Anh Nguyen Hoang Long (38세) – 창립자 GreenHouse Interior 호찌민시에 있는 소규모 인테리어 디자인 및 시공 회사인 GreenHouse Interior는 한때 "모든 사람에게 권한을 부여하는 것이 더 빠를 것"이라고 생각했습니다. 하지만 3년 동안 운영한 후, 그는 그것이 사업 속도를 늦추고 있다는 것을 깨달았습니다.

모든 직원은 모든 고객 데이터, 프로젝트 및 견적에 접근할 수 있습니다. 단 한 번의 실수만으로도 계약 정보가 삭제될 수 있습니다. 한번은 마케팅 담당자가 수억 원 상당의 프로젝트 랜딩 페이지를 실수로 삭제하여 광고 캠페인이 중간에 중단되기도 했습니다. "팀이 성장하면서 신뢰에만 의존할 수 없다는 것을 깨달았습니다. 제어 시스템이 필요했죠."라고 롱은 말했습니다.

접근성이 생존의 문제가 될 때

GreenHouse에서는 각 인테리어 디자인 프로젝트에 일반적으로 세 팀이 참여합니다. 고객 발굴을 담당하는 마케팅 팀, 견적을 담당하는 영업 컨설팅 팀, 그리고 구현을 담당하는 엔지니어링 팀입니다. 하지만 모두가 같은 파일을 작업하기 때문에 누가 파일을 수정하거나 삭제했는지 아무도 모릅니다. 그는 "한 사람은 자재 가격을 조정하고, 다른 사람은 고객에게 보낸 견적이 틀렸다는 사실을 모릅니다. 이런 실수는 그의 평판을 떨어뜨립니다."라고 말했습니다.

뿐만 아니라, 권한 단계가 없기 때문에 신입 직원도 기존 고객 데이터에 접근하여 목록을 복사하고 다른 곳으로 가져갈 수 있습니다. GreenHouse는 내부 신뢰를 잃기 시작했고, 그때 Long 씨는 GTG CRM을 선택했습니다. GTG CRM

솔루션: 액세스 수준 제어 - 명확한 권한, 명확한 책임

GTG CRM을 도입한 직후, Long 씨는 회사 전체 권한 시스템을 재구축하는 데 도움을 받았습니다.

Long 씨는 세 가지 기본 권한 그룹을 선택했습니다.

• 관리자 본인과 부서장을 위한 관리자 권한 그룹으로, 시스템에 대한 전체 접근 권한을 부여합니다.
• 마케팅 관리자 권한 그룹 마케팅 부서를 위한 관리자 권한 그룹으로, 캠페인, 랜딩 페이지 및 게시물.
• 영업 직원 영업팀의 경우, 연락처 확인 및 업데이트만 가능하며 마케팅 데이터는 수정할 수 없습니다.

그런 다음 롱 씨는 사용자 지정 역할 을 사용하여 각 개인에 대한 역할을 더욱 세분화했습니다. 예를 들어, 디자인 팀 리더는 담당 프로젝트에서 고객 정보만 볼 수 있고, 고객 서비스 직원은 이메일 발송 및 메시지 회신만 가능하며 견적은 볼 수 없습니다.

"처음에는 권한을 너무 엄격하게 위임하면 작업 속도가 느려질까 봐 걱정했습니다."라고 그는 말했습니다. "하지만 현실은 정반대입니다. 모두가 자신의 역할을 다하면 처리 속도가 빨라지고, 책임 소재가 명확해지며, 더 이상 논쟁이 발생하지 않습니다."

폐쇄형 프로세스 - 데이터 보안

덕분에 접근 수준 제어 GreenHouse의 고객 및 프로젝트 데이터는 엄격하게 관리됩니다. 각 작업이 기록됩니다. 누가, 언제, 무엇을 편집했는지 기록됩니다.

"실수 삭제", "덮어쓰기", "잘못된 업데이트"와 같은 오류는 거의 사라집니다.

이제 마케팅 부서는 광고 효과 창출 및 모니터링에만 집중하면 되고, 영업 부서는 계약 처리 및 체결과 같은 적절한 업무만 수행하면 됩니다. 또한 데이터가 더 이상 중복되지 않으므로 월말 보고서의 정확도도 높아집니다.

소규모 기업이 대기업처럼 운영될 때

과거 롱 씨는 분산화가 대기업에만 필요하다고 생각했습니다. 하지만 GTG CRM을 몇 달 동안 사용해 본 후, 그는 이것이 지속 가능한 소규모 사업 개발의 ​​기반이라는 것을 깨달았습니다.

"직원은 15명뿐이지만 GTG CRM 덕분에 모든 것이 50명 규모의 팀처럼 원활하게 운영됩니다. 다른 사람의 업무를 대신 처리할 필요도 없고, 더 이상 데이터 손실에 대해 걱정할 필요도 없습니다."라고 그는 말했습니다.

Long은 Access Level Control 외에도 CRM 모듈 을 활용하여 연락처를 관리하고, 송장을 관리하고, 프로젝트 결제를 추적하고, 자동화를 통해 인수인계 후 고객에게 감사 이메일을 보냅니다. 하지만 그는 "분권화가 없다면 다른 모든 것 또한 취약해집니다."라고 강조합니다.

4개월 후 결과

새로운 시스템을 도입한 지 단 4개월 만에:

• 내부 데이터의 운영 오류 수가 거의 90% 감소했습니다.
• 프로젝트 처리 속도가 향상되었습니다. 40% 더 이상 권한이 중복되지 않기 때문입니다.
• 역할과 책임이 명확하게 정의되어 신입 직원들이 더 빨리 적응합니다.
• 비즈니스가 투명하게 운영되고 고객 데이터는 절대적으로 보호됨.

결론

접근 수준 제어 GTG CRM은 단순한 기능이 아니라 GreenHouse Interior가 더욱 깔끔하고, 안전하고, 전문적으로 운영될 수 있도록 돕는 "중추"입니다.

적절한 권한 부여 덕분에 Long 씨는 더 이상 "누가 무엇을 하는가"에 대해 걱정하지 않고, 가장 중요한 것, 즉 고객 서비스와 경험 개발에만 집중합니다.

"예전에는 직원을 관리했었습니다. 이제 시스템 덕분에 원칙에 따라 관리할 수 있게 되었고, 모두가 더 편안하게 생각합니다. "

— Nguyen Hoang Long, GreenHouse Interior 이사