Hướng Dẫn Sử Dụng: Quản Lý Công Việc 2.0 Trên GTG CRM

Bạn sẽ làm được gì sau hướng dẫn này

Tạo một công việc kèm checklist → chia thành các công việc con và xem tiến độ tự cộng dồn → gắn công việc với Deal/Đơn hàng liên quan → theo dõi mọi diễn biến trong tab Activity 360. Quản lý đầu việc lớn một cách có cấu trúc, tiến độ minh bạch.

Chưa nắm tổng quan tính năng? Xem trước bài Quản Lý Công Việc 2.0.

Chuẩn bị trước

#	Điều kiện	Vì sao cần
1	Đăng nhập GTG CRM, truy cập được module CRM → Tasks.	Nơi tạo và quản lý công việc.
2	(Nên có) Đã có Deal/Đơn hàng/Hóa đơn để gắn liên kết.	Để dùng tính năng gắn đối tượng liên quan.

Bước 1 — Tạo công việc kèm checklist

1. Vào CRM → Tasks, bấm tạo công việc mới.
2. Nhập Tiêu đề, Mô tả, Hạn, Độ ưu tiên, Người phụ trách.
3. Thêm checklist các bước cần làm ngay trong lúc tạo.

✅ Kết quả mong đợi: Công việc được tạo với đầy đủ checklist; các mục checklist hiển thị ngay trên công việc.

Bước 2 — Chia thành công việc con và xem tiến độ tự cộng dồn

1. Mở công việc vừa tạo, thêm các công việc con (sub-task) — có thể tạo tối đa hai cấp.
2. Hoàn thành dần các công việc con.

✅ Kết quả mong đợi: Thanh tiến độ của công việc cha tự cộng dồn theo số công việc con đã hoàn thành — bạn không phải tự nhập %.

Bước 3 — Gắn công việc với Deal, Sản phẩm, Đơn hàng, Hóa đơn

1. Trong công việc, mở phần đối tượng liên quan (related objects).
2. Gắn Deal / Sản phẩm / Đơn hàng / Hóa đơn tương ứng.

✅ Kết quả mong đợi: Công việc hiển thị các đối tượng đã liên kết; từ Deal/Đơn hàng đó bạn cũng thấy ngược lại công việc liên quan.

Bước 4 — Hoàn thành công việc

1. Đánh dấu công việc hoàn thành.

✅ Kết quả mong đợi: Trạng thái và thời điểm hoàn thành do hệ thống ghi nhận (không lấy theo đồng hồ máy cá nhân), nên số liệu nhất quán khi đối chiếu và báo cáo.

Bước 5 — Theo dõi diễn biến trong Activity 360

1. Mở tab Activity 360 của công việc.

✅ Kết quả mong đợi: Một dòng thời gian dễ đọc cho biết mọi diễn biến quanh công việc (tạo, cập nhật, hoàn thành, liên kết) — ai làm gì, khi nào.

Bảng tra nhanh kết quả mong đợi

Thao tác	Kết quả bạn sẽ thấy
Tạo việc + checklist	Công việc kèm checklist hiển thị đầy đủ
Thêm công việc con	Tiến độ việc cha tự cộng dồn
Gắn đối tượng liên quan	Deal/Sản phẩm/Đơn hàng/Hóa đơn liên kết hai chiều
Hoàn thành việc	Thời điểm hoàn thành do hệ thống ghi nhận
Mở Activity 360	Dòng thời gian diễn biến của công việc

Lưu ý

• Công việc con hỗ trợ tối đa hai cấp — đủ để chia nhỏ mà không rối.
• Tiến độ việc cha là tự cộng dồn từ các việc con — chỉnh trạng thái việc con, không chỉnh % việc cha thủ công.
• Automation vẫn có thể tự tạo công việc cho bạn như trước (ví dụ khi deal chuyển giai đoạn).