ในเมืองดานัง ท่ามกลางศูนย์สอนภาษาอังกฤษนับสิบแห่งที่ผุดขึ้นทุกปี EduLink ซึ่งเป็นศูนย์ของนางสาว หลาน อัญ (อายุ 31 ปี) เคยเป็นเพียงชื่อเล็กๆ ในตลาดที่มีการแข่งขันสูง ชั้นเรียนของเธอได้รับความนิยมจากนักเรียนเสมอมาเนื่องจากวิธีการสอนที่เป็นมิตร แต่เบื้องหลังบทเรียนที่สนุกสนานนั้น กลับมีปัญหามากมายในการบริหารจัดการและดูแลนักเรียน

ทุกวัน ทีมงานของเธอต้องตรวจสอบข้อความจาก Facebook, Zalo, Gmail และบางครั้งแม้แต่ SMS ซึ่งทั้งหมดจัดเก็บอยู่ในที่ต่างๆ กัน ผู้ปกครองที่สอบถามเกี่ยวกับตารางเรียนมักไม่ได้รับการตอบกลับทันที ในขณะที่ผู้ที่สอบถามเกี่ยวกับค่าเล่าเรียนต้องรอจนถึงวันถัดไป Excel กลายเป็น "หัวใจ" ของศูนย์ แต่ก็ไม่สามารถสะท้อนเส้นทางการเรียนรู้ของนักเรียนทั้งหมดได้ ตั้งแต่การลงทะเบียนและบทเรียนทดลอง ไปจนถึงการชำระค่าเล่าเรียน "ฉันรู้ว่าฉันกำลังสูญเสียโอกาสทุกวัน ไม่ใช่เพราะขาดนักเรียน แต่เพราะขาดระบบ" หลานอันห์เล่า

จากการจัดการด้วยตนเองสู่แพลตฟอร์มแบบครบวงจร

จุดเปลี่ยนสำคัญเกิดขึ้นเมื่อ EduLink ตัดสินใจเปลี่ยนมาใช้ GTG CRM ซึ่งผสานรวมปัญญาประดิษฐ์ (AI) เข้าไว้ด้วยกัน แพลตฟอร์มนี้ไม่ได้เป็นเพียงแค่ซอฟต์แวร์จัดเก็บข้อมูล แต่ยังช่วยให้คุณหลาน อันห์ ปรับโครงสร้างการดำเนินงานของศูนย์ทั้งหมดใหม่ ตั้งแต่การตลาดและการดูแลนักเรียน ไปจนถึงการสื่อสารกับผู้ปกครอง

สิ่งแรกที่เธอสังเกตเห็นคือการเปลี่ยนแปลงวิธีการสื่อสารของทีม ข้อความทั้งหมดจาก Facebook, Zalo, Gmail และ Live Chat บนเว็บไซต์มารวมกันในที่เดียว เมื่อผู้ปกครองส่งข้อความว่า "ถ้านามไม่มาเรียนวันนี้ เขาสามารถเรียนชดเชยได้ไหม" ระบบจะเปิดโปรไฟล์ของนักเรียนโดยอัตโนมัติ แสดงชั้นเรียน ครู และความคืบหน้า AI จะแนะนำคำตอบที่เหมาะสม สิ่งที่ต้องทำก็แค่คลิกส่งเท่านั้น ส่งผลให้เวลาตอบกลับของทีมลดลงจากหลายสิบนาทีเหลือเพียงไม่กี่วินาที

“ผู้ปกครองประทับใจมาก เพราะพวกเขารู้สึกว่าได้รับการดูแลทันที” คุณหลาน อันห์ กล่าว “ก่อนหน้านี้พวกเขาต้องรอ แต่ตอนนี้ GTG CRM ช่วยให้เราทำงานเชิงรุกได้เหมือนศูนย์บริการมืออาชีพอย่างแท้จริง”

ระบบดูแลอัตโนมัติ สร้างความไว้วางใจ

ด้วยจำนวนนักเรียนที่เพิ่มมากขึ้น การส่งอีเมลแจ้งเตือนค่าเล่าเรียน ประกาศตารางสอบ หรืออวยพรวันเกิดจึงกลายเป็นภาระ แต่เมื่อ นำ ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ มาใช้ ทุกอย่างก็เปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง

เธอเพียงแค่ตั้งสถานการณ์จำลองขึ้นมา: เมื่อนักเรียนลงทะเบียนเรียนในหลักสูตรใหม่ ระบบจะส่งอีเมลยืนยันโดยอัตโนมัติ สามวันก่อนถึงกำหนดชำระค่าเล่าเรียน ระบบจะส่งข้อความเตือน และในวันเกิดของนักเรียน ระบบจะมอบคูปองส่วนลดให้ “ข้อความเหล่านี้ไม่ได้ใช้ความพยายามมากนัก แต่ผลลัพธ์นั้นมหาศาล — ผู้ปกครองรู้สึกว่าได้รับการดูแล และเราไม่ต้องทำด้วยตนเองอีกต่อไปแล้ว”

