Nguyen Hoang Long (38 años) , fundador de GreenHouse Interior, una pequeña empresa de diseño y construcción de interiores en Ciudad Ho Chi Minh, creía que «delegar tareas a otros agilizaría el proceso». Pero tras tres años de actividad, se dio cuenta de que esta misma idea estaba frenando su negocio.

Cada empleado tiene acceso total a los datos de los clientes, proyectos y presupuestos. Una sola eliminación accidental podría arruinar la información del contrato. En una ocasión, un empleado de marketing borró por error la página de destino de un proyecto valorado en cientos de millones de VND, lo que provocó la suspensión de la campaña publicitaria. «A medida que el equipo crecía, me di cuenta de que no podía confiar en la confianza; necesitaba un sistema de control», compartió Long.

Cuando el acceso se convierte en una cuestión de supervivencia

En GreenHouse, cada proyecto de diseño de interiores suele involucrar a tres equipos: marketing, encargado de encontrar clientes; ventas, de proporcionar presupuestos; y el equipo técnico, de implementación. Sin embargo, como todos trabajan con un archivo compartido, nadie sabe quién lo edita o lo borra. "Una persona ajusta el precio del material y los demás no lo saben, lo que resulta en un presupuesto incorrecto para el cliente. Cada error de este tipo nos perjudica la reputación", explicó.

Además, al no existir niveles de permiso, los nuevos empleados podían acceder a datos antiguos de clientes, copiar listas y llevárselas a otro lugar. GreenHouse empezó a perder la confianza interna, y fue entonces cuando Long recurrió a GTG CRM.

Solución: Control de nivel de acceso: derechos claros, responsabilidades claras

Inmediatamente después de la implementación, GTG CRM ayudó al Sr. Long a reestructurar todo el sistema de control de acceso dentro de la empresa.

Seleccionó tres grupos de permisos predeterminados:

• El administrador le concede a él y al jefe de departamento acceso total al sistema.
• Un gerente de marketing del departamento de marketing solo está autorizado a crear y editar campañas, páginas de destino y publicaciones.
• El personal de ventas está destinado al equipo de ventas; solo puede ver y actualizar contactos y no puede editar datos de marketing.

Posteriormente, Long utilizó Roles Personalizados para ajustar aún más los roles de cada individuo. Por ejemplo, el líder del equipo de diseño solo tiene acceso a la información del cliente relacionada con su proyecto asignado; los representantes de atención al cliente solo pueden enviar correos electrónicos y responder mensajes, y no pueden ver presupuestos.

"Al principio, temía que delegar demasiada autoridad ralentizara las cosas", compartió. "Pero la realidad fue todo lo contrario. Cuando cada uno hace su parte, la velocidad de procesamiento aumenta, las responsabilidades quedan claras y se acaban las discusiones".

Personalice los permisos y las restricciones de acceso para cada nivel de empleado.

Proceso de circuito cerrado: datos seguros

Gracias al Control de Nivel de Acceso, los datos de clientes y proyectos de GreenHouse están estrictamente controlados. Cada acción queda registrada: quién realizó los cambios, cuándo y qué se modificó.

Errores como "eliminación accidental", "sobrescritura" y "actualización incorrecta" casi han desaparecido.

El departamento de marketing ahora puede centrarse exclusivamente en la creatividad y el seguimiento de la eficacia publicitaria, mientras que el departamento de ventas solo necesita gestionar la atención al cliente y cerrar tratos. Los informes mensuales también son más precisos porque los datos ya no se superponen.

Cuando las pequeñas empresas operan como grandes corporaciones.

Anteriormente, Long creía que el control de acceso solo era necesario para las grandes empresas. Pero tras operar GTG CRM durante unos meses, se dio cuenta de que era la base del crecimiento sostenible en las pequeñas empresas.

“Solo tenemos 15 personas, pero gracias a GTG CRM, todo funciona tan bien como en un equipo de 50. Nadie invade el trabajo de los demás y ya no tengo que preocuparme por la pérdida de datos”, dijo.

Además del Control de Nivel de Acceso, Long también utiliza el Módulo CRM para gestionar contactos, facturas para el seguimiento de los pagos de proyectos y automatizaciones para enviar correos electrónicos de agradecimiento a los clientes tras la entrega. Sin embargo, enfatiza: «Sin la gestión de permisos, todo esto podría desmoronarse fácilmente».

Resultados después de 4 meses

Tan solo cuatro meses después de implementar el nuevo sistema:

• El número de errores de manipulación de datos dentro del sistema interno disminuyó en casi un 90%.
• La velocidad de procesamiento del proyecto aumentó en un 40% porque ya no había ninguna superposición de autoridades.
• Los nuevos empleados se integran más rápidamente cuando los roles y las responsabilidades están claramente definidos.
• La empresa opera de forma transparente y los datos de los clientes están absolutamente protegidos.

Concluir

El control de nivel de acceso de GTG CRM no es solo una característica, sino la "columna vertebral" que ayuda a GreenHouse Interior a operar de manera más eficiente, segura y profesional.

Gracias a una adecuada delegación de autoridad, Long ya no se preocupa por "lo que hacen los demás", sino que puede centrarse en lo que más importa: desarrollar servicios y la experiencia del cliente.

Antes, yo mismo gestionaba a los empleados. Ahora, el sistema me ayuda a gestionarlos mediante principios, y todos se sienten más cómodos.

— Nguyen Hoang Long, Director de GreenHouse Interior