ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ - ใบแจ้งหนี้ที่ผสานรวมกับระบบ CRM

ข้อกำหนดเบื้องต้น

ในการใช้ฟีเจอร์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ คุณต้อง:

• ✅ มีบัญชี GTG CRM

• ✅ เข้าสู่ระบบ

• ✅ (ไม่บังคับ) บัญชีผู้ให้บริการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (S-Invoice หรือ MISA)

เข้าถึงฟีเจอร์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่ระบบ GTG CRM

เข้าสู่ระบบ GTG CRM ด้วยบัญชีของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: เปิดเมนูใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

1. มองหาแถบเมนูด้านซ้าย

2. คลิกที่ "ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์"

ขั้นตอนที่ 3: เลือกประเภทใบแจ้งหนี้

หน้าใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มี 2 แท็บ:

จัดการใบแจ้งหนี้ขาเข้า

วิธีที่ 1: อัปโหลดใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

ขั้นตอนที่ 1: คลิกปุ่มอัปโหลด

มี 2 วิธีในการเปิดหน้าต่างอัปโหลด:

• คลิกปุ่ม "อัปโหลด" ที่มุมขวาบน

• หรือคลิกปุ่ม "อัปโหลดใบแจ้งหนี้"

ขั้นตอนที่ 2: เลือกไฟล์ใบแจ้งหนี้

1. ลากและวางไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้ลงในพื้นที่อัปโหลด

2. หรือคลิกเพื่อเลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: อัปโหลดและประมวลผล

1. คลิก "อัปโหลดและประมวลผล"

2. รอระบบประมวลผล (สถานะ: "กำลังประมวลผล")

ขั้นตอนที่ 4: ดูผลลัพธ์

1. หลังจากประมาณ 10 วินาที คลิก "รีเฟรช"

2. ใบแจ้งหนี้จะถูกนำเข้าพร้อมข้อมูลทั้งหมด

💡 หมายเหตุ: ระบบรองรับใบแจ้งหนี้ที่ซับซ้อนซึ่งมีหลายรายการ ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ที่มี 32 รายการก็สามารถประมวลผลได้โดยอัตโนมัติ!

วิธีที่ 2: รวบรวมจากอีเมลโดยอัตโนมัติ

นี่เป็นวิธีที่สะดวกที่สุด - ระบบจะดึงใบแจ้งหนี้จากอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ!

ตั้งค่าการรวบรวมอีเมลอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเมนูการรวมระบบ

1. คลิกที่เมนู "การรวมระบบ" ในแถบเมนูด้านซ้าย

ขั้นตอนที่ 2: เชื่อมต่ออีเมล

1. เชื่อมต่ออีเมลของบริษัทของคุณ (ตัวอย่าง: support@company.com)

2. อนุญาตให้ GTG CRM เข้าถึงอีเมล

ขั้นตอนที่ 3: เปิดใช้งานการรวบรวมอัตโนมัติ

1. ค้นหาตัวเลือก "รวบรวมใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ"

2. เปิดใช้งานฟีเจอร์นี้

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบผลลัพธ์

เมื่อมีอีเมลใบแจ้งหนี้ใหม่:

1. ระบบจะตรวจจับและนำเข้าโดยอัตโนมัติ

2. ไปที่ ใบแจ้งหนี้ขาเข้า เพื่อดู

3. แหล่งที่มาจะแสดงเป็น "อีเมล"

แก้ไขข้อมูล (ถ้าจำเป็น)

หากข้อมูลไม่ถูกต้อง คุณสามารถแก้ไขได้:

1. คลิกที่ใบแจ้งหนี้ที่ต้องการแก้ไข

2. คลิก "แก้ไข"

3. แก้ไขข้อมูล

4. บันทึก

เชื่อมต่อผู้ให้บริการใบแจ้งหนี้

ในการออกใบแจ้งหนี้ขาออก คุณต้องเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

เชื่อมต่อ S-Invoice (Viettel)

ขั้นตอนที่ 1: เปิดการเชื่อมต่อ

1. ไปที่แท็บ "ใบแจ้งหนี้ขาออก"

2. คลิกปุ่ม "เชื่อมต่อ" ที่มุมขวาบน

ขั้นตอนที่ 2: เลือก S-Invoice

1. เลือกผู้ให้บริการ S-Invoice

2. ป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบ:

   • ชื่อผู้ใช้: (โดยทั่วไปคือรหัสประจำตัวผู้เสียภาษี)

