Imate prodajno ekipo, imate spletno stran, imate stranke, ki oddajo kontaktne obrazce — vendar nihče ne ve, v kateri fazi je ta stranka, kdo jo neguje, kdaj jo je treba ponovno poklicati. Rezultat: zamujeni potencialni kupci, prodajalci, ki kličejo isto stranko, ali še huje — stranka čaka 3 dni, da jo nihče ne kontaktira, nato pa preide k konkurentu.
To je postopek sprejemanja potencialnih kupcev s spletne strani v CRM, ki ga lahko vsako malo podjetje uvede z GTG CRM — jasno, odgovorno in sledljivo.
Problem malih podjetij: Potencialni kupci prihajajo, a ne vemo, kdo jih obravnava
V malem podjetju (5-20 zaposlenih) je postopek prejemanja potencialnih kupcev običajno naslednji:
- Stranka izpolni obrazec na spletni strani
- Obvestilo po e-pošti se pošlje na skupni nabiralnik
- Kdor ga prvi vidi, ga obravnava, kdo je zaseden, ga spregleda
- Ni mesta za zapis, ali je bil kupec že poklican, kakšen je bil rezultat
- Ob koncu meseca ni jasno, koliko potencialnih kupcev je bilo obravnavanih, koliko pa spregledanih
Posledice: - Potencialni kupci padejo v prazno — nihče ne prevzame odgovornosti - Prodajalci kličejo isto stranko → stranka je nezadovoljna - Ni podatkov za oceno, kateri prodajalec dela dobro - Reklamiranje stane denarja, vendar ROI iz potencialnih kupcev ni merljiv
Standardni postopek: Obrazec → Usmerjanje → CRM → Status → Spremljanje → Poročanje
Spletni obrazec → CRM (Kontaktna oseba, lastnik = skrbnik) → Delovni tok za dodelitev lastništva prodajalcu → Prodajni lijak (Posel) → Spremljanje → Poročanje
Spodaj je navodilo za nastavitev vsakega koraka.
1. korak: Ustvarite obrazec in povežite CRM
Ustvarite obrazec za sprejemanje potencialnih kupcev v razdelku Obrazci GTG CRM.
Obvezna polja za mala podjetja:
| Polje | Povezava CRM polje | Namen |
|---|---|---|
| Ime podjetja | Company |
Poznavanje velikosti, panoge |
| Kontaktna oseba | First Name, Last Name |
Prodajalec pokliče pravilno ime |
| E-pošta | Email |
Pošiljanje e-poštnih sporočil za spremljanje |
| Telefonska številka | Phone |
Neposredno telefoniranje |
| Zanimanje za storitev | Custom field (Dropdown) | Usmerjanje k pravilnemu prodajalcu/ekipi |
| Predviden proračun | Custom field (Dropdown) | Prednostna obravnava potencialnih kupcev z visoko vrednostjo |
Vstavite obrazec na spletno stran s pomočjo oznake script ali iframe. Če uporabljate funkcijo Spletna stran ali Ciljne strani GTG CRM, se obrazec samodejno poveže.
Ko kupec odda podatke → podatki samodejno ustvarijo stik v CRM → Kontakti z:
- Lifecycle Stage: Lead
- Source tag: website (samodejno)
- Vsa polja iz obrazca so povezana
2. korak: Samodejno usmerjanje — Dodeli potencialne kupce pravim osebam
To je korak, ki ga večina malih podjetij nima. Namesto skupnega e-poštnega sporočila "kdor je prost, naj ga obravnava", GTG CRM samodejno dodeli potencialne kupce določenim zaposlenim.
Nastavitev v Avtomatizacija → Delovni tokovi:
Sprožilec: Objekt → Kontakt → Ustvarjen kontakt
(Ko kupec izpolni obrazec na spletni strani, sistem samodejno ustvari stik v CRM in dodeli privzeti lastnik skrbniku delovnega prostora. Spodnji delovni tok bo lastništvo spremenil na pravilnega prodajalca.)
Vzorec poteka usmerjanja:
Nov ustvarjen stik (s spletnega obrazca)
→ [Pogoj] Interes za storitev = "Marketinško svetovanje"?
Da → Dodelitev stika prodajalcu A
Ne → [Pogoj] Interes za storitev = "Oblikovanje spletne strani"?
