ในดานัง ท่ามกลางศูนย์ภาษาอังกฤษหลายสิบแห่งที่ผุดขึ้นทุกปี EduLink – ศูนย์ของเธอ หลาน อันห์ (อายุ 31 ปี) – ครั้งหนึ่งเคยเป็นแค่ชื่อเล็กๆ ในตลาดที่มีการแข่งขันสูง ชั้นเรียนของเธอเป็นที่รักของนักเรียนเสมอมาด้วยวิธีการสอนที่เป็นมิตร แต่เบื้องหลังบทเรียนที่น่าตื่นเต้นนี้คือความยุ่งเหยิงของฝ่ายบริหารและการดูแลนักเรียน

ทุกวัน ทีมงานของเธอต้องตรวจสอบข้อความจาก Facebook, Zalo, Gmail และบางครั้งแม้แต่ SMS ซึ่งทั้งหมดอยู่ในสถานที่ต่างๆ ผู้ปกครองที่ขอตารางเรียนยังไม่ได้รับคำตอบจากเจ้าหน้าที่ และผู้ที่สอบถามเกี่ยวกับค่าเล่าเรียนต้องรอจนถึงวันถัดไป Excel ได้กลายเป็น "หัวใจ" ของศูนย์ แต่ไม่สามารถสะท้อนถึงประสบการณ์การเรียนทั้งหมดของนักเรียนได้ ตั้งแต่การลงทะเบียน การทดลองเรียน ไปจนถึงการชำระค่าเล่าเรียน “ฉันรู้ว่าฉันกำลังสูญเสียโอกาสทุกวัน ไม่ใช่เพราะนักเรียนไม่เพียงพอ แต่เพราะขาดระบบ” หลาน อันห์ กล่าว

จากการจัดการด้วยตนเองสู่แพลตฟอร์มแบบครบวงจร

จุดเปลี่ยนเกิดขึ้นเมื่อ EduLink ตัดสินใจเปลี่ยนมาใช้ GTG CRM ที่ผสานรวม AI แพลตฟอร์มนี้ไม่ได้เป็นแค่ซอฟต์แวร์จัดเก็บข้อมูล แต่ช่วยให้หลาน อันห์ ปรับโครงสร้างการดำเนินงานทั้งหมดของศูนย์ฯ ตั้งแต่การตลาด การดูแลนักเรียน ไปจนถึงการสื่อสารกับผู้ปกครอง

สิ่งแรกที่เธอสังเกตเห็นคือการเปลี่ยนแปลงวิธีการสื่อสารของทีม ข้อความทั้งหมดจาก Facebook, Zalo, Gmail และ Live Chat บนเว็บไซต์มารวมไว้ในที่เดียว เมื่อผู้ปกครองส่งข้อความว่า “ถ้าวันนี้นัมขาดเรียน ช่วยชดเชยบทเรียนให้หน่อยได้ไหม” ระบบจะเปิดหน้านักเรียนโดยอัตโนมัติ โปรไฟล์ แสดงชั้นเรียน ครู และความคืบหน้า AI แนะนำการตอบกลับที่เหมาะสม เพียงแค่คลิกส่ง ด้วยเหตุนี้ เวลาตอบกลับของทีมจึงลดลงจากหลายสิบนาทีเหลือเพียงไม่กี่วินาที

“ผู้ปกครองประทับใจกับความรู้สึกที่ได้รับการดูแลอย่างทันท่วงที” หลาน อันห์ กล่าว “ก่อนหน้านี้พวกเขาต้องรอ แต่ตอนนี้ GTG CRM ช่วยให้เราทำงานเชิงรุกได้เหมือนศูนย์มืออาชีพอย่างแท้จริง”

การดูแลอัตโนมัติ เสริมสร้างความไว้วางใจ

ด้วยจำนวนนักเรียนที่เพิ่มขึ้น การส่งอีเมลแจ้งเตือนค่าเล่าเรียน ประกาศตารางสอบ หรืออวยพรวันเกิด จึงกลายเป็นภาระ แต่เมื่อนำระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติมาใช้ ทุกอย่างก็เปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง

เธอเพียงแค่ต้องการตั้งค่าสถานการณ์: เมื่อนักศึกษาลงทะเบียนเรียนหลักสูตรใหม่ ระบบจะส่งอีเมลยืนยันโดยอัตโนมัติ สามวันก่อนถึงกำหนดชำระค่าเล่าเรียน ระบบจะส่งข้อความเตือนความจำ และในวันเกิดของนักศึกษา จะได้รับบัตรกำนัลส่วนลด “ข้อความเหล่านี้ ไม่ต้องใช้แรงงานมาก แต่ผลลัพธ์ที่ได้นั้นมหาศาล — พ่อแม่รู้สึกได้รับการดูแลเอาใจใส่ และเราไม่ต้องทำด้วยมืออีกต่อไป”

