E-Invoice Tự động xử lý hoá đơn – dễ làm báo cáo thuế

Giới Thiệu Tính Năng

Hóa Đơn Điện Tử là tính năng quan trọng của GTG CRM giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ hóa đơn đầu vào và đầu ra một cách tập trung, tự động và hiệu quả.

Tại Sao Cần Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử?

Trong kinh doanh, có hai khái niệm quan trọng nhất:

Khái niệm	Mô tả	Loại hóa đơn
Doanh thu	Số tiền thu được từ bán hàng	Hóa đơn đầu ra (xuất cho khách hàng)
Chi phí	Số tiền mua hàng về để bán	Hóa đơn đầu vào (nhà cung cấp xuất cho bạn)

GTG CRM giúp bạn xuất hóa đơn và quản lý hóa đơn cực kỳ dễ dàng!

Tính Năng Nổi Bật

1. Quản Lý Hóa Đơn Đầu Vào

Tải lên hóa đơn thủ công

• Kéo thả hoặc chọn file PDF hóa đơn
• Hệ thống tự động nhận diện và trích xuất thông tin
• Hỗ trợ hóa đơn phức tạp với nhiều sản phẩm

Tự động thu thập từ Email

Đây là tính năng đặc biệt của GTG CRM!

• Kết nối email doanh nghiệp với GTG CRM
• Bật tính năng "Tự động thu thập hóa đơn"
• Hệ thống tự động lấy hóa đơn từ email và import vào hệ thống

💡 Lợi ích: Không cần download hóa đơn bằng tay hàng tháng nữa! Mọi hóa đơn đầu vào đều được thu thập gọn gàng, kế toán chỉ cần vào download và làm báo cáo thuế.

Hộp thư hóa đơn riêng (Invoice Mailboxes)

Giờ đây bạn có thể tạo hộp thư hóa đơn riêng — tách biệt hoàn toàn với các kênh email chăm sóc khách hàng (messaging).

• Tạo một hoặc nhiều hộp thư dành chuyên cho hóa đơn đầu vào (ví dụ: invoice@company.com, ketoan@company.com)
• Phân quyền riêng: chỉ những người được cấp quyền (kế toán, quản lý tài chính) mới xem được hộp thư hóa đơn — email kinh doanh thông thường không bị lẫn vào
• Mọi hóa đơn gửi đến các hộp thư này được tự động gom về danh sách "Hóa đơn đến" (Incoming Invoices)
• Danh sách "Hóa đơn đến" có thể lọc theo nguồn hộp thư (source mailbox) — biết ngay hóa đơn nào đến từ hộp thư nào, không còn lẫn lộn giữa nhiều phòng ban hay nhiều chi nhánh

💡 Lợi ích: Hóa đơn đầu vào không còn chìm trong hộp thư chăm sóc khách hàng. Kế toán có một "kho hóa đơn" riêng, sạch sẽ, lọc được theo nguồn — đối soát cuối tháng nhanh hơn hẳn.

2. Xuất Hóa Đơn Đầu Ra (VAT)

GTG CRM đã liên kết với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín:

Nhà cung cấp	Mô tả
S-Invoice (Viettel)	Hóa đơn điện tử Viettel
MISA	Phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử

Tạo hóa đơn dễ dàng

• Chọn mẫu hóa đơn phù hợp
• Nhập thông tin người mua (tên, mã số thuế, địa chỉ)
• Thêm sản phẩm/dịch vụ với đơn giá, số lượng, thuế suất
• Hỗ trợ chiết khấu theo sản phẩm
• Xem trước PDF trước khi xuất

3. Hóa Đơn Thay Thế

Khi cần điều chỉnh hóa đơn đã xuất (khách trả hàng, sai sót...):

• Tạo hóa đơn thay thế trực tiếp từ hóa đơn gốc
• Điều chỉnh thông tin sản phẩm, số lượng, giá
• Hệ thống tự động liên kết với hóa đơn gốc

💡 Lưu ý: Thay thế chỉ là một cách xử lý sau khi xuất. Khi hóa đơn cần bị hủy hoàn toàn (không phải điều chỉnh), hãy dùng tính năng Hủy hóa đơn ở mục dưới đây.

