في دا نانغ، وسط عشرات مراكز تعليم اللغة الإنجليزية التي تنتشر كل عام، كان مركز EduLink - الذي تملكه السيدة لان آن (31 عامًا) - مجرد اسم صغير في سوق شديدة التنافس. لطالما حظيت دروسها بشعبية كبيرة بين الطلاب بفضل أساليبها التعليمية الودية، ولكن وراء تلك الدروس الحيوية تكمن مجموعة من المشاكل في إدارة الطلاب ورعايتهم.

يومياً، يضطر فريقها إلى مراجعة الرسائل الواردة من فيسبوك، وزالو، وجيميل، وأحياناً حتى الرسائل النصية القصيرة، وكلها مخزنة في أماكن متفرقة. غالباً ما لا يتلقى أولياء الأمور الذين يسألون عن جداول الحصص رداً فورياً، بينما يضطر من يستفسرون عن الرسوم الدراسية إلى الانتظار حتى اليوم التالي. أصبح برنامج إكسل بمثابة "العمود الفقري" للمركز، لكنه لا يستطيع أن يعكس رحلة الطالب كاملةً، بدءاً من التسجيل والدروس التجريبية وصولاً إلى دفع الرسوم. تقول لان آن: "أعلم أنني أفقد فرصاً كل يوم، ليس بسبب نقص الطلاب، بل بسبب غياب نظام فعال".

من الإدارة اليدوية إلى منصة موحدة

كانت نقطة التحول عندما قررت EduLink التحول إلى GTG CRM، الذي يدمج الذكاء الاصطناعي. لم تكن هذه المنصة مجرد برنامج لتخزين البيانات، بل ساعدت السيدة لان آنه على إعادة هيكلة طريقة عمل المركز بالكامل - من التسويق ورعاية الطلاب إلى التواصل مع أولياء الأمور.

أول ما لاحظته هو التغيير في طريقة تواصل الفريق. فقد تجمعت جميع الرسائل الواردة من فيسبوك، وزالو، وجيميل، والدردشة المباشرة على الموقع الإلكتروني في مكان واحد. فعندما يرسل أحد أولياء الأمور رسالةً يسأل فيها: "إذا تغيب نام اليوم، هل يمكنه الحصول على درس تعويضي؟"، يفتح النظام تلقائيًا ملف الطالب الشخصي، ويعرض الصف، والمعلم، والتقدم الدراسي. ويقترح الذكاء الاصطناعي إجابةً مناسبة، وكل ما يلزم هو النقر على زر الإرسال. ونتيجةً لذلك، انخفض وقت استجابة الفريق من عشرات الدقائق إلى بضع ثوانٍ فقط.

"أبطالنا معجبون للغاية لأنهم يشعرون بالرعاية الفورية"، هذا ما قالته السيدة لان آنه. "في السابق، كانوا يضطرون للانتظار، أما الآن، فإن نظام إدارة علاقات العملاء من GTG يساعدنا على أن نكون استباقيين مثل مركز محترف حقًا."

الرعاية الآلية، تعزيز الثقة.

مع تزايد أعداد الطلاب، أصبح إرسال رسائل البريد الإلكتروني لتذكيرهم بالرسوم الدراسية، أو الإعلان عن مواعيد الامتحانات، أو تهنئتهم بأعياد ميلادهم عبئًا. ولكن مع تطبيق نظام سير العمل الآلي ، تغير كل شيء تمامًا.

لقد وضعت ببساطة سيناريو: عندما يسجل طالب في دورة جديدة، يرسل النظام تلقائيًا بريدًا إلكترونيًا للتأكيد؛ وقبل ثلاثة أيام من الموعد النهائي لدفع الرسوم الدراسية، تُرسل رسالة تذكير؛ وفي عيد ميلاد الطالب، تُمنح قسيمة خصم. "لا تتطلب هذه الرسائل جهدًا كبيرًا، لكن تأثيرها هائل - يشعر أولياء الأمور بالاهتمام، ولم نعد مضطرين للقيام بذلك يدويًا."

قم بإعداد برنامج نصي للرد التلقائي على الرسائل.

