Anh Nguyen Hoang Long (อายุ 38 ปี) – ผู้ก่อตั้ง GreenHouse Interior บริษัทออกแบบตกแต่งภายในและก่อสร้างขนาดเล็กในนครโฮจิมินห์ เคยเชื่อว่า “การมอบอำนาจให้ทุกคนจะรวดเร็วยิ่งขึ้น” แต่หลังจากดำเนินกิจการมาสามปี เขาตระหนักว่าสิ่งนี้กำลังทำให้ธุรกิจของเขาชะลอตัวลง

พนักงานแต่ละคนสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้า โครงการ และใบเสนอราคาทั้งหมดได้ เพียงแค่การตัดสินใจที่ผิดพลาดเพียงครั้งเดียวก็สามารถลบข้อมูลสัญญาได้ ครั้งหนึ่ง เจ้าหน้าที่ฝ่ายการตลาดได้ลบหน้า Landing Page ของโครงการมูลค่าหลายร้อยล้านดอลลาร์โดยไม่ได้ตั้งใจ ทำให้แคมเปญโฆษณาต้องหยุดลงกลางคัน “เมื่อทีมเติบโตขึ้น ผมตระหนักว่าผมไม่สามารถพึ่งพาความไว้วางใจได้ ผมต้องการระบบควบคุม” ลองเล่าให้ฟัง

เมื่อการเข้าถึงกลายเป็นเรื่องของการอยู่รอด

ที่ GreenHouse โครงการออกแบบตกแต่งภายในแต่ละโครงการมักจะมีสามทีมที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ ฝ่ายการตลาดที่รับผิดชอบการหาลูกค้า ฝ่ายที่ปรึกษาการขายที่รับผิดชอบการเสนอราคา และฝ่ายวิศวกรรมที่รับผิดชอบการดำเนินการ แต่เนื่องจากทุกคนทำงานในไฟล์เดียวกัน จึงไม่มีใครรู้ว่าใครแก้ไขหรือลบไฟล์เหล่านั้น “คนหนึ่งปรับราคาวัสดุ อีกคนไม่รู้ ใบเสนอราคาที่ส่งให้ลูกค้านั้นผิด แต่ละข้อผิดพลาดแบบนั้นทำให้ชื่อเสียงของเขาเสียหาย” เขากล่าว

ไม่เพียงเท่านั้น เนื่องจากไม่มีระดับการอนุญาต พนักงานใหม่ยังคงสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าเก่า คัดลอกรายการ และนำข้อมูลนั้นไปที่อื่นได้ GreenHouse เริ่มสูญเสียความไว้วางใจภายในองค์กร และนั่นคือจุดที่คุณลองหันมาใช้ GTG CRM

โซลูชัน: การควบคุมระดับการเข้าถึง – สิทธิ์ที่ชัดเจน ความรับผิดชอบที่ชัดเจน

ทันทีหลังจากการติดตั้ง GTG CRM ได้ช่วยคุณลองปรับโครงสร้างระบบการอนุญาตทั้งหมดในบริษัท

เขาเลือกกลุ่มการอนุญาตเริ่มต้นสามกลุ่ม:

• ผู้ดูแลระบบ สำหรับเขาและหัวหน้าแผนก โดยมีสิทธิ์เข้าถึงระบบอย่างเต็มรูปแบบ
• ผู้จัดการฝ่ายการตลาด สำหรับฝ่ายการตลาด ได้รับอนุญาตให้สร้างและแก้ไขแคมเปญ หน้า Landing Page และ โพสต์
• พนักงานขาย สำหรับทีมขาย สามารถดูและอัปเดตข้อมูลติดต่อได้เท่านั้น ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลการตลาดได้

จากนั้น คุณลองจึงใช้ บทบาทที่กำหนดเอง เพื่อปรับแต่งเพิ่มเติมสำหรับแต่ละบุคคล ตัวอย่างเช่น หัวหน้าทีมออกแบบสามารถดูข้อมูลลูกค้าในโครงการที่เขารับผิดชอบได้เท่านั้น เจ้าหน้าที่บริการลูกค้าทำได้เพียงส่งอีเมลและตอบกลับข้อความเท่านั้น ไม่สามารถดูใบเสนอราคาได้

