Funktionsübersicht
Eine Aufgabe ist selten nur eine Zeile „zu tun“. „Vorbereitung der Produkteinführung“ sind eigentlich zehn kleine Aufgaben; „Abschluss von Kundenvertrag A“ beinhaltet Anrufe, Angebotserstellung, Besprechung von Verträgen. Bei einer flachen Aufgabenliste packen Sie entweder alles in eine Zeile und vergessen, wie weit Sie gekommen sind, oder Sie erstellen Dutzende von separaten Aufgaben, ohne zu wissen, welche zu welcher gehört. Die Kommunikation ist über Chat und E-Mail verstreut, und wenn der Chef fragt „Wer hat die meisten Aufgaben?“, raten Sie nur.
Das endet heute.
Aufgabenverwaltung 2.0 bündelt alles an einem Ort: Jede Aufgabe kann in zweistufige Unteraufgaben mit automatisch kumuliertem Fortschritt unterteilt werden, mit Checklisten, Kommentaren und @Erwähnungen von Teamkollegen direkt in der Aufgabe, Verknüpfung mit Deals, Produkten, Bestellungen, Rechnungen und einem Analyse-Tab, der das Arbeitsvolumen jeder Person anzeigt. Die Liste wurde neu gestaltet, farblich nach Status und Frist gekennzeichnet, damit man auf einen Blick sieht, welche Aufgaben kurz vor dem Verzug stehen.
Probleme, mit denen Unternehmen konfrontiert sind
| Alte Methode | Konsequenz |
|---|---|
| Flache Aufgabenliste, nicht unterteilbar | Große Aufgaben sind vage, Details werden leicht vergessen |
| Unklar, wie viel von einer großen Aufgabe erledigt ist | Fortschrittsberichte sind gefühlt, der Chef hat keine Ahnung von der Realität |
| Keine Sichtbarkeit von bevorstehenden oder überfälligen Aufgaben | Fristen werden aus dem Gedächtnis gemerkt, Aufgaben werden leicht übersehen und nicht rechtzeitig erledigt |
| Aufgabenkommunikation ist im Chat/E-Mail verstreut | Informationen gehen verloren, relevante Personen werden nicht benachrichtigt |
| Unklar, wer zu viele Aufgaben hat | Ungleichmäßige Verteilung, überlastete Personen, die das Management nicht bemerkt |
Aufgabenverwaltung 2.0 wandelt Aufgaben in eine strukturierte Aufgabenhierarchie, mit farblicher Fristwarnung, einem Ort für Kommunikation und transparenten Zahlen – alles eng mit Ihren Geschäftsdaten verknüpft.
Highlights
1. Zweistufige Unteraufgaben + automatischer Fortschritt
- Aufgaben unterteilen: Große Aufgaben in Unteraufgaben (bis zu zwei Ebenen) aufteilen, jede Unteraufgabe mit eigenem Verantwortlichen, Frist und Status.
- Automatischer Fortschritt: Wenn Unteraufgaben abgeschlossen sind, kumuliert sich der Fortschritt der übergeordneten Aufgabe automatisch – kein manuelles Aktualisieren von %.
- Auf einen Blick sehen, wie viel übrig ist: Die Fortschrittsanzeige zeigt sofort, wie weit die Hauptaufgabe fortgeschritten ist.
2. Checklisten direkt bei der Aufgabenerstellung
- Aufgabenpunkte von Anfang an festlegen: Checklisten mit Schritten direkt bei der Aufgabenerstellung hinzufügen, kein nachträgliches Ergänzen.
- Keine Schritte vergessen: Alle zu erledigenden Aufgaben sind an einem Ort und tragen zum Fortschritt bei.
3. Systemgestützte, verlässliche Abschlussnachweise
- Zuverlässiger Abschlusszeitpunkt: Status und Abschlusszeitpunkt werden vom Server erfasst, nicht von der lokalen Uhr des Benutzers – konsistente Daten für Abgleiche und Berichte.
4. Verknüpfung mit Deals, Produkten, Bestellungen, Rechnungen + Activity 360
- Verknüpfung relevanter Objekte: Aufgaben mit Deals, Produkten, Bestellungen, Rechnungen verknüpfen, um zu wissen, welche Chance/Bestellung diese Aufgabe bedient.
- Activity 360: Eine gut lesbare Zeitleiste, die alle Entwicklungen rund um die Aufgabe anzeigt – wer was wann getan hat.
- Leicht nachvollziehbar: Von einem Deal oder einer Bestellung aus sehen Sie sofort die damit verbundenen Aufgaben und deren Status.
5. Neu gestaltete Liste — farbliche Kennzeichnung nach Status & Frist + „Heute“-Tabelle
- Farbe zeigt Status an: Zu erledigen, In Bearbeitung, Abgeschlossen, Abgebrochen – jeder Status hat eine leichte, gut lesbare Nuance.
- Fristwarnung direkt in der Zeile: Aufgaben, die bald fällig sind, werden bernsteinfarben hervorgehoben, überfällige Aufgaben rot – auf einen Blick sehen Sie, was zuerst bearbeitet werden muss.
- „Heute“-Übersicht: Ganz oben auf der Seite werden „Überfällig · Heute fällig · Bald fällig · Hohe Priorität · Meine Aufgaben“ gebündelt, ein Klick springt zur gefilterten Liste.
💡 Benötigen Sie einen Prioritätenplan für den Tag? Klicken Sie auf „Wer schlägt vor“, um den Assistenten die Reihenfolge der zu erledigenden Aufgaben festlegen zu lassen (Funktion verbraucht Credits).
