Từ năm 2026, theo Quyết định 3389, hộ kinh doanh thuộc Nhóm 3 (doanh thu trên 3 tỷ đồng/năm) phải thực hiện nghĩa vụ thuế theo phương pháp kê khai và đáp ứng các điều kiện nghiêm ngặt hơn về quản lý chứng từ. Đặc biệt, việc quản lý chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn là điều kiện tiên quyết để được khấu trừ thuế và ghi nhận chi phí hợp lý.

Theo quy định tại Nghị định 01/2021, hộ kinh doanh là tổ chức do cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình thành lập và chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản của mình. Điều này có nghĩa, mọi nguồn thu - dù từ tài khoản cá nhân hay tài khoản kinh doanh - đều được coi là nguồn thu của hộ. Chính vì vậy, việc tách biệt và quản lý chứng từ thanh toán không tiền mặt trở nên cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật thuế.

Tính năng chính

• Quản lý tập trung các chứng từ thanh toán chuyển khoản, thẻ, ví điện tử
• Tra cứu nhanh theo khoảng thời gian, đối tượng thanh toán, số tiền
• Lưu trữ chứng từ điện tử an toàn, dễ truy xuất khi cần
• Đối soát tự động với sổ sách kế toán và báo cáo thuế
• Cảnh báo thiếu sót chứng từ bắt buộc cho các giao dịch trên ngưỡng quy định
• Báo cáo thống kê chi tiết theo tháng, quý, năm phục vụ quyết toán thuế
• Bảo mật cao với phân quyền truy cập và sao lưu tự động

Hướng dẫn sử dụng chi tiết

Bước 1: Thiết lập tài khoản ngân hàng kinh doanh

Như đã đề cập, do hộ kinh doanh chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản, việc mở tài khoản riêng cho hoạt động kinh doanh là bước đầu tiên quan trọng.

1. Truy cập module Quản lý chứng từ trên GTG CRM
2. Chọn Cấu hình → Tài khoản ngân hàng
3. Nhập thông tin: Tên ngân hàng, số tài khoản, chủ tài khoản
4. Đánh dấu tài khoản này là "Tài khoản kinh doanh chính"

Bước 2: Kết nối nguồn dữ liệu thanh toán

GTG CRM hỗ trợ đồng bộ tự động từ nhiều nguồn:

1. Kết nối Internet Banking: Nhập API key hoặc kết nối qua Open Banking
2. Kết nối ví điện tử: MoMo, ZaloPay, VNPay, ShopeePay
3. Import file sao kê: Hỗ trợ định dạng Excel, PDF từ ngân hàng

Sau khi kết nối, hệ thống tự động đồng bộ lịch sử giao dịch và cập nhật realtime.

Bước 3: Ghi nhận và phân loại chứng từ

Với mỗi giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt, thực hiện:

1. Chọn giao dịch từ danh sách đồng bộ tự động
2. Phân loại: Chi phí kinh doanh, Chi phí cá nhân, Doanh thu
3. Gắn chứng từ liên quan: Hóa đơn, hợp đồng, biên lai (upload ảnh/PDF)
4. Ghi chú: Mục đích thanh toán, đối tượng liên quan

Lưu ý quan trọng: Theo quy định, chỉ các khoản chi có đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được ghi nhận vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân từ kinh doanh.

Bước 4: Đối soát với sổ sách kế toán

Hệ thống tự động đối soát giữa:

• Chứng từ thanh toán không tiền mặt
• Sổ quỹ tiền mặt
• Sổ chi phí - doanh thu
• Bảng kê khai thuế

Nếu phát hiện sai lệch, hệ thống sẽ cảnh báo ngay để kịp thời điều chỉnh.

Bước 5: Xuất báo cáo cho cơ quan thuế

Khi cần nộp hồ sơ thuế hoặc quyết toán:

1. Truy cập Báo cáo → Báo cáo chứng từ thanh toán
2. Chọn kỳ báo cáo: Tháng, Quý, Năm
3. Chọn loại báo cáo: Bảng kê chi tiết các giao dịch không tiền mặt; Báo cáo tổng hợp theo đối tượng; Báo cáo chi phí được trừ
4. Xuất file PDF/Excel kèm chứng từ gốc scan

Bước 6: Lưu trữ và truy xuất

Tất cả chứng từ được lưu trữ điện tử với:

• Thời gian lưu trữ: Tối thiểu 10 năm (theo quy định pháp luật)
• Mã hóa: Bảo mật cấp ngân hàng
• Tra cứu: Theo nhiều tiêu chí (ngày, số tiền, đối tượng, loại chi phí)
• Sao lưu: Tự động hàng ngày

Lợi ích khi sử dụng

• Tuân thủ 100% quy định về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 2026
• Tối đa hóa chi phí được trừ khi tính thuế, giảm thuế TNCN phải nộp hợp pháp
• Tiết kiệm 70% thời gian đối soát, lập báo cáo so với làm thủ công
• Minh bạch tài chính, tránh rủi ro thanh tra thuế do thiếu chứng từ
• Nắm bắt dòng tiền kinh doanh realtime, hỗ trợ ra quyết định kịp thời

Lưu ý quan trọng

Về phân loại hộ kinh doanh

Hộ kinh doanh Nhóm 3 (doanh thu trên 3 tỷ/năm) phải áp dụng phương pháp kê khai từ năm 2026. Điều này có nghĩa:

• Phải kê khai đầy đủ doanh thu, chi phí (không còn áp dụng tỷ lệ % như phương pháp khoán)
• Phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ cho mọi khoản chi
• Chỉ chi phí có chứng từ thanh toán không tiền mặt mới được ghi nhận

Về trách nhiệm vô hạn

Lưu ý đặc biệt: Hộ kinh doanh chịu trách nhiệm vô hạn bằng toàn bộ tài sản. Do đó:

• Tất cả tài khoản ngân hàng (cá nhân + kinh doanh) đều được xem là nguồn thu của hộ
• Cần tách bạch rõ ràng giữa giao dịch kinh doanh và cá nhân
• Khuyến khích mở tài khoản riêng cho hoạt động kinh doanh

Về giới hạn hộ kinh doanh

• Một cá nhân chỉ được thành lập 01 hộ kinh doanh duy nhất
• Không được đồng thời là chủ doanh nghiệp tư nhân
• Không được là thành viên hợp danh của công ty hợp danh

Với GTG CRM, việc quản lý chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt trở nên đơn giản, chính xác và tuân thủ 100% quy định pháp luật. Hãy chuẩn bị ngay từ bây giờ để sẵn sàng cho những thay đổi từ năm 2026!