“ตอนแรกผมกลัวว่าการมอบหมายสิทธิ์ที่เข้มงวดเกินไปจะทำให้การทำงานล่าช้า” เขากล่าว แต่ความจริงกลับตรงกันข้ามอย่างสิ้นเชิง เมื่อทุกคนทำหน้าที่ของตนเอง ความเร็วในการประมวลผลก็จะเพิ่มขึ้น ความรับผิดชอบก็จะชัดเจน และไม่มีการโต้เถียงกันอีกต่อไป

กระบวนการปิด - ข้อมูลที่ปลอดภัย

ด้วย การควบคุมระดับการเข้าถึง ข้อมูลลูกค้าและโครงการที่ GreenHouse ได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด แต่ละการดำเนินการจะถูกบันทึกไว้: ใครแก้ไข เมื่อไหร่ และทำอะไร

ข้อผิดพลาดจาก “การลบข้อมูลผิดพลาด” “การเขียนทับ” และ “การอัปเดตข้อมูลผิดพลาด” แทบจะหายไป

ปัจจุบันฝ่ายการตลาดต้องมุ่งเน้นเพียงการสร้างและติดตามประสิทธิภาพของการโฆษณา ขณะที่ฝ่ายขายต้องดูแลและปิดสัญญาในส่วนที่ถูกต้อง รายงานสิ้นเดือนก็มีความแม่นยำมากขึ้น เนื่องจากข้อมูลไม่ทับซ้อนกันอีกต่อไป

เมื่อธุรกิจขนาดเล็กดำเนินงานเหมือนบริษัทขนาดใหญ่

ในอดีต คุณลองคิดว่าการกระจายอำนาจเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบริษัทขนาดใหญ่เท่านั้น แต่หลังจากได้ร่วมงานกับ GTG CRM มาหลายเดือน เขาก็ตระหนักว่านี่คือรากฐานของการพัฒนาธุรกิจขนาดเล็กอย่างยั่งยืน

“เรามีพนักงานเพียง 15 คน แต่ด้วย GTG CRM ทุกอย่างจึงราบรื่นเหมือนมีทีมงาน 50 คน ไม่มีใครทำงานแทนใคร และผมไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลสูญหายอีกต่อไป” เขากล่าว

นอกจากการควบคุมระดับการเข้าถึงแล้ว Long ยังใช้ประโยชน์จาก โมดูล CRM เพื่อจัดการรายชื่อผู้ติดต่อ ใบแจ้งหนี้ เพื่อติดตามการชำระเงินของโครงการ และ ระบบอัตโนมัติ เพื่อส่งอีเมลขอบคุณถึงลูกค้าหลังจากส่งมอบงาน แต่เขาเน้นย้ำว่า “หากไม่มีการกระจายอำนาจ สิ่งอื่น ๆ ทั้งหมดก็จะมีความเสี่ยงเช่นกัน”

ผลลัพธ์หลังจาก 4 เดือน

หลังจากใช้งานระบบใหม่เพียง 4 เดือน:

• จำนวนข้อผิดพลาดในการปฏิบัติงานในข้อมูลภายในลดลงเกือบ 90%
• ความเร็วในการประมวลผลโครงการเพิ่มขึ้น 40% เนื่องจากไม่มีสิทธิ์ที่ซ้ำซ้อนกันอีกต่อไป
• พนักงานใหม่สามารถทำงานร่วมกันได้เร็วขึ้นด้วยการกำหนดบทบาทและความรับผิดชอบที่ชัดเจน
• ธุรกิจดำเนินงานอย่างโปร่งใส ข้อมูลลูกค้ามีความปลอดภัยอย่างแน่นอน ได้รับการคุ้มครอง

บทสรุป

การควบคุมระดับการเข้าถึง GTG CRM ไม่ใช่แค่ฟีเจอร์ แต่เป็น “แกนหลัก” ที่ช่วยให้ GreenHouse Interior ดำเนินงานได้อย่างเรียบร้อย ปลอดภัย และเป็นมืออาชีพมากขึ้น

ด้วยสิทธิ์การเข้าถึงที่ถูกต้อง คุณลองไม่ต้องกังวลว่า “ใครทำอะไร” อีกต่อไป แต่มุ่งเน้นเฉพาะสิ่งที่สำคัญที่สุด นั่นคือ การพัฒนาบริการและประสบการณ์ของลูกค้า

“ผมเคยบริหารจัดการคน แต่ตอนนี้ระบบช่วยให้ผมบริหารจัดการตามหลักการ และทุกคนรู้สึกสบายใจมากขึ้น ”

— เหงียน ฮวง ลอง ผู้อำนวยการฝ่าย GreenHouse Interior