6. Kommentare in Aufgaben + @Erwähnungen von Teamkollegen
- Direkte Kommunikation in der Aufgabe: Alle Diskussionen befinden sich neben der eigentlichen Aufgabe, nicht im Chat/E-Mail.
- Teamkollegen @erwähnen: Geben Sie
@ein und wählen Sie einen Benutzer aus der Gruppe aus; der erwähnte Name wird blau hervorgehoben und ist leicht zu sehen, und der Benutzer erhält sofort eine In-App-Benachrichtigung. - E-Mails bei Bedarf hinzufügen: Aktivieren Sie die Option, E-Mails an die erwähnte Person zu senden, um auch offline befindliche Personen einzubinden.
7. Aufgabenanalyse – Arbeitsvolumen pro Person
- Sofortiger Überblick: Gesamtaufgaben, in Bearbeitung, abgeschlossen, überfällig, Abschlussrate und pünktliche Abschlussrate – mit Vergleich zum Vorzeitraum.
- Arbeitsvolumen pro Person: Das Diagramm zeigt, wer viele Aufgaben hat, wer Kapazitäten hat – rechtzeitige Neuverteilung.
- Auf eine Person klicken: Sehen Sie im Detail, was diese Person an Aufgaben bearbeitet.
8. Genehmiger & Melder – jetzt mit Unterstützung für mehrere Genehmiger, Startdatum & Betroffene
- Mehrere Genehmiger: Weisen Sie eine oder mehrere Personen für die Genehmigung von Aufgaben zu, die mehrere Freigabestufen erfordern.
- Melder (Reporter): Die Person, die die Aufgabe erstellt/verfolgt, um das Endergebnis zu sehen.
- Startdatum & Betroffene: Legen Sie einen Startzeitpunkt fest und fügen Sie eine Liste der beteiligten Personen hinzu, damit diese den Fortschritt verfolgen können.
9. Anhänge aus der Bibliothek & interne Links
- Anhänge aus der Bibliothek (Media Library): Wählen Sie Dateien/Bilder aus, die bereits im Workspace vorhanden sind, keine erneute Hochladung vom Computer nötig.
- Interne Links einfügen: Schnelles Verlinken von Websites, Landingpages oder Beiträgen des Workspaces – kein manuelles Einfügen von URLs.
10. Arbeitsautomatisierung – Zuweisung, Statusänderung, Abschluss, @Erwähnung per E-Mail
- Automatische Zuweisung: Prozess zur automatischen Erstellung/Zuweisung von Aufgaben an die richtige Person bei einem Ereignis (Deal wechselt die Phase, neue Bestellung…).
- Benachrichtigung bei Statusänderung / Abschluss: Automatische Benachrichtigung relevanter Personen, wenn sich der Aufgabenstatus ändert oder die Aufgabe abgeschlossen ist.
- E-Mail bei @Erwähnung: Aktivieren Sie, damit @erwähnte Personen zusätzlich eine E-Mail erhalten – einfach ein- und ausschaltbar im Automatisierungs-Tab der Aufgabe.
- Diese Szenarien befinden sich im Automatisierungs-Hub (siehe Artikel zur Automatisierung).
Vorteile für Unternehmen
| Funktion | Reale Vorteile für Sie |
|---|---|
| Unteraufgaben + automatischer Fortschritt | Große Aufgaben sind klar aufgeteilt, Fortschritt ist transparent, keine manuelle Aktualisierung erforderlich |
| Farbliche Liste + „Heute“-Übersicht | Auf einen Blick sehen, welche Aufgaben bald/überfällig sind, den Arbeitstag mit den richtigen Schwerpunkten beginnen |
| Kommentare + @Erwähnungen | Kommunikation ist in der Aufgabe gebündelt, die richtigen Personen werden benachrichtigt – keine Informationsverluste |
| Analyse pro Person | Sehen, wer überlastet ist, rechtzeitige Neuverteilung |
| Mehrere Genehmiger / Melder | Klare Verantwortlichkeiten, mehrere Genehmigungsstufen bei Bedarf |
| Anhänge aus Bibliothek + interne Links | Wiederverwendung von Workspace-Ressourcen, ohne das System zu verlassen |
| Verknüpfung mit Deals/Produkten/Bestellungen/Rechnungen + Activity 360 | Alle Aufgaben sind mit Geschäftsdaten verknüpft, leicht nachvollziehbar |
| Arbeitsautomatisierung | Aufgaben gehen nicht verloren, weniger manuelle Erinnerungen |
Für wen geeignet?
- Vertriebsteams, die viele Aufgaben rund um jeden Deal verwalten (Anrufe, Angebote, Vertragsabschlüsse).
- Betriebs-/Projektteams, die große Aufgaben unterteilen, direkt in der Aufgabe kommunizieren und den tatsächlichen Fortschritt verfolgen müssen.
- Manager, die das Arbeitsvolumen pro Person sehen und genaue Fortschrittsberichte erhalten müssen, anstatt jede Person einzeln zu befragen.
Wie anfangen?
Gehen Sie zu CRM → Tasks (Aufgaben), erstellen Sie eine Aufgabe, fügen Sie Checklisten und Unteraufgaben hinzu, verknüpfen Sie sie mit dem entsprechenden Deal/der Bestellung, und versuchen Sie dann, einen Teamkollegen @zu erwähnen und den Tab Analyse zu öffnen. Lesen Sie die Anleitung zur Aufgabenverwaltung 2.0 Schritt für Schritt, um sie zu befolgen, und konsultieren Sie Automatisierung für automatische Abläufe.
Kostenlos testen – keine Kreditkarte erforderlich.
