Hướng dẫn sử dụng AI Biz Assistant

1. Truy cập AI Biz Assistant

Bước 1: Đăng nhập GTG CRM

Đăng nhập vào tài khoản GTG CRM của bạn.

Bước 2: Tìm Trợ lý AI

Ở phía dưới bên phải của màn hình, bạn nhấn icon màu xanh.

2. Giao diện chính

Danh sách cuộc trò chuyện

Khi mở Trợ lý AI, bạn sẽ thấy danh sách lịch sử các cuộc trò chuyện trước đó.

Tạo cuộc trò chuyện mới

Click nút "Cuộc trò chuyện mới" để bắt đầu hỏi AI.

Giao diện AI Assistant

Đây là giao diện chính để tương tác với AI:

• Ô nhập câu hỏi: Nơi bạn gõ câu hỏi
• Câu hỏi gợi ý: GTG CRM suggest sẵn một số câu hỏi phổ biến
• Lịch sử chat: Các câu hỏi và trả lời trước đó
• File đính kèm: Khi AI tạo file Excel, PowerPoint hoặc Word, nút tải xuống hiện ngay trong khung chat

3. Cách đặt câu hỏi

Nguyên tắc cơ bản

• Sử dụng ngôn ngữ tự nhiên như đang nói chuyện
• Câu hỏi càng cụ thể càng nhận được câu trả lời chính xác
• Có thể hỏi tiếp nối dựa trên câu trả lời trước
• Khi muốn tạo file, nói rõ loại file cần xuất (Excel, PowerPoint, Word)

Ví dụ cách đặt câu hỏi

Không nên: - "Cho tôi xem data" - "Report" - "Làm hợp đồng"

Nên: - "Có bao nhiêu leads trong tháng 5?" - "Tạo file Excel tổng hợp doanh thu tháng 5 theo sản phẩm" - "Soạn hợp đồng lao động cho nhân viên Nguyễn Văn A" - "Tìm file báo giá ABC trong Google Drive của tôi"

4. Phân tích Dữ liệu Kinh doanh

Đây là nhóm tính năng cốt lõi - AI lấy dữ liệu thực từ GTG CRM và trả lời ngay.

Hỏi về Leads & Khách hàng

Câu hỏi mẫu:

Có bao nhiêu leads trong tháng này?

AI sẽ trả lời số lượng leads cụ thể.

Hỏi thêm chi tiết:

Liệt kê các leads

AI sẽ liệt kê danh sách leads với thông tin: Tên, Ngày tạo, và các thông tin liên quan.

Hỏi về Chiến dịch Ads

Câu hỏi mẫu:

Chiến dịch ads nào đang mang lại nhiều leads nhất?

AI sẽ lấy dữ liệu từ module Ads (Facebook Ads, Google Ads) để trả lời.

Hỏi về Nội dung & Mạng xã hội

Câu hỏi mẫu:

Dạng nội dung nào có mức tương tác cao và đem lại hiệu quả trên mạng xã hội?

AI sẽ phân tích các bài đăng trên mạng xã hội và đưa ra insight về loại nội dung hiệu quả nhất.

Hỏi về Sản phẩm

Câu hỏi mẫu:

Sản phẩm nào đang bán chạy nhất?

AI sẽ liệt kê sản phẩm bán chạy nhất dựa trên dữ liệu từ module Quản lý Sản phẩm.

Hỏi AI đưa ra quyết định

Câu hỏi mẫu:

Tôi nên tập trung vào mảng nào?

AI sẽ phân tích dữ liệu và đưa ra gợi ý kênh marketing hiệu quả nhất.

Hỏi dự đoán rủi ro

Câu hỏi mẫu:

Nếu tiếp tục như hiện tại thì rủi ro sẽ nằm ở đâu?

AI sẽ phân tích xu hướng và đưa ra cảnh báo về các rủi ro tiềm ẩn.

Nhờ AI suggest Keywords

Câu hỏi mẫu:

Suggest cho tôi keyword để chạy quảng cáo Google cho ngành hàng của tôi

AI sẽ dựa trên sản phẩm và ngành hàng của bạn để gợi ý các keywords phù hợp.

Xem Biểu đồ trong Câu trả lời

Với các câu hỏi phân tích dữ liệu, AI tự động tạo biểu đồ trực quan ngay trong khung chat - không cần mở Excel hay tool nào khác.

