plošča prodaje (Sales Dashboard): - Skupni prihodek skozi čas - Povprečna vrednost naročila - Najboljši izdelki/storitve - Primerjava s preteklim obdobjem
Primer vpogleda iz poročila: - »80% poslov izgubljenih v fazi Ponudba → je cena višja od tržne?« - »Prodajalec A ima 40% delež pridobljenih poslov, Prodajalec B le 15% → potrebuje Prodajalec B usposabljanje?« - »Povprečna vrednost poslov iz Google Ads je višja kot iz Facebooka → prerazporediti proračun?«
Primer iz prakse: IT storitveno podjetje (8 zaposlenih)
Pred uporabo CRM: - Stranka izpolni obrazec → e-pošta na skupni nabiralnik → kdo prebere, obravnava - Niso vedeli, ali so že poklicali stranko, 2 prodajalca sta klicala isto stranko - Ob koncu meseca je vodja vprašal »koliko novih strank ta mesec?« → nihče ni vedel natančno
Po implementaciji procesa: 1. Obrazec na spletni strani se je povezal s 5 polji v CRM (ime, tel. št., e-pošta, storitev, proračun) 2. Delovni tok usmerjanja: povpraševanja za »Storitve v oblaku« → Prodajalec A, za »Programsko opremo« → Prodajalec B 3. Prodajni lijak s 6 fazami: Novo povpraševanje → V stiku → Posvetovanje → Ponudba → Pogajanja → Pridobljeno/Izgubljeno 4. Samodejna opozorila prodajalcu, da kontaktira v 24 urah, e-poštno sledenje po 3 dneh 5. Vodja gleda nadzorno ploščo: 45 povpraševanj/mesec, 25% delež pridobljenih poslov, povprečna vrednost 20 milijonov VNĐ/posel
Rezultat: Nobeno povpraševanje ni več spregledano, prodajalci vedo, kaj morajo storiti vsak dan, vodja ima podatke za coaching.
Zaključek
Proces prejemanja povpraševanj s spletne strani v CRM ni treba, da je zapleten — vendar mora biti jasen: kdo prejme povpraševanje, v kateri fazi je, kdaj slediti in kako meriti. GTG CRM omogoča malim in srednjim podjetjem, da zgradijo ta proces z:
- Vstavljivimi obrazci → samodejno zbiranje povpraševanj
- Samodejnim delovanjem → samodejno usmerjanje in sledenje
- Prodajnim lijakom (Posel) → jasno sledenje vsakemu poslu
- Enotnim nabiralnikom → skrb za povpraševanja preko e-pošte/Zala v enem vmesniku
- Nadzorno ploščo za prodajo → poročanje za sprejemanje odločitev
Nastavite enkrat, uporabljajte neprekinjeno. Nobeno povpraševanje ne bo spregledano, noben prodajalec ne bo pozabljen.
Spremenite prebrano v resnične rezultate — preizkusite GTG CRM brezplačno.
Preizkusite zdaj
