Di Da Nang, di antara puluhan pusat Bahasa Inggris yang bermunculan setiap tahun, EduLink – pusatnya Lan Anh (31 tahun) – dulunya hanyalah nama kecil di pasar yang kompetitif. Kelasnya selalu dicintai oleh para siswa karena metode pengajarannya yang ramah, tetapi di balik pelajaran yang menarik terdapat kekacauan dalam manajemen dan kepedulian siswa.

Setiap hari, timnya harus memeriksa pesan dari Facebook, Zalo, Gmail, terkadang bahkan SMS — semuanya berada di tempat yang berbeda. Orang tua yang menanyakan jadwal kelas belum dijawab oleh staf, dan mereka yang bertanya tentang biaya kuliah harus menunggu hingga keesokan harinya. Excel telah menjadi "jantung" pusat tersebut, tetapi tidak dapat mencerminkan seluruh perjalanan siswa — mulai dari pendaftaran, studi percobaan, hingga pembayaran kuliah. “Saya tahu saya kehilangan peluang setiap hari, bukan karena kekurangan siswa, tetapi karena kurangnya sistem,” kata Lan Anh.

Dari manajemen manual ke platform terpadu

Titik baliknya terjadi ketika EduLink memutuskan untuk beralih ke GTG CRM yang terintegrasi dengan AI. Lebih dari sekadar perangkat lunak penyimpanan data, platform ini membantu Lan Anh merestrukturisasi seluruh cara pusat beroperasi — mulai dari pemasaran, layanan siswa, hingga komunikasi dengan orang tua.

Hal pertama yang ia sadari adalah perubahan dalam cara tim berkomunikasi. Semua pesan dari Facebook, Zalo, Gmail, dan Live Chat di situs web terkonvergensi di satu tempat. Ketika seorang orang tua mengirim pesan teks, “Jika Nam tidak hadir hari ini, bisakah dia mengganti pelajarannya?”, sistem akan terbuka secara otomatis. Profil siswa, menampilkan kelas, guru, dan progres. AI menyarankan respons yang sesuai — cukup klik kirim. Berkat itu, waktu respons tim telah berkurang dari puluhan menit menjadi hanya beberapa detik.

“Orang tua terkesan dengan perasaan diperhatikan dengan segera,” ujar Lan Anh. “Sebelumnya, mereka harus menunggu, tetapi sekarang, GTG CRM membantu kami menjadi proaktif seperti pusat profesional sejati.”

Perawatan otomatis, menumbuhkan kepercayaan

Dengan meningkatnya jumlah siswa, mengirimkan email untuk mengingatkan siswa tentang biaya kuliah, mengumumkan jadwal ujian, atau mengucapkan selamat ulang tahun telah menjadi beban. Namun, ketika Alur Kerja Otomatisasi diimplementasikan, semuanya berubah total.

Ia hanya perlu menyiapkan skenario: ketika seorang mahasiswa mendaftar mata kuliah baru, sistem secara otomatis mengirimkan email konfirmasi; tiga hari sebelum batas waktu pembayaran kuliah, pesan pengingat dikirimkan; pada hari ulang tahun mahasiswa, voucher diskon diberikan. “Pesan-pesan ini tidak membutuhkan banyak tenaga, tetapi dampaknya sangat besar — ​​orang tua merasa diperhatikan, dan kami tidak perlu melakukannya secara manual lagi.”

Ketika pemasaran menjadi cerdas

Sebelumnya, EduLink masih menjalankan iklan Facebook dan Google, tetapi hampir seperti "meraba-raba dalam kegelapan". Ibu Lan Anh menulis konten iklan berdasarkan perasaannya, memilih kata kunci tanpa mengetahui seberapa efektif kata kunci tersebut.

Sejak menggunakan Campaigns AI di GTG CRM, semuanya menjadi lebih jelas dan cepat.

AI membantunya membuat konten iklan dan deskripsi berstandar SEO, menyarankan kata kunci yang sesuai untuk sektor pendidikan dan kelompok orang tua yang tertarik dengan kursus tersebut. Dia hanya perlu memilih templat konten yang disukainya dan meluncurkan kampanye dalam hitungan menit.

Berkat dasbor pelaporan bawaan di GTG CRM, dia dapat melacak semua performa iklannya – mulai dari tayangan, RKT, BPK, hingga biaya konversi – di satu tempat, tanpa perlu membuka setiap platform satu per satu.

“Dulu saya harus masuk ke setiap akun iklan untuk melihat hasilnya,” ujarnya, “sekarang saya cukup membuka GTG CRM dan melihat semuanya. Semuanya transparan, mudah dipahami, dan membantu saya membuat keputusan lebih cepat.”

AI Assistant – mitra virtual di pusat

Setiap pagi, alih-alih rapat untuk merangkum data, Ibu Lan Anh hanya perlu bertanya kepada AI Assistant: "Berapa banyak mahasiswa baru minggu ini?" atau "Seberapa efektif kampanye Facebook minggu lalu?" Jawabannya bukan hanya angka, tetapi juga mencakup grafik dan saran tindakan. “AI tidak hanya melaporkan, tetapi juga berpikir untuk saya – AI membantu saya membuat keputusan dengan cepat dan tetap yakin,” ujarnya.

Hasil setelah 3 bulan

Tiga bulan setelah beroperasi dengan GTG CRM, EduLink telah menjadi pusat yang benar-benar berbeda. Tingkat respons terhadap pesan instan meningkat tiga kali lipat, lebih banyak orang tua yang mendaftar kursus baru, dan tim operasional menghemat hampir 20 jam seminggu. Yang lebih penting, jumlah mahasiswa baru meningkat sebesar 45%, dan biaya iklan turun secara signifikan.

“Saya pikir saya butuh lebih banyak staf,” Lan Anh tertawa, “tapi ternyata saya hanya butuh sistem yang lebih cerdas.”

Pelajaran dari EduLink

Kisah EduLink adalah demonstrasi yang jelas bahwa AI tidak menggantikan manusia, melainkan memperkuat kemampuan mereka. Ketika data, komunikasi, dan proses operasional terpadu, pusat kecil dapat beroperasi seperti perusahaan besar – cepat, akurat, dan berdedikasi.

GTG CRM tidak hanya membantu Ibu Lan Anh mengelola mahasiswanya dengan lebih baik, tetapi juga membantunya meluangkan waktu untuk hal yang paling penting: membangun pengalaman belajar yang lebih baik bagi mahasiswa.