Von Rohstoffen zum Fertigprodukt — Kennen Sie Ihre genauen Herstellungskosten, Preisgestaltung ohne Rätselraten

Haben Sie dieses Problem?

Herr Hung betreibt eine kleine Bäckerei in Binh Duong und liefert Kuchen an Cafés. Die Bestellungen kommen regelmäßig, der monatliche Umsatz sieht gut aus, aber am Jahresende, wenn er die Zahlen überprüft, versteht er nicht, warum nicht mehr Geld übrig bleibt als erwartet. Die eingekauften Rohstoffe werden in ein Notizbuch eingetragen, die Löhne der zwei Bäcker werden monatlich berechnet, und die Stromkosten für den Ofen werden „pauschalisiert“. Wenn ein Kunde nach dem Preis für ein neues Gebäck fragt, setzt er den Preis nach Gefühl fest – er addiert einfach die Rohstoffe und verdoppelt den Betrag. Einige Produkte sind sehr profitabel, bei anderen bedeutet jede weitere Produktion einen Verlust, aber er weiß nicht, welche welche sind.

Dies ist ein weit verbreitetes Problem bei allen selbstproduzierenden Betrieben: Sie wissen nicht, wie viel ein Produkt wirklich kostet, und so sind jede Preisentscheidung, jede Werbeaktion und jede Annahme von Großhandelsbestellungen ein Glücksspiel. Und wenn die Bestellungen eintreffen, hat er eine zweite Sorge: Er weiß nicht sicher, ob sie rechtzeitig geliefert werden können, denn mitten in der Schicht kann niemand sagen, welche Charge gerade gebacken wird und welche noch wartet.

Was Sie wirklich erreichen wollen

Herr Hung braucht keine komplizierte „Produktionssoftware“. Er braucht eine klare Antwort für jedes Produkt: Wie viel kostet die Herstellung eines Produkts an Rohstoffen, wie viel an Arbeitszeit, wie viel an Maschinenkosten – und wie viel beträgt die Gesamtsumme. Von dort aus kann er verkaufsfähige Preise festlegen, wissen, welche Produkte er fördern sollte und welche er aufgeben sollte. Er möchte auch auf einen Blick sehen, wie weit die Fabrik heute gekommen ist, um Liefertermine mit Kunden zu vereinbaren, ohne raten zu müssen. Und er möchte, dass all diese Zahlen automatisch in den Gewinn- und Verlustbericht fließen, anstatt jeden Monatsende von Hand zu addieren.

Wie GTG CRM Ihnen dabei hilft

GTG CRM fügt Funktionen zu einem geschlossenen Produktionsprozess zusammen, direkt auf dem System, das Sie für den Verkauf, die Lagerverwaltung und die Buchhaltung verwenden:

1. Einmalige Erstellung von Rezepturen (Stücklisten) – für jede Art von Gebäck, legen Sie den Materialverbrauch fest (Mehl, Zucker, Butter… inklusive Schwundprozentsatz) und die Arbeitsschritte (Mischen, Backen, Fertigstellen in welcher Abteilung, wie lange). Jeder kann nach den gleichen Mengenangaben und Kosten produzieren.
2. Festlegung von Arbeitskosten und Gemeinkosten pro Abteilung – einmal festgelegt, berechnen alle nachfolgenden Produktionsaufträge automatisch die korrekten Arbeits- und Maschinenkosten, kein „Schätzen“ mehr.
3. Erstellung von Produktionsaufträgen, das System berechnet automatisch die Herstellungskosten – wählen Sie das Produkt, die Rezeptur, die Menge; nach Abschluss berechnet das System den Stückkostenpreis = (Rohstoffe + Arbeitszeit + Gemeinkosten) ÷ Anzahl der produzierten Einheiten. Herr Hung sieht die tatsächlichen Zahlen für jede Art von Gebäck.
4. Herstellungskosten fließen automatisch in die Buchhaltung (COGM) – Fertigwaren werden zum tatsächlichen Herstellungspreis ins Lager gebucht und der Buchungssatz wird direkt ins Hauptbuch eingetragen, sodass der Gewinn- und Verlustbericht korrekt ist und keine Fertigwaren mehr mit „0 €“ ausgewiesen werden.
5. Materialbedarfsplanung (MRP) – das System vergleicht Lagerbestände mit Kundenaufträgen und Lagerbestandszielen und schlägt vor, welche zusätzlichen Rohstoffe gekauft und wie viel zusätzlich produziert werden muss – damit Ihnen während der Produktion nicht das Mehl ausgeht und Sie kein totes Kapital im Lager binden.

Wenn die Bestellungen eingehen, möchte Herr Hung auch wissen, ob er rechtzeitig liefern kann – und jetzt hat er die Antwort. Mit dem Gantt-Diagramm werden die Chargen nach Ofenkapazität und Anzahl der Bäcker geplant, selbst die Umrüstzeit zwischen zwei Gebäckarten wird berücksichtigt, sodass er realistische Liefertermine zusagen kann, anstatt zu raten. Klicken Sie auf „Heute“, „3 Tage“ oder „Woche“, um den gewünschten Zeitraum anzuzeigen.

