ข้อกำหนดก่อนเริ่มงาน

ในการใช้งานฟีเจอร์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ คุณต้องมี:

• ✅ มีบัญชี GTG CRM แล้ว
• ✅ เข้าสู่ระบบ
• ✅ (ไม่บังคับ) บัญชีผู้ให้บริการใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์ (S-Invoice หรือ MISA)

เข้าใช้งานฟีเจอร์ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

ขั้นตอนที่ 1: เข้าสู่ระบบ GTG CRM

เข้าสู่ระบบ GTG CRM ด้วยบัญชีของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: เปิดเมนูใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

1. ดูแถบเมนูทางด้านซ้ายมือ
2. คลิกที่ "ใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์"

ขั้นตอนที่ 3: เลือกประเภทใบแจ้งหนี้

หน้าจอใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์มีสองแท็บ:

การจัดการใบแจ้งหนี้ขาเข้า

วิธีที่ 1: อัปโหลดใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

ขั้นตอนที่ 1: คลิกปุ่ม อัปโหลด

มีสองวิธีในการเปิดหน้าต่างการอัปโหลด:

• คลิกปุ่ม "อัปโหลด" ที่มุมบนขวามือ
• หรือคลิกปุ่ม "อัปโหลดใบแจ้งหนี้"

ขั้นตอนที่ 2: เลือกไฟล์ใบแจ้งหนี้

1. ลากและวางไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้ลงในพื้นที่อัปโหลด
2. หรือคลิกเพื่อเลือกไฟล์จากคอมพิวเตอร์ของคุณ

ขั้นตอนที่ 3: อัปโหลดและประมวลผล

1. คลิก "อัปโหลดและประมวลผล"
2. รอให้ระบบประมวลผลเสร็จ (สถานะ: "กำลังประมวลผล")

ขั้นตอนที่ 4: ดูผลลัพธ์

1. หลังจากรอประมาณ 10 วินาที ให้คลิก "รีเฟรช"
2. ใบแจ้งหนี้ได้รับการนำเข้าพร้อมข้อมูลครบถ้วนแล้ว

💡 หมายเหตุ: ระบบรองรับใบแจ้งหนี้ที่ซับซ้อนซึ่งมีสินค้าหลายรายการ ตัวอย่างเช่น ใบแจ้งหนี้ที่มีสินค้า 32 รายการก็จะถูกประมวลผลโดยอัตโนมัติ!

วิธีที่ 2: รวบรวมข้อมูลจากอีเมลโดยอัตโนมัติ

นี่เป็นวิธี ที่สะดวกที่สุด - ระบบจะดึงใบแจ้งหนี้จากอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ!

ตั้งค่าการรวบรวมอีเมลอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 1: เปิดเมนูแบบบูรณาการ

1. คลิกที่เมนู "การผสานรวม" ในแถบเมนูด้านซ้าย

ขั้นตอนที่ 2: เชื่อมต่ออีเมล

1. เชื่อมต่ออีเมลธุรกิจของคุณ (เช่น support@company.com )
2. อนุญาตให้ GTG CRM เข้าถึงอีเมลได้

ขั้นตอนที่ 3: เปิดใช้งานการรวบรวมข้อมูลอัตโนมัติ

1. ค้นหาตัวเลือก "เรียกเก็บเงินจากใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ"
2. เปิดใช้งาน ฟีเจอร์นี้

ขั้นตอนที่ 4: ตรวจสอบผลลัพธ์

เมื่อคุณได้รับอีเมลใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่:

1. ระบบตรวจจับและนำเข้าอัตโนมัติ
2. ไปที่ หน้าป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้ เพื่อดูรายละเอียด
3. แหล่งที่มาของการแสดงผลคือ "อีเมล"

แก้ไขข้อมูล (ถ้าจำเป็น)

หากข้อมูลไม่ถูกต้อง คุณสามารถแก้ไขได้:

1. คลิกที่ใบแจ้งหนี้ที่คุณต้องการแก้ไข
2. คลิก "แก้ไข"
3. แก้ไขข้อมูล
4. บันทึก

การเชื่อมต่อผู้ให้บริการออกใบแจ้งหนี้

ในการออกใบแจ้งหนี้ คุณต้องติดต่อกับผู้ให้บริการออกใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์

เชื่อมต่อกับ S-Invoice (Viettel)

ขั้นตอนที่ 1: เปิดการเชื่อมต่อ

1. ไปที่แท็บ "ออกใบแจ้งหนี้"
2. คลิกปุ่ม "เชื่อมต่อ" ที่มุมบนขวามือ

ขั้นตอนที่ 2: เลือกใบแจ้งหนี้ S

1. เลือกผู้ให้บริการ ใบแจ้งหนี้ S-Invoice
2. กรุณาป้อนข้อมูลการเข้าสู่ระบบของคุณ:
   • ชื่อผู้ใช้ : (โดยปกติคือหมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี)
   • รหัสผ่าน : รหัสผ่านบัญชี S-Invoice
   • หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี : หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 3: ยืนยันการเชื่อมต่อ

คลิก "เชื่อมต่อ" และรอจนกว่าจะได้รับข้อความแจ้งว่าเชื่อมต่อสำเร็จ

ติดต่อ MISA

ขั้นตอนที่ 1: เลือก MISA

1. คลิกปุ่ม "เชื่อมต่อ"
2. เลือก MISA เป็นผู้ให้บริการของคุณ

ขั้นตอนที่ 2: ป้อนข้อมูล

• ชื่อผู้ใช้ : อีเมลที่ลงทะเบียนไว้กับ MISA
• รหัสผ่าน : รหัสผ่านบัญชี MISA
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี : หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีธุรกิจ

ขั้นตอนที่ 3: การยืนยัน

คลิก "เชื่อมต่อ" และรอจนกว่าจะได้รับข้อความแจ้งว่าเชื่อมต่อสำเร็จ

การออกใบกำกับสินค้าขาออก

ขั้นตอนที่ 1: เปิดแบบฟอร์มสร้างใบแจ้งหนี้

1. ไปที่แท็บ "ออกใบแจ้งหนี้"
2. คลิก "สร้างใบแจ้งหนี้"

ขั้นตอนที่ 2: เลือกข้อมูลพื้นฐาน

⚠️ หมายเหตุ: สถานะการชำระเงินไม่มีผลต่อหน่วยงานด้านภาษี แต่ช่วยให้คุณติดตามหนี้คงค้างของคุณได้

ขั้นตอนที่ 3: ป้อนข้อมูลผู้ซื้อ

• ชื่อตามกฎหมาย : ชื่อบริษัทของผู้ซื้อ
• หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษี : หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อ
• ที่อยู่ : ที่อยู่บริษัท

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่มสินค้า/บริการ

1. คลิก "เพิ่มสินค้า"
2. กรุณาป้อนข้อมูล:
   • ชื่อผลิตภัณฑ์
   • ปริมาณ
   • ราคาต่อหน่วย
   • อัตราภาษี (8% หรือ 10%)
   • อัตราส่วนลด (ถ้ามี)

💡 คำแนะนำ: หากมีสินค้าหลายรายการที่มีอัตราภาษีแตกต่างกัน (8% และ 10%) ระบบจะแยกสินค้าเหล่านั้นออกเป็นสองใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 5: บันทึกฉบับร่าง

คลิก "บันทึกฉบับร่าง" เพื่อบันทึกก่อนส่งออก

ขั้นตอนที่ 6: ดูตัวอย่างไฟล์ PDF

1. คลิก "ดูตัวอย่าง PDF"
2. ตรวจสอบข้อมูลในใบแจ้งหนี้

ขั้นตอนที่ 7: ออกใบแจ้งหนี้

1. โปรดตรวจสอบข้อมูลอย่างละเอียด
2. คลิก "ออกใบแจ้งหนี้"
3. รอจนกว่าจะได้รับข้อความแจ้งเตือนว่าสำเร็จ