Da → Dodelitev stika prodajalcu B
Ne → Lastnik ostane = skrbnik (vodja prodaje obravnava)
→ Pošljite potrditveno e-poštno sporočilo stranki
→ Dodaj oznako "Nov potencialni kupec - Potrebno obravnavanje"
Rezultat: Prodajalec bo ob odprtju stika videl sebe kot odgovorno osebo
Druga, enostavnejša metoda: Če imate le 2-3 prodajalce, uporabite Dodelitev stika v načinu zaporednega kroženja — sistem samodejno enakomerno razdeli potencialne stranke med prodajalce.
Ko prodajalec prejme potencialno stranko, vidi:
- Polne podatke v CRM (ime, tel. št., e-pošta, zanimanje za storitev)
- Lastnik je on sam → jasno pozna svojo odgovornost
- Faza življenjskega cikla: Potencialna stranka → je treba stopiti v stik
3. Korak: Ustvarite prodajni lijek (Posel) za spremljanje stanja
Stiki shranjujejo podatke o strankah, Posli (Prodajni lijek) pa spremljajo napredek prodaje. Potrebujete oboje.
Ustvarite prodajni lijek v CRM → Posli:
| Faza | Pomen | Odgovorna oseba |
|---|---|---|
| Novi potencialni kupec | Novo pridobljeno, še ni vzpostavljen stik | Dodeljeni prodajalec |
| Vzpostavljen stik | Poklicano/e-poštno poslano, čaka se na odgovor | Prodajalec |
| V fazi svetovanja | Stranka je zainteresirana, potrebno poslati ponudbo | Prodajalec |
| Ponudba poslana | Čaka se na odločitev stranke | Prodajalec |
| Pogajanja | Pogajanja o pogojih | Prodajalec + vodja |
| Zmagano (Won) | Podpisana pogodba / naročilo | → Prenos na izvedbo |
| Izgubljeno (Lost) | Stranka ne kupi | → Zabeležite razlog za izboljšanje |
Vsak posel ima pomembna polja: - Ime posla — na primer: "Podjetje ABC - Paket trženja za 3 mesece" - Znesek — predvideno plačilo (na primer: 15.000.000 VNĐ) - Datum zaključka — predvideni datum zaključka - Prednost — Nizka / Srednja / Visoka / Nujno - Vloga stika — Odločevalec, Svetovalec, Direktor financ
Povezovanje poteka dela: Ko nova potencialna stranka vstopi v CRM, lahko avtomatizacija samodejno ustvari posel v prodajnem lijeku:
Stik ustvarjen → Dodelitev stika (spremeni lastnika iz skrbnika na prodajalca) → Ustvari posel (faza: "Novi potencialni kupec") → Pošlji e-pošto
4. Korak: Načrtovano nadaljnje spremljanje
Ko je potencialna stranka dodeljena in je v prodajnem lijeku, mora prodajalec nadaljevati s spremljanjem. GTG CRM zagotavlja, da nobena potencialna stranka ne bo pozabljena:
Avtomatizirano opozorilo prodajalcu
Sprožilec: Faza posla se spremeni (vstop v fazo "Novi potencialni kupec")
Posel vstopi v fazo "Novi potencialni kupec"
→ Opozori prodajalca: "Stopite v stik z novo potencialno stranko v 24 urah"
→ Počakajte 24 ur
→ [Preverite] Je posel še vedno v fazi "Novi potencialni kupec"?
Da → Pošljite drugo opozorilo: "Potencialna stranka še ni bila kontaktirana!"
Ne → Končano (prodajalec je ravnal)
→ Počakajte še 24 ur
→ [Preverite] Je posel še vedno v fazi "Novi potencialni kupec"?
Da → Obvestite vodjo
Samodejno nadaljnje spremljanje stranke
Ko je prodajalec vzpostavil stik, stranka pa se ni odzvala:
Posel se prestavi v "Vzpostavljen stik"
→ Počakajte 3 dni
→ Pošljite prvo nadaljevalno e-pošto: "Kako vam lahko še pomagam?"