Câu hỏi mẫu:

Phân tích hoạt động của top 10 khách hàng trong 30 ngày qua, vẽ biểu đồ

So sánh doanh thu theo kênh bán hàng, hiển thị dạng biểu đồ cột

Vẽ biểu đồ phân bổ leads theo nguồn trong tháng này

AI hỗ trợ 3 loại biểu đồ trong câu trả lời: - Biểu đồ tròn (Pie) - phân bổ, tỷ lệ phần trăm - Biểu đồ cột ngang (Bar) - so sánh xếp hạng - Biểu đồ đường (Line) - xu hướng theo thời gian

Mẹo: Thêm cụm từ "vẽ biểu đồ" hoặc "hiển thị dạng chart" vào bất kỳ câu hỏi phân tích nào để nhận kết quả trực quan hơn.

5. Tạo File Excel (XLSX) Tự Động

AI Biz Assistant có thể tạo file Excel (.xlsx) trực tiếp từ dữ liệu trong GTG CRM. Bạn chỉ cần mô tả nội dung cần - AI lấy dữ liệu thực, tổ chức thành bảng và xuất file để tải về ngay.

Cách yêu cầu tạo Excel

Câu hỏi mẫu: Tạo file Excel tổng hợp doanh thu tháng 5 theo từng sản phẩm

Xuất danh sách 50 khách hàng tiềm năng nhất ra file Excel

Tạo bảng báo cáo chi phí quảng cáo Facebook tháng qua

Xuất tồn kho sản phẩm hiện tại ra Excel

Những gì AI có thể xuất ra Excel

Loại báo cáo	Ví dụ câu hỏi
Doanh thu	"Tạo Excel doanh thu theo ngày trong tháng 5"
Khách hàng	"Xuất danh sách khách hàng mới tháng này ra Excel"
Sản phẩm	"Tạo bảng tồn kho theo từng sản phẩm"
Đơn hàng	"Xuất đơn hàng chưa giao ra file Excel"
Quảng cáo	"Tạo báo cáo chi phí và chuyển đổi của các chiến dịch Facebook"
Leads	"Xuất toàn bộ leads tháng 5 kèm trạng thái ra Excel"

Cách tải file sau khi AI tạo

Sau khi AI trả lời, nút "Tải xuống (.xlsx)" sẽ xuất hiện ngay trong khung chat. Click để tải file về máy và mở trong Microsoft Excel hoặc Google Sheets.

6. Tạo Slide PowerPoint (PPTX) Tự Động

AI Biz Assistant có thể tạo file trình chiếu PowerPoint (.pptx) chuyên nghiệp - phù hợp cho họp ban lãnh đạo, báo cáo định kỳ, hoặc pitching đối tác.

Cách yêu cầu tạo PowerPoint

Câu hỏi mẫu:

Tạo slide tóm tắt kết quả kinh doanh tháng 5, gồm 5 slides chính Tạo bài thuyết trình báo cáo hiệu quả chiến dịch quảng cáo Q2

Tạo PowerPoint tổng kết tháng để trình bày với đội sales

Soạn slide báo cáo tình hình tồn kho và gợi ý nhập hàng cho tuần tới

Mẹo khi yêu cầu tạo PowerPoint

• Nêu rõ số slide nếu cần: "gồm 6 slides"
• Mô tả nội dung chính mỗi slide: "slide 1 tổng quan, slide 2 doanh thu, slide 3 leads..."
• Cho AI tự quyết cũng được: AI sẽ tự cấu trúc nội dung phù hợp nếu bạn chỉ mô tả mục đích bài thuyết trình

Cách tải file sau khi AI tạo

Nút "Tải xuống (.pptx)" xuất hiện ngay trong chat sau khi AI hoàn thành. File tương thích với Microsoft PowerPoint và Google Slides.

7. Soạn Văn Bản Pháp Lý Việt Nam

AI Biz Assistant có thể soạn thảo văn bản pháp lý Việt Nam đúng theo quy cách nhà nước: font Times New Roman 13pt, đầu thư đúng biểu mẫu cơ quan, căn lề chuẩn, ngôn ngữ pháp lý chính thức. File xuất ra dạng .docx, mở được trong Word và sẵn sàng in ký.

