GreenHouse Interior: 権限委譲が適切であれば、企業はよりコンパクトかつ安全に運営できます

顧客成功事例

GreenHouse Interior: 権限委譲が適切であれば、企業はよりコンパクトかつ安全に運営できます

アレックス・ファム

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ホーチミン市にある小さなインテリアデザイン・建設会社、GreenHouse Interiorの創業者、グエン・ホアン・ロン氏（38歳）はかつて、「仕事を他の人に任せれば、物事は早く進む」と考えていました。しかし、事業開始から3年後、まさにその考えが事業の足を引っ張っていることに気づきました。

各従業員は顧客データ、プロジェクト、見積書に完全にアクセスできます。誤って削除してしまうと、契約情報が失われる可能性があります。ある時、マーケティング担当者が数億ドン規模のプロジェクトのランディングページを誤って削除してしまい、広告キャンペーンが中止に追い込まれるという事態に陥りました。「チームが大きくなるにつれて、信頼に頼るだけでは不十分だと気づきました。管理体制が必要だと」とロン氏は語ります。

アクセスが生存に関わる問題となるとき

GreenHouseでは、インテリアデザインプロジェクトは通常、クライアント開拓を担当するマーケティングチーム、見積もりを提供する営業チーム、そして実装を担当する技術チームの3つのチームで進行します。しかし、全員が共有ファイルで作業するため、誰が編集または削除したかは誰にもわかりません。「ある人が材料費を調整したのに、他の人はそれに気づかず、結果としてクライアントに誤った見積もりを送ってしまうことがあります。こうしたミス一つ一つが、私たちの評判を失わせるのです」と彼は説明します。

さらに、権限レベルがなかったため、新入社員が古い顧客データにアクセスし、リストをコピーして他の場所に持ち出すこともできました。GreenHouseは社内の信頼を失い始め、そこでLong氏はGTG CRMに目を向けました。

解決策: アクセスレベル制御 – 明確な権限と明確な責任

GTG CRM は導入直後から、ロン氏が社内のアクセス制御システム全体を再構築するのに役立ちました。

彼は 3 つのデフォルトの権限グループを選択しました。

管理者は彼と部門長にシステムへのフルアクセス権を付与します。
マーケティング部門のマーケティングマネージャーには、キャンペーン、ランディングページ、投稿の作成と編集のみの権限が与えられます。
営業スタッフは営業チーム向けであり、連絡先の表示と更新のみが可能で、マーケティングデータを編集することはできません。

その後、ロング氏はカスタムロールを使用して、各個人の役割をさらに細かく調整しました。例えば、デザインチームリーダーは担当プロジェクトに関連する顧客情報にのみアクセスでき、カスタマーサービス担当者はメールの送信とメッセージへの返信のみが可能で、見積書の閲覧はできません。

「当初は、権限委譲が多すぎると仕事が遅くなるのではないかと心配していました」と彼は語った。「しかし、現実は全く逆でした。全員が自分の役割だけを担うと、処理速度が上がり、責任が明確になり、議論も減りました。」

従業員レベルごとに権限とアクセス制限をカスタマイズします。

閉ループプロセス – 安全なデータ

アクセスレベル制御により、 GreenHouse の顧客データとプロジェクトデータは厳格に管理されています。変更を行ったユーザー、変更日時、変更内容など、すべてのアクションが記録されます。

「誤って削除した」「上書きした」「正しく更新しなかった」といったエラーがほぼなくなりました。

マーケティング部門はクリエイティブな業務と広告効果の追跡に専念でき、営業部門は顧客サービスと成約処理のみで対応できます。また、データの重複がなくなったため、月次レポートの精度も向上しました。

中小企業が大企業のように運営される場合。

ロン氏は以前、アクセス制御は大企業にのみ必要だと考えていました。しかし、GTG CRMを数ヶ月運用した後、それが中小企業の持続的な成長の基盤となることに気づきました。

「私たちはたった15人しかいませんが、GTG CRMのおかげで、50人のチームと同じくらいスムーズに業務が進んでいます。誰も他の人の仕事を邪魔することなく、データ損失の心配もなくなりました」と彼は言います。

アクセスレベル制御に加え、ロング氏はCRMモジュールを活用して連絡先を管理し、請求書を使ってプロジェクトの支払い状況を追跡し、引き渡し後にクライアントに感謝のメールを送信する自動化も行っています。しかし、彼は「権限管理がなければ、これらすべてが簡単に機能不全に陥る可能性があります」と強調します。