Anh Nguyen Hoang Long (38 ans) – fondateur GreenHouse Interior, une petite entreprise de design d'intérieur et de construction à Hô Chi Minh-Ville – pensait autrefois que « donner du pouvoir à chacun permettrait d'accélérer les choses ». Mais après trois ans d'activité, il s'est rendu compte que cela ralentissait son entreprise.

Chaque employé a accès à toutes les données clients, aux projets et aux devis. Une seule erreur peut entraîner la suppression d'informations contractuelles. Une fois, un membre de l'équipe marketing a supprimé par erreur la page de présentation d'un projet d'une valeur de plusieurs centaines de millions, interrompant ainsi la campagne publicitaire en plein milieu. « À mesure que l’équipe s’agrandissait, j’ai réalisé que je ne pouvais plus me fier à la confiance ; il me fallait un système de contrôle », a confié Long.

Quand l’accès devient une question de survie

Chez GreenHouse, chaque projet d’aménagement intérieur implique généralement trois équipes : le marketing, chargé de la prospection, le conseil commercial, et l’établissement des devis, et l’ingénierie, responsable de la mise en œuvre. Mais comme tout le monde travaille sur le même fichier, personne ne sait qui l’a modifié ou supprimé. « Une personne ajuste le prix des matériaux, l’autre personne n’est pas au courant, le devis envoyé au client est erroné. Chaque erreur de ce genre nuit à sa réputation », a-t-il expliqué.

De plus, en l’absence de système d’autorisation, les nouveaux employés peuvent toujours accéder aux anciennes données clients, copier la liste et l’utiliser ailleurs. GreenHouse a commencé à perdre la confiance en interne – et c’est alors que M. Long s’est tourné vers : GTG CRM Solution : Contrôle des niveaux d’accès – droits et responsabilités clairement définis Immédiatement après la mise en œuvre, GTG CRM a aidé M. Long à restructurer l’ensemble du système d’autorisation de l’entreprise. Il a choisi trois groupes d’autorisation par défaut : Administrateur Pour lui et le chef de service, avec un accès complet au système. Responsable marketing Pour le service marketing, autorisé uniquement à créer et modifier des campagnes, des pages de destination, etc. Messages.

Personnel commercial Pour l'équipe commerciale, seuls les contacts peuvent être consultés et mis à jour ; les données marketing ne sont pas modifiables.

Ensuite, M. Long a utilisé Les rôles personnalisés pour affiner les rôles de chaque utilisateur. Par exemple, le chef d'équipe de conception peut uniquement consulter les informations client du projet dont il a la charge ; le personnel du service client peut uniquement envoyer des e-mails et répondre aux messages, mais pas consulter les devis.

« Au début, je craignais qu'une délégation de droits trop stricte ne ralentisse le travail », a-t-il confié. « Mais la réalité est tout autre. Lorsque chacun fait sa part, la vitesse de traitement augmente, les responsabilités sont claires et les disputes disparaissent. »

Personnalisez les autorisations et les limites d'accès pour chaque niveau de personnel

Processus fermé - données sécurisées

Grâce au Contrôle des niveaux d'accès, Les données clients et projets de GreenHouse sont strictement contrôlées. Chaque action est consignée : qui a modifié, quand et quoi.

Les erreurs de « suppression accidentelle », d’« écrasement » et de « mise à jour incorrecte » disparaissent presque complètement.

Le service marketing peut désormais se concentrer uniquement sur la création et le suivi de l’efficacité publicitaire, tandis que le service commercial peut se consacrer exclusivement à la gestion et à la conclusion des contrats. Les rapports de fin de mois sont également plus précis, car les données ne se chevauchent plus.

Quand les petites entreprises fonctionnent comme les grandes entreprises

Auparavant, M. Long pensait que la décentralisation n’était nécessaire que pour les grandes entreprises. Mais après avoir utilisé GTG CRM pendant quelques mois, il a réalisé que c'était la base d'un développement durable pour sa petite entreprise. « Nous ne sommes que 15, mais grâce à GTG CRM, tout fonctionne comme une équipe de 50. Personne ne travaille pour les autres et je n'ai plus à m'inquiéter des pertes de données », a-t-il déclaré. Outre le contrôle des niveaux d'accès, Long utilise également le module CRM pour gérer les contacts, les factures, le suivi des paiements des projets et les automatisations pour envoyer des e-mails de remerciement aux clients après la livraison. Mais il souligne : « Sans décentralisation, tout le reste est également vulnérable. »

Résultats après 4 mois

Après seulement quatre mois de mise en œuvre du nouveau système :

• Le nombre d'erreurs opérationnelles dans les données internes a diminué de près de 90 %.
• La vitesse de traitement des projets a augmenté de 40 % grâce à l'élimination des chevauchements de droits.
• Les nouveaux employés s'intègrent plus rapidement grâce à des rôles et des responsabilités clairement définis.
• L'entreprise fonctionne en toute transparence et les données clients sont parfaitement protégées.

Conclusion

Contrôle des niveaux d'accès de GTG CRM n'est pas qu'une simple fonctionnalité, mais la « colonne vertébrale » qui permet à GreenHouse Interior de fonctionner de manière plus efficace, sécurisée et professionnelle.

Grâce à une gestion des autorisations adaptée, M. Long ne se soucie plus de savoir « qui fait quoi », mais se concentre uniquement sur l'essentiel : développer le service et l'expérience client.

« Avant, je gérais des équipes. Maintenant, le système m'aide à gérer par principes, et tout le monde se sent plus à l'aise. »

— Nguyen Hoang Long, Directeur de GreenHouse Interior