آنه نجوين هوانغ لونغ (38 عامًا) - مؤسس جرين هاوس للتصميم الداخلي شركة صغيرة للتصميم الداخلي والإنشاءات في مدينة هو تشي منه، كان يعتقد سابقًا أن "منح السلطة للجميع سيكون أسرع". ولكن بعد ثلاث سنوات من العمل، أدرك أن ذلك يُبطئ أعماله.

يتمتع كل موظف بإمكانية الوصول إلى جميع بيانات العملاء والمشاريع وعروض الأسعار. خطوة خاطئة واحدة قد تُؤدي إلى حذف معلومات العقد. في إحدى المرات، حذف أحد موظفي التسويق عن طريق الخطأ صفحة هبوط لمشروع بقيمة مئات الملايين، مما تسبب في توقف الحملة الإعلانية في منتصف الطريق. مع نمو الفريق، أدركتُ أنني لا أستطيع الاعتماد على الثقة - كنتُ بحاجة إلى نظام تحكم،" شارك لونغ.

عندما يصبح الوصول مسألة بقاء

في GreenHouse، عادةً ما يشارك في كل مشروع تصميم داخلي ثلاثة فرق: التسويق المسؤول عن البحث عن العملاء، واستشارات المبيعات، وعروض الأسعار، والهندسة المسؤولة عن التنفيذ. ولكن لأن الجميع يعملون على الملف نفسه، لا أحد يعرف من عدّله أو حذفه. قال: "يُعدّل شخص ما سعر المواد، والشخص الآخر لا يعرف، وعروض الأسعار المرسلة للعميل خاطئة. كل خطأ كهذا يُضرّ بسمعته".

ليس هذا فحسب، فبسبب عدم وجود مستوى تصريح، لا يزال بإمكان الموظفين الجدد الوصول إلى بيانات العملاء القدامى، ونسخ القائمة، ونقلها إلى مكان آخر. بدأت شركة GreenHouse تفقد ثقتها الداخلية، وعندها لجأ السيد لونغ إلى GTG CRM

الحل: التحكم في مستوى الوصول - صلاحيات واضحة، مسؤوليات واضحة

مباشرةً بعد التنفيذ، ساعد GTG CRM السيد لونغ في إعادة هيكلة نظام التفويضات بالكامل في الشركة.

اختار ثلاث مجموعات صلاحيات افتراضية:

• المسؤول له ولمدير القسم، مع إمكانية الوصول الكامل إلى النظام.
• مدير التسويق لقسم التسويق، يُسمح له فقط بإنشاء وتعديل الحملات وصفحات الهبوط، و المنشورات.
• موظفو المبيعات يُتاح لفريق المبيعات فقط عرض جهات الاتصال وتحديثها، ولا يُمكنهم تعديل بيانات التسويق.

ثم استخدم السيد لونغ الأدوار المُخصصة لتحسين أداء كل فرد. على سبيل المثال، يُمكن لقائد فريق التصميم فقط عرض معلومات العملاء في المشروع الذي يُشرف عليه؛ بينما يُمكن لموظفي خدمة العملاء فقط إرسال رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها، ولا يُمكنهم عرض عروض الأسعار.

قال: "في البداية، كنتُ أخشى أن يُؤدي تفويض الصلاحيات المُبالغ فيه إلى إبطاء العمل". لكن الواقع عكس ذلك تمامًا. فعندما يقوم كل فرد بدوره، تزداد سرعة المعالجة، وتتضح المسؤوليات، ويختفي الجدل.

عملية مغلقة - بيانات آمنة

بفضل التحكم في مستوى الوصول تخضع بيانات العملاء والمشاريع في GreenHouse لرقابة صارمة. يتم تسجيل كل إجراء: من قام بالتعديل، ومتى، وماذا. تختفي تقريبًا أخطاء "الحذف الخاطئ"، و"الكتابة فوق"، و"التحديث الخاطئ". يُركز قسم التسويق الآن فقط على إنشاء الإعلانات ومراقبتها، بينما يُركز قسم المبيعات فقط على إتمام العقود وإتمامها. كما أصبحت تقارير نهاية الشهر أكثر دقة، لأن البيانات لم تعد متداخلة.

عندما تعمل الشركات الصغيرة كشركات كبيرة في الماضي، اعتقد السيد لونغ أن اللامركزية ضرورية للشركات الكبيرة فقط. لكن بعد العمل لبضعة أشهر مع GTG CRM، أدرك أنه أساس التنمية المستدامة للشركات الصغيرة. قال: "نحن 15 شخصًا فقط، ولكن بفضل GTG CRM، يسير كل شيء بسلاسة كفريق مكون من 50 شخصًا. لا أحد يعمل على حساب الآخر، ولم أعد مضطرًا للقلق بشأن فقدان البيانات". بالإضافة إلى التحكم في مستوى الوصول، يستفيد لونغ أيضًا من وحدة CRM لإدارة جهات الاتصال، والفاتورة، وتتبع مدفوعات المشاريع، والأتمتة لإرسال رسائل شكر للعملاء بعد التسليم. لكنه يؤكد: "بدون اللامركزية، تصبح جميع الأمور الأخرى عرضة للخطر أيضًا".

النتائج بعد 4 أشهر

بعد أربعة أشهر فقط من تطبيق النظام الجديد:

• انخفض عدد الأخطاء التشغيلية في البيانات الداخلية بنسبة تقارب 90%.
• ازدادت سرعة معالجة المشروع بنسبة 40% لأنه لم يعد هناك تداخل في الصلاحيات.
• يندمج الموظفون الجدد بشكل أسرع بفضل الأدوار والمسؤوليات المحددة بوضوح.
• تعمل الشركة بشفافية، وبيانات العملاء محمية تمامًا محمي.

الخلاصة

إن التحكم في مستوى الوصول في نظام GTG CRM ليس مجرد ميزة، بل هو "الركيزة" التي تساعد GreenHouse Interior على العمل بشكل أكثر تنظيمًا وأمانًا واحترافية.

بفضل التفويض المناسب، لم يعد السيد لونغ يقلق بشأن "من يفعل ماذا"، بل يركز فقط على أهم شيء: تطوير خدمة العملاء وتجربة العملاء.

"كنت أدير الموظفين. الآن، يساعدني النظام على الإدارة وفقًا للمبادئ - ويشعر الجميع براحة أكبر."

— نغوين هوانغ لونغ، مدير GreenHouse Interior