24 mẫu văn bản, bao gồm 10 nhóm loại

Nhóm	Văn bản hỗ trợ
Thành lập doanh nghiệp	Điều lệ công ty TNHH, Quyết định thành lập, Đơn đề nghị cấp giấy chứng nhận đăng ký đầu tư
Nhân sự & Lao động	Hợp đồng lao động, Quyết định bổ nhiệm, Quyết định miễn nhiệm
Ủy quyền & Đại diện	Giấy ủy quyền cá nhân, Giấy ủy quyền tổ chức
Họp & Nghị quyết	Biên bản họp Hội đồng thành viên, Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông
Hợp đồng kinh tế	Hợp đồng hợp tác kinh doanh, Hợp đồng dịch vụ
Giải thể	Quyết định giải thể công ty
Nội quy & Quy chế	Nội quy công ty, Quy chế hoạt động nội bộ

Cách sử dụng - AI hỏi từng bước

Chỉ cần nêu loại văn bản cần soạn. AI sẽ hỏi từng thông tin cần thiết theo kiểu hội thoại, không cần bạn biết trước đầy đủ mẫu.

Ví dụ 1 - Điều lệ công ty:

Tạo điều lệ công ty cho công ty TNHH của tôi

AI sẽ lần lượt hỏi:

• Tên đầy đủ của công ty?
• Địa chỉ trụ sở chính?
• Vốn điều lệ?
• Danh sách thành viên và tỷ lệ góp vốn?
• Người đại diện pháp luật?
• Ngành nghề kinh doanh chính?

Sau khi bạn cung cấp đủ, AI tạo file .docx hoàn chỉnh chuẩn định dạng nhà nước.

Ví dụ 2 - Hợp đồng lao động:

Soạn hợp đồng lao động cho nhân viên mới của tôi

AI sẽ hỏi:

• Tên người lao động? Ngày sinh? Địa chỉ?
• Vị trí công việc? Phòng ban?
• Loại hợp đồng: xác định thời hạn hay không xác định?
• Thời hạn hợp đồng (nếu có)?
• Mức lương cơ bản?
• Hình thức trả lương (tháng/tuần)?
• Ngày bắt đầu làm việc?

Ví dụ 3 - Giấy ủy quyền:

Soạn giấy ủy quyền cho giám đốc chi nhánh Hà Nội ký hợp đồng thay tôi

Tạo quyết định bổ nhiệm Trưởng phòng Kinh doanh

Viết biên bản họp hội đồng thành viên tháng 6 về việc tăng vốn điều lệ

Tiêu chuẩn định dạng văn bản VN

File .docx do AI tạo ra đảm bảo:

Tiêu chí	Chi tiết
Font chữ	Times New Roman, cỡ 13pt
Đầu thư	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM — Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Căn lề	Trên 2.5cm, Dưới 3cm, Trái 3cm, Phải 2cm (chuẩn văn bản hành chính)
Ký hiệu & Số	Đúng quy cách: Số.../Tên công ty/Phòng ban
Vị trí chữ ký	Đúng vị trí, có dòng chức danh và tên người ký
Ngôn ngữ	Thuật ngữ pháp lý chính thức, không dùng ngôn ngữ thông thường

Cách tải file Word

Sau khi AI hoàn thành soạn thảo, nút "Tải xuống (.docx)" hiện trong khung chat. File sẵn sàng mở, chỉnh sửa thêm (nếu cần) và in ký.

Lưu ý: Các văn bản do AI tạo ra có tính chất tham khảo và tiết kiệm thời gian soạn thảo. Với hồ sơ pháp lý có yếu tố rủi ro cao hoặc nộp cho cơ quan nhà nước, vẫn nên nhờ luật sư rà soát lần cuối trước khi ký.

8. Kết nối & Làm việc với Google Drive

AI Biz Assistant có thể truy cập Google Drive của bạn sau khi kết nối tài khoản Google. Từ đó, bạn có thể nhờ AI tìm, đọc, và phân tích tài liệu trong Drive mà không cần rời khỏi GTG CRM.

Bước 1: Kết nối tài khoản Google

1. Vào Settings trong GTG CRM
2. Chọn Integrations (Kết nối)
3. Tìm Google Drive và click Connect
4. Đăng nhập tài khoản Google và cấp quyền truy cập
5. Kết nối thành công - AI có thể truy cập Drive từ bây giờ

Chỉ cần kết nối một lần. AI sẽ nhớ quyền truy cập cho các cuộc trò chuyện sau.