→ Počakajte 5 dni
→ Pošljite drugo nadaljevalno e-pošto: z dodatno dokumentacijo/študijo primera
→ Počakajte 7 dni
→ Če ni odgovora → dodajte oznako "Potrebuje posebno spremljanje" + opozorilo prodajalcu
Ponovno obravnavanje izgubljenih poslov
Posel se prestavi v "Izgubljeno (Lost)"
→ Zabeležite razlog za izgubo (vpiše prodajalec ročno)
→ Počakajte 30 dni
→ Pošljite e-pošto: "Imamo nov program, ki bi vam lahko ustrezal"
→ Počakajte 60 dni
→ Pošljite mesečni bilten
5. Korak: Povežite sporočanje — Skrb za stranke preko enotnega nabiralnika
Ko prodajalec vzpostavi stik s potencialno stranko preko e-pošte ali Zalo, se celoten pogovor prikaže v Enotnem nabiralniku.
Prednosti za mala in srednja podjetja: - Prodajalec pošlje e-pošto iz GTG CRM → e-pošta se prikaže v časovnici stika (ni izgubljena v osebnem Gmailu) - Stranka odgovori → prikazano v nabiralniku → prodajalec takoj odgovori - Če je prodajalec na dopustu, lahko vodja pregleda celotno zgodovino pogovora → predaja drugemu sodelavcu - Brez izgube podatkov ob odhodu zaposlenega
Korak 6: Poročanje — Vedite, kje je težava
Ob koncu tedna/meseca mora vodja vedeti:
Poročilo Pipeline (CRM → Posli): - Koliko novih povpraševanj (leadov) je prispelo? - Koliko poslov je v vsaki fazi? - Skupna pričakovana vrednost poslov (Pipeline Forecast) - Razmerje med dobljenimi in izgubljenimi posli - Kateri prodajalec obravnava največ poslov?
Nadzorna plošča prodaje (Sales Dashboard): - Skupni prihodki skozi čas - Povprečna vrednost naročila - Najboljši izdelki/storitve - Primerjava s prejšnjim obdobjem
Primer vpogleda iz poročila: - "80 % povpraševanj se izgubi v fazi Ponudba → je cena previsoka glede na trg?" - "Prodajalec A ima 40 % uspešnosti, prodajalec B le 15 % → potrebuje prodajalec B usposabljanje?" - "Povpraševanja iz Google Ads imajo višjo povprečno vrednost kot iz Facebooka → naj namenimo več proračuna vanje?"
Praktični primer: Podjetje za IT storitve (8 zaposlenih)
Pred uporabo CRM: - Stranke izpolnijo obrazec → e-pošta na skupni nabiralnik → kdor jo prebere, jo obravnava - Ni bilo znano, ali je bil kupec že poklican, dva prodajalca pokličeta isto stranko - Ob koncu meseca je vodja vprašal: "Koliko novih strank je bilo ta mesec?" → nihče ni vedel natančno
Po uvedbi procesa: 1. Spletni obrazci se preslikajo v CRM za 5 polj (ime, tel. št., e-pošta, storitev, proračun) 2. Avtomatizirano usmerjanje (Workflow routing): povpraševanja za "Cloud storitve" → prodajalec A, "Programska oprema" → prodajalec B 3. Pipeline s 6 fazami: Novo povpraševanje → Kontaktirano → Svetovanje → Ponudba → Pogajanja → Zmagano/Izgubljeno 4. Avtomatizacija opozarja prodajalce na stik v 24 urah, sledi e-pošta po 3 dneh 5. Vodja gleda nadzorno ploščo: 45 povpraševanj/mesec, 25 % uspešnosti, povprečna vrednost 20 milijonov/posel
Rezultat: Nobeno povpraševanje ni več spregledano, prodajalci vedo, kaj morajo storiti vsak dan, vodja ima podatke za coaching.
Zaključek
Proces prejemanja povpraševanj s spletne strani v CRM ni treba zapleten — vendar mora biti jasen: kdo prejme povpraševanje, v kakšnem stanju je, kdaj slediti, in kako meriti. GTG CRM omogoča malim in srednje velikim podjetjem gradnjo tega procesa z:
- Vstavljivi obrazci → samodejno zbiranje povpraševanj
- Avtomatizacija poteka dela → samodejno usmerjanje + sledenje
- Pipeline (Posli) → jasno spremljanje vsakega posla
- Večkanalni nabiralnik → obravnavanje povpraševanj preko e-pošte/Zalo v enem vmesniku
- Nadzorna plošča prodaje → poročila za sprejemanje odločitev
Enkratna nastavitev, stalno delovanje. Brez spregledanih povpraševanj, brez pozabljenih prodajalcev.
Spremenite prebrano v resnične rezultate – preizkusite zdaj z GTG CRM, brezplačno.
Preizkusite zdaj
