Anh 阮黄龙（38岁） – 创始人 GreenHouse Interior， 一家位于胡志明市的小型室内设计和施工公司——曾一度认为“赋予每个人权力会更快”。但三年后，他意识到这反而拖慢了公司的业务发展。

每位员工都可以访问所有客户数据、项目和报价。一个错误的操作就可能导致合同信息被删除。曾经，一位市场营销人员误删了一个价值数亿美元的项目落地页，导致广告活动中途被迫停止。 “随着团队的壮大，我意识到我不能再依赖信任了——我需要一个 控制系统，”Long 分享道。

当访问权限成为生存之战

在 GreenHouse，每个室内设计项目通常涉及三个团队：负责寻找客户的市场团队、负责报价的销售咨询团队以及负责实施的工程团队。但由于每个人都在同一个文件上工作，所以没有人 知道是谁编辑或删除了它。“一个人 调整了材料价格，另一个人却毫不知情，结果发给客户的报价就错了。每一次这样的错误都会损害他的 声誉，”他说道。

不仅如此，由于没有权限层级，新员工仍然可以访问旧的客户数据，复制名单并 将其带到其他地方。 GreenHouse 开始失去内部信任——就在这时，Long 先生求助于 GTG CRM

解决方案：访问级别控制——清晰的权限，清晰的职责

实施后，GTG CRM 立即帮助 Long 先生重构了公司整个授权系统。

他选择了三个默认权限组：

• 管理员 他和部门主管拥有系统完全访问权限。
• 市场经理 市场部门经理仅被允许创建和编辑营销活动、落地页和帖子。
• 销售人员 销售团队只能查看和更新​​联系人，不能编辑市场营销数据。

然后，龙先生使用了 自定义角色 进一步细化了每个人的权限。例如，设计团队负责人只能查看他负责项目中的客户信息；客服人员只能发送电子邮件和回复消息，不能查看报价。

“起初，我担心权限分配过于严格会拖慢工作进度，”他说道。 “但事实恰恰相反。当每个人都各司其职时，处理速度就会提高，责任也会明确，争论也就不复存在了。”

闭环流程 - 数据安全

感谢 访问级别控制 GreenHouse 的客户和项目数据受到严格控制。每项操作都会被记录：谁编辑了，何时编辑的，以及编辑了什么。

“误删”、“覆盖”和“错误更新”等错误几乎消失。

市场部现在只需专注于创建和监控广告效果，而销售部只需做好处理和完成合同的正确部分。月末报告也变得更加准确，因为数据不再重叠。

当小企业像大公司一样运作时

过去，龙先生认为只有大公司才需要去中心化。但在使用 GTG CRM 几个月后，他意识到这才是小型企业可持续发展的基石。

“我们只有 15 个人，但多亏了 GTG CRM，一切都像 50 人的团队一样高效运转。没有人会替别人做事， 我也再也不用担心数据丢失了，”他说。

除了访问级别控制之外，Long 还利用了以下功能： CRM 模块 来管理联系人， 发票 来跟踪项目付款，以及 自动化 在项目交付后向客户发送感谢邮件。但他强调：“如果没有去中心化，其他所有事情 也同样脆弱。”

4 个月后的结果

新系统实施仅四个月后：

• 内部数据操作错误数量减少了近 90%。
• 项目处理速度提高了 40% 因为不再存在权限重叠。
• 由于角色和职责明确，新员工融入得更快。
• 业务运营透明，客户数据得到绝对保护。

结论

访问级别控制 GTG CRM 的访问级别控制不仅仅是一项功能，更是 GreenHouse Interior 高效、安全、专业运营的“支柱”。

得益于正确的授权，Long 先生不再需要担心“谁做什么”，而是专注于最重要的事情：提升 客户服务和体验。

“我以前管理员工。现在，这套系统帮助我按原则管理——每个人都感觉更轻松自在。”

— Nguyen Hoang Long，GreenHouse Interior 总监