Vom Rohmaterial zum Endprodukt – kennen Sie Ihre genauen Kosten und die Preisfindung ist kein Rätsel mehr

Haben Sie dieses Problem?

Herr Hung betreibt eine kleine Bäckerei in Binh Duong und liefert Kuchen an Cafés. Die Bestellungen kamen regelmäßig, und die monatlichen Einnahmen sahen gut aus, aber am Jahresende stellte er fest, dass nicht so viel Geld übrig war, wie er erwartet hatte. Die Rohmaterialien, die er kaufte, wurden in einem Notizbuch aufgeschrieben, die Löhne für seine beiden Bäcker wurden monatlich berechnet, und die Stromkosten für den Ofen wurden "in die Gesamtkosten einbezogen". Wenn ein Kunde nach dem Preis für einen neuen Kuchen fragte, **legte er den Preis nach Gefühl fest** – er addierte einfach die Zutaten und verdoppelte den Betrag. Manche Kuchen waren sehr profitabel, bei anderen verlor er Geld, je mehr er produzierte, und er wusste nicht, welche das waren.

Dies ist ein häufiges Problem für alle Produktionsbetriebe: **Sie wissen nicht wirklich, wie viel die Herstellung eines Produkts kostet**, daher sind jede Preisgestaltung, jede Werbeaktion und jede Großhandelsbestellung ein Glücksspiel. Und wenn die Bestellungen hereinströmen, hat er eine zweite Sorge: **Er weiß nicht sicher, ob er pünktlich liefern kann**, weil niemand mitten in der Schicht sagen kann, welche Charge gerade gebacken wird und welche noch wartet.

Was Sie wirklich erreichen wollen

Herr Hung braucht keine komplexe "Produktionssoftware". Er braucht eine klare Antwort für jedes Produkt: **Wie viel kostet die Herstellung eines Produkts an Rohmaterialien, wie viel an Arbeitskraft und wie viel an Maschinenkosten – und wie viel sind es insgesamt.** Von dort aus kann er einen sicheren Verkaufspreis festlegen und wissen, welche Produkte er fördern und welche er aufgeben sollte. Er möchte auch auf einen Blick sehen können, **wie weit die Werkstatt heute gekommen ist**, um Liefertermine für Kunden zu versprechen, ohne raten zu müssen. Und er möchte, dass all diese Zahlen automatisch in den Gewinn- und Verlustbericht fließen, anstatt jeden Monat die Hände zu benutzen, um sie zu addieren.

Wie GTG CRM Ihnen dabei hilft

GTG CRM verbindet Funktionen zu einem geschlossenen Produktionsprozess, direkt auf dem System, das Sie zum Verkaufen, Lagern und Buchhalten verwenden:

1. Einmalige Erfassung der Stückliste (BOM) – für jeden Kuchen legen Sie den Materialbedarf (Mehl, Zucker, Butter... einschließlich % Schwund) und die Arbeitsschritte (Mischen, Backen, Fertigstellung in welcher Abteilung, wie lange) fest. Jeder kann damit die richtigen Mengen und Kosten erzielen.
2. Festlegen von Arbeitskosten und Gemeinkosten für jede Abteilung – einmalige Eingabe, und alle nachfolgenden Produktionsaufträge berechnen automatisch die korrekten Arbeitskosten und Maschinenkosten, ohne mehr "Schätzungen".
3. Produktionsauftrag erstellen, System berechnet automatisch Selbstkosten – wählen Sie das Produkt, die Stückliste und die Menge aus; nach Abschluss berechnet das System die **Einzelstückkosten = (Material + Arbeit + Gemeinkosten) ÷ Anzahl der produzierten Einheiten**. Herr Hung sieht die tatsächlichen Zahlen für jeden Kuchen.
4. Selbstkosten werden automatisch in die Buchhaltung übernommen (COGM) – Fertigwaren werden zu diesen Selbstkosten ins Lager gebucht und der Buchungssatz wird direkt ins Hauptbuch eingetragen, so dass der Gewinn- und Verlustbericht korrekt ist und es keine "kostenlosen" Fertigwaren mehr gibt.
5. Materialbedarfsplanung und Produktionsplanung (MRP) – das System vergleicht den Lagerbestand mit Kundenbestellungen und Lagerbestandszielen und schlägt vor, welche zusätzlichen Materialien benötigt werden und wie viel zusätzlich produziert werden muss – damit Ihnen nicht das Mehl ausgeht, während Sie arbeiten, und Sie nicht unnötig Kapital im Lager binden.

Wenn die Bestellungen hereinkommen, möchte Herr Hung auch wissen, **ob er pünktlich liefern kann** – und jetzt hat er die Antwort. Mit dem **Gantt-Diagramm** werden die Chargen entsprechend der Ofenkapazität und der Anzahl der Bäcker geplant, sogar die Umrüstzeiten zwischen zwei Kuchenarten werden berücksichtigt, so dass er **Liefertermine realistisch zusagen** kann, anstatt zu raten. Klicken Sie auf Heute / 3 Tage / Woche, um die gewünschte Phase zu sehen.

