Di Da Nang, di tengah puluhan pusat bahasa Inggris yang bermunculan setiap tahun, EduLink – pusat yang dimiliki oleh Ibu Lan Anh (31 tahun) – dulunya hanyalah nama kecil di pasar yang sangat kompetitif. Kelas-kelasnya selalu populer di kalangan siswa karena metode pengajarannya yang ramah, tetapi di balik pelajaran yang hidup itu terdapat sejumlah masalah dalam mengelola dan merawat siswa.

Setiap hari, timnya harus memeriksa pesan dari Facebook, Zalo, Gmail, dan terkadang bahkan SMS — semuanya tersimpan di tempat yang berbeda. Orang tua yang menanyakan jadwal kelas seringkali tidak dijawab dengan segera, sementara mereka yang menanyakan biaya sekolah harus menunggu hingga keesokan harinya. Excel telah menjadi "jantung" pusat tersebut, tetapi tidak dapat mencerminkan seluruh perjalanan siswa — dari pendaftaran dan pelajaran percobaan hingga pembayaran biaya sekolah. "Saya tahu saya kehilangan peluang setiap hari, bukan karena kekurangan siswa, tetapi karena kurangnya sistem," cerita Lan Anh.

Dari pengelolaan manual ke platform terpadu.

Titik balik terjadi ketika EduLink memutuskan untuk beralih ke GTG CRM, yang mengintegrasikan AI. Lebih dari sekadar perangkat lunak penyimpanan data, platform ini membantu Ibu Lan Anh merestrukturisasi seluruh cara pusat tersebut beroperasi — mulai dari pemasaran dan perawatan siswa hingga komunikasi dengan orang tua.

Hal pertama yang ia perhatikan adalah perubahan dalam cara tim berkomunikasi. Semua pesan dari Facebook, Zalo, Gmail, dan Live Chat di situs web menyatu di satu tempat. Ketika orang tua mengirim pesan, "Jika Nam absen hari ini, bisakah dia mengikuti pelajaran pengganti?", sistem secara otomatis membuka profil siswa, menampilkan kelas, guru, dan kemajuan. AI menyarankan jawaban yang sesuai – yang dibutuhkan hanyalah mengklik kirim. Akibatnya, waktu respons tim turun dari puluhan menit menjadi hanya beberapa detik.

"Para orang tua sangat terkesan karena mereka merasa langsung diperhatikan," ujar Ibu Lan Anh. "Sebelumnya, mereka harus menunggu, tetapi sekarang, GTG CRM membantu kami bersikap proaktif seperti pusat layanan kesehatan yang benar-benar profesional."

Perawatan otomatis, menumbuhkan kepercayaan.

Dengan meningkatnya jumlah mahasiswa, mengirim email pengingat biaya kuliah, pengumuman jadwal ujian, atau ucapan selamat ulang tahun menjadi beban. Namun, setelah Alur Kerja Otomatis diimplementasikan, semuanya berubah total.

Dia hanya membuat sebuah skenario: ketika seorang siswa mendaftar untuk kursus baru, sistem secara otomatis mengirimkan email konfirmasi; tiga hari sebelum batas waktu pembayaran uang kuliah, pesan pengingat dikirim; dan pada hari ulang tahun siswa, voucher diskon diberikan. "Pesan-pesan ini sebenarnya tidak membutuhkan banyak usaha, tetapi dampaknya sangat besar — ​​orang tua merasa diperhatikan, dan kami tidak perlu melakukannya secara manual lagi."

Siapkan skrip balasan pesan otomatis.

Ketika pemasaran menjadi cerdas

Sebelumnya, EduLink menjalankan iklan Facebook dan Google, tetapi itu hampir seperti "meraba-raba dalam kegelapan." Ibu Lan Anh menulis konten iklan berdasarkan intuisi, memilih kata kunci tanpa mengetahui efektivitas sebenarnya.

Sejak menerapkan Campaigns AI di GTG CRM, semuanya menjadi lebih jelas dan lebih cepat.

AI membantunya dalam membuat konten dan deskripsi iklan yang dioptimalkan SEO, menyarankan kata kunci yang relevan dengan industri pendidikan dan kelompok orang tua yang tertarik pada kursus tersebut. Dia cukup memilih templat konten yang disukainya dan meluncurkan kampanye dalam hitungan menit.

Berkat fitur pelaporan bawaan di GTG CRM, dia dapat melacak semua kinerja periklanan – mulai dari tayangan, CTR, CPC hingga biaya konversi – semuanya dalam satu antarmuka, alih-alih harus membuka setiap platform secara terpisah.

"Sebelumnya, saya harus masuk ke setiap akun iklan untuk melihat hasilnya," ujarnya, "sekarang saya hanya perlu membuka GTG CRM dan melihat semuanya. Semuanya transparan, mudah dipahami, dan membantu saya mengambil keputusan lebih cepat."

AI menyarankan kata kunci, teks iklan, dan deskripsi yang dioptimalkan untuk SEO.

Asisten AI – mitra virtual di tengah-tengah.

Setiap pagi, alih-alih mengadakan rapat untuk mengumpulkan data, Lan Anh cukup bertanya kepada Asisten AI-nya: "Berapa banyak siswa baru yang kita dapatkan minggu ini?" atau "Seberapa efektif kampanye Facebook minggu lalu?". Jawabannya bukan hanya angka, tetapi juga mencakup grafik dan saran tindakan. "AI tidak hanya melaporkan; ia berpikir untuk saya – ia membantu saya membuat keputusan yang cepat namun tepat," katanya.

Asisten AI cerdas dapat menjawab pertanyaan apa pun tentang bisnis Anda berdasarkan data yang tersimpan.

Hasil setelah 3 bulan

Tiga bulan setelah menerapkan GTG CRM, EduLink telah menjadi pusat yang hampir sepenuhnya berbeda. Tingkat respons pesan meningkat tiga kali lipat, lebih banyak orang tua kembali mendaftarkan anak-anak mereka ke kursus baru, dan tim operasional menghemat hampir 20 jam per minggu. Yang lebih penting, jumlah siswa baru meningkat sebesar 45%, dan biaya iklan menurun secara signifikan.

"Dulu saya pikir saya butuh lebih banyak staf," Lan Anh tertawa, "tapi ternyata saya hanya butuh sistem yang lebih cerdas."

Pelajaran dari EduLink

Kisah EduLink adalah bukti nyata bahwa AI tidak menggantikan manusia, melainkan memperkuat kemampuan mereka. Ketika data, komunikasi, dan proses operasional diintegrasikan, sebuah pusat kecil dapat beroperasi seperti perusahaan besar – cepat, akurat, dan berdedikasi.

GTG CRM tidak hanya membantu Ibu Lan Anh mengelola siswanya dengan lebih baik, tetapi juga memungkinkannya untuk mencurahkan waktunya pada hal yang paling penting: membangun pengalaman belajar yang lebih baik bagi siswanya.