작은 영어 센터가 대기업처럼 운영될 때: 란 안의 여정

매년 생겨나는 수십 개의 영어 센터 중 하나인 다낭에는 EduLink – 그녀의 센터 란 안(31세) – 한때 경쟁이 치열한 시장에서 이름만 남은 작은 센터였습니다. 그녀의 수업은 친절한 교수법 덕분에 항상 학생들에게 사랑받지만, 흥미로운 수업 이면에는 운영과 학생 관리의 허술함이 있습니다.

그녀의 팀은 매일 페이스북, Zalo, Gmail, 심지어 때로는 SMS까지 여러 곳에서 메시지를 확인해야 합니다. 이 모든 메시지는 다른 곳에 있습니다. 수업 일정을 문의하는 학부모는 아직 답변을 받지 못했고, 수업료를 문의하는 학부모는 다음 날까지 기다려야 합니다. 엑셀은 센터의 "핵심"이 되었지만, 등록, 체험 학습, 수업료 납부까지 학생들의 모든 여정을 반영할 수는 없습니다. "학생 부족 때문이 아니라 시스템 부족 때문에 매일 기회를 잃고 있다는 것을 알고 있었습니다."라고 Lan Anh은 말했습니다.

수동 관리에서 통합 플랫폼으로

EduLink가 AI와 통합된 GTG CRM으로 전환하기로 결정했을 때 전환점이 찾아왔습니다. 이 플랫폼은 단순한 데이터 저장 소프트웨어가 아니라 마케팅, 학생 관리부터 학부모와의 소통까지 센터 운영 방식 전체를 재편하는 데 도움이 되었습니다.

Lan Anh이 가장 먼저 눈치챈 것은 팀원들의 소통 방식의 변화였습니다. Facebook, Zalo, Gmail, 웹사이트의 라이브 채팅에서 온 모든 메시지가 한곳에 모였습니다. 학부모가 "남이 오늘 결석하면 보충 수업에 참석할 수 있나요?"라고 문자를 보내면 시스템이 자동으로 학생 프로필, 수업, 교사, 그리고 학습 진도를 표시합니다. AI가 적절한 답변을 제안해 주므로, 보내기 버튼만 클릭하면 됩니다. 덕분에 팀의 응답 시간은 수십 분에서 단 몇 초로 단축되었습니다.

Lan Anh 씨는 "학부모들은 즉각적인 보살핌을 받는다는 느낌에 감동합니다."라고 말했습니다. "이전에는 기다려야 했지만, 이제 GTG CRM 덕분에 진정한 전문 센터처럼 적극적으로 대응할 수 있습니다."

자동 관리, 신뢰 구축

학생 수가 증가함에 따라 학생들에게 수업료 안내, 시험 일정 안내, 생일 축하 이메일 발송 등이 부담이 되었습니다. 하지만 자동화 워크플로 가 구현되자 모든 것이 완전히 바뀌었습니다.

그녀는 단지 시나리오만 설정하면 되었습니다. 학생이 새 과정에 등록하면 시스템에서 자동으로 확인 이메일을 발송하고, 수업료 납부 마감일 3일 전에는 알림 메시지를 발송하며, 학생의 생일에는 할인 쿠폰을 지급합니다. "이러한 메시지는 노력이 많이 필요하지 않지만 효과는 엄청납니다. 부모들은 보살핌을 받는다고 느끼고, 더 이상 수동으로 메시지를 보낼 필요가 없습니다."

자동 메시지 응답 시나리오 설정

마케팅이 스마트해지는 순간

이전에는 EduLink가 페이스북과 구글 광고를 계속 운영했지만, 거의 "어둠 속을 헤매는" 수준이었습니다. 란 안 씨는 자신의 감정에 따라 광고 콘텐츠를 작성하고, 실제 효과가 얼마나 되는지 모른 채 키워드를 선택합니다.

GTG CRM의 캠페인 AI 사용 후 모든 것이 더 명확하고 빨라졌습니다.

AI는 그녀가 광고 콘텐츠와 SEO 표준 설명을 작성하는 데 도움을 주며, 교육 분야와 해당 과정에 관심 있는 학부모 그룹에 적합한 키워드를 제안합니다. 원하는 콘텐츠 템플릿을 선택하고 몇 분 안에 캠페인을 시작하기만 하면 됩니다.

GTG CRM에 내장된 보고 대시보드 덕분에 노출수, 클릭률(CTR), 클릭당 비용(CPC), 전환 비용 등 모든 광고 성과를 한곳에서 추적할 수 있어 각 플랫폼을 따로 열 필요가 없습니다.

"예전에는 각 광고 계정에 로그인해서 결과를 확인해야 했지만, 이제는 GTG CRM을 열고 모든 것을 확인할 수 있습니다. 모든 것이 투명하고 이해하기 쉬우며, 더 빠르게 결정을 내릴 수 있도록 도와줍니다."라고 그녀는 말합니다.

AI가 키워드, 광고 콘텐츠, SEO 표준 설명을 제안합니다

AI Assistant - 센터의 가상 파트너

매일 아침, 란 안 씨는 데이터를 요약하기 위해 회의하는 대신 AI Assistant에게 "이번 주 신입생은 몇 명인가요?" 또는 "지난주 페이스북 캠페인은 얼마나 효과적이었나요?"라고 질문하기만 하면 됩니다. 답변은 단순한 숫자가 아니라 차트와 실행 제안까지 포함합니다. "AI는 보고만 하는 것이 아니라 저를 대신하여 생각까지 해줍니다. 빠르게 결정을 내리면서도 확신을 가질 수 있도록 도와줍니다."라고 그녀는 말했습니다.

스마트 AI 비서가 저장된 데이터를 기반으로 비즈니스 관련 모든 질문에 답변해 드립니다.

3개월 후 결과

GTG CRM을 도입한 지 3개월 만에 EduLink는 완전히 다른 센터로 거듭났습니다. 인스턴트 메시지 응답률이 세 배로 증가했고, 더 많은 학부모가 새로운 교육 과정에 등록했으며, 운영팀은 주당 거의 20시간을 절약했습니다. 더 중요한 것은 신입생 수가 45% 증가했고 광고비가 크게 감소했다는 점입니다.

"직원이 더 필요하다고 생각했어요." 란 안 씨는 웃으며 말했습니다. "하지만 알고 보니 더 스마트한 시스템이 필요했던 거예요."

EduLink의 교훈

에듀링크의 사례는 AI가 인간을 대체하는 것이 아니라 인간의 역량을 증폭시킨다는 것을 분명히 보여줍니다. 데이터, 커뮤니케이션, 운영 프로세스가 통합되면 소규모 센터도 대기업처럼 빠르고 정확하며 헌신적으로 운영될 수 있습니다.

GTG CRM은 란 안 씨가 학생 관리를 개선할 뿐만 아니라, 가장 중요한 것, 즉 학생들에게 더 나은 학습 경험을 제공하는 데 시간을 할애할 수 있도록 도와줍니다.