4. Hủy Hóa Đơn Điện Tử

Khi hóa đơn đã xuất cần được hủy hoàn toàn (xuất nhầm khách hàng, sai sót nghiêm trọng, hủy đơn hàng...), GTG CRM hỗ trợ hủy hóa đơn điện tử ngay trong hệ thống với cả hai nhà cung cấp:

Nhà cung cấp	Hủy hóa đơn
S-Invoice (Viettel)	✅ Hủy trực tiếp qua API
MISA	✅ Hủy trực tiếp qua API

• Mở hóa đơn đã xuất → chọn "Hủy hóa đơn" → xác nhận
• GTG CRM gửi lệnh hủy đến nhà cung cấp (S-Invoice/MISA) và cập nhật trạng thái hóa đơn
• Tự động đảo bút toán (JE reversal): nếu hóa đơn đã được ghi nhận vào sổ kế toán, hệ thống tự động tạo bút toán đảo ngược — doanh thu, thuế và công nợ được hoàn trả về đúng số dư, không cần kế toán điều chỉnh tay

💡 Lợi ích: Hủy hóa đơn không còn là thao tác "đăng nhập riêng vào phần mềm nhà cung cấp + sửa sổ tay". Một thao tác trong GTG CRM — hóa đơn được hủy đúng quy trình và sổ sách tự khớp ngay. (Xem thêm về kế toán kép trong bộ tính năng Kế Toán của GTG CRM.)

5. Đồng Bộ & Quản Lý

• Đồng bộ hóa đơn từ nhà cung cấp về GTG CRM
• Tải PDF hóa đơn đã xuất
• Chỉnh sửa thông tin hóa đơn khi cần
• Theo dõi trạng thái thanh toán (Đã thanh toán / Chưa thanh toán)

Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

Lợi ích	Mô tả
Tiết kiệm thời gian	Tự động thu thập hóa đơn đầu vào từ email
Quản lý tập trung	Tất cả hóa đơn đầu vào/ra ở một nơi
Liên kết nhà cung cấp	Xuất hóa đơn trực tiếp qua S-Invoice, MISA
Dễ dàng báo cáo	Kế toán dễ dàng download và làm báo cáo thuế
Hóa đơn thay thế	Xử lý điều chỉnh, hoàn trả nhanh chóng
Hủy hóa đơn an toàn	Hủy hóa đơn S-Invoice/MISA trong 1 thao tác — tự đảo bút toán, sổ sách tự khớp
Hộp thư hóa đơn riêng	Gom hóa đơn đầu vào vào hộp thư riêng, phân quyền & lọc theo nguồn
Theo dõi công nợ	Biết được trạng thái thanh toán của từng hóa đơn

Tích Hợp Với GTG CRM

Hóa đơn điện tử được tích hợp sâu với các module khác của GTG CRM:

• Quản lý khách hàng (CRM): Liên kết hóa đơn với khách hàng
• Quản lý đơn hàng: Tự động xuất hóa đơn khi hoàn thành đơn
• Báo cáo: Thống kê doanh thu, chi phí theo hóa đơn

Kết Luận

Hóa Đơn Điện Tử của GTG CRM là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp: - ✅ Quản lý hóa đơn đầu vào tự động (kèm hộp thư hóa đơn riêng, lọc theo nguồn) - ✅ Xuất hóa đơn VAT dễ dàng - ✅ Hủy hóa đơn an toàn — tự đảo bút toán, sổ sách tự khớp - ✅ Tiết kiệm thời gian cho kế toán - ✅ Tuân thủ quy định thuế

Hãy trải nghiệm ngay hôm nay!

Tài liệu thuộc GTG CRM - Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng toàn diện