À Da Nang, parmi les dizaines de centres d'anglais qui fleurissent chaque année, EduLink – son centre Lan Anh (31 ans) – n'était autrefois qu'un petit nom dans un marché concurrentiel. Ses cours sont toujours très appréciés des élèves grâce à sa méthode d'enseignement conviviale, mais derrière ces leçons passionnantes se cache un véritable casse-tête administratif et un manque de suivi des élèves.

Chaque jour, son équipe doit consulter ses messages Facebook, Zalo, Gmail, et parfois même ses SMS – tous stockés à différents endroits. Les parents qui demandent les horaires de cours n'ont pas encore reçu de réponse du personnel, et ceux qui s'informent sur les frais de scolarité doivent attendre le lendemain. Excel est devenu le « cœur » du centre, mais il ne permet pas de suivre l'intégralité du parcours de l'élève – de l'inscription au paiement des frais de scolarité, en passant par les cours d'essai. « Je savais que je perdais des opportunités chaque jour, non pas par manque d'élèves, mais par manque de systèmes », a déclaré Lan Anh. D'une gestion manuelle à une plateforme unifiée Le tournant s'est produit lorsqu'EduLink a décidé de passer à GTG CRM, intégré à l'IA. Bien plus qu'un simple logiciel de stockage de données, cette plateforme a permis à Lan Anh de restructurer entièrement le fonctionnement du centre, du marketing à la communication avec les parents, en passant par le suivi des élèves. La première chose qu'elle a remarquée, c'est le changement dans la communication au sein de l'équipe. Tous les messages provenant de Facebook, Zalo, Gmail et du chat en direct du site web étaient centralisés. Lorsqu'un parent envoyait un SMS demandant : « Si Nam est absent aujourd'hui, peut-il rattraper le cours ? », le système ouvrait automatiquement le profil de l'élève, affichant les informations nécessaires. Classe, professeur et progrès. L'IA suggère des réponses appropriées : il suffit de cliquer sur Envoyer. Grâce à cela, le temps de réponse de l'équipe est passé de plusieurs dizaines de minutes à quelques secondes. « Les parents sont impressionnés par le sentiment d'être pris en charge immédiatement », a confié Lan Anh. « Avant, ils devaient attendre, mais maintenant, GTG CRM nous permet d'être proactifs comme un véritable centre professionnel. » Un accompagnement automatisé pour instaurer la confiance Avec le nombre croissant d'étudiants, l'envoi d'e-mails pour rappeler les frais de scolarité, annoncer les dates d'examens ou souhaiter un joyeux anniversaire est devenu une charge de travail. Mais lorsque le flux de travail automatisé a été mis en place, tout a complètement changé. Il lui suffisait de configurer un scénario : lorsqu’un étudiant s’inscrit à un nouveau cours, le système envoie automatiquement un courriel de confirmation ; trois jours avant la date limite de paiement des frais de scolarité, un message de rappel est envoyé ; le jour de l’anniversaire de l’étudiant, un bon de réduction est offert. « Ces messages ne demandent pas beaucoup de travail, mais leur impact est considérable : les parents se sentent soutenus et nous n'avons plus à le faire manuellement. »

Configurer un scénario de réponse automatique aux messages

Quand le marketing devient intelligent

Auparavant, EduLink diffusait encore des publicités sur Facebook et Google, mais l'entreprise tâtonnait presque dans le noir. Mme Lan Anh rédige des contenus publicitaires au feeling, en choisissant des mots-clés sans savoir s'ils sont vraiment efficaces. Depuis qu'elle utilise l'IA de Campaigns dans GTG CRM, tout est devenu plus clair et plus rapide. L'IA l'aide à créer des contenus publicitaires et des descriptions optimisées pour le référencement (SEO), en lui suggérant des mots-clés adaptés au secteur de l'éducation et aux parents intéressés par la formation. Il lui suffit de choisir le modèle de contenu qui lui plaît et de lancer la campagne en quelques minutes.

Grâce au tableau de bord de reporting intégré de GTG CRM, elle peut suivre toutes les performances de ses publicités – impressions, CTR, CPC et coûts de conversion – au même endroit, sans avoir à ouvrir chaque plateforme individuellement.

« Avant, je devais me connecter à chaque compte publicitaire pour voir les résultats », explique-t-elle. « Maintenant, j'ouvre simplement GTG CRM et j'ai toutes les informations. Tout est transparent, facile à comprendre et cela m'aide à prendre des décisions plus rapidement. »

L'IA suggère des mots-clés, du contenu publicitaire et des descriptions optimisées pour le référencement naturel

Assistant IA – un partenaire virtuel au cœur de votre stratégie

Chaque matin, au lieu de se réunir pour analyser les données, Mme Lan Anh n'a qu'à interroger l'Assistant IA : « Combien y a-t-il de nouveaux étudiants cette semaine ? » ou « Quel a été l'impact de la campagne Facebook de la semaine dernière ? » La réponse n'est pas qu'un simple chiffre, mais inclut également des graphiques et des suggestions d'actions. « L'IA ne se contente pas de faire des rapports, elle réfléchit aussi pour moi ; elle m'aide à prendre des décisions rapidement et en toute confiance », a-t-elle déclaré.

Un assistant IA intelligent peut répondre à toutes vos questions concernant votre entreprise grâce aux données enregistrées.

Résultats après 3 mois

Trois mois après l'adoption de GTG CRM, EduLink est devenu un centre complètement différent. Le taux de réponse aux messages instantanés a triplé, le nombre d'inscriptions aux nouveaux cours a augmenté et l'équipe opérationnelle a économisé près de 20 heures par semaine. Plus important encore, le nombre de nouveaux étudiants a augmenté de 45 % et les coûts publicitaires ont considérablement diminué.

« Je pensais avoir besoin de plus de personnel », dit Lan Anh en riant, « mais en fait, j'avais juste besoin d'un système plus intelligent. »

Leçons d'EduLink

L'histoire d'EduLink démontre clairement que l'IA ne remplace pas les humains, mais amplifie leurs capacités. Lorsque les données, la communication et les processus opérationnels sont unifiés, un petit centre peut fonctionner comme une grande entreprise : rapidement, avec précision et efficacité.

GTG CRM aide non seulement Mme Lan Anh à mieux gérer ses étudiants, mais aussi à consacrer son temps à l'essentiel : créer de meilleures expériences d'apprentissage pour les étudiants.