Anh Nguyen Hoang Long (38 años) – fundador GreenHouse Interior, una pequeña empresa de diseño y construcción de interiores en Ciudad Ho Chi Minh, alguna vez creyó que “dar poder a todos sería más rápido”. Pero después de tres años de operación, se dio cuenta de que estaba ralentizando su negocio.

Cada empleado tiene acceso a todos los datos de clientes, proyectos y presupuestos. Un solo error puede eliminar información contractual. En una ocasión, un miembro del equipo de marketing borró por error la página de destino de un proyecto valorado en cientos de millones, lo que provocó que la campaña publicitaria se detuviera a la mitad. “A medida que el equipo crecía, me di cuenta de que no podía confiar en la confianza; necesitaba un sistema de control”, compartió Long.

Cuando el acceso se convierte en una cuestión de supervivencia

En GreenHouse, cada proyecto de diseño de interiores suele contar con tres equipos: marketing, encargado de la captación de clientes; consultoría de ventas, elaboración de presupuestos; e ingeniería, responsable de la implementación. Pero como todos trabajan en el mismo archivo, nadie sabe quién lo editó o eliminó. “Una persona ajusta el precio de los materiales, la otra no se entera y el presupuesto que se envía al cliente es erróneo. Cada error de este tipo perjudica su reputación”, afirmó.

Además, como no existe un sistema de permisos, los nuevos empleados pueden acceder a los datos antiguos de los clientes, copiar la lista y llevársela a otra parte. GreenHouse comenzó a perder la confianza interna, y fue entonces cuando el Sr. Long recurrió a GTG CRM.

Solución: Control de nivel de acceso: derechos y responsabilidades claros

Inmediatamente después de la implementación, GTG CRM ayudó al Sr. Long a reestructurar todo el sistema de autorización de la empresa.

Eligió tres grupos de permisos predeterminados:

• Administrador para él y el jefe del departamento, con acceso completo al sistema.
Gerente de Marketing para el departamento de marketing, con permiso únicamente para crear y editar campañas, páginas de destino y publicaciones.
• Personal de ventas Para el equipo de ventas, solo se permite ver y actualizar los contactos; no se pueden editar los datos de marketing.

Luego, el Sr. Long utilizó Roles personalizados para definir mejor los permisos para cada persona. Por ejemplo, el jefe del equipo de diseño solo puede ver la información de los clientes del proyecto del que es responsable; el personal de atención al cliente solo puede enviar correos electrónicos y responder mensajes; no puede ver las cotizaciones.

«Al principio, temía que una delegación de permisos demasiado estricta ralentizara el trabajo», comentó. “Pero la realidad es completamente opuesta. Cuando cada uno cumple con su parte, la velocidad de procesamiento aumenta, las responsabilidades quedan claras y se acabaron las discusiones.”

Proceso cerrado: datos seguros

Gracias a Control de nivel de acceso, Los datos de clientes y proyectos en GreenHouse están estrictamente controlados. Cada acción queda registrada: quién editó, cuándo y qué.

Los errores de "eliminación por error", "sobrescritura" y "actualización incorrecta" prácticamente desaparecen.

El departamento de marketing ahora solo necesita centrarse en crear y supervisar la eficacia de la publicidad, mientras que el departamento de ventas solo necesita ocuparse de la parte que le corresponde: gestionar y cerrar contratos. Los informes de fin de mes también son más precisos, porque los datos ya no se superponen.

Cuando las pequeñas empresas operan como grandes corporaciones

En el pasado, el Sr. Long pensaba que la descentralización solo era necesaria para las grandes empresas. Pero tras operar durante unos meses con GTG CRM, se dio cuenta de que era la base para el desarrollo sostenible de su pequeña empresa. «Solo somos 15 personas, pero gracias a GTG CRM, todo funciona a la perfección, como un equipo de 50. Nadie trabaja en la parte de otro, y ya no tengo que preocuparme por la pérdida de datos», afirmó. Además del Control de Acceso, Long también aprovecha: El módulo CRM para gestionar contactos, facturas, para realizar el seguimiento de los pagos de los proyectos y automatizaciones, para enviar correos electrónicos de agradecimiento a los clientes tras la entrega. Pero enfatiza: “Sin descentralización, todo lo demás también es vulnerable.”

Resultados después de 4 meses

Tras solo cuatro meses de la implementación del nuevo sistema:

• El número de errores operativos en los datos internos disminuyó en casi 90%
• La velocidad de procesamiento de proyectos aumentó 40% porque ya no existen permisos superpuestos.
• Los nuevos empleados se integran más rápidamente gracias a la definición clara de roles y responsabilidades.
• La empresa opera con total transparencia y los datos de los clientes están absolutamente protegidos. protegido.

Conclusión

Control de Nivel de Acceso de GTG CRM no es solo una función, sino la columna vertebral que ayuda a GreenHouse Interior a operar de forma más organizada, segura y profesional.

Gracias a la autorización adecuada, el Sr. Long ya no se preocupa por "quién hace qué", sino que se centra únicamente en lo más importante: desarrollar el servicio y la experiencia del cliente.

“Antes gestionaba personas. Ahora, el sistema me ayuda a gestionar por principios, y todos se sienten más cómodos. .”

— Nguyen Hoang Long, Director de GreenHouse Interior