Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ là văn bản pháp lý quan trọng nhất liên quan đến hóa đơn điện tử (HĐĐT) tại Việt Nam. Nếu bạn đang kinh doanh, dù là doanh nghiệp hay hộ kinh doanh, bạn cần hiểu rõ nghị định này.

Nghị Định 123 Là Gì?

Nghị định 123/2020/NĐ-CP (ban hành ngày 19/10/2020, có hiệu lực từ 01/07/2022) quy định:

• Tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử
• Thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy
• Hóa đơn điện tử phải có mã của cơ quan thuế (đối với hầu hết đối tượng)

Ai Phải Dùng Hóa Đơn Điện Tử?

Đối tượng	Bắt buộc?	Từ khi nào?
Doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, DNTN)	Bắt buộc	Từ 01/07/2022
Hộ kinh doanh (doanh thu > 100 triệu/năm)	Bắt buộc	Theo lộ trình địa phương (2024-2026)
Cá nhân kinh doanh	Nếu doanh thu > 100 triệu/năm	Theo lộ trình
Tổ chức không phải DN	Nếu có hoạt động bán hàng/dịch vụ	Từ 01/07/2022

Phân Loại Hóa Đơn Điện Tử

Loại	Mô tả	Đối tượng
HĐĐT có mã CQT	Hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế	HKD, DN nhỏ, DN mới thành lập
HĐĐT không có mã CQT	Hóa đơn không cần mã CQT	DN đáp ứng điều kiện (doanh thu lớn, tuân thủ thuế tốt)

Nội Dung Bắt Buộc Trên Hóa Đơn Điện Tử

Theo Điều 10, NĐ 123, HĐĐT phải có:

STT	Nội dung	Bắt buộc
1	Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu	✅
2	Tên, địa chỉ, MST người bán	✅
3	Tên, địa chỉ, MST người mua (nếu có)	✅ (DN) / Tùy (cá nhân)
4	Tên hàng hóa, dịch vụ	✅
5	Đơn vị tính, số lượng, đơn giá	✅
6	Thành tiền, thuế suất, tiền thuế, tổng tiền thanh toán	✅
7	Chữ ký số người bán	✅
8	Mã CQT (nếu là HĐĐT có mã)	✅
9	Ngày lập hóa đơn	✅

Quy Trình Xuất Hóa Đơn Điện Tử

```

Bước 1: Đăng ký sử dụng HĐĐT với Chi cục Thuế

↓

Bước 2: Chọn nhà cung cấp phần mềm HĐĐT (hoặc phần mềm tích hợp)

↓

Bước 3: Thiết lập mẫu hóa đơn, thông tin doanh nghiệp

↓

Bước 4: Khi bán hàng → Lập HĐĐT → Ký số → Gửi CQT (nếu có mã)

↓

Bước 5: Gửi HĐĐT cho người mua (email / SMS / Zalo)

↓

Bước 6: Lưu trữ HĐĐT (tối thiểu 10 năm)

```

Xử Lý Sai Sót Trên HĐĐT

Loại sai sót	Cách xử lý
Sai tên, địa chỉ người mua (không sai MST)	Thông báo cho CQT, không cần xuất HĐ thay thế
Sai MST, sai số tiền, sai thuế suất	Xuất HĐ điều chỉnh hoặc HĐ thay thế
Hóa đơn đã gửi CQT nhưng chưa giao cho người mua	Hủy hóa đơn + thông báo CQT

Mức Phạt Khi Vi Phạm

Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt hành chính trong lĩnh vực thuế:

Hành vi vi phạm	Mức phạt
Không xuất hóa đơn khi bán hàng	10-20 triệu đồng
Xuất hóa đơn sai nội dung	4-8 triệu đồng
Không chuyển sang HĐĐT theo quy định	2-5 triệu đồng
Làm mất hóa đơn	4-8 triệu đồng

GTG CRM - Nền tảng giúp Hộ Kinh Doanh tuân thủ NĐ 123 dễ dàng

GTG CRM tích hợp sẵn hệ thống hóa đơn điện tử, giúp bạn tuân thủ Nghị định 123 một cách tự động:

Tại sao chọn GTG CRM thay vì phần mềm HĐĐT riêng?

	Phần mềm HĐĐT riêng (MISA, EasyInvoice)	GTG CRM
Xuất HĐĐT	✅	✅
Kết nối đơn hàng	❌ Nhập tay	✅ Tự động từ đơn hàng
Kết nối sàn TMĐT	❌	✅ Shopee, Lazada, TikTok
CRM quản lý khách	❌	✅
Quản lý kho	❌ (cần tool khác)	✅
Marketing (email, social)	❌	✅
Số lượng phần mềm cần dùng	3-4 phần mềm	1 phần mềm

Workflow Tự Động

```

Đơn hàng từ Shopee/Website → Hoàn thành

↓ (tự động)

Tạo HĐĐT → Ký số → Gửi CQT

↓ (tự động)

Gửi HĐĐT cho khách qua email

↓ (tự động)

Ghi nhận doanh thu vào báo cáo

```

Không cần nhập tay - tất cả tự động từ đơn hàng đến hóa đơn.

Bắt Đầu Tuân Thủ Ngay

1. Đăng ký GTG CRM → 66,888 credits miễn phí
2. Thiết lập thông tin doanh nghiệp + mẫu hóa đơn
3. Kết nối sàn TMĐT (nếu có)
4. Bắt đầu xuất HĐĐT tự động

Kết luận

Nghị định 123 đã đưa hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết doanh nghiệp và hộ kinh doanh tại Việt Nam. Việc hiểu đúng quy định và sử dụng phần mềm phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tránh sai sót, giảm rủi ro bị xử phạt và quản lý doanh thu minh bạch hơn. Với GTG CRM, quá trình từ tạo đơn hàng đến phát hành hóa đơn và lưu trữ dữ liệu có thể được quản lý trên một nền tảng duy nhất, giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định một cách đơn giản và hiệu quả.

Tuân thủ NĐ 123 ngay - Đăng ký miễn phí

Tài Liệu Tham Khảo

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP - Thư viện pháp luật
• Thông tư 78/2021/TT-BTC - Hướng dẫn NĐ 123
• Nghị định 125/2020/NĐ-CP - Xử phạt thuế