En Da Nang, entre las decenas de centros de inglés que surgen cada año, EduLink , el centro propiedad de la Sra. Lan Anh (31 años) , era en su día una pequeña empresa en un mercado altamente competitivo. Sus clases siempre fueron populares entre los estudiantes gracias a sus métodos de enseñanza amigables, pero tras el dinamismo de las clases se escondían numerosos problemas para gestionar y atender a los estudiantes.

A diario, su equipo tiene que revisar mensajes de Facebook, Zalo, Gmail y, a veces, incluso SMS, todos almacenados en diferentes lugares. Los padres que preguntan por los horarios de clases a menudo no reciben respuesta inmediata, mientras que quienes preguntan por la matrícula tienen que esperar hasta el día siguiente. Excel se ha convertido en el corazón del centro, pero no puede reflejar toda la trayectoria del estudiante, desde la inscripción y las clases de prueba hasta el pago de la matrícula. "Sé que estoy perdiendo oportunidades cada día, no por falta de estudiantes, sino por falta de un sistema", relata Lan Anh.

De la gestión manual a una plataforma unificada

El punto de inflexión llegó cuando EduLink decidió cambiar a GTG CRM, que integra IA. Más que un simple software de almacenamiento de datos, esta plataforma ayudó a la Sra. Lan Anh a reestructurar por completo el funcionamiento del centro, desde el marketing y la atención al alumnado hasta la comunicación con los padres.

Lo primero que notó fue el cambio en la comunicación del equipo. Todos los mensajes de Facebook, Zalo, Gmail y el chat en vivo del sitio web se concentraron en un solo lugar. Cuando un padre enviaba un mensaje: "Si Nam falta hoy, ¿puede recuperar la clase?", el sistema abría automáticamente el perfil del estudiante, mostrando la clase, el profesor y su progreso. La IA sugería una respuesta adecuada; solo había que hacer clic en "enviar". Como resultado, el tiempo de respuesta del equipo se redujo de decenas de minutos a tan solo unos segundos.

"Los padres están muy impresionados porque se sienten atendidos de inmediato", comentó la Sra. Lan Anh. "Antes, tenían que esperar, pero ahora, GTG CRM nos ayuda a ser proactivos como un centro verdaderamente profesional".

Atención automatizada, fomentando la confianza.

Con el creciente número de estudiantes, enviarles correos electrónicos recordándoles las tasas de matrícula, anunciando los horarios de exámenes o felicitándoles por su cumpleaños se convirtió en una tarea ardua. Pero con la implementación de Automation Workflow , todo cambió por completo.

Simplemente planteó un escenario: cuando un estudiante se inscribe en un nuevo curso, el sistema envía automáticamente un correo electrónico de confirmación; tres días antes de la fecha límite de pago de la matrícula, se envía un mensaje recordatorio; y el día del cumpleaños del estudiante, se entrega un cupón de descuento. "Estos mensajes no requieren mucho esfuerzo, pero el efecto es enorme: los padres se sienten atendidos y ya no tenemos que hacerlo manualmente".

Configurar un script de respuesta de mensaje automatizado.

Cuando el marketing se vuelve inteligente

Anteriormente, EduLink gestionaba anuncios de Facebook y Google, pero era casi como andar a tientas. La Sra. Lan Anh escribía el contenido publicitario basándose en la intuición, eligiendo palabras clave sin conocer su efectividad real.

Desde que implementamos Campaigns AI en GTG CRM, todo se ha vuelto más claro y rápido.

La IA la ayuda a crear contenido y descripciones publicitarias optimizadas para SEO, sugiriendo palabras clave relevantes para el sector educativo y los grupos de padres interesados ​​en los cursos. Simplemente elige una plantilla de contenido que le guste y lanza la campaña en minutos.

Gracias a las funciones de informes integradas en GTG CRM, puede realizar un seguimiento de todo el rendimiento de la publicidad (desde impresiones, CTR, CPC hasta costos de conversión), todo en una sola interfaz, en lugar de tener que abrir cada plataforma por separado.

"Antes, tenía que iniciar sesión en cada cuenta publicitaria para ver los resultados", compartió. "Ahora simplemente abro GTG CRM y lo veo todo. Todo es transparente, fácil de entender y me ayuda a tomar decisiones más rápido".

La IA sugiere palabras clave, textos publicitarios y descripciones optimizadas para SEO.

Asistente de IA: el socio virtual en el centro.

Cada mañana, en lugar de reunirse para recopilar datos, Lan Anh simplemente le pregunta a su asistente de IA: "¿Cuántos estudiantes nuevos tuvimos esta semana?" o "¿Qué tan efectiva fue la campaña de Facebook de la semana pasada?". La respuesta no es solo una cifra, sino que también incluye gráficos y sugerencias de acciones. "La IA no solo informa; piensa por mí; me ayuda a tomar decisiones rápidas y con seguridad", afirma.

Los asistentes de IA inteligentes pueden responder cualquier pregunta sobre su negocio basándose en los datos almacenados.

Resultados después de 3 meses

Tres meses después de implementar GTG CRM, EduLink se ha convertido prácticamente en un centro completamente diferente. Las tasas de respuesta a los mensajes se han triplicado, más padres regresan para inscribir a sus hijos en nuevos cursos y el equipo de operaciones ahorra casi 20 horas semanales. Y lo que es más importante, el número de nuevos estudiantes ha aumentado un 45 % y los costos de publicidad han disminuido significativamente.

"Solía ​​pensar que necesitaba más personal", se rió Lan Anh, "pero resultó que solo necesitaba un sistema más inteligente".

Lecciones de EduLink

La historia de EduLink es una clara prueba de que la IA no reemplaza a los humanos, sino que amplía sus capacidades. Cuando se integran los datos, la comunicación y los procesos operativos, un pequeño centro puede operar como una gran empresa: con rapidez, precisión y dedicación.

GTG CRM no solo ayuda a la Sra. Lan Anh a gestionar mejor a sus estudiantes, sino que también le permite dedicar su tiempo a lo que más importa: crear una mejor experiencia de aprendizaje para sus estudiantes.