เหงียน ฮว่าง ลอง (อายุ 38 ปี) ผู้ก่อตั้ง GreenHouse Interior บริษัทออกแบบและก่อสร้างตกแต่งภายในขนาดเล็กในนครโฮจิมินห์ เคยเชื่อว่า "การมอบหมายงานให้ผู้อื่นจะทำให้ทุกอย่างเร็วขึ้น" แต่หลังจากดำเนินธุรกิจมาสามปี เขาก็พบว่าความคิดนี้กลับเป็นอุปสรรคต่อธุรกิจของเขาเสียเอง

พนักงานทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้า โครงการ และใบเสนอราคาได้อย่างเต็มที่ การลบข้อมูลโดยไม่ตั้งใจเพียงครั้งเดียวอาจทำให้ข้อมูลสัญญาเสียหายได้ ครั้งหนึ่ง พนักงานฝ่ายการตลาดเผลอลบหน้า Landing Page ของโครงการมูลค่าหลายร้อยล้านดอง ทำให้แคมเปญโฆษณาต้องหยุดชะงัก ลองกล่าวว่า “เมื่อทีมเติบโตขึ้น ผมตระหนักว่าผมไม่สามารถพึ่งพาความไว้วางใจได้อีกต่อไป ผมต้องการระบบควบคุม”

เมื่อการเข้าถึงกลายเป็นเรื่องของการอยู่รอด

ที่ GreenHouse โครงการออกแบบตกแต่งภายในแต่ละโครงการมักเกี่ยวข้องกับสามทีม ได้แก่ ทีมการตลาดที่รับผิดชอบในการหาลูกค้า ทีมขายที่รับผิดชอบในการเสนอราคา และทีมเทคนิคที่รับผิดชอบในการดำเนินการ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากทุกคนทำงานบนไฟล์เดียวกัน จึงไม่มีใครรู้ว่าใครกำลังแก้ไขหรือลบข้อมูล "คนหนึ่งปรับราคาวัสดุ และคนอื่นๆ ไม่รู้ ทำให้ใบเสนอราคาที่ส่งให้ลูกค้าไม่ถูกต้อง ความผิดพลาดแต่ละครั้งส่งผลเสียต่อชื่อเสียงของเรา" เขาอธิบาย

นอกจากนี้ เนื่องจากไม่มีการกำหนดระดับการอนุญาต พนักงานใหม่จึงยังคงสามารถเข้าถึงข้อมูลลูกค้าเก่า คัดลอกรายชื่อ และนำไปใช้ที่อื่นได้ GreenHouse เริ่มสูญเสียความไว้วางใจภายใน และนั่นคือเหตุผลที่ Long หันมาใช้ GTG CRM

วิธีแก้ปัญหา: การควบคุมระดับการเข้าถึง – สิทธิ์ที่ชัดเจน ความรับผิดชอบที่ชัดเจน

หลังจากนำระบบ GTG CRM มาใช้งานได้ทันที ก็ช่วยให้คุณลองปรับโครงสร้างระบบควบคุมการเข้าถึงทั้งหมดภายในบริษัทได้สำเร็จ

เขาเลือกกลุ่มสิทธิ์เริ่มต้นสามกลุ่ม:

• ผู้ดูแลระบบ อนุญาตให้เขาและหัวหน้าแผนกเข้าถึงระบบได้อย่างเต็มที่
• ผู้จัดการฝ่ายการตลาด ในแผนกการตลาดมีอำนาจในการสร้างและแก้ไขแคมเปญ หน้า Landing Page และโพสต์ต่างๆ เท่านั้น
• พนักงานขาย มีหน้าที่สนับสนุนทีมขาย พวกเขาสามารถดูและอัปเดตข้อมูลผู้ติดต่อได้เท่านั้น แต่ไม่สามารถแก้ไขข้อมูลการตลาดได้

ต่อมา Long ได้ใช้ บทบาทที่กำหนดเอง (Custom Roles) เพื่อปรับแต่งบทบาทของแต่ละบุคคลให้ดียิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น หัวหน้าทีมออกแบบจะเข้าถึงได้เฉพาะข้อมูลลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับโครงการที่ได้รับมอบหมายเท่านั้น ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าจะได้รับอนุญาตให้ส่งอีเมลและตอบข้อความเท่านั้น และไม่สามารถดูใบเสนอราคาได้

“ตอนแรก ผมกลัวว่าการมอบอำนาจมากเกินไปจะทำให้ทุกอย่างช้าลง” เขากล่าว “แต่ความจริงกลับตรงกันข้าม เมื่อทุกคนทำหน้าที่ของตนเอง การประมวลผลก็เร็วขึ้น ความรับผิดชอบชัดเจน และไม่มีการโต้เถียงกันอีกต่อไป”