   • รหัสผ่าน: รหัสผ่านบัญชี S-Invoice

   • รหัสประจำตัวผู้เสียภาษี: รหัสประจำตัวผู้เสียภาษีขององค์กร

ขั้นตอนที่ 3: ยืนยันการเชื่อมต่อ

คลิก "เชื่อมต่อ" หากรหัสประจำตัวผู้เสียภาษีที่คุณเพิ่งป้อนเหมือนกับรหัสประจำตัวผู้เสียภาษีของเวิร์กสเปซที่เชื่อมต่อไว้ก่อนหน้านี้ (เช่น เปลี่ยนรหัสผ่าน) ระบบจะเชื่อมต่อทันทีและแจ้งว่าสำเร็จ

⚠️ หมายเหตุ: หากรหัสประจำตัวผู้เสียภาษีแตกต่างจากที่เชื่อมต่อไว้ก่อนหน้านี้ ระบบจะหยุดและถามเพื่อยืนยัน: "เป็นบริษัทเดียวกันหรือไม่?" - เนื่องจากใบแจ้งหนี้ที่ออกภายใต้รหัสประจำตัวผู้เสียภาษีสองรหัสที่แตกต่างกันไม่สามารถรวมไว้ในรายงานเดียวกันในฐานะองค์กรเดียวได้ หน้าจอจะแสดงรหัสประจำตัวผู้เสียภาษีที่เชื่อมต่อไว้ก่อนหน้านี้ (บางส่วนถูกปกปิด เช่น •••-509) คลิก "ใช่ บริษัทเดียวกัน — เชื่อมต่อ" เพื่อดำเนินการต่อ หรือ "ยกเลิก" เพื่อรักษาการเชื่อมต่อปัจจุบัน - จะไม่มีการบันทึกใดๆ จนกว่าคุณจะยืนยัน

เชื่อมต่อ MISA

ขั้นตอนที่ 1: เลือก MISA

1. คลิกปุ่ม "เชื่อมต่อ"

2. เลือกผู้ให้บริการ MISA

ขั้นตอนที่ 2: ป้อนข้อมูล

• ชื่อผู้ใช้: อีเมลลงทะเบียน MISA

• รหัสผ่าน: รหัสผ่านบัญชี MISA

• รหัสประจำตัวผู้เสียภาษี: รหัสประจำตัวผู้เสียภาษีขององค์กร

ขั้นตอนที่ 3: ยืนยัน

คลิก "เชื่อมต่อ" กลไกการทำงานเหมือนกับ S-Invoice ด้านบนทุกประการ: หากรหัสประจำตัวผู้เสียภาษีเหมือนกับที่เชื่อมต่อไว้ก่อนหน้านี้ ระบบจะเชื่อมต่อทันที หากแตกต่าง คุณจะถูกถามเพื่อยืนยัน "เป็นบริษัทเดียวกันหรือไม่?" ก่อนบันทึก (ดูรายละเอียดในส่วน เชื่อมต่อ S-Invoice ด้านบน)

ออกใบแจ้งหนี้ขาออก

ขั้นตอนที่ 1: เปิดแบบฟอร์มสร้างใบแจ้งหนี้

1. ไปที่แท็บ "ใบแจ้งหนี้ขาออก"

2. คลิก "สร้างใบแจ้งหนี้"

ขั้นตอนที่ 2: เลือกข้อมูลพื้นฐาน

⚠️ หมายเหตุ: สถานะการชำระเงินไม่มีผลต่อกรมสรรพากร แต่ช่วยให้คุณติดตามหนี้สินได้

ขั้นตอนที่ 3: ป้อนข้อมูลผู้ซื้อ

• ชื่อตามกฎหมาย: ชื่อบริษัทผู้ซื้อ

• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี: MST ของผู้ซื้อ

• ที่อยู่: ที่อยู่บริษัท

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มสินค้า/บริการ

1. คลิก "เพิ่มสินค้า"

2. ป้อนข้อมูล:

   • ชื่อสินค้า

   • จำนวน

   • ราคาต่อหน่วย

   • อัตราภาษี (8% หรือ 10%)

   • อัตราส่วนลด (ถ้ามี)

💡 เคล็ดลับ: หากมีสินค้าหลายรายการที่มีอัตราภาษีต่างกัน (8% และ 10%) ระบบจะแยกออกเป็นใบแจ้งหนี้ 2 ใบโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 5: บันทึกฉบับร่าง

คลิก "บันทึกฉบับร่าง" เพื่อบันทึกก่อนออกใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนที่ 6: ดูตัวอย่าง PDF

1. คลิก "ดูตัวอย่าง PDF"