ตั้งค่าสคริปต์ตอบกลับข้อความอัตโนมัติ

เมื่อการตลาดกลายเป็นเรื่องชาญฉลาด

ก่อนหน้านี้ EduLink เคยทำการโฆษณาบน Facebook และ Google แต่ก็เหมือนกับการ "คลำทางในความมืด" คุณหลานอันห์เขียนเนื้อหาโฆษณาโดยอาศัยสัญชาตญาณ เลือกคีย์เวิร์ดโดยไม่รู้ถึงประสิทธิภาพที่แท้จริง

นับตั้งแต่เริ่มใช้ งาน Campaigns AI ใน GTG CRM ทุกอย่างก็ชัดเจนและรวดเร็วยิ่งขึ้น

AI ช่วยเธอสร้าง เนื้อหาโฆษณาและคำอธิบายที่เหมาะสมกับ SEO โดย แนะนำคำหลักที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมการศึกษาและกลุ่มผู้ปกครองที่สนใจหลักสูตร เธอเพียงแค่เลือกเทมเพลตเนื้อหาที่ชอบและเปิดตัวแคมเปญได้ภายในไม่กี่นาที

ด้วยฟีเจอร์การรายงานในตัวของ GTG CRM เธอจึงสามารถติดตามประสิทธิภาพการโฆษณาทั้งหมดได้ ตั้งแต่จำนวนการแสดงผล อัตราการคลิก ต้นทุนต่อคลิก ไปจนถึงต้นทุนการแปลง ทั้งหมดนี้อยู่ในอินเทอร์เฟซเดียว แทนที่จะต้องเปิดแต่ละแพลตฟอร์มแยกกัน

“ก่อนหน้านี้ ฉันต้องล็อกอินเข้าไปในแต่ละบัญชีโฆษณาเพื่อดูผลลัพธ์” เธอกล่าว “แต่ตอนนี้ฉันแค่เปิด GTG CRM ก็เห็นทุกอย่างแล้ว ทุกอย่างโปร่งใส เข้าใจง่าย และช่วยให้ฉันตัดสินใจได้เร็วขึ้น”

AI จะแนะนำคำหลัก ข้อความโฆษณา และคำอธิบายที่เหมาะสมที่สุดสำหรับ SEO

ผู้ช่วย AI – คู่หูเสมือนจริงที่คอยช่วยเหลืออยู่ตรงกลาง

ทุกเช้า แทนที่จะประชุมเพื่อรวบรวมข้อมูล หลานอันห์เพียงแค่ถามผู้ช่วย AI ของเธอว่า "สัปดาห์นี้มีนักเรียนใหม่กี่คน" หรือ "แคมเปญ Facebook สัปดาห์ที่แล้วได้ผลดีแค่ไหน" คำตอบไม่ใช่แค่ตัวเลข แต่ยังรวมถึงแผนภูมิและข้อเสนอแนะในการดำเนินการด้วย "AI ไม่ได้แค่รายงาน แต่ช่วยคิดแทนฉัน ช่วยให้ฉันตัดสินใจได้อย่างรวดเร็วและมั่นใจ" เธอกล่าว

ผู้ช่วย AI อัจฉริยะสามารถตอบคำถามใดๆ เกี่ยวกับธุรกิจของคุณได้โดยอิงจากข้อมูลที่จัดเก็บไว้

ผลลัพธ์หลังจาก 3 เดือน

หลังจากนำระบบ GTG CRM มาใช้เป็นเวลาสามเดือน EduLink ก็เปลี่ยนไปอย่างสิ้นเชิง อัตราการตอบข้อความเพิ่มขึ้นเป็นสามเท่า ผู้ปกครองกลับมาลงทะเบียนเรียนหลักสูตรใหม่ให้บุตรหลานมากขึ้น และทีมปฏิบัติการประหยัดเวลาได้เกือบ 20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ที่สำคัญกว่านั้น จำนวนนักเรียนใหม่เพิ่มขึ้น 45% และค่าใช้จ่ายด้านการโฆษณาลดลงอย่างมาก

หลานอันหัวเราะพลางกล่าวว่า "ฉันเคยคิดว่าฉันต้องการพนักงานเพิ่ม แต่ที่จริงแล้วฉันแค่ต้องการระบบที่ชาญฉลาดกว่าเท่านั้นเอง"

บทเรียนจาก EduLink

เรื่องราวของ EduLink เป็นหลักฐานที่ชัดเจนว่า AI ไม่ได้เข้ามาแทนที่มนุษย์ แต่ช่วยเสริมศักยภาพของมนุษย์ต่างหาก เมื่อข้อมูล การสื่อสาร และกระบวนการปฏิบัติงานถูกบูรณาการเข้าด้วยกัน ศูนย์ขนาดเล็กก็สามารถทำงานได้เหมือนองค์กรขนาดใหญ่ – รวดเร็ว แม่นยำ และทุ่มเท

GTG CRM ไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณหลานอันห์บริหารจัดการนักเรียนได้ดีขึ้นเท่านั้น แต่ยังช่วยให้เธอสามารถทุ่มเทเวลาให้กับสิ่งที่สำคัญที่สุด นั่นคือการสร้างประสบการณ์การเรียนรู้ที่ดีขึ้นสำหรับนักเรียนของเธอ