다낭에서는 매년 수십 개의 영어 학원이 생겨나지만, 란 안(31세) 씨가 운영하는 에듀링크는 한때 치열한 경쟁 속에서 작은 이름에 불과했습니다. 그녀의 수업은 친근한 교수법 덕분에 학생들에게 항상 인기가 많았지만, 활기찬 수업 이면에는 학생 관리와 돌봄에 있어 여러 가지 문제점이 숨어 있었습니다.

매일 그녀의 팀은 페이스북, 잘로, 지메일, 심지어 문자 메시지까지 확인해야 하는데, 이 모든 메시지는 각기 다른 곳에 저장되어 있습니다. 수업 시간표를 문의하는 학부모들은 즉시 답변을 받지 못하는 경우가 많고, 수업료를 문의하는 학부모들은 다음 날까지 기다려야 합니다. 엑셀은 센터의 '심장'이 되었지만, 등록과 체험 수업부터 수업료 납부까지 학생의 모든 과정을 담아낼 수는 없습니다. 란 안은 "학생이 부족해서가 아니라 시스템이 부족해서 매일 기회를 놓치고 있다는 것을 알고 있습니다."라고 말합니다.

수동 관리에서 통합 플랫폼으로

전환점은 에듀링크가 AI가 통합된 GTG CRM으로 전환하기로 결정했을 때 찾아왔습니다. 단순한 데이터 저장 소프트웨어를 넘어, 이 플랫폼은 란 안 씨가 마케팅, 학생 관리, 학부모와의 소통에 이르기까지 센터 운영 방식 전반을 재구성하는 데 도움을 주었습니다.

그녀가 가장 먼저 알아차린 것은 팀의 소통 방식 변화였습니다. 페이스북, 잘로, 지메일, 웹사이트의 라이브 채팅 등 모든 메시지가 한곳에 모였습니다. 학부모가 "남이 오늘 결석하면 보충 수업을 받을 수 있나요?"라고 메시지를 보내면 시스템이 자동으로 학생 프로필을 열어 반, 선생님, 학습 진도를 보여줍니다. AI가 적절한 답변을 제안하면 학부모는 '보내기' 버튼만 누르면 됩니다. 그 결과, 팀의 응답 시간이 수십 분에서 단 몇 초로 단축되었습니다.

"학부모님들은 즉각적인 응대를 받을 수 있다는 점에 매우 만족해하십니다."라고 란 안 씨는 말했습니다. "이전에는 기다려야 했지만, 이제 GTG CRM 덕분에 진정한 전문가 센터처럼 선제적으로 대응할 수 있게 되었습니다."

자동화된 진료로 신뢰를 구축합니다.

학생 수가 늘어나면서 등록금 납부 안내, 시험 일정 공지, 생일 축하 메시지 등을 이메일로 보내는 것이 부담스러워졌습니다. 하지만 자동화 워크플로우를 도입하면서 모든 것이 완전히 바뀌었습니다.

그녀는 간단하게 다음과 같은 시나리오를 설정했습니다. 학생이 새 강좌를 등록하면 시스템에서 자동으로 확인 이메일을 보내고, 수업료 납부 마감일 3일 전에는 알림 메시지를 보내며, 학생 생일에는 할인 쿠폰을 제공합니다. "이러한 메시지를 보내는 데 실제로 많은 노력이 필요한 것은 아니지만, 그 효과는 엄청납니다. 학부모들은 자신이 배려받고 있다는 느낌을 받고, 우리는 더 이상 수동으로 처리할 필요가 없습니다."

자동 메시지 답장 스크립트를 설정하세요.

마케팅이 스마트해질 때

이전에는 EduLink가 페이스북과 구글 광고를 운영했지만, 마치 "어둠 속에서 더듬거리는" 것과 같았습니다. 란 안 씨는 직감에 따라 광고 콘텐츠를 작성했고, 실제 효과를 알지 못한 채 키워드를 선택했습니다.

GTG CRM에 Campaigns AI를 도입한 이후로 모든 것이 더 명확해지고 빨라졌습니다.

AI는 그녀가 SEO에 최적화된 광고 콘텐츠와 설명을 만들도록 도와주며 , 교육 업계 및 해당 강좌에 관심 있는 학부모 그룹과 관련된 키워드를 제안합니다. 그녀는 마음에 드는 콘텐츠 템플릿을 선택하고 몇 분 만에 캠페인을 시작하기만 하면 됩니다.

GTG CRM에 내장된 보고 기능 덕분에 그녀는 노출수, 클릭률(CTR), 클릭당 비용(CPC)부터 전환 비용까지 모든 광고 성과를 각 플랫폼을 개별적으로 열 필요 없이 단일 인터페이스에서 추적할 수 있습니다.

"예전에는 결과를 확인하려면 각 광고 계정에 로그인해야 했지만, 이제는 GTG CRM을 열기만 하면 모든 것을 볼 수 있어요. 모든 정보가 투명하고 이해하기 쉬워서 의사 결정을 더 빠르게 내릴 수 있게 됐습니다."라고 그녀는 말했다.

AI는 SEO에 최적화된 키워드, 광고 문구 및 설명을 제안합니다.

AI 어시스턴트 – 중심에서 함께하는 가상 파트너.

란 안은 매일 아침 회의를 열어 데이터를 취합하는 대신, AI 비서에게 "이번 주에 신입생이 몇 명이나 들어왔나요?" 또는 "지난주 페이스북 캠페인은 얼마나 효과적이었나요?"라고 묻기만 하면 됩니다. 그러면 AI는 단순한 수치뿐만 아니라 차트와 실행 방안까지 제시합니다. 그녀는 "AI는 단순히 보고만 하는 게 아니라, 제 생각을 대신해 줍니다. 빠르고 확신 있는 결정을 내릴 수 있도록 도와주죠."라고 말합니다.

지능형 AI 비서는 저장된 데이터를 기반으로 비즈니스에 관한 모든 질문에 답변할 수 있습니다.

3개월 후 결과

GTG CRM을 도입한 지 3개월 만에 EduLink는 완전히 새로운 모습으로 탈바꿈했습니다. 메시지 응답률이 세 배로 늘었고, 자녀를 새로운 강좌에 등록시키기 위해 다시 방문하는 학부모 수도 증가했으며, 운영팀은 주당 약 20시간을 절약하고 있습니다. 더욱 중요한 것은 신규 학생 수가 45% 증가했고, 광고 비용이 크게 절감되었다는 점입니다.

"예전에는 직원이 더 필요하다고 생각했었는데," 란 안은 웃으며 말했다. "알고 보니 더 똑똑한 시스템이 필요했던 거였어요."

EduLink에서 배우는 교훈

EduLink의 사례는 AI가 인간을 대체하는 것이 아니라 오히려 인간의 역량을 강화한다는 것을 명확히 보여주는 증거입니다. 데이터, 커뮤니케이션, 운영 프로세스가 통합되면 소규모 센터도 대기업처럼 빠르고 정확하며 헌신적으로 운영될 수 있습니다.

GTG CRM은 란 안 선생님이 학생들을 더 효율적으로 관리할 수 있도록 도와줄 뿐만 아니라, 선생님이 가장 중요한 일, 즉 학생들에게 더 나은 학습 경험을 제공하는 데 시간을 집중할 수 있도록 해줍니다.