2. ตรวจสอบข้อมูลใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนที่ 7: ออกใบแจ้งหนี้

1. ตรวจสอบข้อมูลอย่างละเอียด

2. คลิก "ออกใบแจ้งหนี้"

3. รอข้อความแจ้งเตือนความสำเร็จ

ขั้นตอนที่ 8: ดาวน์โหลด PDF ใบแจ้งหนี้

หลังจากออกใบแจ้งหนี้สำเร็จ:

1. คลิก "ดาวน์โหลด PDF" เพื่อดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้

2. ส่งให้ลูกค้า

สร้างใบแจ้งหนี้ทดแทน

เมื่อจำเป็นต้องแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกแล้ว (ลูกค้าคืนสินค้า พบข้อผิดพลาด...):

ขั้นตอนที่ 1: เปิดใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ

1. ไปที่แท็บ "ใบแจ้งหนี้ขาออก"

2. ค้นหาและคลิกใบแจ้งหนี้ที่ต้องการทดแทน

ขั้นตอนที่ 2: สร้างใบแจ้งหนี้ทดแทน

1. คลิก "สร้างใบแจ้งหนี้ทดแทน"

ขั้นตอนที่ 3: แก้ไขข้อมูล

• แก้ไขสินค้า จำนวน ราคา หากจำเป็น

• เพิ่มหรือลบสินค้า

⚠️ หมายเหตุ: ไม่สามารถเปลี่ยนอัตราภาษีให้แตกต่างจากใบแจ้งหนี้ต้นฉบับภายในใบแจ้งหนี้ทดแทนใบเดียวกันได้

ขั้นตอนที่ 4: ออกใบแจ้งหนี้ทดแทน

1. บันทึกฉบับร่าง

2. ดูตัวอย่าง PDF

3. ออกใบแจ้งหนี้ทดแทน

การดำเนินการอื่นๆ

การซิงโครไนซ์ใบแจ้งหนี้

ซิงโครไนซ์ใบแจ้งหนี้จากผู้ให้บริการมายัง GTG CRM:

1. คลิกปุ่ม "ซิงโครไนซ์"

2. รอระบบอัปเดต

ยกเลิกการเชื่อมต่อผู้ให้บริการ

1. คลิกปุ่ม "เชื่อมต่อ" (หรือ "ยกเลิกการเชื่อมต่อ")

2. ยืนยันการยกเลิกการเชื่อมต่อ

3. สามารถเชื่อมต่อผู้ให้บริการรายอื่นได้

💡 เมื่อเชื่อมต่อใหม่ด้วยรหัสภาษีที่แตกต่างจากรหัสภาษีก่อนหน้านี้ (ไม่ว่าจะเป็น S-Invoice หรือ MISA) คุณจะถูกถามเพื่อยืนยันก่อนที่ระบบจะบันทึก - ดูหัวข้อ "เชื่อมต่อผู้ให้บริการใบแจ้งหนี้" ด้านบน

ดูรายละเอียดใบแจ้งหนี้

คลิกที่ใบแจ้งหนี้ใดๆ เพื่อดู:

• ข้อมูลรายละเอียด

• รายการสินค้า

• ยอดรวมและภาษีมูลค่าเพิ่ม

เปลี่ยนเทมเพลตใบแจ้งหนี้

1. เข้าสู่โหมดแก้ไขใบแจ้งหนี้ (ฉบับร่าง)

2. เลือกเทมเพลตใหม่

3. บันทึกก่อนดูตัวอย่าง PDF

เคล็ดลับการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

1. ตั้งค่าการรวบรวมอีเมลอัตโนมัติ

• ช่วยประหยัดเวลาในการดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้รายเดือน

• นักบัญชีเพียงแค่เข้าไปที่ GTG CRM เพื่อดาวน์โหลด

2. ตรวจสอบอย่างละเอียดก่อนส่งออก

• ดูตัวอย่าง PDF เสมอก่อนส่งออก

• ใบแจ้งหนี้ที่ส่งออกไปแล้วไม่สามารถแก้ไขได้ ทำได้เพียงสร้างใบแจ้งหนี้ทดแทนเท่านั้น

3. ติดตามสถานะการชำระเงิน

• ทำเครื่องหมาย "ชำระเงินแล้ว" เมื่อได้รับเงิน

• ช่วยในการจัดการหนี้สินได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. กำหนดสิทธิ์สำหรับนักบัญชี

• ให้สิทธิ์นักบัญชีในการเข้าถึงโมดูลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

• นักบัญชีสามารถดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้เองเพื่อจัดทำรายงานภาษี