ปรับแต่งสิทธิ์และข้อจำกัดการเข้าถึงสำหรับพนักงานแต่ละระดับ

กระบวนการแบบวงปิด – ข้อมูลที่ปลอดภัย

ด้วย ระบบควบคุมระดับการเข้าถึง (Access Level Control) ข้อมูลลูกค้าและข้อมูลโครงการของ GreenHouse จึงได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด ทุกการกระทำจะถูกบันทึกไว้: ใครเป็นผู้เปลี่ยนแปลง เมื่อไหร่ และเปลี่ยนแปลงอะไรบ้าง

ข้อผิดพลาดต่างๆ เช่น "การลบโดยไม่ตั้งใจ" "การเขียนทับ" และ "การอัปเดตไม่ถูกต้อง" แทบจะหายไปหมดแล้ว

ฝ่ายการตลาดสามารถมุ่งเน้นไปที่ความคิดสร้างสรรค์และการติดตามประสิทธิภาพของการโฆษณาได้อย่างเต็มที่ ในขณะที่ฝ่ายขายก็ดูแลเพียงบริการลูกค้าและการปิดการขายเท่านั้น รายงานรายเดือนก็มีความแม่นยำมากขึ้นเนื่องจากข้อมูลไม่ซ้ำซ้อนอีกต่อไป

เมื่อธุรกิจขนาดเล็กดำเนินงานเหมือนบริษัทขนาดใหญ่

ก่อนหน้านี้ หลงคิดว่าการควบคุมการเข้าถึงนั้นจำเป็นสำหรับบริษัทขนาดใหญ่เท่านั้น แต่หลังจากใช้งาน GTG CRM มาได้ไม่กี่เดือน เขาก็ตระหนักว่ามันเป็นรากฐานสำคัญสำหรับการเติบโตอย่างยั่งยืนในธุรกิจขนาดเล็ก

“เรามีพนักงานแค่ 15 คน แต่ด้วยระบบ GTG CRM ทุกอย่างจึงดำเนินไปอย่างราบรื่นราวกับทีมงาน 50 คน ไม่มีใครไปรบกวนงานของคนอื่น และผมก็ไม่ต้องกังวลเรื่องข้อมูลสูญหายอีกต่อไปแล้ว” เขากล่าว

นอกจากระบบควบคุมระดับการเข้าถึงแล้ว ลองยังใช้ โมดูล CRM ในการจัดการรายชื่อผู้ติดต่อ ใบแจ้งหนี้ เพื่อติดตามการชำระเงินโครงการ และ ระบบอัตโนมัติ ในการส่งอีเมลขอบคุณลูกค้าหลังการส่งมอบงาน แต่เขาย้ำว่า "หากไม่มีการจัดการสิทธิ์อนุญาต ทุกสิ่งเหล่านั้นอาจล้มเหลวได้ง่ายๆ"

ผลลัพธ์หลังจาก 4 เดือน

เพียงสี่เดือนหลังจากนำระบบใหม่มาใช้:

• จำนวนข้อผิดพลาดในการจัดการข้อมูลภายในระบบลดลงเกือบ 90%
• ความเร็วในการดำเนินการโครงการเพิ่มขึ้น 40% เนื่องจากไม่มีการทับซ้อนของอำนาจหน้าที่อีกต่อไป
• พนักงานใหม่จะปรับตัวได้เร็วขึ้นเมื่อบทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบได้รับการกำหนดไว้อย่างชัดเจน
• บริษัทดำเนินงานอย่างโปร่งใส และข้อมูลลูกค้าได้รับการปกป้องอย่างสมบูรณ์

สรุป

ระบบควบคุมระดับการเข้าถึง ของ GTG CRM ไม่ใช่แค่ฟีเจอร์ แต่เป็น "แกนหลัก" ที่ช่วยให้ GreenHouse Interior ดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ปลอดภัย และเป็นมืออาชีพมากยิ่งขึ้น

ด้วยการมอบอำนาจอย่างเหมาะสม ลองจึงไม่ต้องกังวลว่า "ทุกคนกำลังทำอะไร" อีกต่อไป แต่สามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญที่สุด นั่นคือการพัฒนาบริการและประสบการณ์ของลูกค้า

"ก่อนหน้านี้ ฉันบริหารจัดการคนด้วยตัวเอง แต่ตอนนี้ระบบช่วยให้ฉันบริหารจัดการพวกเขาโดยใช้หลักการต่างๆ และทุกคนก็รู้สึกสบายใจมากขึ้น"

— เหงียน ฮว่าง ลอง ผู้อำนวยการ GreenHouse Interior