عندما يصبح التسويق ذكياً

في السابق، كانت EduLink تدير إعلانات على فيسبوك وجوجل، لكن الأمر كان أشبه بـ "التخبط في الظلام". كتبت السيدة لان آن محتوى الإعلانات بناءً على الحدس، واختارت الكلمات الرئيسية دون معرفة فعاليتها الفعلية.

منذ تطبيق تقنية الذكاء الاصطناعي للحملات في نظام إدارة علاقات العملاء GTG، أصبح كل شيء أكثر وضوحًا وسرعة.

تساعدها تقنيات الذكاء الاصطناعي في إنشاء محتوى إعلاني ووصف مُحسّن لمحركات البحث، حيث تقترح كلمات مفتاحية ذات صلة بقطاع التعليم ومجموعات أولياء الأمور المهتمين بالدورات. ما عليها سوى اختيار قالب المحتوى الذي يناسبها وإطلاق الحملة في دقائق.

بفضل ميزات إعداد التقارير المدمجة في GTG CRM، يمكنها تتبع جميع أداء الإعلانات - من مرات الظهور، ونسبة النقر إلى الظهور، وتكلفة النقرة إلى تكاليف التحويل - كل ذلك في واجهة واحدة، بدلاً من الاضطرار إلى فتح كل منصة على حدة.

"في السابق، كنت أضطر إلى تسجيل الدخول إلى كل حساب إعلاني لرؤية النتائج،" قالت، "أما الآن فأفتح برنامج GTG CRM وأرى كل شيء. كل شيء شفاف وسهل الفهم، ويساعدني على اتخاذ القرارات بشكل أسرع."

يقترح الذكاء الاصطناعي كلمات مفتاحية ونصوص إعلانية وأوصافًا مُحسّنة لمحركات البحث.

المساعد الذكي – الشريك الافتراضي في المركز.

كل صباح، بدلاً من عقد اجتماعات لجمع البيانات، تسأل لان آن مساعدها الذكي ببساطة: "كم عدد الطلاب الجدد الذين انضموا إلينا هذا الأسبوع؟" أو "ما مدى فعالية حملة فيسبوك التي أطلقناها الأسبوع الماضي؟". لا يقتصر الجواب على مجرد رقم، بل يشمل أيضاً رسوماً بيانية واقتراحات. تقول: "لا يكتفي الذكاء الاصطناعي بتقديم التقارير، بل يفكر نيابةً عني، ويساعدني على اتخاذ قرارات سريعة وواثقة".

بإمكان مساعدي الذكاء الاصطناعي الأذكياء الإجابة على أي أسئلة تتعلق بنشاطك التجاري بناءً على البيانات المخزنة.

النتائج بعد 3 أشهر

بعد ثلاثة أشهر من تطبيق نظام إدارة علاقات العملاء GTG، تحوّل مركز EduLink إلى مركز مختلف تمامًا. فقد تضاعفت معدلات الاستجابة للرسائل ثلاث مرات، وعاد المزيد من أولياء الأمور لتسجيل أبنائهم في دورات جديدة، ووفر فريق العمليات ما يقارب 20 ساعة أسبوعيًا. والأهم من ذلك، زاد عدد الطلاب الجدد بنسبة 45%، وانخفضت تكاليف الإعلان بشكل ملحوظ.

"كنت أعتقد أنني بحاجة إلى المزيد من الموظفين،" ضحكت لان آنه، "لكن اتضح أنني كنت بحاجة فقط إلى نظام أكثر ذكاءً."

دروس من EduLink

تُعدّ قصة EduLink دليلاً واضحاً على أن الذكاء الاصطناعي لا يحلّ محلّ البشر، بل يُعزّز قدراتهم. فعندما تتكامل البيانات والاتصالات والعمليات التشغيلية، يُمكن لمركز صغير أن يعمل كمؤسسة كبيرة - بسرعة ودقة وتفانٍ.

لا يساعد نظام إدارة علاقات العملاء GTG السيدة لان آنه على إدارة طلابها بشكل أفضل فحسب، بل يسمح لها أيضًا بتكريس وقتها لما هو أهم: بناء تجربة تعليمية أفضل لطلابها.