Bước 2: Hỏi AI về file trong Drive

Sau khi kết nối, bạn có thể yêu cầu AI làm việc với Drive trực tiếp qua câu hỏi:

Tìm kiếm file:

Tìm file hợp đồng với khách hàng Minh Hùng trong Google Drive

Liệt kê tất cả file trong thư mục "Báo cáo Q2" trên Drive của tôi

Đọc và tóm tắt tài liệu:

Tóm tắt nội dung file hợp đồng ABC trong Drive

Đọc file "Báo cáo tháng 5.docx" trên Drive và cho tôi biết các điểm chính

So sánh dữ liệu Drive với GTG CRM:

So sánh số liệu trong file Excel báo giá trên Drive với doanh thu thực tế trên GTG CRM

Metadata video:

Cho tôi biết thông tin video "Demo sản phẩm mới" trong Drive

9. Đọc hiểu kết quả

Định dạng câu trả lời

AI Biz Assistant trả lời theo nhiều định dạng tùy theo loại câu hỏi:

Định dạng	Khi nào sử dụng
Số liệu đơn giản	Hỏi "có bao nhiêu...", "tổng..."
Danh sách	Hỏi "liệt kê...", "cho tôi xem danh sách..."
Phân tích	Hỏi "tại sao...", "so sánh..."
Gợi ý	Hỏi "nên...", "suggest..."
Biểu đồ (Mới)	Hỏi phân tích + thêm "vẽ biểu đồ" hoặc "dạng chart"
File Excel (.xlsx) (Mới)	Hỏi "tạo file Excel...", "xuất ra bảng..."
File PowerPoint (.pptx) (Mới)	Hỏi "tạo slide...", "tạo bài thuyết trình..."
File Word (.docx) (Mới)	Hỏi 'soạn hợp đồng...", "tạo điều lệ...", "viết biên bản..."

Hỏi thêm chi tiết

Nếu câu trả lời chưa đủ thông tin, bạn có thể hỏi tiếp trong cùng cuộc trò chuyện: - "Cho tôi thêm chi tiết về..." - "Liệt kê cụ thể..." - "Giải thích thêm về..." - "Chỉnh lại mục X thành Y" (với văn bản/file)

10. Mẹo sử dụng hiệu quả

Nên làm

1. Đặt câu hỏi cụ thể - Thay vì "doanh thu", hỏi "doanh thu tháng 5 theo từng sản phẩm là bao nhiêu?"

2. Sử dụng mốc thời gian - "Trong 7 ngày gần đây..." - "Tháng này..." - "Quý 2 năm 2026..."

3. Hỏi tiếp nối trong cùng cuộc chat - Sau khi nhận câu trả lời, tiếp tục hỏi sâu hơn mà không cần nhắc lại ngữ cảnh

4. Yêu cầu so sánh - "So sánh doanh thu tháng này với tháng trước" - "Kênh nào hiệu quả hơn: Facebook hay Google?"

5. Yêu cầu AI tạo file khi cần xuất dữ liệu - Thay vì copy danh sách từ chat, nói: "Xuất kết quả này ra file Excel"

6. Thêm "vẽ biểu đồ" với câu hỏi phân tích - "Phân tích phân bổ leads theo nguồn, vẽ biểu đồ tròn"

7. Với văn bản pháp lý, cứ bắt đầu — AI sẽ hỏi phần còn thiếu - Chỉ cần gõ "Tạo hợp đồng lao động", AI tự hỏi từng thông tin

8. Kết nối Google Drive trước khi hỏi về file - Settings → Integrations → Google Drive → Connect

Không nên

1. Câu hỏi quá chung chung - "Cho tôi xem tất cả data" - "Làm báo cáo"

2. Hỏi về dữ liệu chưa có trong hệ thống - AI chỉ trả lời được dựa trên dữ liệu đã nhập vào GTG CRM (hoặc file trong Google Drive nếu đã kết nối)

3. Kỳ vọng AI biết thông tin bên ngoài GTG CRM - AI không có dữ liệu thị trường chung, trừ khi bạn đã lưu thông tin đó trong Drive

4. Yêu cầu một văn bản pháp lý phức tạp rồi không phản hồi thông tin AI hỏi - AI cần đủ thông tin (tên, ngày, số tiền, các bên...) để tạo văn bản đúng. Hãy trả lời đầy đủ các câu hỏi của AI

Tổng kết

AI Biz Assistant giúp bạn:

• Truy vấn dữ liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên

• Tổng hợp thông tin từ nhiều module trong GTG CRM

• Nhận insight, biểu đồ và gợi ý hành động

• Tiết kiệm thời gian xem báo cáo

• Ra quyết định dựa trên dữ liệu

• Tạo file Excel tự động từ dữ liệu thực

• Tạo slide PowerPoint chuyên nghiệp

• Soạn thảo 24 mẫu văn bản pháp lý Việt Nam chuẩn quy cách nhà nước

• Đọc và phân tích file Google Drive trực tiếp từ AI

Lưu ý: AI Biz Assistant liên tục được cải thiện. Nếu có câu hỏi AI chưa trả lời được, hãy phản hồi để đội ngũ GTG CRM cập nhật.