Ở Đà Nẵng, giữa hàng chục trung tâm tiếng Anh mọc lên mỗi năm, EduLink – trung tâm của chị Lan Anh (31 tuổi) – từng chỉ là một cái tên nhỏ giữa thị trường đầy cạnh tranh. Lớp học của chị luôn được học viên yêu thích vì phương pháp giảng dạy thân thiện, nhưng phía sau những giờ học sôi nổi là một mớ rắc rối trong quản lý và chăm sóc học viên.

Mỗi ngày, đội ngũ của chị phải kiểm tra tin nhắn từ Facebook, Zalo, Gmail, đôi khi là cả SMS — tất cả đều nằm ở những nơi khác nhau. Phụ huynh hỏi lịch học thì nhân viên chưa kịp trả lời, người hỏi học phí lại phải chờ đến ngày hôm sau. Excel trở thành “trái tim” của trung tâm, nhưng nó không thể phản ánh toàn bộ hành trình của học viên — từ đăng ký, học thử, đến đóng học phí. “Tôi biết mình đang mất cơ hội mỗi ngày, không phải vì thiếu học viên, mà vì thiếu hệ thống,” chị Lan Anh kể.

Từ quản lý thủ công đến nền tảng hợp nhất

Bước ngoặt đến khi EduLink quyết định chuyển đổi sang GTG CRM tích hợp AI. Không chỉ là một phần mềm lưu trữ dữ liệu, nền tảng này giúp chị Lan Anh tái cấu trúc toàn bộ cách trung tâm vận hành — từ marketing, chăm sóc học viên, đến giao tiếp với phụ huynh.

Điều đầu tiên chị nhận thấy là sự thay đổi trong cách đội ngũ giao tiếp. Tất cả tin nhắn từ Facebook, Zalo, Gmail, và Live Chat trên website đều hội tụ về một nơi duy nhất. Khi một phụ huynh nhắn “Bé Nam nghỉ hôm nay thì có học bù được không?”, hệ thống tự động mở hồ sơ học viên, hiển thị lớp, giáo viên và tiến độ học. AI gợi ý sẵn câu trả lời phù hợp — chỉ cần bấm gửi. Nhờ vậy, tốc độ phản hồi của đội ngũ giảm từ hàng chục phút xuống chỉ còn vài giây.

“Phụ huynh rất ấn tượng vì cảm giác được quan tâm ngay lập tức,” chị Lan Anh chia sẻ. “Trước đây, họ phải chờ, còn giờ, GTG CRM giúp chúng tôi chủ động như một trung tâm chuyên nghiệp thực thụ.”

Chăm sóc tự động, nuôi dưỡng niềm tin

Với lượng học viên ngày càng tăng, việc gửi email nhắc học phí, thông báo lịch thi, hay chúc mừng sinh nhật từng em trở thành gánh nặng. Nhưng khi Automation Workflow được triển khai, mọi thứ thay đổi hoàn toàn.

Chị chỉ cần thiết lập một kịch bản: khi học viên đăng ký khóa mới, hệ thống tự động gửi email xác nhận; ba ngày trước hạn đóng học phí, một tin nhắn nhắc nhở được gửi đi; sinh nhật học viên, một voucher giảm giá được tặng kèm. “Thật ra những tin nhắn này không tốn nhiều công sức, nhưng hiệu quả thì rất lớn — phụ huynh cảm thấy được quan tâm, còn chúng tôi không phải làm thủ công nữa.”

Khi marketing trở nên thông minh

Trước đây, EduLink vẫn chạy quảng cáo Facebook và Google nhưng gần như “mò mẫm trong bóng tối”. Chị Lan Anh viết nội dung quảng cáo theo cảm tính, chọn từ khóa mà không biết hiệu quả thật sự ra sao.

Từ khi sử dụng Campaigns AI trong GTG CRM, mọi thứ trở nên rõ ràng và nhanh gọn hơn.

AI hỗ trợ chị tạo nội dung quảng cáo và mô tả chuẩn SEO, gợi ý từ khóa phù hợp với ngành giáo dục và nhóm phụ huynh đang quan tâm đến khóa học. Chị chỉ cần chọn mẫu nội dung ưng ý và khởi chạy chiến dịch trong vài phút.

Nhờ bảng báo cáo tích hợp sẵn trong GTG CRM, chị có thể theo dõi toàn bộ hiệu suất quảng cáo – từ lượt hiển thị, CTR, CPC đến chi phí chuyển đổi – ngay trong một giao diện duy nhất, thay vì phải mở từng nền tảng riêng lẻ.

“Trước đây tôi phải đăng nhập vào từng tài khoản quảng cáo để xem kết quả,” chị chia sẻ, “giờ chỉ cần mở GTG CRM là thấy hết. Mọi thứ minh bạch, dễ hiểu và giúp tôi quyết định nhanh hơn.”

AI Assistant – người cộng sự ảo trong trung tâm

Mỗi sáng, thay vì họp để tổng hợp số liệu, chị Lan Anh chỉ cần hỏi AI Assistant: “Tuần này có bao nhiêu học viên mới?” hoặc “Chiến dịch Facebook tuần trước hiệu quả ra sao?”. Câu trả lời không chỉ là con số, mà còn kèm biểu đồ và đề xuất hành động. “AI không chỉ báo cáo, mà còn tư duy thay tôi – nó giúp tôi ra quyết định nhanh mà vẫn chắc,” chị nói.

Kết quả sau 3 tháng

Ba tháng sau khi vận hành với GTG CRM, EduLink gần như trở thành một trung tâm hoàn toàn khác. Tỷ lệ phản hồi tin nhắn nhanh tăng gấp ba, phụ huynh quay lại đăng ký khóa mới nhiều hơn, và đội ngũ vận hành tiết kiệm gần 20 giờ mỗi tuần. Quan trọng hơn, số học viên mới tăng 45%, và chi phí quảng cáo giảm đáng kể.

“Tôi từng nghĩ mình cần nhiều nhân sự hơn,” chị Lan Anh cười, “nhưng hóa ra tôi chỉ cần một hệ thống thông minh hơn.”

Bài học từ EduLink

Câu chuyện của EduLink là minh chứng rõ ràng rằng AI không thay thế con người, mà khuếch đại năng lực của họ. Khi dữ liệu, giao tiếp, và quy trình vận hành được hợp nhất, một trung tâm nhỏ cũng có thể vận hành như doanh nghiệp lớn – nhanh, chính xác và tận tâm.

GTG CRM không chỉ giúp chị Lan Anh quản lý học viên tốt hơn, mà còn giúp chị dành thời gian cho điều quan trọng nhất: xây dựng trải nghiệm học tập tốt hơn cho học viên.