À Da Nang, parmi les dizaines de centres de langues qui fleurissent chaque année, EduLink – le centre de Mme Lan Anh (31 ans) – n'était autrefois qu'un petit nom dans un marché ultra-concurrentiel. Ses cours étaient toujours très appréciés des étudiants grâce à ses méthodes pédagogiques conviviales, mais derrière ces leçons dynamiques se cachaient de nombreux problèmes de gestion et d'encadrement des élèves.

Chaque jour, son équipe doit consulter les messages de Facebook, Zalo, Gmail et parfois même les SMS, tous stockés à différents endroits. Les parents qui demandent des informations sur les horaires de cours reçoivent souvent une réponse tardive, tandis que ceux qui s'informent sur les frais de scolarité doivent attendre le lendemain. Excel est devenu le cœur du centre, mais il ne permet pas de suivre l'intégralité du parcours de l'élève, de l'inscription aux cours d'essai, jusqu'au paiement des frais de scolarité. « Je sais que je perds des opportunités chaque jour, non pas par manque d'élèves, mais par manque de système », déplore Lan Anh.

De la gestion manuelle à une plateforme unifiée

Le tournant décisif s'est produit lorsqu'EduLink a opté pour GTG CRM, une solution intégrant l'intelligence artificielle. Bien plus qu'un simple logiciel de stockage de données, cette plateforme a permis à Mme Lan Anh de restructurer en profondeur le fonctionnement du centre, du marketing à l'accompagnement des élèves en passant par la communication avec les parents.

La première chose qu'elle a remarquée, c'est le changement dans la communication au sein de l'équipe. Tous les messages provenant de Facebook, Zalo, Gmail et du chat en direct du site web étaient centralisés. Lorsqu'un parent demandait : « Si Nam est absent aujourd'hui, peut-il avoir un cours de rattrapage ? », le système ouvrait automatiquement le profil de l'élève, affichant sa classe, son professeur et sa progression. L'IA suggérait une réponse appropriée ; il suffisait de cliquer sur « Envoyer ». Résultat : le temps de réponse de l'équipe est passé de plusieurs dizaines de minutes à quelques secondes seulement.

« Les parents sont très impressionnés car ils se sentent pris en charge immédiatement », a déclaré Mme Lan Anh. « Auparavant, ils devaient attendre, mais maintenant, le logiciel CRM de GTG nous permet d'être proactifs, comme un centre véritablement professionnel. »

Des soins automatisés, pour instaurer la confiance.

Avec l'augmentation du nombre d'étudiants, l'envoi d'e-mails pour leur rappeler les frais de scolarité, annoncer les dates d'examens ou leur souhaiter un joyeux anniversaire était devenu une corvée. Mais la mise en place de l'automatisation des flux de travail a tout changé.

Elle a simplement mis en place un système : lorsqu’un étudiant s’inscrit à un nouveau cours, un courriel de confirmation lui est automatiquement envoyé ; trois jours avant la date limite de paiement des frais de scolarité, un rappel est envoyé ; et pour l’anniversaire de l’étudiant, un bon de réduction lui est offert. « Ces messages ne demandent pas beaucoup d’efforts, mais leur impact est considérable : les parents se sentent soutenus et nous n’avons plus à nous en occuper manuellement. »

Configurez un script de réponse automatique aux messages.

Quand le marketing devient intelligent

Auparavant, EduLink diffusait des publicités sur Facebook et Google, mais c'était un peu comme « tâtonner dans le noir ». Mme Lan Anh rédigeait le contenu des publicités en se basant sur son intuition, en choisissant des mots-clés sans connaître leur efficacité réelle.

Depuis la mise en place de Campaigns AI dans GTG CRM, tout est devenu plus clair et plus rapide.

L'IA l'aide à créer des contenus publicitaires et des descriptions optimisés pour le référencement naturel, en lui suggérant des mots-clés pertinents pour le secteur de l'éducation et les associations de parents intéressées par les cours. Il lui suffit de choisir un modèle de contenu qui lui convient et de lancer la campagne en quelques minutes.

Grâce aux fonctionnalités de reporting intégrées à GTG CRM, elle peut suivre toutes les performances publicitaires – des impressions, du CTR, du CPC aux coûts de conversion – le tout dans une seule interface, au lieu d'avoir à ouvrir chaque plateforme séparément.

« Auparavant, je devais me connecter à chaque compte publicitaire pour voir les résultats », a-t-elle expliqué. « Maintenant, j’ouvre simplement GTG CRM et je vois tout. Tout est transparent, facile à comprendre et cela m’aide à prendre des décisions plus rapidement. »

L'IA suggère des mots-clés, des textes publicitaires et des descriptions optimisés pour le référencement naturel.

Assistant IA – le partenaire virtuel au centre.

Chaque matin, au lieu de tenir des réunions pour compiler des données, Lan Anh interroge simplement son assistant IA : « Combien de nouveaux étudiants avons-nous accueillis cette semaine ? » ou « Quel a été l’impact de la campagne Facebook de la semaine dernière ? ». La réponse n’est pas qu’un simple chiffre, mais inclut également des graphiques et des suggestions d’actions. « L’IA ne se contente pas de faire un rapport ; elle réfléchit pour moi et m’aide à prendre des décisions rapides et éclairées », explique-t-elle.

Les assistants IA intelligents peuvent répondre à toutes vos questions concernant votre entreprise en se basant sur les données enregistrées.

Résultats après 3 mois

Trois mois après la mise en place de GTG CRM, EduLink est devenu un centre quasiment identique. Le taux de réponse aux messages a triplé, davantage de parents inscrivent leurs enfants à de nouveaux cours et l'équipe opérationnelle économise près de 20 heures par semaine. Plus important encore, le nombre de nouveaux élèves a augmenté de 45 % et les coûts publicitaires ont considérablement diminué.

« Avant, je pensais avoir besoin de plus de personnel », a ri Lan Anh, « mais il s'est avéré que j'avais simplement besoin d'un système plus intelligent. »

Leçons tirées d'EduLink

L'histoire d'EduLink démontre clairement que l'IA ne remplace pas les humains, mais au contraire, décuple leurs capacités. Lorsque les données, la communication et les processus opérationnels sont intégrés, un petit centre peut fonctionner comme une grande entreprise : avec rapidité, précision et efficacité.

GTG CRM aide non seulement Mme Lan Anh à mieux gérer ses élèves, mais lui permet également de consacrer son temps à ce qui compte le plus : offrir une meilleure expérience d'apprentissage à ses élèves.