Und mitten in der Schicht muss er nicht mehr in die Küche laufen, um nachzufragen. Auf einem Touchscreen-Bildschirm in jeder Abteilung sehen die Arbeiter die Aufgaben ihrer Abteilung, klicken auf Start, nach Abschluss auf Fertig und geben die produzierte Menge und die Ausschussmenge direkt vor Ort ein – die Daten fließen sofort ins System und direkt in die Herstellungskosten. Ein großer Wandbildschirm (Andon-Tafel) zeigt ihm die gesamte Werkstatt auf einen Blick: welche Abteilung läuft, welche ist frei, wo gibt es Engpässe und die allgemeine Produktivität. Wenn das Mehl ausgeht oder der Ofen streikt, tippt ein Arbeiter auf einen Knopf und ein Alarm geht bei ihm ein.

Wenn die Werkstatt wächst, hilft dieselbe Funktionssammlung auch bei der Rückverfolgbarkeit: jede Charge wird mit einer Chargennummer versehen, sodass bei einer Kundenreklamation bezüglich der Qualität die verwendete Charge an Rohmaterial (Abstammung) innerhalb weniger Minuten zurückverfolgt werden kann; und er erhält Warnungen vor dem Verfallsdatum, um keine überfälligen Rohmaterialien/Fertigprodukte zu lagern. Die Berater schlagen auch sichere Lagerbestände und Produktionsmengen in verständlicher Sprache vor – Herstellungskosten kennen, Aufträge rechtzeitig bearbeiten, die Werkstatt in Echtzeit steuern und Chargen zurückverfolgen, alles an einem Ort.

Sehen Sie sich alle Funktionen im Artikel Produktionsmanagement an oder folgen Sie der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Produktionsplanung, um Stücklisten zu erstellen, zu planen und die Werkstatt zu betreiben.

Ergebnisse, die Sie erzielen

• Fundierte Verkaufspreise: kennen Sie die genauen Herstellungskosten jedes Produkts, um Verkaufspreise festzulegen, die Gewinne sichern, anstatt sie willkürlich zu verdoppeln.
• Wissen, welche Produkte profitabel sind und welche nicht: anhand der tatsächlichen Herstellungskosten entscheiden, welche profitablen Produkte gefördert und welche stillschweigend Verluste verursachenden Produkte eingestellt werden.
• Genaue Gewinn- und Verlustberichte: Herstellungskosten fließen direkt in die Buchhaltung, kein manuelles Addieren mehr und keine Datendiskrepanzen zwischen verschiedenen Softwareprogrammen.
• Keine Rohstoffknappheit, kein totes Kapital im Lager: Planung basierend auf Kundenaufträgen und Lagerbestandsniveaus hilft, die richtigen Materialien zur richtigen Zeit zu kaufen und zu produzieren.
• Aufträge rechtzeitig bearbeiten und die Werkstatt in Echtzeit sehen: Gantt-Diagramme basierend auf der Kapazität planen, um richtige Liefertermine zu versprechen; Werkstattbildschirme und Andon-Tafeln zeigen sofort, wo die Produktion steht und wo es Engpässe gibt.
• Rückverfolgbarkeit: Chargenverfolgung + Verfallsdatumswarnungen zur schnellen Behebung von Qualitätsproblemen und zur Vermeidung von überfälligen Waren.
• Ein einziges System: Vertrieb, Lager, Buchhaltung und Produktion sprechen die gleiche Sprache der Daten.

Häufig gestellte Fragen

Meine Werkstatt ist klein, nur ein paar Produkte, brauche ich so etwas Komplexes? Gerade weil sie klein ist, müssen Sie die tatsächlichen Herstellungskosten kennen – ein kleiner Fehler bei jedem Produkt, multipliziert mit der Produktionsmenge, kann zu großen Verlusten führen. Sie müssen die Formel nur einmal für jedes Produkt eingeben und können den Echtzeit-Werkstattbildschirm aktivieren, sobald Sie mit dem Prozess vertraut sind.

Ich trage meine Formeln derzeit in Excel ein, ist die Umstellung aufwendig? Nein. Laden Sie Ihre Excel/CSV-Datei hoch, die KI ordnet die Spalten automatisch zu, die Sie dann überprüfen und eingeben können – die Übertragung ist schnell.

Werden die Herstellungskosten automatisch in den Finanzberichten erfasst? Ja. Wenn ein Produktionsauftrag abgeschlossen ist, wird die Buchung der Herstellungskosten für Fertigprodukte in das Hauptbuch eingetragen, sodass der Gewinn- und Verlustbericht korrekt ist – die Kosten werden direkt von den tatsächlichen Arbeiten in jeder Phase übernommen.

Müssen die Arbeiter in der Werkstatt Computer benutzen? Nein, keine Computer. Es genügt ein Touchscreen-Tablet in der Abteilung: die Arbeiter tippen zum Starten, Fertigstellen und Eingeben der Zahlen – so einfach wie die Bedienung eines Telefons.

Was ist, wenn ich gleichzeitig Lagerbestände produziere und Kundenaufträge bearbeite? Beides. Sie produzieren zur Lagerung und zum Verkauf oder erstellen einen Produktionsauftrag, der direkt von einem Verkaufsauftrag für den fehlenden Teil ausgeht.