阮黄龙（38岁）是胡志明市一家小型室内设计和施工公司GreenHouse Interior的创始人。他曾经认为“把任务委派给别人能加快速度”。但三年后，他意识到正是这种想法拖慢了公司的运营速度。

每位员工都拥有客户数据、项目和报价的完整访问权限。一次误删就可能导致合同信息丢失。曾有一次，一位市场部员工误删了一个价值数亿越南盾的项目落地页，导致广告宣传活动被迫中止。“随着团队的壮大，我意识到不能再依赖信任——我需要一套管控体系，”Long说道。

当获取途径成为生存问题时

在GreenHouse，每个室内设计项目通常涉及三个团队：负责寻找客户的市场团队、负责提供报价的销售团队以及负责实施的技术团队。然而，由于所有人都在使用同一个共享文件，没有人知道是谁在编辑或删除。“如果有人修改了材料价格，其他人却毫不知情，导致发送给客户的报价错误。每一次这样的错误都会损害我们的声誉，”他解释道。

此外，由于没有权限级别，新员工仍然可以访问旧的客户数据、复制列表并将其转移到其他地方。GreenHouse 开始失去内部信任——正是在这种情况下，Long 开始使用GTG CRM。

解决方案：访问级别控制——明确的权限和责任

实施后，GTG CRM立即帮助龙先生重组了公司内部的整个门禁系统。

他选择了三个默认权限组：

• 管理员授予他和部门主管对系统的完全访问权限。
• 市场部市场经理仅有权创建和编辑营销活动、落地页和帖子。
• 销售人员是为销售团队服务的；他们只能查看和更新​​联系人，不能编辑市场营销数据。

后来，Long 利用自定义角色功能，进一步细化了每个人的角色。例如，设计团队负责人只能访问与其负责项目相关的客户信息；客户服务代表只能发送电子邮件和回复消息，而不能查看报价。

“起初，我担心过度授权会拖慢进度，”他说道。“但事实恰恰相反。当每个人都各司其职时，处理速度加快，责任明确，争论也随之消失。”

为每个员工级别自定义权限和访问限制。

闭环流程——数据安全

得益于访问级别控制， GreenHouse 的客户和项目数据受到严格管控。所有操作都会被记录：谁进行了更改、何时更改以及更改了哪些内容。

“意外删除”、“覆盖”和“更新错误”等错误几乎已经消失。

市场部现在可以专注于创意和追踪广告效果，而销售部只需负责客户服务和完成交易。由于数据不再重叠，月度报告也更加准确。

当小企业像大公司一样运作时。

此前，Long认为只有大型企业才需要访问控制。但在使用GTG CRM几个月后，他意识到这才是小型企业可持续发展的基石。

“我们只有15个人，但多亏了GTG CRM，一切运转得像50人的团队一样顺畅。没有人会侵占其他人的工作，我也再也不用担心数据丢失了，”他说。

除了访问级别控制之外，Long 还利用CRM 模块来管理联系人、发票以跟踪项目付款，以及在项目交付后自动向客户发送感谢邮件。但他强调：“如果没有权限管理，所有这些都很容易崩溃。”

4个月后的结果

新系统实施仅四个月后：

• 内部系统的数据处理错误数量减少了近90%。
• 由于不再存在权限重叠，项目处理速度提高了40% 。
• 如果角色和职责明确，新员工就能更快地融入团队。
• 公司运营透明，客户数据绝对安全。

总结

GTG CRM 的访问级别控制不仅仅是一项功能，更是帮助 GreenHouse Interior 更高效、更安全、更专业地运营的“支柱”。

由于权力得到了合理下放，Long 不再担心“每个人都在做什么”，而是可以专注于最重要的事情：开发服务和客户体验。

“以前都是我亲自管理员工。现在，这套系统帮助我按照原则管理他们——每个人都感觉更自在。”

— Nguyen Hoang Long，温室室内设计总监