En Da Nang, entre las decenas de centros de inglés que surgen cada año, EduLink – su centro Lan Anh (31 años) – era antes solo un nombre pequeño en un mercado competitivo. Sus clases siempre son muy populares entre los estudiantes por su método de enseñanza amigable, pero detrás de las emocionantes lecciones hay un caos en la gestión y la atención al estudiante.

Todos los días, su equipo tiene que revisar mensajes de Facebook, Zalo, Gmail, a veces incluso SMS, todos ubicados en diferentes lugares. Los padres que preguntan por los horarios de clase aún no han sido respondidos por el personal, y quienes preguntan por las cuotas tienen que esperar hasta el día siguiente. Excel se ha convertido en el "corazón" del centro, pero no puede reflejar todo el recorrido del estudiante: desde la inscripción, el curso de prueba hasta el pago de la matrícula. “Sabía que estaba perdiendo oportunidades a diario, no por falta de alumnos, sino por falta de sistemas”, dijo Lan Anh.

De la gestión manual a una plataforma unificada

El punto de inflexión llegó cuando EduLink decidió cambiar a GTG CRM integrado con IA. Más que un simple software de almacenamiento de datos, esta plataforma ayudó a Lan Anh a reestructurar por completo el funcionamiento del centro desde el marketing y la atención al alumno hasta la comunicación con los padres.

Lo primero que notó fue el cambio en la forma en que se comunicaba el equipo. Todos los mensajes de Facebook, Zalo, Gmail y el chat en vivo del sitio web convergieron en un solo lugar. Cuando un padre enviaba un mensaje preguntando: “Si Nam falta hoy, ¿puede recuperar la clase?”, el sistema abría automáticamente la solicitud. Perfil del estudiante, que muestra la clase, el profesor y el progreso. La IA sugiere respuestas adecuadas; solo hay que hacer clic en enviar. Gracias a esto, el tiempo de respuesta del equipo se ha reducido de decenas de minutos a solo segundos.

«Los padres están impresionados por la sensación de recibir atención inmediata», compartió Lan Anh. «Antes tenían que esperar, pero ahora, GTG CRM nos ayuda a ser proactivos como un verdadero centro profesional».

Atención automatizada, fomentando la confianza

Con el creciente número de estudiantes, enviar correos electrónicos recordándoles las cuotas de matrícula, anunciando los calendarios de exámenes o felicitándolos por sus cumpleaños se ha convertido en una carga. Pero cuando Flujo de trabajo de automatización se implementó, todo cambió por completo.

Solo necesitaba configurar un escenario: cuando un estudiante se inscribe en un nuevo curso, el sistema envía automáticamente un correo electrónico de confirmación; tres días antes de la fecha límite de pago de la matrícula, se envía un recordatorio; en el cumpleaños del estudiante, se le entrega un cupón de descuento. Estos mensajes no requieren mucho trabajo, pero el efecto es enorme: los padres se sienten atendidos y ya no tenemos que hacerlo manualmente.

Configurar un escenario de respuesta automática a mensajes

Cuando el marketing se vuelve inteligente

Anteriormente, EduLink todavía utilizaba anuncios de Facebook y Google, pero era como ir a tientas. Lan Anh redacta contenido publicitario basándose en sus intuiciones, eligiendo palabras clave sin saber su verdadera eficacia. Desde que utiliza Campaigns AI en GTG CRM, todo se ha vuelto más claro y rápido. La IA le ayuda a crear contenido publicitario y descripciones optimizadas para SEO, sugiriendo palabras clave adecuadas para el sector educativo y el grupo de padres interesados ​​en el curso. Solo necesita elegir la plantilla de contenido que le guste y lanzar la campaña en minutos.

Gracias al panel de informes integrado en GTG CRM, puede hacer un seguimiento del rendimiento de todos sus anuncios (impresiones, CTR, CPC y costes de conversión) en un solo lugar, en lugar de tener que abrir cada plataforma individualmente.

«Antes tenía que iniciar sesión en cada cuenta publicitaria para ver los resultados», comenta, «ahora solo abro GTG CRM y lo veo todo. Todo es transparente, fácil de entender y me ayuda a tomar decisiones más rápido».

La IA sugiere palabras clave, contenido publicitario y descripciones optimizadas para SEO

Asistente de IA: un socio virtual en el centro

Cada mañana, en lugar de reunirse para resumir datos, la Sra. Lan Anh solo necesita preguntarle al Asistente de IA: "¿Cuántos alumnos nuevos hay esta semana?" o "¿Qué tan efectiva fue la campaña de Facebook de la semana pasada?". La respuesta no es solo un número, sino que también incluye gráficos y sugerencias de acción. “La IA no solo informa, sino que también piensa por mí; me ayuda a tomar decisiones con rapidez y seguridad”, dijo.

El asistente inteligente de IA puede responder cualquier pregunta sobre tu negocio basándose en los datos almacenados.

Resultados después de 3 meses

Tres meses después de operar con GTG CRM, EduLink se ha transformado por completo. La tasa de respuesta a los mensajes instantáneos se triplicó, más padres se inscribieron en nuevos cursos y el equipo de operaciones ahorró casi 20 horas semanales. Lo más importante es que la matrícula de nuevos estudiantes aumentó un 45 % y los costos de publicidad disminuyeron significativamente.

«Pensé que necesitaba más personal», dice Lan Anh entre risas, «pero resulta que solo necesitaba un sistema más inteligente».

Lecciones de EduLink

La historia de EduLink es una clara demostración de que la IA no reemplaza a los humanos, sino que potencia sus capacidades. Cuando los datos, la comunicación y los procesos operativos se unifican, un pequeño centro puede operar como una gran empresa: rápido, preciso y dedicado.

El CRM GTG no solo ayuda a Lan Anh a gestionar mejor a sus estudiantes, sino que también le permite dedicar tiempo a lo más importante: crear mejores experiencias de aprendizaje para ellos.