Anh Nguyen Hoang Long (38 tahun) – pendiri GreenHouse Interior, sebuah perusahaan desain interior dan konstruksi kecil di Kota Ho Chi Minh – pernah percaya bahwa "memberikan kekuasaan kepada semua orang akan lebih cepat". Namun setelah tiga tahun beroperasi, ia menyadari bahwa hal itu justru memperlambat bisnisnya.

Setiap karyawan memiliki akses ke semua data pelanggan, proyek, dan penawaran. Satu langkah yang salah saja dapat menghapus informasi kontrak. Suatu ketika, seorang staf pemasaran secara tidak sengaja menghapus halaman arahan proyek senilai ratusan juta, yang menyebabkan kampanye iklan terhenti di tengah jalan. “Seiring berkembangnya tim, saya menyadari bahwa saya tidak bisa mengandalkan kepercayaan – saya membutuhkan sistem kendali,” ungkap Long.

Ketika akses menjadi masalah kelangsungan hidup

Di GreenHouse, setiap proyek desain interior biasanya melibatkan tiga tim: pemasaran yang bertugas mencari pelanggan, penjualan yang berkonsultasi menentukan penawaran harga, dan tim teknik yang bertanggung jawab atas implementasi. Namun karena semua orang mengerjakan berkas yang sama, tidak ada yang tahu siapa yang mengedit atau menghapusnya. “Satu orang menyesuaikan harga material, yang lain tidak tahu, penawaran harga yang dikirim ke pelanggan salah. Setiap kesalahan seperti itu merugikan reputasinya,” ujarnya.

Tidak hanya itu, karena tidak ada tingkat izin, karyawan baru masih dapat mengakses data pelanggan lama, menyalin daftar tersebut, dan membawanya ke tempat lain. GreenHouse mulai kehilangan kepercayaan internal – dan saat itulah Tuan Long beralih ke GTG CRM.

Solusi: Kontrol Tingkat Akses – hak yang jelas, tanggung jawab yang jelas

Segera setelah implementasi, GTG CRM membantu Tuan Long merestrukturisasi seluruh sistem otorisasi di perusahaan.

Ia memilih tiga grup izin default:

• Administrator untuk dirinya dan kepala departemen, dengan akses penuh ke sistem.
• Manajer Pemasaran untuk departemen pemasaran, hanya diizinkan untuk membuat dan mengedit kampanye, halaman arahan, dan postingan.
• Staf Penjualan untuk tim penjualan, hanya dapat melihat dan memperbarui kontak, tidak dapat mengedit data pemasaran.

Kemudian, Tuan Long menggunakan Peran Kustom untuk menyempurnakan lebih lanjut bagi setiap individu. Misalnya, ketua tim desain hanya dapat melihat informasi pelanggan dalam proyek yang menjadi tanggung jawabnya; staf layanan pelanggan hanya dapat mengirim email dan membalas pesan, tidak dapat melihat penawaran.

“Awalnya, saya khawatir pendelegasian wewenang yang terlalu ketat akan memperlambat pekerjaan,” ungkapnya. "Namun kenyataannya justru sebaliknya. Ketika semua orang melakukan bagiannya, kecepatan pemrosesan meningkat, tanggung jawab menjadi jelas, dan tidak ada lagi perdebatan."

Proses tertutup - data aman

Berkat Kontrol Tingkat Akses, Data pelanggan dan proyek di GreenHouse dikontrol secara ketat. Setiap tindakan dicatat: siapa yang mengedit, kapan, dan apa.

Kesalahan "penghapusan yang salah", "penimpaan", dan "pembaruan yang salah" hampir hilang.

Departemen pemasaran kini hanya perlu fokus pada pembuatan dan pemantauan efektivitas iklan, sementara penjualan hanya perlu melakukan bagian yang tepat dalam mengurus dan menutup kontrak. Laporan akhir bulan juga menjadi lebih akurat, karena data tidak lagi tumpang tindih.

Ketika usaha kecil beroperasi seperti perusahaan besar

Dulu, Pak Long berpikir bahwa desentralisasi hanya diperlukan untuk perusahaan besar. Namun setelah beberapa bulan menggunakan GTG CRM, ia menyadari bahwa itu adalah fondasi bagi pengembangan usaha kecil yang berkelanjutan.

“Kami hanya 15 orang, tetapi berkat GTG CRM, semuanya berjalan lancar seperti tim yang beranggotakan 50 orang. Tidak ada yang bekerja untuk pihak lain, dan saya tidak perlu khawatir lagi tentang kehilangan data,” ujarnya.

Selain Kontrol Tingkat Akses, Long juga memanfaatkan Modul CRM untuk mengelola kontak, Faktur untuk melacak pembayaran proyek, dan Otomatisasi untuk mengirimkan email ucapan terima kasih kepada pelanggan setelah serah terima. Namun, ia menekankan: “Tanpa desentralisasi, semua hal lainnya juga rentan.”

Hasil setelah 4 bulan

Hanya dalam empat bulan penerapan sistem baru:

• Jumlah kesalahan operasional dalam data internal menurun hampir 90%.
• Kecepatan pemrosesan proyek meningkat 40% karena tidak ada lagi tumpang tindih hak.
• Karyawan baru berintegrasi lebih cepat berkat peran dan tanggung jawab yang ditetapkan dengan jelas.
• Bisnis beroperasi secara transparan, data pelanggan benar-benar dilindungi.

Kesimpulan

Kontrol Tingkat Akses GTG CRM bukan sekadar fitur, melainkan "tulang punggung" yang membantu GreenHouse Interior beroperasi lebih rapi, aman, dan profesional.

Berkat otorisasi yang tepat, Bapak Long tidak lagi khawatir tentang "siapa yang melakukan apa", tetapi hanya berfokus pada hal terpenting: mengembangkan layanan dan pengalaman pelanggan.

“Dulu saya mengelola orang. Sekarang, sistem ini membantu saya mengelola berdasarkan prinsip – dan semua orang merasa lebih nyaman .”

— Nguyen Hoang Long, Direktur GreenHouse Interior