호치민시에 있는 소규모 인테리어 디자인 및 시공 회사인 그린하우스 인테리어 의 창업자 응 우옌 호앙 롱(38세) 은 한때 "업무를 다른 사람에게 위임하면 일이 더 빨리 진행될 것"이라고 믿었습니다. 하지만 3년 동안 사업을 운영하면서 그는 바로 그 생각이 사업 속도를 늦추고 있다는 것을 깨달았습니다.

각 직원은 고객 데이터, 프로젝트 및 견적에 대한 완전한 접근 권한을 가지고 있습니다. 단 한 번의 실수로라도 파일을 삭제하면 계약 정보가 손실될 수 있습니다. 한번은 마케팅 직원이 수억 VND 규모의 프로젝트 랜딩 페이지를 실수로 삭제하여 광고 캠페인이 중단된 적이 있습니다. 롱 대표는 "팀 규모가 커지면서 단순히 신뢰에만 의존할 수 없다는 것을 깨달았습니다. 통제 시스템이 필요했습니다."라고 말했습니다.

접근권이 생존의 문제로 대두될 때

그린하우스에서는 각 인테리어 디자인 프로젝트에 일반적으로 마케팅팀(고객 유치), 영업팀(견적 제공), 기술팀(시공) 이렇게 세 팀이 참여합니다. 하지만 모든 팀이 공유 파일을 사용하기 때문에 누가 수정하거나 삭제했는지 알 수 없습니다. "한 사람이 자재 가격을 조정했는데 다른 사람들은 이를 알지 못해 고객에게 잘못된 견적서가 발송되는 경우가 있습니다. 이런 실수 하나하나가 회사 평판에 악영향을 미칩니다."라고 그는 설명했습니다.

게다가 권한 수준이 없었기 때문에 신입 직원도 기존 고객 데이터에 접근하고, 목록을 복사하여 다른 곳으로 가져갈 수 있었습니다. 그린하우스는 내부 신뢰를 잃기 시작했고, 그때 롱은 GTG CRM을 도입하게 되었습니다.

해결책: 접근 수준 제어 – 명확한 권한, 명확한 책임

GTG CRM은 도입 직후 롱 씨가 회사 내 전체 접근 제어 시스템을 재구성하는 데 도움을 주었습니다.

그는 세 가지 기본 권한 그룹을 선택했습니다.

• 관리자는 그와 부서장에게 시스템에 대한 완전한 접근 권한을 부여합니다.
• 마케팅 부서의 마케팅 관리자는 캠페인, 랜딩 페이지 및 게시물을 생성하고 편집할 권한만 있습니다.
• 영업 직원은 영업팀 전용이며, 연락처를 조회하고 업데이트할 수만 있고 마케팅 데이터는 수정할 수 없습니다.

이후 Long은 사용자 지정 역할을 사용하여 각 개인에 대한 역할을 더욱 세분화했습니다. 예를 들어 디자인 팀 리더는 자신이 담당하는 프로젝트와 관련된 고객 정보에만 접근할 수 있으며, 고객 서비스 담당자는 이메일을 보내고 메시지에 답장하는 것만 가능하고 가격 견적을 볼 수 없습니다.

"처음에는 권한을 너무 많이 위임하면 일이 느려질까 봐 걱정했습니다."라고 그는 말했다. "하지만 실제로는 정반대였습니다. 모두가 각자의 역할만 충실히 수행하니 처리 속도가 빨라지고, 책임 소재가 명확해지며, 논쟁도 사라졌습니다."

직원 직급별로 권한 및 접근 제한을 맞춤 설정할 수 있습니다.

폐쇄 루프 프로세스 – 안전한 데이터

접근 수준 제어 덕분에 GreenHouse의 고객 및 프로젝트 데이터는 엄격하게 관리됩니다. 모든 작업은 기록됩니다. 누가 언제 무엇을 변경했는지 모두 기록됩니다.

"실수로 삭제", "덮어쓰기", "잘못된 업데이트"와 같은 오류가 거의 사라졌습니다.

마케팅 부서는 이제 창의적인 아이디어 구상과 광고 효과 추적에만 집중할 수 있고, 영업 부서는 고객 서비스 및 계약 체결에만 전념할 수 있습니다. 데이터 중복이 없어졌기 때문에 월간 보고서의 정확도도 높아졌습니다.

중소기업이 대기업처럼 운영될 때.

이전에는 롱은 접근 제어가 대기업에만 필요한 것이라고 생각했습니다. 하지만 GTG CRM을 몇 달 동안 사용해 본 후, 그는 접근 제어가 중소기업의 지속 가능한 성장을 위한 기반이라는 것을 깨달았습니다.

"저희는 직원이 15명밖에 안 되지만, GTG CRM 덕분에 50명 규모의 팀처럼 모든 일이 원활하게 진행됩니다. 누구도 서로의 업무를 침해하지 않고, 더 이상 데이터 손실에 대해 걱정할 필요가 없습니다."라고 그는 말했다.

롱은 접근 수준 제어 외에도 CRM 모듈을 활용하여 연락처를 관리하고, 송장을 통해 프로젝트 대금 지급을 추적하며, 인수인계 후 고객에게 감사 이메일을 자동으로 발송합니다. 하지만 그는 "권한 관리가 없다면 이 모든 것이 쉽게 무너질 수 있다"고 강조합니다.

4개월 후 결과

새 시스템 도입 후 불과 4개월 만에:

• 내부 시스템 내 데이터 조작 오류 발생 건수가 거의 90% 감소했습니다.
• 권한 중복이 없어지면서 프로젝트 처리 속도가 40% 향상되었습니다.
• 신입 사원은 역할과 책임이 명확하게 정의될 때 더 빨리 적응합니다.
• 이 회사는 투명하게 운영되며 고객 데이터는 절대적으로 보호됩니다.

끝내다

GTG CRM의 접근 수준 제어는 단순한 기능이 아니라 GreenHouse Interior가 더욱 효율적이고 안전하며 전문적으로 운영될 수 있도록 지원하는 "핵심"입니다.

적절한 권한 위임 덕분에 롱은 더 이상 "모두가 무엇을 하고 있는지" 걱정하지 않고 가장 중요한 것, 즉 서비스 개발과 고객 경험 향상에 집중할 수 있게 되었습니다.

"이전에는 제가 직접 사람들을 관리했습니다. 이제 이 시스템 덕분에 원칙에 따라 사람들을 관리할 수 있게 되었고, 모두가 더 편안하게 느끼고 있습니다."

— 그린하우스 인테리어 대표 응우옌 호앙 롱