ขั้นตอนที่ 8: ดาวน์โหลดไฟล์ PDF ใบแจ้งหนี้

หลังจากส่งออกสำเร็จ:

1. คลิก "ดาวน์โหลด PDF" เพื่อดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้
2. ส่งให้ลูกค้า

สร้างใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่

เมื่อจำเป็นต้องปรับแก้ไขใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้ว (เช่น ลูกค้าส่งสินค้าคืน พบข้อผิดพลาด ฯลฯ):

ขั้นตอนที่ 1: เปิดใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ

1. ไปที่แท็บ "ออกใบแจ้งหนี้"
2. ค้นหาและคลิกที่ใบแจ้งหนี้ที่ต้องการเปลี่ยนใหม่

ขั้นตอนที่ 2: สร้างใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่

1. คลิก "สร้างใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่"

ขั้นตอนที่ 3: ปรับแต่งข้อมูล

• ปรับเปลี่ยนสินค้า ปริมาณ และราคาตามความจำเป็น
• เพิ่มหรือลบสินค้า

⚠️ หมายเหตุ: ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงอัตราภาษีจากใบแจ้งหนี้ฉบับเดิมภายในใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ได้

ขั้นตอนที่ 4: ออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่

1. บันทึกฉบับร่าง
2. ดูตัวอย่างไฟล์ PDF
3. ออกใบแจ้งหนี้ฉบับใหม่ให้

การดำเนินงานอื่นๆ

การซิงโครไนซ์ใบแจ้งหนี้

ซิงโครไนซ์ใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ไปยัง GTG CRM:

1. คลิกปุ่ม "ซิงโครไนซ์"
2. รอให้ระบบอัปเดตเสร็จ

ตัดการเชื่อมต่อจากผู้ให้บริการ

1. คลิกปุ่ม "เชื่อมต่อ" (หรือ "ตัดการเชื่อมต่อ")
2. ยืนยันการตัดการเชื่อมต่อ
3. สามารถเชื่อมต่อกับผู้ให้บริการรายอื่นได้

ดูรายละเอียดใบแจ้งหนี้

คลิกที่ใบแจ้งหนี้ฉบับใดก็ได้เพื่อดูรายละเอียด:

• ข้อมูลโดยละเอียด
• รายการสินค้า
• ยอดรวมและภาษีมูลค่าเพิ่ม

แก้ไขเทมเพลตใบแจ้งหนี้

1. ไปที่ แก้ไขใบแจ้งหนี้ (ฉบับร่าง)
2. เลือกดีไซน์ใหม่
3. บันทึก ก่อนดูตัวอย่างไฟล์ PDF

เคล็ดลับสำหรับการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

1. ตั้งค่าการรวบรวมอีเมลอัตโนมัติ

• ช่วยประหยัดเวลาในการดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้รายเดือน
• นักบัญชีเพียงแค่เข้าไปที่ GTG CRM เพื่อดาวน์โหลดก็เรียบร้อยแล้ว

2. ตรวจสอบอย่างละเอียดก่อนส่งออก

• ควรตรวจสอบไฟล์ PDF ก่อนส่งออกเสมอ
• ใบแจ้งหนี้ที่ออกไปแล้วไม่สามารถแก้ไขได้ สามารถสร้างใบแจ้งหนี้ใหม่ได้เท่านั้น

3. ติดตามสถานะการชำระเงิน

• โปรดทำเครื่องหมาย "ชำระเงินแล้ว" เมื่อคุณได้รับเงิน
• ช่วยให้การบริหารจัดการบัญชีลูกหนี้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

4. การมอบอำนาจให้แก่ผู้ทำบัญชี

• ให้สิทธิ์การเข้าถึงโมดูลใบแจ้งหนี้อิเล็กทรอนิกส์แก่ผู้ทำบัญชี
• นักบัญชีสามารถดาวน์โหลดใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองเพื่อเตรียมรายงานภาษีได้