Nguyen Hoang Long (38 tahun) – pendiri GreenHouse Interior, sebuah perusahaan desain interior dan konstruksi kecil di Kota Ho Chi Minh – pernah percaya bahwa "mendelegasikan tugas kepada orang lain akan mempercepat pekerjaan." Namun setelah tiga tahun beroperasi, ia menyadari bahwa gagasan ini justru memperlambat bisnisnya.

Setiap karyawan memiliki akses penuh ke data pelanggan, proyek, dan penawaran. Satu penghapusan yang tidak disengaja dapat merusak informasi kontrak. Pada suatu kesempatan, seorang karyawan pemasaran secara keliru menghapus halaman arahan untuk sebuah proyek senilai ratusan juta VND, menyebabkan kampanye iklan terhenti. “Seiring bertambahnya anggota tim, saya menyadari bahwa saya tidak bisa hanya mengandalkan kepercayaan – saya membutuhkan sistem kontrol,” kata Long.

Ketika akses menjadi masalah kelangsungan hidup.

Di GreenHouse, setiap proyek desain interior biasanya melibatkan tiga tim: tim pemasaran yang bertanggung jawab mencari klien, tim penjualan yang menyediakan penawaran harga, dan tim teknis untuk implementasi. Namun, karena semua orang bekerja pada file bersama, tidak ada yang tahu siapa yang mengedit atau menghapus. "Seseorang menyesuaikan harga material, dan yang lain tidak menyadarinya, sehingga mengakibatkan penawaran harga yang salah dikirim ke klien. Setiap kesalahan seperti itu merugikan reputasi kami," jelasnya.

Selain itu, karena tidak ada tingkatan izin, karyawan baru masih dapat mengakses data pelanggan lama, menyalin daftar, dan membawanya ke tempat lain. GreenHouse mulai kehilangan kepercayaan internal – dan saat itulah Long beralih ke GTG CRM.

Solusi: Kontrol Tingkat Akses – hak yang jelas, tanggung jawab yang jelas

Segera setelah implementasi, GTG CRM membantu Bapak Long merestrukturisasi seluruh sistem kontrol akses di dalam perusahaan.

Dia memilih tiga grup izin default:

• Administrator memberikan akses penuh ke sistem kepada dia dan kepala departemen.
• Seorang Manajer Pemasaran untuk departemen pemasaran hanya berwenang untuk membuat dan mengedit kampanye, halaman arahan (landing page), dan postingan.
• Staf Penjualan diperuntukkan bagi tim penjualan; mereka hanya dapat melihat dan memperbarui kontak dan tidak dapat mengedit data pemasaran.

Kemudian, Long menggunakan Peran Kustom untuk lebih menyempurnakan peran setiap individu. Misalnya, pemimpin tim desain hanya memiliki akses ke informasi pelanggan yang terkait dengan proyek yang ditugaskan kepadanya; perwakilan layanan pelanggan hanya diizinkan untuk mengirim email dan membalas pesan, dan tidak dapat melihat penawaran harga.

"Awalnya, saya khawatir terlalu banyak pendelegasian wewenang akan memperlambat proses," ujarnya. "Namun kenyataannya justru sebaliknya. Ketika setiap orang hanya melakukan bagiannya masing-masing, kecepatan pemrosesan meningkat, tanggung jawab menjadi jelas, dan tidak ada lagi perselisihan."

Sesuaikan izin dan pembatasan akses untuk setiap level karyawan.

Proses tertutup – data aman

Berkat Kontrol Tingkat Akses, data pelanggan dan proyek di GreenHouse dikontrol secara ketat. Setiap tindakan dicatat: siapa yang melakukan perubahan, kapan, dan apa yang diubah.

Kesalahan seperti "penghapusan tidak sengaja," "penimpaan," dan "pembaruan yang salah" hampir hilang sepenuhnya.

Departemen pemasaran kini dapat fokus sepenuhnya pada kreativitas dan pelacakan efektivitas iklan, sementara bagian penjualan hanya perlu menangani layanan pelanggan dan menutup transaksi. Laporan bulanan juga lebih akurat karena data tidak lagi tumpang tindih.

Ketika usaha kecil beroperasi seperti perusahaan besar.

Sebelumnya, Long mengira bahwa kontrol akses hanya diperlukan untuk perusahaan besar. Namun setelah mengoperasikan GTG CRM selama beberapa bulan, ia menyadari bahwa itu adalah fondasi untuk pertumbuhan berkelanjutan di bisnis kecil.

“Kami hanya memiliki 15 orang, tetapi berkat GTG CRM, semuanya berjalan lancar seperti tim yang terdiri dari 50 orang. Tidak ada yang mengganggu pekerjaan orang lain, dan saya tidak perlu khawatir lagi tentang kehilangan data,” katanya.

Selain Kontrol Tingkat Akses, Long juga menggunakan Modul CRM untuk mengelola kontak, faktur untuk melacak pembayaran proyek, dan otomatisasi untuk mengirim email ucapan terima kasih kepada klien setelah serah terima. Namun ia menekankan: "Tanpa manajemen izin, semua hal itu dapat dengan mudah berantakan."

Hasil setelah 4 bulan

Hanya empat bulan setelah menerapkan sistem baru:

• Jumlah kesalahan manipulasi data dalam sistem internal menurun hampir 90%.
• Kecepatan pemrosesan proyek meningkat sebesar 40% karena tidak ada lagi tumpang tindih wewenang.
• Karyawan baru dapat berintegrasi lebih cepat jika peran dan tanggung jawab mereka didefinisikan dengan jelas.
• Perusahaan beroperasi secara transparan, dan data pelanggan sepenuhnya terlindungi.

Menyimpulkan

Kontrol Tingkat Akses GTG CRM bukan hanya sebuah fitur, tetapi juga "tulang punggung" yang membantu GreenHouse Interior beroperasi lebih efisien, aman, dan profesional.

Berkat pendelegasian wewenang yang tepat, Long tidak lagi khawatir tentang "apa yang dilakukan semua orang," tetapi dapat fokus pada hal yang paling penting: mengembangkan layanan dan pengalaman pelanggan.

"Sebelumnya, saya mengelola orang sendiri. Sekarang, sistem ini membantu saya mengelola mereka melalui prinsip-prinsip – dan semua orang merasa lebih nyaman."

— Nguyen Hoang Long, Direktur Interior GreenHouse