アン グエン・ホアン・ロン（38歳） 創業者 GreenHouse Interior ホーチミン市にある小さなインテリアデザイン・建設会社である同社は、かつて「全員に権限を与えれば、 より早く成果が出る」と考えていました。しかし、3年間の事業運営を経て、それがビジネスのスピードを低下させていることに気づきました。

従業員全員がすべての顧客データ、プロジェクト、見積もりにアクセスできます。たった一度のミスで契約情報が削除されてしまう可能性があります。かつて、マーケティングスタッフが数億ドル相当のプロジェクトのランディングページを誤って削除してしまい、広告キャンペーンが途中で中止されてしまったことがありました。 「チームが大きくなるにつれて、信頼に頼るだけでは不十分だと気づきました。管理システムが必要だったのです」とロング氏は語りました。

アクセスが生き残りを左右する時

GreenHouseでは、インテリアデザインプロジェクトには通常3つのチームが関わっています。顧客開拓を担当するマーケティングチーム、見積もり作成を担当する営業コンサルティングチーム、そして実装を担当するエンジニアリングチームです。しかし、全員が同じファイルで作業するため、誰が編集または削除したかは誰にもわかりません。「ある人が材料の価格を調整しても、別の人はそれを知らず、顧客に送った見積もりが間違っています。このようなミス一つ一つが、その人の評判を落とすことになります」と彼は言います。

それだけでなく、権限レベルがないため、新入社員でも古い顧客データにアクセスし、リストをコピーして他の場所に持ち出すことができます。 GreenHouseは社内の信頼を失い始めていました。そこでロング氏は、GTG CRM に目を向けました。 GTG CRM

ソリューション：アクセスレベル制御 – 明確な権限と責任

導入後すぐに、ロング氏はGTG CRMを活用して社内の認証システム全体を再構築しました。

彼は3つのデフォルトの権限グループを選択しました。

• 管理者 ロング氏と部門長用で、システムへのフルアクセス権を持ちます。
• マーケティングマネージャー マーケティング部門用で、キャンペーン、ランディングページ、および投稿。
• 営業スタッフ 営業チームの場合、連絡先の閲覧と更新のみが可能で、マーケティングデータの編集はできません。

その後、ロング氏は カスタムロール を使用して、各メンバーの権限をさらに細かく設定しました。例えば、デザインチームリーダーは担当プロジェクトの顧客情報のみ閲覧可能で、カスタマーサービススタッフはメールの送信とメッセージへの返信のみが可能で、見積書の閲覧はできません。

「当初は、権限委譲を厳格にしすぎると作業が遅くなるのではないかと心配していました」とロング氏は語ります。 「しかし、現実は全く逆です。全員が自分の役割を果たすことで、処理速度が向上し、責任が明確になり、議論もなくなります。」

クローズドプロセス - 安全なデータ

おかげで アクセスレベル制御 GreenHouse では、顧客データとプロジェクトデータが厳格に管理されています。すべてのアクションが記録されます。誰が、いつ、何を編集したかが記録されます。

「誤って削除」、「上書き」、「誤った更新」といったエラーはほぼ解消されます。

マーケティング部門は広告の作成と効果のモニタリングに集中でき、営業部門は契約の履行と締結といった適切な業務に集中できます。データの重複がなくなるため、月末レポートの精度も向上します。

中小企業が大企業のように運営されるとき

かつて、ロング氏は分散化は大企業にのみ必要だと考えていました。しかし、GTG CRMを数か月間運用した後、彼はそれが持続可能な中小企業の発展の基盤であることに気づきました。

「私たちはわずか15人ですが、GTG CRMのおかげで、まるで50人のチームのようにすべてがスムーズに進んでいます。誰かが誰かのために仕事をしているわけではなく、データ損失の心配もありません」と彼は言います。

アクセスレベル制御に加えて、ロング氏は CRMモジュール 連絡先の管理、 請求書 プロジェクトの支払い追跡、 自動化 引き継ぎ後の顧客への感謝メール送信にも活用しています。しかし彼は、「分散化がなければ、他のすべても脆弱になってしまう」と強調します。

4ヶ月後の成果

新システム導入からわずか4ヶ月で、次の成果が得られました。

• 社内データにおける操作ミスの件数は、ほぼ 90%減少しました。
• プロジェクト処理速度は、権限の重複がなくなったため、 40%向上しました。
• 役割と責任が明確に定義されているため、新入社員の組織への統合が迅速化されます。
• ビジネスは透明性を持って運営され、顧客データは完全に保護されています。

結論

アクセスレベル制御 GTG CRMは単なる機能ではなく、GreenHouse Interiorがより円滑に、安全に、そしてプロフェッショナルに業務を運営するための「バックボーン」です。

適切な権限設定のおかげで、ロン氏は「誰が何をするか」を気にする必要がなくなり、最も重要なこと、つまり顧客サービスと顧客体験の向上に集中できるようになりました。

「以前は人を管理していました。今では、このシステムのおかげで原則に基づいた管理ができ、誰もがより快適に感じています。」

— GreenHouse Interior ディレクター、グエン・ホアン・ロン