Anh Nguyễn Hoàng Long (38 tuổi) – người sáng lập GreenHouse Interior, một công ty thiết kế và thi công nội thất nhỏ ở TP.HCM – từng tin rằng “cứ giao quyền cho mọi người là sẽ nhanh hơn”. Nhưng sau ba năm vận hành, anh nhận ra chính điều đó lại khiến doanh nghiệp của mình chậm lại.

Mỗi nhân viên đều có quyền truy cập toàn bộ dữ liệu khách hàng, dự án, báo giá. Chỉ một thao tác nhầm tay cũng có thể xóa mất thông tin hợp đồng. Có lần, nhân viên marketing xóa nhầm landing page dự án trị giá hàng trăm triệu, khiến chiến dịch quảng cáo phải dừng giữa chừng. “Khi đội ngũ tăng lên, tôi nhận ra mình không thể trông cậy vào niềm tin – tôi cần một hệ thống kiểm soát,” anh Long chia sẻ.

Khi quyền truy cập trở thành vấn đề sống còn

Ở GreenHouse, mỗi dự án nội thất thường có ba nhóm cùng tham gia: marketing phụ trách tìm khách, sales tư vấn báo giá, và kỹ thuật chịu trách nhiệm triển khai. Nhưng vì mọi người cùng làm việc trên một file chung, không ai biết ai sửa, ai xóa. “Một người chỉnh giá vật liệu, người khác không hay biết, báo giá gửi khách bị sai. Mỗi lỗi như vậy đều trả giá bằng uy tín,” anh kể.

Không chỉ vậy, vì không có cấp độ quyền, nhân viên mới vẫn có thể truy cập dữ liệu khách cũ, copy danh sách và mang đi nơi khác. GreenHouse bắt đầu mất niềm tin nội bộ – và đó là lúc anh Long tìm đến GTG CRM.

Giải pháp: Access Level Control – rõ quyền, rõ trách nhiệm

Ngay sau khi triển khai, GTG CRM giúp anh Long tái cấu trúc toàn bộ cách phân quyền trong công ty.

Anh chọn ba nhóm quyền mặc định:

• Administrator cho anh và trưởng phòng, có toàn quyền truy cập hệ thống.
• Marketing Manager cho bộ phận marketing, chỉ được tạo và chỉnh sửa chiến dịch, landing page, bài đăng.
• Sales Staff cho đội bán hàng, chỉ xem và cập nhật contact, không thể chỉnh sửa dữ liệu marketing.

Sau đó, anh Long sử dụng Custom Roles để tinh chỉnh thêm cho từng cá nhân. Ví dụ, trưởng nhóm thiết kế chỉ có quyền xem thông tin khách hàng thuộc dự án mình phụ trách; nhân viên CSKH chỉ được phép gửi email và trả lời tin nhắn, không thể xem báo giá.

“Ban đầu, tôi sợ rằng phân quyền chặt quá sẽ làm chậm công việc,” anh chia sẻ. “Nhưng thực tế hoàn toàn ngược lại. Khi ai cũng chỉ làm đúng phần của mình, tốc độ xử lý tăng, trách nhiệm rõ ràng, không còn tranh cãi nữa.”

Quy trình khép kín – dữ liệu an toàn

Nhờ Access Level Control, dữ liệu khách hàng và dự án tại GreenHouse được kiểm soát nghiêm ngặt. Mỗi hành động đều có log ghi lại: ai chỉnh, lúc nào, chỉnh gì.

Các lỗi “xóa nhầm”, “ghi đè”, “update sai” gần như biến mất.

Bộ phận marketing giờ đây chỉ cần tập trung sáng tạo và theo dõi hiệu quả quảng cáo, trong khi sales chỉ làm đúng phần chăm sóc và chốt hợp đồng. Những báo cáo cuối tháng cũng trở nên chính xác hơn, vì dữ liệu không còn bị chồng chéo.

Khi doanh nghiệp nhỏ vận hành như tập đoàn lớn

Trước đây, anh Long từng nghĩ phân quyền chỉ cần thiết với công ty lớn. Nhưng sau khi vận hành vài tháng với GTG CRM, anh nhận ra đó chính là nền tảng để doanh nghiệp nhỏ phát triển bền vững.

“Chúng tôi chỉ có 15 người, nhưng nhờ GTG CRM, mọi thứ vận hành trơn tru như một đội 50 người. Không ai làm việc lấn sang phần của ai, và tôi không phải lo dữ liệu bị thất thoát nữa,” anh nói.

Bên cạnh Access Level Control, anh Long còn tận dụng CRM Module để quản lý contact, Invoices để theo dõi thanh toán dự án, và Automations để gửi email cảm ơn khách sau khi bàn giao. Nhưng anh nhấn mạnh: “Nếu không có phân quyền, tất cả những thứ kia cũng dễ đổ vỡ.”

Kết quả sau 4 tháng

Chỉ sau bốn tháng áp dụng hệ thống mới:

• Số lỗi thao tác trong dữ liệu nội bộ giảm gần 90%.
• Tốc độ xử lý dự án tăng 40% vì không còn chồng chéo quyền.
• Nhân viên mới hòa nhập nhanh hơn nhờ vai trò và trách nhiệm được định nghĩa rõ.
• Doanh nghiệp vận hành minh bạch, dữ liệu khách hàng được bảo vệ tuyệt đối.

Kết luận

Access Level Control của GTG CRM không chỉ là một tính năng, mà là “khung xương sống” giúp GreenHouse Interior vận hành gọn gàng, an toàn và chuyên nghiệp hơn.

Nhờ phân quyền đúng, anh Long không còn lo “ai làm gì”, mà chỉ tập trung vào điều quan trọng nhất: phát triển dịch vụ và trải nghiệm khách hàng.

“Trước đây tôi quản người. Bây giờ, hệ thống giúp tôi quản bằng nguyên tắc – và ai cũng thấy thoải mái hơn.”

— Nguyễn Hoàng Long, Giám đốc GreenHouse Interior