في دا نانغ، من بين عشرات مراكز اللغة الإنجليزية التي تزدهر سنويًا، كان مركزها "إديولينك" - مركزها - اسمًا صغيرًا في سوق تنافسي. لطالما أحب الطلاب فصلها الدراسي بفضل أسلوبها الودود في التدريس، ولكن وراء الدروس الشيقة، يكمن خلل في الإدارة ورعاية الطلاب. يضطر فريقها يوميًا إلى مراجعة الرسائل الواردة من فيسبوك، وزالو، وجيميل، وأحيانًا الرسائل النصية القصيرة - جميعها في مواقع مختلفة. لم يُجب الموظفون على استفسارات أولياء الأمور الذين يسألون عن جداول الحصص، ويضطر من يسألون عن الرسوم الدراسية إلى الانتظار حتى اليوم التالي. أصبح برنامج إكسل "قلب" المركز، لكنه لا يعكس رحلة الطالب بأكملها - من التسجيل، والدراسة التجريبية، إلى دفع الرسوم الدراسية. قالت لان آنه: "كنت أعلم أنني أفقد فرصًا كل يوم، ليس بسبب نقص الطلاب، بل بسبب نقص الأنظمة". من الإدارة اليدوية إلى منصة موحدة جاءت نقطة التحول عندما قررت EduLink التحول إلى نظام GTG CRM المدمج مع الذكاء الاصطناعي. لم تكن هذه المنصة مجرد برنامج لتخزين البيانات، بل ساعدت لان آنه على إعادة هيكلة آلية عمل المركز بالكامل - من التسويق، ورعاية الطلاب، إلى التواصل مع أولياء الأمور. أول ما لاحظته هو التغيير في طريقة تواصل الفريق. جميع الرسائل من فيسبوك، وزالو، وجيميل، والدردشة المباشرة على الموقع الإلكتروني أصبحت متجمعة في مكان واحد. عندما أرسل أحد أولياء الأمور رسالة نصية: "إذا كان نام غائبًا اليوم، فهل يمكنه تعويض الحصة؟"، يفتح النظام تلقائيًا ملف الطالب ملف شخصي، يعرض معلومات عن الفصل والمعلم والتقدم. يقترح الذكاء الاصطناعي ردودًا مناسبة - ما عليك سوى النقر على "إرسال". بفضل ذلك، انخفض وقت استجابة الفريق من عشرات الدقائق إلى ثوانٍ معدودة. قالت لان آن: "ينبهر أولياء الأمور بشعورهم بالرعاية الفورية. في السابق، كانوا يضطرون للانتظار، ولكن الآن، يساعدنا نظام GTG CRM على أن نكون استباقيين كمركز احترافي حقيقي."

رعاية آلية، تعزيز الثقة

مع تزايد عدد الطلاب، أصبح إرسال رسائل بريد إلكتروني لتذكيرهم بالرسوم الدراسية، أو الإعلان عن جداول الامتحانات، أو تهنئة أعياد ميلادهم، عبئًا. ولكن عندما تم تطبيق سير عمل الأتمتة، تغير كل شيء تمامًا. كل ما احتاجته هو إعداد سيناريو: عندما يسجل الطالب في دورة جديدة، يرسل النظام تلقائيًا رسالة تأكيد بالبريد الإلكتروني؛ وقبل ثلاثة أيام من الموعد النهائي لسداد الرسوم الدراسية، تُرسل رسالة تذكير؛ وفي عيد ميلاد الطالب، يُمنح قسيمة خصم. هذه الرسائل ليست مُرهقة، لكن تأثيرها هائل - يشعر الآباء بالاهتمام، ولن نضطر للقيام بذلك يدويًا بعد الآن.

إعداد سيناريو استجابة تلقائية للرسائل

عندما يُصبح التسويق ذكيًا

في السابق، كانت EduLink لا تزال تُشغّل إعلانات فيسبوك وجوجل، لكنها كانت تتخبط في الظلام تقريبًا. تكتب السيدة لان آن محتوى إعلانيًا بناءً على مشاعرها، وتختار كلمات رئيسية دون معرفة مدى فعاليتها. منذ استخدام حملات الذكاء الاصطناعي في GTG CRM، أصبح كل شيء أوضح وأسرع. يساعدها الذكاء الاصطناعي على إنشاء محتوى إعلاني وأوصاف مطابقة لمعايير تحسين محركات البحث، واقتراح كلمات رئيسية مناسبة لقطاع التعليم ولفئة أولياء الأمور المهتمين بالدورة. كل ما تحتاجه هو اختيار قالب المحتوى الذي يناسبها وإطلاق الحملة في دقائق. بفضل لوحة معلومات التقارير المدمجة في GTG CRM، تستطيع تتبع أداء إعلاناتها بالكامل - من مرات الظهور، ونسبة النقر إلى الظهور، وتكلفة النقرة، وتكاليف التحويل - في مكان واحد، بدلاً من الاضطرار إلى فتح كل منصة على حدة.

"كنتُ أضطر إلى تسجيل الدخول إلى كل حساب إعلاني للاطلاع على النتائج،" تقول، "الآن أفتح GTG CRM وأرى كل شيء. كل شيء شفاف وسهل الفهم، ويساعدني على اتخاذ القرارات بشكل أسرع."

مساعد الذكاء الاصطناعي - شريك افتراضي في المركز

في كل صباح، بدلًا من الاجتماع لتلخيص البيانات، كل ما تحتاجه السيدة لان آن هو سؤال مساعد الذكاء الاصطناعي: "كم عدد الطلاب الجدد هذا الأسبوع؟" أو "ما مدى فعالية حملة فيسبوك الأسبوع الماضي؟". الإجابة ليست مجرد رقم، بل تتضمن أيضًا رسومًا بيانية واقتراحات عمل. قالت: "الذكاء الاصطناعي لا يُبلغ فحسب، بل يُفكّر نيابةً عني أيضًا - فهو يُساعدني على اتخاذ القرارات بسرعة مع ضمان استمراري في العمل".

النتائج بعد 3 أشهر

بعد ثلاثة أشهر من العمل مع GTG CRM، أصبح EduLink مركزًا مُختلفًا تمامًا. تضاعفت معدلات الاستجابة للرسائل الفورية ثلاث مرات، وسجل المزيد من أولياء الأمور في دورات جديدة، ووفر فريق العمليات ما يقرب من 20 ساعة أسبوعيًا. والأهم من ذلك، زاد عدد الطلاب الجدد بنسبة 45%، وانخفضت تكاليف الإعلان بشكل ملحوظ. تضحك لان آن قائلةً: "كنت أعتقد أنني بحاجة إلى المزيد من الموظفين، لكن اتضح أنني كنت بحاجة فقط إلى نظام أكثر ذكاءً".

دروس من EduLink

قصة EduLink دليل واضح على أن الذكاء الاصطناعي لا يحل محل البشر، بل يعزز قدراتهم. عندما تُوحَّد البيانات وعمليات الاتصال والعمليات التشغيلية، يُمكن لمركز صغير أن يعمل كمؤسسة كبيرة - بسرعة ودقة وتفانٍ. لا يُساعد GTG CRM السيدة لان آنه على إدارة طلابها بشكل أفضل فحسب، بل يُساعدها أيضًا على تخصيص وقتها لما هو أهم: بناء تجارب تعليمية أفضل للطلاب.