เมื่อการตลาดฉลาดขึ้น

ก่อนหน้านี้ EduLink ยังคงทำโฆษณาบน Facebook และ Google แต่แทบจะ “คลำหาทางเอาเอง” คุณหลาน อันห์ เขียนเนื้อหาโฆษณาโดยอิงจากความรู้สึกของตัวเอง โดยเลือกใช้คีย์เวิร์ดโดยไม่รู้ว่าคีย์เวิร์ดเหล่านั้นมีประสิทธิภาพจริงหรือไม่

หลังจากใช้ Campaigns AI ใน GTG CRM ทุกอย่างก็ชัดเจนและรวดเร็วยิ่งขึ้น

AI ช่วยเธอสร้าง เนื้อหาโฆษณาและคำอธิบายมาตรฐาน SEO แนะนำคีย์เวิร์ดที่เหมาะสมกับภาคการศึกษาและกลุ่มผู้ปกครองที่สนใจหลักสูตรนี้ เธอเพียงแค่เลือกเทมเพลตคอนเทนต์ที่เธอชอบและเปิดตัวแคมเปญได้ภายในไม่กี่นาที

ด้วยแดชบอร์ดรายงานในตัวของ GTG CRM เธอสามารถติดตามประสิทธิภาพโฆษณาทั้งหมดของเธอได้ ตั้งแต่จำนวนการแสดงผล, CTR, CPC ไปจนถึงต้นทุนการแปลง ในที่เดียว แทนที่จะต้องเปิดแต่ละแพลตฟอร์มทีละแพลตฟอร์ม

“ฉันเคยต้องเข้าสู่ระบบบัญชีโฆษณาแต่ละบัญชีเพื่อดูผลลัพธ์” เธอกล่าว “ตอนนี้ฉันแค่เปิด GTG CRM และดูทุกอย่าง ทุกอย่างโปร่งใส เข้าใจง่าย และช่วยให้ฉันตัดสินใจได้เร็วขึ้น”

AI Assistant – เสมือนคู่หูในศูนย์กลาง

ทุกเช้า แทนที่จะประชุมสรุปข้อมูล คุณ Lan Anh เพียงแค่ถาม AI Assistant ว่า "สัปดาห์นี้มีนักศึกษาใหม่กี่คน?" หรือ "แคมเปญ Facebook สัปดาห์ที่แล้วมีประสิทธิภาพแค่ไหน?" คำตอบไม่ใช่แค่ตัวเลข แต่ยังรวมถึง แผนภูมิและคำแนะนำการดำเนินการด้วย “AI ไม่เพียงแต่รายงานผลเท่านั้น แต่ยังคิดแทนฉันด้วย มันช่วยให้ฉันตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและมั่นใจ” เธอกล่าว

ผลลัพธ์หลังจาก 3 เดือน

สามเดือนหลังจากใช้งาน GTG CRM EduLink ก็กลายเป็นศูนย์ที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง อัตราการตอบกลับข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพิ่มขึ้นสามเท่า ผู้ปกครองสมัครเรียนหลักสูตรใหม่ๆ มากขึ้น และทีมปฏิบัติการประหยัดเวลาได้เกือบ 20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ที่สำคัญยิ่งกว่านั้น จำนวนนักศึกษาใหม่เพิ่มขึ้น 45% และต้นทุนโฆษณาลดลงอย่างมาก

“ฉันคิดว่าฉันต้องการพนักงานเพิ่ม” หลาน อันห์ หัวเราะ “แต่ปรากฏว่าฉันแค่ต้องการระบบที่ชาญฉลาดกว่า”

บทเรียนจาก EduLink

เรื่องราวของ EduLink แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนว่า AI ไม่ได้มาแทนที่มนุษย์ แต่กลับช่วยเพิ่มขีดความสามารถของมนุษย์ เมื่อข้อมูล การสื่อสาร และกระบวนการปฏิบัติงานรวมเป็นหนึ่ง ศูนย์ขนาดเล็กก็สามารถดำเนินงานได้เสมือนองค์กรขนาดใหญ่ รวดเร็ว แม่นยำ และทุ่มเท

GTG CRM ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณหลาน อันห์ บริหารจัดการนักเรียนได้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้คุณมีเวลาทำสิ่งที่สำคัญที่สุด นั่นคือการสร้างประสบการณ์การเรียนรู้ที่ดีขึ้นสำหรับนักเรียนอีกด้วย