Und mitten in der Schicht muss er nicht mehr in die Küche laufen und nachfragen. Auf einem Touchscreen, der in jeder Abteilung aufgestellt ist, kann der Bäcker die Arbeit seiner Abteilung öffnen, auf Start klicken, nach Abschluss auf Fertig klicken und die produzierte Menge und Ausschussmenge direkt vor Ort eingeben – die Daten fließen sofort ins System und werden direkt den Herstellungskosten zugeordnet. Ein großer Wandbildschirm (Andon-Tafel) zeigt ihm die gesamte Fabrik auf einen Blick: welche Abteilung läuft, welche ist frei, wo gibt es Engpässe und die allgemeine Produktivität. Wenn das Mehl ausgeht oder der Ofen streikt, tippt der Bäcker auf einen Knopf und eine Warnung geht sofort an ihn.

Wenn die Fabrik wächst, helfen ihm die gleichen Funktionen auch bei der Rückverfolgbarkeit: Jede Charge erhält eine Chargennummer, sodass bei einer Kundenreklamation bezüglich der Qualität die korrekte Charge des verwendeten Rohstoffs (abstammend) innerhalb weniger Minuten zurückverfolgt werden kann; und er erhält Verfallsdatumswarnungen, um zu verhindern, dass Rohstoffe/Fertigwaren ablaufen. Berater schlagen auch sichere Lagerbestände und benötigte Mengen in verständlicher Sprache vor – Herstellungskosten kennen, Bestellungen rechtzeitig abwickeln, Fabrik in Echtzeit steuern und Chargen zurückverfolgen, alles an einem Ort.

Alle Funktionen finden Sie im Artikel Produktionsmanagement, oder folgen Sie der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Produktionsinstallation, um Stücklisten zu erstellen, zu planen und die Fabrik zu betreiben.

Ergebnisse, die Sie erzielen

• Fundierte Preisgestaltung: Kennen Sie die genauen Herstellungskosten für jedes Produkt, legen Sie Preise fest, die Gewinne garantieren, anstatt sie gefühlsmäßig zu verdoppeln.
• Wissen, welche Produkte profitabel sind und welche nicht: Sehen Sie die tatsächlichen Herstellungskosten, entscheiden Sie sich, profitable Produkte zu fördern und Produkte zu streichen, die unbemerkt Verluste verursachen.
• Genaue Gewinn- und Verlustberichte: Herstellungskosten fließen direkt in die Buchhaltung, kein manuelles Addieren mehr und keine Diskrepanzen zwischen verschiedenen Softwareprogrammen.
• Kein Mangel an Rohstoffen, kein totes Kapital im Lager: Die Planung nach Kundenaufträgen und Lagerbestandszielen hilft beim richtigen Kauf, der richtigen Produktion und zur richtigen Zeit.
• Rechtzeitige Lieferungen und Echtzeit-Fabrikansicht: Gantt-Diagramm nach Kapazität, um korrekte Liefertermine zuzusagen; Fabrikbildschirme und Andon-Tafeln zeigen sofort, wie weit die Produktion fortgeschritten ist und wo es Engpässe gibt.
• Rückverfolgbarkeit: Chargenverfolgung + Verfallsdatumswarnungen zur schnellen Behebung von Qualitätsproblemen und Vermeidung von überfälligen Waren.
• Ein einziges System: Verkauf, Lager, Buchhaltung und Produktion sprechen die gleiche Sprache (die gleichen Daten).

Häufig gestellte Fragen

Meine Fabrik ist klein, nur wenige Produkte, brauche ich das alles? Gerade weil sie klein ist, ist es wichtig, die tatsächlichen Herstellungskosten zu kennen – ein kleiner Fehler pro Produkt multipliziert mit der Produktionsmenge kann zu großen Verlusten führen. Sie müssen nur die Rezeptur einmal pro Produkt eingeben und können den Echtzeit-Fabrikbildschirm aktivieren, sobald Sie mit dem Prozess vertraut sind.

Ich trage die Rezepte derzeit in Excel ein, ist der Umstieg kompliziert? Nein. Laden Sie Ihre Excel/CSV-Datei hoch, die KI gleicht die Spalten automatisch ab, damit Sie sie überprüfen und dann importieren können – der Umstieg ist schnell.

Fließen die Herstellungskosten automatisch in den Jahresabschluss ein? Ja. Wenn der Produktionsauftrag abgeschlossen ist, wird die Buchung für die Herstellungskosten der Fertigwaren in das Hauptbuch eingetragen, sodass der Gewinn- und Verlustbericht korrekt ist – die Daten stammen direkt von den tatsächlichen Ergebnissen jeder Phase.

Müssen die Mitarbeiter in der Fabrik Computer benutzen? Nein, keine Computer. Nur ein Touchscreen-Tablet pro Abteilung: Die Mitarbeiter tippen, um zu starten, fertigzustellen und die Menge einzugeben – so einfach wie die Nutzung eines Telefons.

Ich produziere sowohl für den Lagerbestand als auch für Kundenbestellungen, wie geht das? Beides. Sie produzieren auf Lager für den Verkauf, oder Sie erstellen einen Produktionsauftrag, der direkt von einer Verkaufsbestellung ausgeht, um den fehlenden Teil zu produzieren.